Wie erfüllt man internationale Compliance-Standards?

Die internationale Compliance erstreckt sich mittlerweile auf die Bereiche Datenschutz, Geldwäschebekämpfung, Arbeitsrecht, ESG und Steuern und erfordert von den Finanzinstituten, sie als strategische Funktion und nicht als einfache Verwaltungsaufgabe zu betrachten.

Globale Standards wie GDPR, FATF-Empfehlungen, Baseler Rahmenwerk und ISO-Normen bilden die Grundlage, aber jede lokale Aufsichtsbehörde fügt spezifische Regeln hinzu, die nicht ignoriert werden können, wenn Ihr Unternehmen grenzüberschreitend tätig ist.

Der Aufbau eines strukturierten Rahmens, der Risikobewertung, Richtlinien, Technologie und kontinuierliche Überwachung umfasst, ist der schnellste Weg, um internationale Compliance-Standards in einem sich entwickelnden regulatorischen Umfeld zu erfüllen und aufrechtzuerhalten.

Die Schweizer Datensouveränität und das Hosting vor Ort oder in der Schweizer Cloud können regulierten Firmen helfen, Bedenken bezüglich des grenzüberschreitenden Datentransfers zu zerstreuen, wenn sie Plattformen wie InvestGlass nutzen.

Die Automatisierung von Onboarding, KYC und Überwachung mit einem souveränen CRM reduziert manuelle Fehler, beschleunigt die Überprüfungen und erleichtert die Durchführung regelmäßiger Audits und Inspektionen durch die Aufsichtsbehörden.

Was internationale Compliance heute wirklich bedeutet

Bis 2026 umfasst die internationale Compliance Finanzkriminalität, Datenschutzbestimmungen und Verbraucherschutz, ESG Offenlegung und Steuerberichterstattung in jedem Land, in dem ein Unternehmen, das eine globale Expansion anstrebt, tätig werden will. Für jedes weltweit tätige Finanzinstitut ist die Einhaltung internationaler Compliance-Standards keine Option mehr. Es ist die Grundlage für nachhaltiges Wachstum, Kundenvertrauen und Marktzugang in einer vernetzten Weltwirtschaft.

Es gibt keine einzige globale Regulierungsbehörde, die alle Compliance-Vorschriften beaufsichtigt. Stattdessen prägen Rahmenwerke der FATF, des Basler Ausschusses, der IOSCO, der Internationalen Arbeitsorganisation und Normungsgremien wie die ISO die nationalen Vorschriften. Diese Organisationen schaffen die Grundlagen, die dann von den einzelnen Ländern durch ihre eigenen Regulierungsbehörden ausgelegt und durchgesetzt werden. Dieses vielschichtige System bedeutet, dass sich ein multinationales Unternehmen sowohl mit internationalen Vorschriften als auch mit den spezifischen rechtlichen Anforderungen der einzelnen Länder, in denen es Kunden, Geschäfte oder Daten hat, auseinandersetzen muss.

Zu den wichtigsten Kategorien von internationalen Normen gehören:

Kategorie	Beispiele
Geldwäschebekämpfung und Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung	FATF-Empfehlungen, EU-Geldwäsche-Richtlinien, Schweizer GwG
Datenschutz und Privatsphäre	GDPR, Schweizer DSG, Singapur PDPA
Grenzüberschreitende Steuern und Berichterstattung	CRS, FATCA, OECD-Rahmenwerke
Arbeit und Beschäftigung	IAO-Übereinkommen, internationale Arbeitsgesetze, örtliche Arbeitsgesetze
ESG- und Umweltvorschriften	EU CSRD, TCFD, lokale Nachhaltigkeitsmandate

Konkrete Beispiele veranschaulichen die Vielfalt dieses rechtlichen Umfelds. Die Datenschutzgrundverordnung (GDPR) in der Europäischen Union legt strenge Regeln für den Datenschutz fest und verlangt die Meldung von Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden. FINMA-Rundschreiben regeln Schweizer Finanzinstitute mit detaillierten Erwartungen an Risikomanagement und Verhalten. Die MAS-Vorschriften in Singapur konzentrieren sich auf Technologierisiken und Outsourcing für Banken. Die Erwartungen der SEC und der CFTC in den Vereinigten Staaten fügen eine weitere Ebene für Firmen hinzu, die amerikanische Kunden bedienen oder Zugang zu den US-Kapitalmärkten haben.

Schritt 1: Kartieren Sie Ihren regulatorischen Fußabdruck in den verschiedenen Rechtsordnungen

Der erste praktische Schritt zur Erfüllung internationaler Compliance-Standards besteht darin, genau zu wissen, welche Gesetze und Vorschriften für die einzelnen Geschäftsbereiche und Kundenstandorte gelten. Ohne diese Klarheit weist selbst das ausgefeilteste Compliance-Programm Lücken auf, die Ihr Institut rechtlichen Risiken und möglichen Strafen aussetzen.

