Comment fonctionne la diligence raisonnable client dans la conformité et le KYC ?

La diligence raisonnable client est au cœur de la conformité financière moderne. Pour banques, gestionnaires de patrimoine et entreprises réglementées, comprendre comment vérifier les clients et évaluer leurs risques n'est plus une option. Diligence importante : une diligence raisonnable robuste à l'égard des clients est essentielle pour garantir la conformité réglementaire, vérifier l'identité des clients et prévenir la fraude, ce qui, en fin de compte, protège les institutions financières et soutient les efforts des forces de l'ordre. Ce guide détaille le processus de diligence raisonnable envers les clients, explique son importance et montre comment la technologie peut transformer vos efforts de conformité.

Qu'est-ce que la diligence raisonnable client (CDD) ?

La diligence raisonnable de la clientèle (CDD) est le processus utilisé par les institutions financières pour identifier, vérifier et comprendre les clients avant et pendant une relation d'affaires. Elle constitue un pilier essentiel des cadres de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, fonctionnant parallèlement aux procédures de connaissance du client et à la surveillance continue des transactions.

• Le CDD se concentre sur les risques de criminalité financière, notamment le blanchiment d'argent, le contournement des sanctions, la fraude fiscale, la fraude et la corruption.
• Les orientations mondiales du GAFI et les directives européennes de lutte contre le blanchiment d'argent déterminent la manière dont les institutions doivent aborder la diligence raisonnable.
• Les réglementations modernes exigent la CDD pour les personnes physiques et les clients de personnes morales, y compris l'identification des bénéficiaires effectifs
• Le processus vise à atténuer les risques et à protéger le système financier contre l'exploitation criminelle.

Les mesures de Diligence Raisonnable Client (CDD) varient en fonction du profil de risque du client, du type de transaction et de tout soupçon d'activité illicite. L'application de mesures CDD appropriées, telles que la diligence raisonnable standard ou renforcée, est essentielle pour la conformité et une gestion efficace des risques.

InvestGlass est une plateforme souveraine suisse de CRM et d'intégration qui intègre des étapes de CDD dans l'embarquement numérique flux de travail pour les entreprises réglementées, les aidant à maintenir un contrôle total sur les données sensibles des clients.

Aperçu du processus de diligence raisonnable

Le processus de diligence raisonnable envers la clientèle fonctionne comme un cycle de vie à plusieurs étapes qui commence avant l'intégration du client et se poursuit tout au long de la relation client. Plutôt qu'une vérification unique, une diligence raisonnable efficace nécessite un engagement continu avec les informations du client.

• Collecte d'informations auprès du client et de sources externes telles que les registres d'entreprises
• Vérification de l'identité par des documents officiels et des recherches dans des bases de données
• Bénéficiaire effectif découverte pour les entités juridiques
• Évaluation des risques basée sur les profils clients et les facteurs de risque associés, incluant l'identification et l'évaluation d'éléments spécifiques tels que les personnes politiquement exposées (PPE), les sanctions, les médias défavorables et d'autres indicateurs
• Décision de poursuivre ou non la relation
• Surveillance continue des transactions et du comportement par rapport aux modèles attendus
• Dépistage des listes de sanctions, des bases de données sur les personnes politiquement exposées et des médias défavorables
• Conservation des enregistrements pendant au moins cinq ans, reflétant les exigences de la directive européenne AMLD et les règles du Royaume-Uni

InvestGlass peut orchestrer ces étapes au sein d'une seule plateforme, réduisant ainsi les saisies manuelles et améliorant l'auditabilité pour la conformité réglementaire.

Types et niveaux de diligence raisonnable envers la clientèle

Une approche basée sur les risques signifie que tous les clients ne requièrent pas le même niveau de surveillance. Les réglementations permettent aux entreprises d'appliquer des mesures de diligence proportionnelles au risque évalué grâce à un cadre à plusieurs niveaux.

• Diligence simplifiée s'applique aux clients à faible risque tels que certaines contreparties réglementées ou les produits de faible valeur, sous réserve des exigences réglementaires locales
• Diligence raisonnable standard est le niveau par défaut, impliquant la vérification d'identité, la documentation de l'objectif commercial, l'établissement de l'activité attendue et le profilage des risques de base
• Diligence raisonnable renforcée est requis pour les clients à haut risque, tels que les personnes politiquement exposées, les personnes ayant des structures de propriété complexes, ou celles liées à des juridictions à haut risque.
• Des mesures renforcées comprennent généralement des vérifications plus approfondies des sources de fonds et des sources de patrimoine, des visites sur site et l'approbation de la haute direction.

