Come Funziona la Due Diligence del Cliente nella Conformità e nel KYC?

La due diligence del cliente è al centro della moderna conformità finanziaria. Per banche, gestori patrimoniali e società regolamentate, capire come verificare i clienti e valutarne i rischi non è più un'opzione. Diligenza importante: una solida due diligence cliente è essenziale per garantire la conformità normativa, verificare l'identità dei clienti e prevenire le frodi, il che alla fine protegge istituzioni finanziarie e supporta gli sforzi delle forze dell'ordine. Questa guida illustra in dettaglio il processo di adeguata verifica della clientela, ne spiega l'importanza e dimostra come la tecnologia possa trasformare i tuoi sforzi di conformità.

Cos'è la Customer Due Diligence (CDD)?

La due diligence del cliente (CDD) è il processo utilizzato dagli istituti finanziari per identificare, verificare e comprendere i clienti prima e durante un rapporto d'affari. Costituisce un pilastro fondamentale dei quadri normativi antiriciclaggio e anticontrofinanziamento del terrorismo, lavorando a fianco delle procedure Know Your Customer (KYC) e del monitoraggio continuo delle transazioni.

• Il CDD si concentra sui rischi di criminalità finanziaria, inclusi riciclaggio di denaro, evasione di sanzioni, evasione fiscale, frode e corruzione.
• Linee guida globali del GAFI e direttive UE antiriciclaggio definiscono come le istituzioni devono approcciare la due diligence
• Le normative moderne richiedono la CDD sia per i clienti persone fisiche che per i clienti persone giuridiche, inclusa l'identificazione di beneficiari effettivi
• Il processo mira a mitigare i rischi e a proteggere il sistema finanziario dallo sfruttamento criminale

Le misure CDD variano a seconda del profilo di rischio del cliente, del tipo di transazione e di qualsiasi sospetto di attività illecite. L'applicazione di misure CDD appropriate, come la due diligence standard o rafforzata, è essenziale per la conformità e un'efficace mitigazione del rischio.

InvestGlass è una piattaforma CRM e di onboarding sovrana svizzera che integra fasi di CDD in onboarding digitale flussi di lavoro per le aziende regolamentate, aiutandole a mantenere il pieno controllo sui dati sensibili dei clienti.

Panoramica del Processo CDD

Il processo di adeguata verifica della clientela funziona come un ciclo di vita a più fasi che inizia prima dell'acquisizione del cliente e continua per tutta la durata del rapporto con il cliente. Piuttosto che un singolo controllo, un'efficace due diligence richiede un coinvolgimento continuo con le informazioni del cliente.

• Raccolta di informazioni dal cliente e da fonti esterne come registri aziendali
• Verifica dell'identità attraverso documenti ufficiali e ricerche di database
• Titolare effettivo scoperta per persone giuridiche
• Valutazione del rischio basata sui profili dei clienti e sui relativi fattori di rischio, inclusa l'identificazione e la valutazione di elementi specifici quali persone politicamente esposte (PEP), sanzioni, notizie negative e altri indicatori
• Decidere se procedere con la relazione
• Monitoraggio continuativo delle transazioni e del comportamento rispetto ai modelli attesi
• Verifica rispetto alle liste di sanzioni, ai database delle persone politicamente esposte e ai media negativi
• Conservazione dei registri per almeno cinque anni, in linea con i requisiti della AMLD dell'UE e le normative del Regno Unito

InvestGlass può orchestrare questi passaggi all'interno di un'unica piattaforma, riducendo la reinserimento manuale dei dati e migliorando la revisionabilità per la conformità normativa.

Tipi e Livelli di Due Diligence del Cliente

Un approccio basato sul rischio significa che non tutti i clienti richiedono lo stesso scrutinio. Le normative consentono alle aziende di applicare misure di diligenza proporzionate al rischio valutato attraverso un quadro a più livelli.

• Due diligence semplificata si applica a clienti a basso rischio quali determinate controparti regolamentate o prodotti di basso valore, soggetti a requisiti normativi locali
• Due diligence standard è il livello predefinito, che coinvolge la verifica dell'identità, la documentazione dello scopo dell'attività, la definizione dell'attività prevista e la profilazione di base del rischio
• Due diligence rafforzata è richiesto per i clienti ad alto rischio, come persone politicamente esposte, individui con strutture proprietarie complesse o coloro che sono collegati a giurisdizioni ad alto rischio.
• Le misure potenziate tipicamente includono controlli più approfonditi sull'origine dei fondi e sull'origine del patrimonio, visite in loco e approvazione del senior management

InvestGlass consente alle aziende di configurare flussi di lavoro basati su regole in modo che profili di rischio più elevati attivino automaticamente requisiti di approfondita due diligence, garantendo un'applicazione coerente delle regole di diligenza in tutte le relazioni con i clienti.