Die Erstellung eines regulatorischen Inventars erfordert eine Auflistung aller Länder, in denen Kunden betreut, Portfolios verwaltet oder sensible Daten gespeichert werden. Ab dem Jahr 2026 muss diese Bestandsaufnahme auch berücksichtigen, wo Marketing Aktivitäten potenzielle Kunden erreichen, wo Angestellte arbeiten (einschließlich Fernvereinbarungen) und wo Drittanbieter in Ihrem Auftrag Daten verarbeiten. Jeder dieser Berührungspunkte kann eine ständige Niederlassung begründen oder Registrierungsanforderungen bei Aufsichtsbehörden auslösen.

Wenn Sie Ihren Fußabdruck abbilden, überprüfen Sie ihn anhand spezifischer Rahmenwerke:

• FATF-Empfehlungen für AML und Verpflichtungen zur Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung
• Basel III für Kapital-, Liquiditäts- und Risikomanagementanforderungen
• CRS und FATCA für grenzüberschreitende Steuermeldungen
• Lokale AML-Gesetze und Bankenverordnungen in jedem Zielmarkt
• FDA-Vorschriften, wenn es um gesundheitsbezogene Finanzprodukte geht
• Umweltvorschriften für ESG-bezogene Investitionen

Sobald Sie diese Bestandsaufnahme gemacht haben, unterteilen Sie die Verpflichtungen in obligatorische gesetzliche Anforderungen und in Best-Practice-Standards. Zu den obligatorischen Anforderungen gehören Lizenzierung, Registrierung und spezifische Berichterstattungsmechanismen, die bei Nichteinhaltung Sanktionen nach sich ziehen. Best-Practice-Standards wie ISO 27001 für Informationssicherheit oder ISO 37301 für Compliance-Management-Systeme sind zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, zeigen aber die Reife der Compliance und können dazu beitragen, die Erwartungen institutioneller Kunden und externer Stakeholder an die Sorgfaltspflicht zu erfüllen.

Die Verwendung eines CRM-Systems wie InvestGlass ermöglicht es, jeden Kunden und jedes Konto an einer einzigen Stelle mit der jeweiligen Rechtsordnung und dem jeweiligen System zu kennzeichnen. Diese Kennzeichnung bildet die Grundlage für die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die Auslösung geeigneter Compliance-Prüfungen und die Erstellung genauer Berichte für Aufsichtsbehörden in mehreren Ländern.

Schritt 2: Führen Sie eine Analyse der globalen Compliance-Lücken durch

Eine Lückenanalyse vergleicht Ihre aktuellen Richtlinien, Kontrollen und Technologien mit den in Schritt 1 ermittelten gesetzlichen Anforderungen in den einzelnen Ländern. Dabei wird deutlich, wo Ihre Compliance-Funktion die globalen Compliance-Standards bereits erfüllt und wo dringend Handlungsbedarf besteht, um Mängel zu beseitigen, bevor sie zu Verstößen werden.

Konkrete Beispiele machen diese Analyse greifbar. Prüfen Sie, ob Ihre aktuellen KYC-Verfahren den FATF-Leitlinien 2024 zur Transparenz des wirtschaftlichen Eigentums entsprechen. Überprüfen Sie, ob die Regeln zur Datenaufbewahrung sowohl die Anforderungen der GDPR zur Begrenzung der Speicherdauer als auch die 2023 in Kraft getretenen Aktualisierungen des Schweizer DSG erfüllen. Prüfen Sie, ob Ihr Eignungsbewertungsverfahren die Informationen erfasst, die gemäß MiFID II oder gleichwertigen Verhaltensregeln in Ihren Zielmärkten erforderlich sind.

Gliedern Sie die Lückenanalyse nach Compliance-Bereich:

AML und KYC

• Verfahren zur Identifizierung und Überprüfung von Kunden
• Dokumentation des wirtschaftlichen Eigentums (Beneficial Ownership)
• Sanktionsprüfung und laufende Überwachung
• Mechanismen zur Meldung verdächtiger Aktivitäten

Datenschutz

• Zustimmungsmechanismen und Dokumentation der Rechtsgrundlage
• Verfahren zum Schutz der Rechte der betroffenen Person
• Schutzmaßnahmen für die grenzüberschreitende Verbringung
• Protokolle zur Meldung von Sicherheitsverletzungen

Eignung und Angemessenheit

• Fragebögen zur Erstellung von Kundenprofilen
• Rahmen für die Produkt-Governance
• Dokumentation der Beratung und Empfehlungen

Berichtspflichten

• Fristen und Formate für die Einreichung von Rechtsvorschriften
• Anforderungen an die Transaktionsberichterstattung
• Regelmäßige Offenlegungspflichten

Bewerten Sie jede Lücke nach Auswirkung und Wahrscheinlichkeit. Probleme mit hohem Risiko, wie z. B. fehlende Sanktionsprüfungen oder fehlende Datenschutzvorkehrungen, sollten vorrangig behandelt werden vor Änderungen an der Dokumentation mit geringerer Auswirkung, wie z. B. der Aktualisierung der Formulierung von Vorlagen. Dieser risikobasierte Ansatz stellt sicher, dass sich Ihre Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften auf die Bereiche konzentrieren, in denen sie die schwerwiegendsten Folgen zuerst verringern.