InvestGlass permet aux entreprises de configurer des flux de travail basés sur des règles afin que les profils à risque plus élevé déclenchent automatiquement des exigences de diligence accrue, garantissant ainsi une application cohérente de la règle de diligence à toutes les relations clients.

Pourquoi le devoir de vigilance à l'égard de la clientèle est-il important pour les institutions financières ?

Une LCB faible expose les institutions financières couvertes à de graves conséquences qui vont bien au-delà des amendes réglementaires. Comprendre ces risques permet de justifier l'investissement dans des efforts de conformité solides.

• Des mesures coercitives, des restrictions de licence et la responsabilité pénale pour faciliter le blanchiment d'argent restent des menaces réelles.
• Depuis 2010, les banques mondiales ont reçu des amendes de plusieurs milliards de dollars pour des manquements en matière de LCB et de sanctions liés à une mauvaise mise en œuvre de la diligence raisonnable client (CDD).
• Dommages à la réputation, perte de correspondant relations bancaires et l'augmentation du coût du capital créent des impacts secondaires
• Une solide connaissance du client (CDD) protège les clients contre le vol d'identité, la prise de contrôle de compte et l'usurpation d'identité en vérifiant qui contrôle réellement un compte.
• Des données CDD robustes permettent une meilleure tarification basée sur le risque, des évaluations d'adéquation et portefeuille personnalisé gestion
• Pour les institutions européennes, une diligence raisonnable efficace à l'égard des clients est essentielle pour répondre aux exigences du 5e et 6ème Directive LCB et les attentes de la FCA du Royaume-Uni

Éléments clés et vérifications de la règle CDD

La règle du CDD, telle qu'utilisée dans les directives américaines et internationales, repose sur quatre éléments largement cités qui obligent les institutions financières couvertes à maintenir une connaissance complète de leurs clients.

Identification et vérification des clients implique :

• Collection de documents officiels tels que des passeports ou des cartes d'identité nationales
• Vérification d'identité électronique et contrôles biométriques le cas échéant
• Consultations de bases de données pour confirmer l'identité du client par rapport à des sources faisant autorité dans le cadre de la vérification de l'identité du client

Identification des bénéficiaires effectifs exige des entreprises de :

• Identifier les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent en fin de compte une entité juridique
• Appliquer des seuils généralement fixés à 25 % de participation ou à des niveaux similaires
• Suivre les exigences formalisées depuis 2018 aux États-Unis et reflétées par les règles de l'UE

Comprendre la nature et le but fait référence à la documentation de :

• Pourquoi le client potentiel a-t-il besoin du produit ou du service
• Volumes et fréquence des transactions attendus
• Pays et contreparties impliqués dans les transactions financières typiques
• Comportements qui établissent une base de référence pour les activités du client, ce qui est essentiel pour une surveillance continue.

Surveillance continue exige :

• Examen des transactions par rapport aux attentes établies
• Rafraîchissements périodiques de la KYC basés sur le profil de risque du client
• Filtrage par rapport aux listes de sanctions et de personnalités politiquement exposées mises à jour
• Détection de comportements inhabituels pouvant déclencher une obligation de déclaration de transactions suspectes

InvestGlass peut centraliser ces quatre éléments au sein d'un seul dossier client, avec des champs configurables, le stockage de documents et des rappels automatisés pour les dates d'examen.

Identité du client

L'identité du client constitue la base du processus de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle pour les institutions financières. La vérification de l'identité d'un client est essentielle non seulement pour la conformité réglementaire, mais aussi pour évaluer les risques associés à chaque relation d'affaires. Le processus de vérification de l'identité implique généralement la collecte d'informations clés telles que le nom du client, son adresse, sa date de naissance et ses documents d'identification officiels. Pour les clients ayant le statut d'entité juridique, les institutions financières doivent aller plus loin en identifiant et en vérifiant les bénéficiaires effectifs, comme l'exige la règle CDD du Financial Crimes Enforcement Network. Cela garantit que les personnes qui contrôlent ou bénéficient en fin de compte de l'entité sont connues et évaluées.