Perché la due diligence dei clienti è importante per le istituzioni finanziarie

Deboli procedure di Due Diligence del Cliente (CDD) espongono le istituzioni finanziarie soggette a gravi conseguenze che si estendono ben oltre le sanzioni normative. Comprendere questi rischi aiuta a giustificare l'investimento in solidi sforzi di conformità.

• L'azione di esecuzione, le restrizioni della licenza e la responsabilità penale per il riciclaggio di denaro restano minacce concrete.
• Dal 2010, le banche globali hanno ricevuto multe multimiliardarie per inadempienze AML e di sanzioni collegate alla scarsa attuazione della CDD.
• Danno reputazionale, perdita di corrispondenza relazioni bancarie e l'aumento del costo del capitale creano impatti secondari
• Una CCE (Know Your Customer) rigorosa protegge i clienti dal furto di identità, dall'acquisizione non autorizzata dell'account e dall'impersonificazione verificando chi controlla realmente un account.
• Dati robusti di CDD consentono una migliore determinazione dei prezzi basata sul rischio, valutazioni di adeguatezza e portafoglio personalizzato gestione
• Per le istituzioni europee, un'efficace due diligence del cliente è fondamentale per soddisfare i requisiti del 5° e 6° [direttiva antiriciclaggio dell'UE]. 6ª Direttiva Antiriciclaggio e aspettative della FCA del Regno Unito

Elementi chiave e controlli nella regola CDD

La regola CDD, come utilizzata nelle linee guida statunitensi e internazionali, si basa su quattro elementi ampiamente citati che richiedono alle istituzioni finanziarie coperte di mantenere una conoscenza completa del cliente.

Identificazione e verifica del cliente coinvolge:

• Collezione di documenti ufficiali come passaporti o carte d'identità nazionali
• Verifica dell'identità elettronica e controlli biometrici ove applicabile
• Ricerca nel database per confermare l'identità del cliente rispetto a fonti autorevoli come parte della verifica dell'identità del cliente

Identificazione del titolare effettivo richiede alle imprese di:

• Identificare le persone fisiche che possiedono o controllano in ultima istanza un'entità giuridica
• Applicare soglie tipicamente fissate al 25 percento di partecipazione o a livelli simili
• Seguire i requisiti formalizzati dal 2018 negli Stati Uniti e rispecchiati dalle norme UE

Comprendere la natura e lo scopo significa documentare:

• Perché il potenziale cliente ha bisogno del prodotto o servizio
• Volumi e frequenza delle transazioni previsti
• Paesi e controparti coinvolte in tipiche transazioni finanziarie
• Modelli comportamentali che stabiliscono una base di riferimento per le attività del cliente, essenziale per il monitoraggio continuo.

Monitoraggio continuo richiede

• Controllo delle transazioni rispetto alle aspettative consolidate
• Aggiornamenti periodici del KYC in base al profilo di rischio del cliente
• Controllo rispetto agli aggiornamenti delle liste sanzioni e PEP
• Rilevamento di comportamenti anomali che possono innescare l'obbligo di segnalazione di transazioni sospette

InvestGlass può centralizzare questi quattro elementi all'interno di un unico fascicolo del cliente, con campi configurabili, archiviazione di documenti e promemoria automatici per le date di revisione.

Identità del cliente

L'identità del cliente costituisce il fondamento del processo di adeguata verifica della clientela per gli istituti finanziari. La verifica dell'identità di un cliente è essenziale non solo per la conformità normativa, ma anche per la valutazione dei rischi associati a ciascun rapporto commerciale. Il processo di verifica dell'identità comporta in genere la raccolta di informazioni chiave quali nome del cliente, indirizzo, data di nascita e documenti di identificazione ufficiali. Per i clienti persone giuridiche, gli istituti finanziari devono andare oltre, identificando e verificando i titolari effettivi, come richiesto dalla regola CDD del Financial Crimes Enforcement Network. Ciò garantisce che gli individui che controllano o beneficiano in ultima analisi dell'entità siano conosciuti e valutati.