Die Ergebnisse Ihrer Lückenanalyse sollten in einem zentralen System oder Compliance-Modul erfasst werden. InvestGlass kann für Institute, die Datenhoheit benötigen, Risikoregister und Abhilfemaßnahmen auf Schweizer Servern hosten und so sicherstellen, dass auch Ihr Compliance-Management-Prozess die gleichen hohen Standards erfüllt, die Sie für Kundendaten anwenden.

Schritt 3: Aufbau eines soliden internationalen Compliance-Rahmens

Ein Compliance-Rahmenwerk ist ein dokumentierter Satz von Richtlinien, Standardarbeitsanweisungen und Kontrollen, die mit den globalen Standards von ISO, FATF, Basel und lokalen Regulierungsbehörden übereinstimmen. Dieser strukturierte Rahmen verwandelt Ad-hoc-Compliance-Praktiken in einen systematischen Ansatz, der skaliert werden kann, wenn Ihr Institut wächst und neue Märkte erschließt.

Zu den spezifischen Politikbereichen, die behandelt werden müssen, gehören:

Politikbereich	Wichtige Komponenten
AML und Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung	Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden, erweiterte Sorgfaltspflicht, Überwachung von Transaktionen, Berichterstattung
Sanktionen	Screening-Verfahren, Eskalationsprotokolle, Führung von Aufzeichnungen
Bekämpfung von Bestechung und Korruption	Obergrenzen für Geschenke und Bewirtung, Sorgfaltspflicht gegenüber Dritten, Schulung
Datenschutz	Erfassungsbeschränkungen, Aufbewahrungszeitpläne, Zugangskontrollen, Reaktion auf Verstöße
Interessenkonflikte	Offenlegungspflichten, Verwaltungsverfahren, beschränkte Tätigkeiten
Eignung und Produktmanagement	Zielmarktdefinitionen, Vertriebskontrollen, laufende Überprüfung
Outsourcing und Lieferantenrisiko	Anforderungen an die Sorgfaltspflicht, Vertragsstandards, Aufsichtsverfahren

Die Anpassung der Richtlinien zur Bekämpfung der Finanzkriminalität an die FATF-Empfehlungen erfordert eine Bewertung des Kundenrisikos, eine laufende Überwachung auf der Grundlage der Risikostufe und klare Eskalationswege für verdächtige Aktivitäten. Die EU-Richtlinien zur Bekämpfung der Geldwäsche enthalten spezifische Anforderungen in Bezug auf politisch exponierte Personen und Drittländer mit hohem Risiko. Lokale Vorschriften wie das Schweizer Anti-Geldwäsche-Gesetz können zusätzliche Verpflichtungen auferlegen, die über die internationalen Grundstandards hinausgehen.

Konzernweite Mindeststandards legen einheitliche Erwartungen für alle Standorte fest und erlauben gleichzeitig strengere lokale Anforderungen, wo dies erforderlich ist. So könnte Ihr globaler Standard beispielsweise eine verstärkte Sorgfaltspflicht für alle politisch exponierten Personen vorschreiben, während Ihre Niederlassungen in der Europäischen Union spezielle, durch EU-Richtlinien vorgeschriebene Dokumentationsanforderungen einführen und Ihre Niederlassungen in der Golfregion die lokalen regulatorischen Erwartungen in Bezug auf wirtschaftliches Eigentum berücksichtigen.

Eine Plattform wie InvestGlass kann diesen Rahmen direkt in die täglichen Arbeitsabläufe einbetten. Richtlinienregeln werden zu Genehmigungspfaden, die nicht umgangen werden können. Pflichtfelder stellen sicher, dass die erforderlichen Informationen gesammelt werden, bevor Konten bearbeitet werden können. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass regelmäßige Überprüfungen planmäßig stattfinden. Durch diese Integration wird Ihr Compliance-Programm von einem Dokument, das in einem Regal liegt, zu einer aktiven Kontrolle, die jede Kundeninteraktion steuert.

Definition von Rollen und Governance

Die organisatorische Gestaltung ist von grundlegender Bedeutung für die Einhaltung internationaler Compliance-Standards. Dies bedeutet die Ernennung eines Chief Compliance Officer der Gruppe mit klaren Befugnissen und Berichtslinien an den Vorstand oder den Risikoausschuss. Lokale Compliance-Beauftragte in jedem Land stellen sicher, dass die länderspezifischen Vorschriften angemessen berücksichtigt werden und dass die lokalen Aufsichtsbehörden eine bestimmte Anlaufstelle haben.

Aufsichtsbehörden wie die FINMA, die Europäische Zentralbank und die PRA erwarten unabhängige Compliance- und Risikofunktionen mit dokumentierten Mandaten. Diese Funktionen müssen über ausreichende Ressourcen, Zugang zu Informationen und Befugnisse verfügen, um Geschäftsentscheidungen anzufechten, die zu inakzeptablen Compliance-Risiken führen. Das Bekenntnis der Organisation zur Compliance muss von der Vorstandsebene bis hinunter zu jeder Ebene der Institution sichtbar sein.