Une fois collectées, ces informations client sont utilisées pour construire un profil client complet, qui est essentiel pour déterminer le profil de risque du client et le niveau approprié de diligence raisonnable. La surveillance continue des identités des clients est tout aussi importante, car elle permet aux institutions de détecter les changements susceptibles d'affecter le statut de risque du client. Les mises à jour et les examens réguliers aident à garantir que les données client restent exactes et que tout changement de propriété ou de contrôle est rapidement identifié. En intégrant une vérification d'identité robuste et une surveillance continue dans le processus de CDD, les institutions financières peuvent mieux gérer les risques et maintenir l'intégrité de leurs efforts de diligence raisonnable envers les clients.

Diligence raisonnable client basée sur le risque

L'approche fondée sur le risque recommandée par le GAFI, les LCB de l'UE et les régulateurs du Royaume-Uni dirige les ressources là où les risques potentiels sont les plus élevés, plutôt que d'appliquer des contrôles uniformes à tous les profils de clients.

• Type de client: particulier, société, fiducie ou client fortuné
• Type de produitcomptes standards versus produits d'investissement complexes
• Canal de diffusion: basé sur une succursale, intégration numérique ou introduction par un tiers
• Exposition géographiquejuridictions présentant des risques élevés de criminalité financière
• Comportement transactionnel: tendances attendues par rapport aux tendances réelles
• La complexité de la propriété: structures de propriété effective simples versus superposées

Les entreprises classent couramment les clients en catégories de risque faible, moyen et élevé, qui dictent le niveau de surveillance lors de l'intégration, les niveaux d'approbation et l'intensité de la surveillance fréquente. Des caractéristiques telles que la banque privée transfrontalière, les entreprises à forte intensité de trésorerie ou les liens avec des juridictions à haut risque déclenchent généralement automatiquement une diligence raisonnable renforcée.

InvestGlass intègre des modèles de scoring des risques qui calculent automatiquement des scores à partir de points de données et mettent à jour les niveaux de risque à mesure que de nouvelles informations arrivent, tout en documentant la méthodologie pour que les superviseurs et les auditeurs puissent l'examiner.

CDD en cours, Surveillance et KYC Perpétuel

La CDD n'est pas un exercice ponctuel lors de l'intégration, mais un processus de suivi continu pendant toute la durée de la relation client. La vigilance continue des clients garantit que les informations clients restent à jour et que les évaluations des risques restent exactes.

• Réacheminement automatique vérification des sanctions et des PPE en utilisant les listes gouvernementales mises à jour
• Examens périodiques de la connaissance du client (KYC) planifiés sur une base de risque, les clients à risque élevé étant examinés plus fréquemment
• Surveillance des transactions correspondant aux modèles d'activité attendus
• Surveiller en permanence les changements qui modifient l'évaluation des risques du client

Le concept de KYC perpétuel représente un passage des cycles de révision basés sur le calendrier à des mises à jour dynamiques dès qu'une nouvelle information apparaît. Les déclencheurs des révisions pilotées par les événements comprennent :

• Changement d'adresse ou nouveaux signataires autorisés
• Schémas de transactions inhabituels incompatibles avec le profil de risque du client
• Couverture médiatique négative ou articles de presse défavorables
• Changements dans la structure de la propriété bénéficiaire

InvestGlass automatise les alertes, les tâches et les escalades de flux de travail lorsque des seuils sont franchis, favorisant ainsi une enquête rapide et une gestion efficace de la clientèle tout au long des cycles de diligence raisonnable continue (CDD).

Activité suspecte

La détection et le signalement des activités suspectes constituent une responsabilité essentielle pour les institutions financières dans le cadre du processus de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle. Dans le cadre de leur processus de diligence, les institutions doivent surveiller les transactions des clients à la recherche de signes de criminalité financière, tels que le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme. Lorsqu'une activité suspecte est identifiée, les institutions financières sont tenues de déposer un rapport d'activité suspecte (RAS) auprès de la cellule de renseignement financier compétente, conformément au Bank Secrecy Act. Ces rapports doivent être soumis rapidement, généralement dans les 30 jours suivant la détection de l'activité suspecte, et doivent inclure des informations détaillées sur la transaction et les mesures prises.