Una volta raccolte, queste informazioni sui clienti vengono utilizzate per costruire un profilo completo del cliente, che è centrale per determinare il profilo di rischio del cliente e l'appropriato livello di due diligence. Il monitoraggio continuo delle identità dei clienti è ugualmente importante, poiché consente alle istituzioni di rilevare cambiamenti che possono influire sullo stato di rischio del cliente. Aggiornamenti e revisioni regolari aiutano a garantire che i dati del cliente rimangano accurati e che eventuali cambiamenti di proprietà o controllo vengano prontamente identificati. Integrando un'efficace verifica dell'identità e un monitoraggio continuo nel processo CDD, le istituzioni finanziarie possono gestire meglio il rischio e mantenere l'integrità dei loro sforzi di due diligence del cliente.

Due Diligence dei Clienti Basata sul Rischio

L'approccio basato sul rischio raccomandato dal GAFI, dalle direttive antiriciclaggio dell'UE e dalle autorità di regolamentazione del Regno Unito dirige le risorse dove i rischi potenziali sono più elevati, piuttosto che applicare controlli uniformi a tutti i profili di clienti.

• Tipo di clientecliente individuale, società, trust o cliente ad alto patrimonio netto
• Tipo di prodottoconto standard contro prodotti di investimento complessi
• Canale di distribuzione: basato sulla filiale, onboarding digitale o introdotto da terzi
• Esposizione geograficagiurisdizioni con rischi elevati di criminalità finanziaria
• Comportamento transazionale: pattern attesi contro effettivi
• Complessità della proprietàStrutture di proprietà effettiva semplici rispetto a quelle stratificate

Le aziende classificano comunemente i clienti in fasce di rischio basso, medio e alto che determinano il livello di controllo, i livelli di approvazione e l'intensità del monitoraggio frequente. Caratteristiche quali il private banking transfrontaliero, le attività ad alta intensità di contante o i collegamenti con giurisdizioni ad alto rischio attivano tipicamente una due diligence rafforzata in modo automatico.

InvestGlass integra modelli di punteggio del rischio che calcolano automaticamente i punteggi dai punti dati e aggiornano le valutazioni del rischio man mano che arrivano nuove informazioni, documentando al contempo la metodologia per la revisione da parte di supervisori e revisori.

CDD in corso, Monitoraggio e KYC Perpetuo

La Due Diligence del Cliente (CDD) non è un esercizio una tantum al momento dell'onboarding, ma un processo di monitoraggio continuo per l'intera durata del rapporto con il cliente. La dovuta diligenza continuativa del cliente garantisce che le informazioni sul cliente rimangano aggiornate e che le valutazioni del rischio restino accurate.

• Ri screening per sanzioni e PEP utilizzando elenchi governativi aggiornati
• Revisioni periodiche del KYC pianificate su base di rischio, con revisioni più frequenti per i clienti ad alto rischio
• Monitoraggio delle transazioni abbinato a modelli di attività attesi
• Monitoraggio continuo delle modifiche che alterano la valutazione del rischio del cliente

Il concetto di KYC perpetuo rappresenta un passaggio dai cicli di revisione basati sul calendario agli aggiornamenti dinamici ogni volta che emergono nuove informazioni. I trigger per le revisioni guidate dagli eventi includono:

• Cambio di indirizzo o nuovi firmatari autorizzati
• Schemi di transazione insoliti non coerenti con il profilo di rischio del cliente
• Notizie negative sui media o copertura mediatica negativa
• Cambiamenti nella struttura della proprietà effettiva

InvestGlass automatizza gli avvisi, le attività e le escalation di flusso di lavoro quando vengono superate le soglie, supportando indagini tempestive ed un'efficace gestione dei clienti durante i cicli di CDD in corso.

Attività sospetta

La rilevazione e la segnalazione di attività sospette sono una responsabilità fondamentale per gli istituti finanziari nell'ambito del processo di adeguata verifica della clientela (customer due diligence). Nell'ambito del loro processo di diligenza, gli istituti devono monitorare le transazioni dei clienti per individuare segnali di criminalità finanziaria, come il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo. Quando viene identificata un'attività sospetta, gli istituti finanziari sono tenuti a presentare una Suspicious Activity Report (SAR) all'Unità di Informazioni Finanziarie pertinente, in conformità con il Bank Secrecy Act. Tali rapporti devono essere presentati tempestivamente, solitamente entro 30 giorni dalla rilevazione dell'attività sospetta, e devono includere informazioni dettagliate sulla transazione e su eventuali azioni intraprese.