In einer Charta zur Einhaltung der Vorschriften sollten die Verantwortlichkeiten festgelegt werden:

• Überwachung von Änderungen der Rechtsvorschriften und Bewertung ihrer Auswirkungen
• Beratung der Geschäftsbereiche in Compliance-Fragen
• Entwicklung und Durchführung von Schulungsprogrammen
• Berichterstattung an die Geschäftsleitung und den Vorstand über den Stand der Einhaltung der Vorschriften
• Verwaltung der Beziehungen zu Regulierungsbehörden

Überprüfen Sie diese Charta mindestens einmal jährlich, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen regulatorischen Erwartungen und der Organisationsstruktur entspricht.

Ebenso wichtig ist die Trennung der Aufgaben. Die Kundenbetreuer im Front-Office, die das CRM zur Kundenbetreuung nutzen, sollten von den Compliance-Teams in der zweiten Reihe getrennt sein, die innerhalb desselben Systems Regeln festlegen, Überwachungsmaßnahmen durchführen und markierte Transaktionen überprüfen. Durch diese Trennung wird sichergestellt, dass Compliance-Kontrollen unabhängig von geschäftlichen Zwängen durchgeführt werden.

Schritt 4: Technologie und Datensouveränität nutzen, um die Vorschriften einzuhalten

Manuelle Prozesse allein können den Umfang und die Komplexität der internationalen Standards nicht mehr bewältigen. Die Verschärfung der Vorschriften in den 2020er Jahren in den Bereichen AML, Sanktionen und Datenschutz macht eine Compliance-Management-Software für jedes Institut, das in mehreren Ländern tätig ist, unerlässlich. Der Versuch, die Einhaltung globaler Vorschriften mit Hilfe von Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten zu erfüllen, führt zu inakzeptablen finanziellen Risiken und operativen Schwachstellen.

Eine souveräne CRM-Plattform wie InvestGlass automatisiert digitales Onboarding, KYC-Erfassung, regelmäßige Überprüfungen und Dokumentenmanagement mit Prüfpfaden, die den Erwartungen der Regulierungsbehörden entsprechen. Jede Aktion wird mit einem Zeitstempel versehen, jede Dokumentenversion wird aufbewahrt, und jede Genehmigung wird aufgezeichnet. Dies schafft die Beweisgrundlage, die Sie benötigen, um bei Inspektionen und regelmäßigen internen Audits die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.

Die Datenhoheit der Schweiz bietet für regulierte Unternehmen erhebliche Vorteile. Das Hosting von Kundendaten in der Schweiz oder vor Ort bedeutet, dass Ihr Institut von einem strengen Datenschutz nach Schweizer Recht und einer weltweit anerkannten politischen Stabilität profitiert. Für Banken, Vermögensverwalter und Versicherer, die mit grenzüberschreitenden Datenübertragungs- und Lokalisierungsvorschriften in der Europäischen Union, im Nahen Osten und in Asien zu tun haben, vereinfacht dieser Hosting-Ansatz die komplexen Vorschriften zur Cloud-Nutzung und zum Outsourcing.

Konkrete Beispiele für die Automatisierung sind:

• Automatisches Screening von Neukunden anhand der aktuellen Sanktionslisten mit täglicher Aktualisierung
• Regelbasierte Risikobewertung, die das Risikoniveau der Kunden auf der Grundlage mehrerer Faktoren anpasst
• Warnungen vor ablaufenden Ausweisdokumenten oder fehlenden Vermögensnachweisen
• Automatische Aufgabenzuweisung bei Fälligkeit periodischer Überprüfungen
• Workflow-Auslöser, wenn regulatorische Änderungen bestimmte Kundensegmente betreffen

KI-gesteuerte Tools können bei der Überwachung von Transaktionen und Eignungsprüfungen helfen und Muster erkennen, die auf Geldwäsche oder ungeeignete Empfehlungen hinweisen könnten. Erklärungen und menschliche Aufsicht bleiben jedoch unerlässlich. Die Aufsichtsbehörden erwarten, dass Entscheidungen, die Kunden betreffen, von Menschen getroffen werden, wobei die Technologie eher als Hilfsmittel denn als autonomer Entscheidungsträger dient.

Standardisierung von Arbeitsabläufen über Ländergrenzen hinweg

Die Standardisierung globaler Arbeitsabläufe bei gleichzeitiger Zulassung lokaler Varianten für jede Aufsichtsbehörde erfordert konfigurierbare Vorlagen, die sich an die Merkmale von Kunden und Transaktionen anpassen. Dieses Gleichgewicht gewährleistet einheitliche Standards für das Qualitätsmanagementsystem und berücksichtigt gleichzeitig die spezifischen Vorschriften der einzelnen Länder.

Beispiele für die Standardisierung von Arbeitsabläufen sind:

• Ein zentraler digitaler Onboarding-Flow, der sich je nach Wohnsitz des Kunden verzweigt, wobei Kunden aus der Europäischen Union die GDPR-Zustimmungsanfragen, Kunden aus der Schweiz die FADP-Offenlegungen und Kunden aus Singapur die MAS-Warnungen sehen.
• Verbesserte Sorgfaltspfade, die bei politisch exponierten Personen oder Kunden aus Hochrisikoländern automatisch aktiviert werden
• Bewertungen der Produkteignung, die auf der Grundlage der für jeden Produkttyp geltenden Rechtsvorschriften angepasst werden

Alle wichtigen Maßnahmen, Genehmigungen und Dokumentversionen sollten mit einem Zeitstempel versehen werden und für Kontrollen durch Aufsichtsbehörden oder externe Prüfer leicht exportierbar sein. Diese Prüfpfadfunktion ist nicht optional. Die Aufsichtsbehörden erwarten Nachweise darüber, wie Entscheidungen getroffen wurden, wer sie getroffen hat und welche Informationen zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbar waren.