La tenue de registres détaillés de toutes les activités suspectes est essentielle à la conformité réglementaire et au soutien des enquêtes ultérieures. Un signalement efficace des activités suspectes permet non seulement de prévenir la criminalité financière, mais témoigne également de l'engagement d'un établissement financier à respecter une diligence raisonnable rigoureuse et les normes réglementaires. En intégrant la surveillance des activités suspectes dans le processus de diligence raisonnable envers la clientèle, les institutions peuvent mieux se protéger, ainsi que l'ensemble du système financier, contre les activités illicites, tout en remplissant leurs obligations en vertu des réglementations anti-blanchiment d'argent.

Technologie et automatisation dans la diligence raisonnable client

Le CDD manuel à l'aide de feuilles de calcul et d'e-mails est lent, sujet aux erreurs et difficile à auditer, en particulier pour les institutions financières transfrontalières gérant des milliers de relations clients. Les plateformes RegTech modernes transforment ce défi.

• Vérification automatisée d'identité via des API connectées à des fournisseurs d'identité de confiance
• Découverte de la propriété effective grâce à des recherches dans les registres des sociétés
• Dépistage des sanctions et des personnes politiquement exposées (PPE) avec les résultats stockés de manière centralisée
• Recherches sur les médias négatifs utilisant des services d'agrégation de nouvelles et de bases de données
• Outils basés sur l'IA qui classifient les documents, extraient les données, détectent les anomalies et priorisent les alertes afin de réduire les faux positifs

InvestGlass est une suite suisse souveraine de CRM et d'intégration qui intègre des formulaires d'intégration numérique, la capture de documents, des signatures électroniques, des questionnaires KYC, une notation automatisée des risques et une automatisation des flux de travail au sein d'un environnement unique.

Le déploiement dans des centres de données suisses ou sur site offre aux institutions un contrôle total sur l'emplacement de stockage et de traitement des données CDD, offrant une alternative souveraine aux plateformes américaines ou chinoises pour les organisations qui souhaitent protéger la souveraineté des données de leurs clients.

Contexte réglementaire mondial pour le contrôle préalable des clients

Les exigences de diligence raisonnable à l'égard des clients sont façonnées par les normes internationales et les réglementations locales. Le GAFI sert d'organisme d'élaboration des normes mondiales, les cadres nationaux mettant en œuvre ses recommandations.

• États-UnisLoi sur le secret bancaire et les règles de la FinCEN, y compris la règle de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle de la FinCEN entrée en vigueur en mai 2018 qui a officialisé les vérifications de la propriété effective
• Union européenne: 4ème, 5ème et 6ème Directives Anti-blanchiment établissant des exigences complètes en matière de conformité LCB
• Royaume-UniRéglementations sur le blanchiment d'argent supervisées par la FCA et d'autres organismes
• Suisse: Législation locale AML et circulaires FINMA

Bien que la terminologie diffère selon les juridictions, la plupart des régimes convergent autour de la vérification d'identité, de l'identification du bénéficiaire effectif, de l'évaluation des risques et de la surveillance continue. Les orientations du Financial Crimes Enforcement Network aux États-Unis s'alignent étroitement sur les approches de l'UE, créant ainsi un cadre mondial cohérent.

Les institutions suisses bénéficient d'une solution hébergée en Suisse comme InvestGlass qui est conforme aux exigences réglementaires nationales et aux attentes transfrontalières.

Conformité à la loi sur le secret bancaire

La conformité au Bank Secrecy Act (BSA) est une exigence fondamentale pour les institutions financières opérant aux États-Unis et pour celles ayant des activités transfrontalières. Le BSA oblige les institutions financières à mettre en œuvre des processus efficaces de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle, y compris une approche basée sur le risque pour identifier et vérifier l'identité des clients, comprendre la nature et le but des relations avec les clients, et effectuer une surveillance continue pour détecter et signaler les activités suspectes. Cette approche vise à prévenir la criminalité financière, telle que le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, en veillant à ce que les institutions aient une compréhension claire de leurs clients et de leurs activités financières.

Les institutions financières doivent tenir des registres précis et complets des informations sur leurs clients, y compris des documents d'identification et des historiques de transactions, afin de soutenir la conformité réglementaire et d'aider les forces de l'ordre lorsque nécessaire. Le non-respect de la BSA peut entraîner des amendes réglementaires importantes, des dommages à la réputation et une surveillance accrue de la part des régulateurs. En intégrant les exigences de la BSA dans leurs processus de diligence raisonnable, les institutions financières peuvent renforcer leurs défenses contre la criminalité financière, assurer une gestion efficace de la clientèle et protéger leur réputation dans un environnement de plus en plus réglementé.