Mantenere registrazioni accurate di tutte le attività sospette è essenziale per la conformità normativa e per supportare le indagini successive. Una segnalazione efficace delle attività sospette non solo aiuta a prevenire i crimini finanziari, ma dimostra anche l'impegno di un istituto finanziario nei confronti di una solida due diligence e degli standard normativi. Integrando il monitoraggio delle attività sospette nel processo di due diligence del cliente, gli istituti possono proteggere meglio sé stessi e il sistema finanziario più ampio dalle attività illecite, adempiendo al contempo ai propri obblighi ai sensi delle normative antiriciclaggio.

Tecnologia e automazione nella due diligence del cliente

Il CDD manuale tramite fogli di calcolo ed email è lento, soggetto a errori e difficile da revisionare, specialmente per le istituzioni finanziarie transfrontaliere che gestiscono migliaia di relazioni con i clienti. Le moderne piattaforme RegTech trasformano questa sfida.

• Verifica automatica dell'identità tramite API che si collegano a provider di identità attendibili
• Individuazione della titolarità effettiva tramite ricerche nei registri delle imprese
• Screening sanzioni e PEP con risultati archiviati centralmente
• Ricerca di media negativi tramite servizi di aggregazione di notizie e database
• Strumenti basati sull'intelligenza artificiale che classificano i documenti, estraggono dati, rilevano anomalie e danno priorità agli avvisi per ridurre i falsi positivi

InvestGlass è una suite CRM e di onboarding sovrana svizzera che integra moduli di onboarding digitali, acquisizione di documenti, firme elettroniche, questionari KYC, scoring del rischio automatizzato e automazione dei flussi di lavoro all'interno di un unico ambiente.

Il deployment in data center svizzeri o on premise offre alle istituzioni il pieno controllo su dove i dati CDD vengono archiviati ed elaborati, proponendo un'alternativa sovranitaria alle piattaforme americane o cinesi per le organizzazioni che desiderano proteggere la sovranità dei dati dei clienti.

Contesto Normativo Globale per la CDD

I requisiti di adeguata verifica della clientela sono definiti da standard internazionali e normative locali. Il GAFI funge da organismo di definizione degli standard globali, con i quadri nazionali che attuano le sue raccomandazioni.

• Stati Uniti: Legge sulla segretezza bancaria e norme FinCEN, inclusa la norma FinCEN sulla due diligence del cliente in vigore da maggio 2018 che ha formalizzato i controlli sulla titolarità effettiva
• Unione Europea: Quarta, quinta e sesta direttiva antiriciclaggio che stabiliscono requisiti completi di conformità antiriciclaggio
• Regno Unito: Normative antiriciclaggio vigilate dalla FCA e altri organismi
• Svizzera: Legislazione AML locale e circolare FINMA

Sebbene la terminologia differisca tra le giurisdizioni, la maggior parte dei regimi converge su verifica dell'identità, identificazione della titolarità effettiva, valutazione del rischio e monitoraggio continuo. Le direttive del Financial Crimes Enforcement Network negli Stati Uniti sono strettamente allineate agli approcci dell'UE, creando un quadro globale coerente.

Le istituzioni svizzere beneficiano di una soluzione ospitata in Svizzera come InvestGlass che è in linea sia con i requisiti normativi nazionali che con le aspettative transfrontaliere.

Conformità al Bank Secrecy Act

La conformità al Bank Secrecy Act (BSA) è un requisito fondamentale per le istituzioni finanziarie che operano negli Stati Uniti e per quelle con attività transfrontaliere. Il BSA impone alle istituzioni finanziarie di implementare processi efficaci di due diligence sulla clientela, compreso un approccio basato sul rischio per identificare e verificare le identità dei clienti, comprendere la natura e lo scopo delle relazioni con i clienti ed effettuare un monitoraggio continuo per individuare e segnalare attività sospette. Questo approccio è progettato per prevenire crimini finanziari, come il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo, garantendo che le istituzioni abbiano una chiara comprensione dei propri clienti e delle loro attività finanziarie.