Durch die Integration von Portfoliomanagement und Marketingautomatisierung in das CRM wird das Risiko verringert, dass nicht genehmigte Produkte oder Mitteilungen an die falsche Gerichtsbarkeit gesendet werden. Wenn Ihre Compliance-Funktion alle Kundeninteraktionen in einem einzigen System überblicken kann, wird es viel einfacher, die Einhaltung von grenzüberschreitenden Marketingregeln und Produktvertriebsbeschränkungen sicherzustellen.

Schritt 5: Schulung der Teams und Verankerung einer grenzüberschreitenden Compliance-Kultur

Selbst der beste Rahmen und die beste Technologie werden versagen, wenn die Mitarbeiter in den verschiedenen Ländern ihre Verpflichtungen und die kulturellen Erwartungen, die die Art und Weise der Erfüllung dieser Verpflichtungen bestimmen, nicht verstehen. Der Aufbau einer Compliance-Kultur erfordert nachhaltige Investitionen in die Schulung der Mitarbeiter und eine klare Kommunikation darüber, warum Compliance wichtig ist.

Rollenspezifische Schulungsprogramme sollten sich mit den unterschiedlichen Compliance-Risiken befassen, denen die verschiedenen Funktionen ausgesetzt sind:

Rolle	Schwerpunkt Ausbildung
Beziehungsmanager	AML-Red Flags, Eignungsanforderungen, Dokumentationsstandards
Portfoliomanager	Anlagebeschränkungen, Interessenkonflikte, bestmögliche Ausführung
Operatives Personal	Datenverarbeitung, Aufbewahrung von Unterlagen, Kontrollen der Transaktionsverarbeitung
Leitende Angestellte	Regulierungsstrategie, Haftung, Ton von oben

Zu den konkreten Erwartungen an den Zeitplan gehören Einführungsschulungen für alle neu eingestellten Mitarbeiter, die sich mit den grundlegenden Compliance-Verpflichtungen befassen, jährliche Auffrischungsschulungen, die die regulatorischen Aktualisierungen des Vorjahres berücksichtigen, sowie gezielte Schulungen, wenn neue Produkte eingeführt oder neue Märkte erschlossen werden. Wenn Ihr Institut Mitarbeiter im Ausland einstellt, sollten Compliance-Schulungen vom ersten Tag an Teil des Onboarding-Prozesses sein.

Die Teilnahme an Schulungen und deren Abschluss sollten im CRM- oder HR-System erfasst werden. Wenn die Aufsichtsbehörden fragen, ob Ihre Mitarbeiter über ihre Pflichten Bescheid wissen, müssen Sie nicht nur nachweisen, dass Schulungen angeboten wurden, sondern auch, dass sie abgeschlossen, verstanden und regelmäßig aufgefrischt wurden.

Um eine Kultur des "speak up" zu fördern, bedarf es mehr als politischer Erklärungen. Vertrauliche Kanäle, über die Bedenken geäußert werden können, ein klarer Schutz für Whistleblower, der Standards wie der EU-Richtlinie für Whistleblower entspricht, und die sichtbare Unterstützung von Führungskräften, wenn Probleme angesprochen werden - all dies trägt zu einem Umfeld bei, in dem Probleme frühzeitig erkannt und nicht versteckt werden, bis sie sich zu Krisen entwickeln.

Kommunikation und Marketing verantwortungsvoll einsetzen

Internationale Standards gelten für Marketing und Kundenkommunikation mit besonderer Intensität für Vermögensverwaltung und Wertpapierdienstleistungen. Irreführende Werbung, unangemessene Produktempfehlungen oder Mitteilungen, die nicht die vorgeschriebenen Angaben enthalten, können zu aufsichtsrechtlichen Maßnahmen und zur Schädigung des Rufs führen.

Vorabgenehmigungs-Workflows in InvestGlass stellen sicher, dass nur konforme, für die Rechtsprechung relevante Inhalte an die Kunden gesendet werden. Marketingmaterialien für Kunden in der Europäischen Union können automatisch die erforderlichen MiFID-II-Hinweise enthalten. Kommunikationen für Kunden aus dem Nahen Osten können die lokalen aufsichtsrechtlichen Warnhinweise enthalten. Asiatische Kunden können Materialien erhalten, die den MAS- oder SFC-Anforderungen entsprechen. All dies geschieht innerhalb eines einzigen Systems, wodurch das Fehlerrisiko reduziert wird, das bei der Verwaltung mehrerer unzusammenhängender Prozesse entsteht.