Coûts et défis opérationnels de la diligence raisonnable à l'égard de la clientèle

La conformité LCB, y compris la diligence raisonnable à l'égard de la clientèle (CDD), coûte généralement aux institutions financières des millions de dollars ou d'euros par an. Comprendre ces coûts aide les organisations à prendre des décisions éclairées concernant les investissements technologiques.

• Retards d'intégration lorsque les documents sont incomplets ou nécessitent une nouvelle soumission
• Enquête sur les faux positifs du filtrage des sanctions qui consomment les ressources de l'équipe de conformité
• Demandes répétées aux clients pour obtenir les informations manquantes sur les clients
• Fatigue du personnel, prise de décision incohérente et difficultés à créer des pistes d'audit complètes

La non-conformité entraîne des coûts beaucoup plus élevés par le biais d'amendes réglementaires, de programmes de remise en état requis par les superviseurs et de restrictions commerciales. L'automatisation et les plateformes intégrées comme InvestGlass peuvent réduire les coûts d'intégration par client, accélérer le temps de génération de revenus et améliorer la collecte de preuves pour les régulateurs, aidant ainsi les entreprises à aider les forces de l'ordre si nécessaire.

Pourquoi le contrôle souverain des données est important dans la CDD

Les fichiers CDD contiennent des informations hautement sensibles qui vont au-delà des détails d'identité de base. Ils comprennent des copies de documents d'identité, des structures de propriété effective, l'historique financier et parfois des récits sur l'origine des fonds qui révèlent des détails intimes sur les clients et leurs relations d'affaires.

• Préoccupation croissante parmi les banques européennes, les gestionnaires de patrimoine et les institutions publiques concernant le stockage de ces données sur des infrastructures américaines ou chinoises
• Les risques d'accès extraterritorial créent une incertitude quant à la protection des données
• L'hébergement suisse et le déploiement sur site permettent aux organisations de conserver un contrôle strict sur la résidence des données, le chiffrement et l'accès légal.
• L'alignement sur les attentes de l'UE et de la Suisse en matière de confidentialité offre une sécurité réglementaire

InvestGlass se positionne explicitement comme une alternative européenne et suisse souveraine aux grandes plateformes américaines ou chinoises de CRM et d'onboarding. Pour les clients politiquement sensibles, les organismes du secteur public et les family offices, l'assurance que les données CDD ne quittent jamais des juridictions de confiance peut être un facteur décisif dans le choix de la plateforme, protégeant ainsi la souveraineté des données clients.

Comment InvestGlass soutient la diligence raisonnable envers les clients

InvestGlass combine CRM, intégration numérique, gestion de portefeuille et flux de travail de conformité pour prendre en charge l'intégralité du cycle de vie de la CDD sur une seule plateforme. Cette approche intégrée répond aux défis décrits dans ce guide.

• Formulaires d'intégration configurables, adaptés au type de client et aux exigences de diligence raisonnable.
• Téléchargement de pièces d'identité avec traitement et vérification automatisés
• Signatures électroniques pour le consentement et l'autorisation
• Questionnaires KYC personnalisés selon le niveau de risque
• Notation automatisée des risques basée sur des règles configurables
• Rappels pour les examens périodiques et les activités de diligence raisonnable continue envers la clientèle
• Intégration avec des prestataires externes de criblage pour les sanctions, les PEP et les médias négatifs
• Flux d'approbation, affectation des tâches, notes de cas et pistes d'audit complètes

Les équipes de conformité peuvent concevoir des flux de travail qui reflètent leurs exigences spécifiques en matière de processus de diligence tout en conservant des preuves pour les régulateurs. L'hébergement en Suisse ou sur site offre aux institutions une option souveraine, non américaine et non chinoise pour la sauvegarde des données sensibles de la CDD.

Une diligence raisonnable efficace des clients protège les institutions financières contre les sanctions réglementaires, tout en renforçant la confiance des clients et en permettant de prendre de meilleures décisions commerciales. Si votre organisation cherche à moderniser ses processus de diligence raisonnable des clients tout en préservant un contrôle total des données, découvrez comment InvestGlass peut vous accompagner dans votre démarche de conformité. Contactez l'équipe InvestGlass pour savoir comment une plateforme souveraine peut transformer votre approche de la diligence raisonnable des clients.