Gli istituti finanziari devono mantenere registri accurati e completi delle informazioni dei clienti, compresi documenti di identificazione e cronologie delle transazioni, per supportare la conformità normativa e assistere le forze dell'ordine quando necessario. La mancata conformità alla BSA può comportare significative multe normative, danni reputazionali e un maggiore controllo da parte dei regolatori. Incorporando i requisiti della BSA nei loro processi di due diligence, gli istituti finanziari possono rafforzare le loro difese contro la criminalità finanziaria, garantire una gestione efficace dei clienti e salvaguardare la loro reputazione in un ambiente sempre più regolamentato.

Costi di Adeguata Verifica della Clientela e Sfide Operative

La conformità all'AML, compreso il CDD, costa tipicamente alle istituzioni finanziarie milioni di dollari o euro all'anno. La comprensione di questi costi aiuta le organizzazioni a prendere decisioni informate sugli investimenti tecnologici.

• Ritardi nell'onboarding quando i documenti sono incompleti o richiedono la ripresentazione
• Indagine sui falsi positivi del controllo delle sanzioni che consumano le risorse del team di conformità
• Richieste di contatto ripetute ai clienti per richiedere informazioni mancanti sui clienti
• Stancchezza del personale, processo decisionale incoerente e difficoltà nella creazione di audit trail completi

La non conformità crea costi molto più elevati attraverso multe normative, programmi di bonifica richiesti dai supervisori e restrizioni commerciali. L'automazione e le piattaforme integrate come InvestGlass possono ridurre i costi di onboarding per cliente, accorciare i tempi di immissione a ricavo e migliorare la raccolta delle prove per i regolatori, aiutando le società ad assistere le forze dell'ordine quando necessario.

Perché il controllo sovrano dei dati è importante nel CDD

I file CDD contengono informazioni altamente sensibili che vanno oltre i semplici dati identificativi. Includono copie di documenti di identità, strutture di proprietà effettiva, storia finanziaria e, a volte, narrazioni sull'origine dei fondi che rivelano dettagli intimi sui clienti e sulle loro relazioni commerciali.

• Crescente preoccupazione tra banche europee, gestori patrimoniali e enti pubblici riguardo all'archiviazione di questi dati su infrastrutture americane o cinesi.
• I rischi di accesso extraterritoriale creano incertezza sulla protezione dei dati
• L'hosting svizzero e il deployment on-premise consentono alle organizzazioni di mantenere uno stretto controllo sulla residenza dei dati, sulla crittografia e sull'accesso legale.
• L'allineamento con le aspettative UE e svizzere in materia di privacy offre una maggiore sicurezza normativa.

InvestGlass si posiziona esplicitamente come alternativa europea e svizzera sovrana alle grandi piattaforme CRM e di onboarding americane o cinesi. Per clienti politicamente sensibili, enti del settore pubblico e family office, la certezza che i dati CDD non lascino mai giurisdizioni fidate può essere un fattore decisivo nella scelta della piattaforma, proteggendo la sovranità dei dati del cliente.

Come InvestGlass supporta la Due Diligence del Cliente

InvestGlass combina CRM, digital onboarding, gestione del portafoglio e flussi di lavoro di conformità per supportare l'intero ciclo di vita del CDD in un'unica piattaforma. Questo approccio integrato affronta le sfide delineate in questa guida.

• Moduli di onboarding configurabili su misura per il tipo di cliente e i requisiti di diligenza
• Caricamento del documento d'identità con elaborazione e verifica automatizzate
• Firme elettroniche per consenso e autorizzazione
• Questionari KYC personalizzati in base al livello di rischio
• Punteggio automatico del rischio basato su regole configurabili
• Promemoria per revisioni periodiche e attività di ongoing customer due diligence
• Integrazione con fornitori esterni di screening per sanzioni, PEP e notizie avverse
• Flussi di approvazione, assegnazione dei compiti, note sui casi e audit trail completi

I team di conformità possono progettare flussi di lavoro che riflettano i loro specifici requisiti di processo di diligenza, mantenendo al contempo le prove per gli organismi di regolamentazione. L'hosting in Svizzera o on-premise offre alle istituzioni un'opzione sovrana, non americana e non cinese per la protezione dei dati sensibili di CDD.

Un'efficace due diligence del cliente protegge gli istituti finanziari da sanzioni normative, costruendo al contempo la fiducia dei clienti e consentendo migliori decisioni aziendali. Se la vostra organizzazione cerca di modernizzare i processi di CDD preservando il pieno controllo dei dati, scoprite come InvestGlass può supportare il vostro percorso di conformità. Contattate il team InvestGlass per scoprire come una piattaforma sovrana può trasformare il vostro approccio alla due diligence del cliente.