Zu den zu behandelnden spezifischen Standards gehören:

• MiFID II Produktmanagement und Offenlegungsanforderungen
• Risikohinweise, die auf die Merkmale des jeweiligen Produkts abgestimmt sind
• Leistungsinformationen, die den regulatorischen Standards für eine angemessene Darstellung entsprechen
• Klare Identifizierung des für die Kommunikation zuständigen beaufsichtigten Unternehmens

Die Aufzeichnungen sämtlicher Mitteilungen sollten für den von den Aufsichtsbehörden in den einzelnen Ländern vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden und für Prüfungen oder Untersuchungen leicht durchsuchbar sein. Diese Aufbewahrungspflicht gilt für E-Mails, Portalnachrichten, Marketingmaterialien und jede andere Form der Kundenkommunikation.

Schritt 6: Überwachen, Prüfen und kontinuierliches Verbessern

Die Einhaltung der Vorschriften ist ein ständiger Kreislauf aus Überwachung, Prüfung und kontinuierlicher Verbesserung und nicht ein einmaliges Projekt, das abgeschlossen und dann vergessen wird. Das regulatorische Umfeld ändert sich ständig, es entstehen neue Vorschriften, bestehende Vorschriften werden neu interpretiert und die Prioritäten bei der Durchsetzung verschieben sich je nach Marktereignissen und politischen Entwicklungen.

Zu den täglichen und wöchentlichen Überwachungsaktivitäten gehören die Überwachung von Transaktionen, um ungewöhnliche Muster zu erkennen, die Aktualisierung des Sanktionsscreenings, um neue Ausweisungen zu berücksichtigen, und die Überprüfung von Konten mit hohem Risiko, die vom System gemeldet werden. Diese Aktivitäten sollten mit klaren Verantwortlichkeiten und Eskalationsverfahren für Probleme, die eine Untersuchung erfordern, dokumentiert werden.

Bei formellen internen Audits wird die Wirksamkeit der Kontrollen anhand von Normen wie ISO 37301 und den Erwartungen von Aufsichtsbehörden wie der FINMA, FCA oder MAS geprüft. Diese regelmäßigen Audits sollten alle Aspekte Ihres internationalen Programms zur Einhaltung von Vorschriften abdecken, von der Dokumentation der Richtlinien bis zur Umsetzung an der Front. Die Ergebnisse sollten der Geschäftsleitung gemeldet und bis zur Lösung verfolgt werden.

Metriken und Dashboards in einer CRM- und Portfoliomanagement-Plattform geben dem Management einen Echtzeit-Überblick:

• Ausstehende KYC-Überprüfungen und deren Alter
• Kontrollverstöße und ihr Lösungsstatus
• Kundenbeschwerden und ihre Ursachen
• Aufgaben zur Behebung von Mängeln und ihre Fortschritte

Diese Transparenz ermöglicht ein proaktives Management von Compliance-Risiken anstelle eines reaktiven Krisenmanagements, wenn Probleme eskalieren.

Die Ergebnisse von Prüfungen und Vorfällen sollten in aktualisierte Risikobewertungen, überarbeitete Richtlinien und Schulungspläne für Mitarbeiter einfließen. Auf diese Weise entsteht ein dokumentierter Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung, der den Aufsichtsbehörden das Engagement Ihrer Einrichtung zeigt, aus Erfahrungen zu lernen und die Kontrollen im Laufe der Zeit zu verbessern.

Dem regulatorischen Wandel immer einen Schritt voraus

Die Verfolgung von regulatorischen Veränderungen in verschiedenen Regionen erfordert systematische Prozesse und keine Ad-hoc-Maßnahmen. Abonnieren Sie die Newsletter der Aufsichtsbehörden aus allen Ländern, in denen Sie tätig sind. Nutzen Sie rechtliche Aktualisierungsdienste, die Änderungen bei mehreren Regulierungsbehörden zusammenfassen. Treten Sie Branchenverbänden bei, die Sie frühzeitig über bevorstehende Änderungen von Vorschriften informieren und Ihnen die Möglichkeit geben, an Konsultationen teilzunehmen.

Konkrete Beispiele für zu überwachende Veränderungen sind:

• Das bevorstehende AML-Paket der Europäischen Union mit seiner neuen Behörde für Geldwäschebekämpfung
• Entwicklungen bei der Regulierung digitaler Vermögenswerte in der Schweiz unter der FINMA und in Singapur unter der MAS
• Sich entwickelnde ESG-Offenlegungsvorschriften im Rahmen der EU-CSRD, die Unternehmen mit europäischer Geschäftstätigkeit betreffen
• Änderungen des Arbeitsrechts in Ländern, in denen Sie Mitarbeiter beschäftigen

Firmen können in InvestGlass Warnmeldungen und Tags konfigurieren, um Kunden und Portfolios zu verfolgen, die von neuen Regeln betroffen sind, und um Projektaufgaben für erforderliche Aktualisierungen zu planen. Wenn eine regulatorische Änderung Kunden mit bestimmten Merkmalen betrifft, kann das System diese Kunden automatisch identifizieren und Workflow-Aufgaben für die notwendigen Überprüfungen oder Mitteilungen erstellen.

Wenn die Einhaltung von Vorschriften als normaler Bestandteil der Produktentwicklung und -strategie behandelt wird und nicht als nachträglicher Gedanke, dann wird die Einhaltung von Vorschriften von einer Kostenstelle zu einer Quelle von Wettbewerbsvorteilen. Institute, die wissen, wohin sich die Vorschriften entwickeln, können Produkte und Dienstleistungen entwerfen, die mit der Weiterentwicklung der Vorschriften konform bleiben, und so die kostspielige Nacharbeit vermeiden, die entsteht, wenn man auf Annahmen aufbaut, die sich später als falsch erweisen.

Wie InvestGlass Ihnen hilft, internationale Compliance-Standards zu erfüllen

InvestGlass ist eine souveräne Schweizer CRM- und Automatisierungsplattform für Banken, Vermögensverwalter, Versicherer, Immobilienfirmen und öffentliche Einrichtungen, die globale Compliance-Standards erfüllen und gleichzeitig die Kontrolle über ihre Daten behalten müssen. Die Plattform vereint alles, was regulierte Unternehmen benötigen, um in verschiedenen Rechtsordnungen legal zu agieren, ohne die Komplexität der Integration dutzender separater Systeme.

Die Plattform kombiniert digitales Onboarding, KYC, Portfoliomanagement, Marketing-Automatisierung, KI-Tools und ein Kundenportal, um Workflows zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vom ersten Kundenkontakt bis zum laufenden Beziehungsmanagement zu unterstützen. Diese Integration bedeutet, dass Compliance in jede Kundeninteraktion integriert ist und nicht erst nachträglich hinzugefügt wird.

Hosting-Optionen in der Schweiz oder vor Ort tragen den Bedenken hinsichtlich des grenzüberschreitenden Datentransfers, Cloud-Risikobewertungen und den Erwartungen von Aufsichtsbehörden und institutionellen Kunden hinsichtlich der Datenlokalisierung Rechnung. Für Unternehmen, die sich Gedanken darüber machen, wie sie internationale Compliance-Standards erfüllen und gleichzeitig die Vertraulichkeit ihrer Kunden schützen können, bietet das Schweizer Hosting eine unkomplizierte Lösung, die interne und externe Interessengruppen zufriedenstellt.

Die wichtigsten Merkmale sind:

• Konfigurierbare Onboarding-Journeys, die sich je nach Gerichtsbarkeit, Kundentyp und Produktauswahl anpassen
• Eingebettetes Risiko-Scoring, das die Risikostufen der Kunden auf der Grundlage Ihrer Richtlinien berechnet
• Dokumentenmanagement mit vollständigen Prüfpfaden, aus denen hervorgeht, wer auf jedes Dokument zugegriffen, es geändert oder genehmigt hat
• Automatische Erinnerungen an regelmäßige Überprüfungen, auslaufende Dokumente und gesetzliche Fristen
• Marketing-Automatisierung mit Workflows zur Vorabgenehmigung und auf Zuständigkeit basierenden Inhaltskontrollen
• Integrierte Portfoliomanagement-Tools mit Überwachung der Einhaltung von Vorschriften

Eine mittelgrosse Privatbank nutzte InvestGlass kürzlich, um in die Europäische Union und den Nahen Osten zu expandieren, während sie ihren Hauptsitz in der Schweiz beibehielt. Durch die Standardisierung ihrer Onboarding- und Überwachungskontrollen in einer einzigen Plattform mit Schweizer Hosting erreichte sie die aufsichtsrechtliche Genehmigung in neuen Märkten schneller als Wettbewerber, die fragmentierte Systeme verwenden. Das Compliance-Team erhielt über ein einziges Dashboard einen Überblick über alle Gerichtsbarkeiten und konnte so die Einhaltung der Vorschriften effizient sicherstellen, ohne den Personalbestand proportional zur globalen Expansion zu erhöhen.

Häufig gestellte Fragen

Welchen internationalen Standards sollte eine mittelgroße Bank zuerst Priorität einräumen?

Die meisten Banken sollten mit den FATF-Empfehlungen für AML und Sanktionen, dem Basler Rahmenwerk für Risiko und Kapital, der GDPR und dem Schweizer DSG für den Datenschutz, MiFID II oder gleichwertigen Verhaltensregeln, wo relevant, und CRS und FATCA für die grenzüberschreitende Steuerberichterstattung beginnen. Dabei handelt es sich um die wichtigsten regulatorischen Anforderungen, die bei Nichteinhaltung die schwerwiegendsten Folgen haben und von den Regulierungsbehörden am genauesten geprüft werden.

Sobald diese Grundlagen vorhanden sind, können die Unternehmen die Abdeckung auf ESG-Offenlegungsstandards wie TCFD und EU CSRD, ISO 27001 für das Informationssicherheitsmanagement und ISO 37301 für Qualitätsmanagementsystemansätze zur Einhaltung der Vorschriften ausweiten. Diese zusätzlichen Standards sind zwar nicht alle gesetzlich vorgeschrieben, tragen aber dazu bei, anspruchsvollen Kunden und Gegenparteien gegenüber ihre Reife zu demonstrieren.

Wie oft sollten wir unser internationales Compliance-Programm überprüfen?

Eine vollständige Überprüfung sollte in der Regel mindestens einmal im Jahr stattfinden, mit gezielten Aktualisierungen, wenn es wesentliche Änderungen der Vorschriften, neue Produkte oder den Eintritt in neue Länder gibt. Bei dieser jährlichen Überprüfung sollten Richtlinien, Verfahren, Kontrollen, Technologien und Schulungen untersucht werden, um zu bestätigen, dass sie weiterhin mit den aktuellen regulatorischen Erwartungen übereinstimmen.

Bereiche mit hohem Risiko, wie die Überwachung von Transaktionen, die Prüfung von Sanktionen und Datenschutzkontrollen, sollten häufiger getestet werden. Vierteljährliche Tests für diese kritischen Kontrollen sind gängige Praxis, wobei die Ergebnisse in einem zentralen System wie InvestGlass dokumentiert werden. Die Compliance-Funktion des Unternehmens sollte über Messgrößen verfügen, die den Abschluss der Tests und die Lösung von Problemen verfolgen.

Können kleinere Unternehmen internationale Standards auch ohne ein großes Compliance-Team erfüllen?

Kleinere Unternehmen können die globalen Standards durchaus erfüllen, wenn sie sich auf klare risikobasierte Richtlinien konzentrieren, bei Bedarf spezialisierte Rechtsberatung auslagern und sich bei sich wiederholenden Aufgaben wie der Aufnahme von Mitarbeitern, dem Screening und der Erinnerung an regelmäßige Überprüfungen auf die Automatisierung verlassen. Der Schlüssel liegt in der Priorisierung der wichtigsten Kontrollen und im Einsatz von Technologie, um die Effektivität eines schlanken Teams zu erhöhen.

Der Einsatz einer Plattform, die CRM-, KYC- und Portfolio-Tools kombiniert, reduziert den Bedarf an mehreren Systemen und hilft einem kleinen Compliance-Team, die Kontrolle über die Verpflichtungen in mehreren Rechtsordnungen zu behalten. InvestGlass wurde mit Blick auf diese Effizienz entwickelt und ermöglicht es Unternehmen, global zu expandieren, ohne den Personalbestand im Bereich Compliance proportional zu erhöhen.

Wie hilft die Schweizer Datensouveränität bei der internationalen Compliance?

Das Hosting von Daten in der Schweiz bietet einen strikten Schutz der Privatsphäre nach Schweizer Recht und profitiert von den Gesetzen des Landes, die den staatlichen Zugriff auf Finanzinformationen beschränken. Diese politische Stabilität und der rechtliche Schutz sind attraktiv für Aufsichtsbehörden und Kunden, die sich Sorgen über den grenzüberschreitenden Zugriff auf ihre Daten durch Mechanismen wie den US CLOUD Act oder ähnliche Behörden in anderen Rechtsordnungen machen.

Durch die Aufbewahrung von Daten in Schweizer oder On-Premise-Umgebungen können Unternehmen die Diskussionen mit den Aufsichtsbehörden der Europäischen Union, des Nahen Ostens oder Asiens über Cloud-Nutzung, Outsourcing und Datentransferrisiken oft vereinfachen. Anstatt sich mit komplexen Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüssen herumzuschlagen, bietet das Schweizer Hosting eine unkomplizierte Antwort, die die meisten behördlichen Anfragen zum Datenschutz zufriedenstellt.

Was sollten wir vorbereiten, bevor wir ein System wie InvestGlass einführen?

Erstellen Sie vor der Implementierung eine klare Liste der gesetzlichen Verpflichtungen pro Land, der bestehenden Richtlinien, die Ihren Compliance-Ansatz definieren, der Kundentypen, die Sie bedienen, und der Produkte, die Sie anbieten. Mit dieser Dokumentation können Sie sicherstellen, dass die Plattformkonfiguration Ihre rechtlichen Gegebenheiten genau widerspiegelt und nicht nur allgemeine Annahmen.

Die Abbildung der aktuellen Onboarding-, KYC- und Prüfprozesse auf Papier vor Beginn der Implementierung hilft bei der korrekten Konfiguration von Workflows, Feldern und Genehmigungen. Das Verständnis Ihrer bestehenden Lücken und Probleme stellt sicher, dass InvestGlass Ihre dringlichsten Compliance-Probleme vom ersten Tag an angeht und nicht erst nach der Einführung eine umfassende Neukonfiguration erfordert.

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Die Einhaltung internationaler Compliance-Standards erfordert Engagement, Struktur und die richtige Technologie. Mit einem klaren Regelwerk, einer gründlichen Lückenanalyse, einem robusten Rahmen und einer Automatisierung, die den manuellen Aufwand reduziert, kann Ihr Institut die Einhaltung von Vorschriften von einer Belastung in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln. InvestGlass bietet die souveräne CRM-Grundlage, die diese Transformation für Finanzinstitute jeder Größe praktikabel macht.

Sind Sie bereit, Ihren Weg zur globalen Einhaltung von Vorschriften zu vereinfachen? Wenden Sie sich an InvestGlass, um zu erfahren, wie Schweizer Datensouveränität und intelligente Automatisierung Ihren Weg zur Einhaltung von Vorschriften unterstützen können.