Hoe voldoen aan internationale compliancestandaarden?

Internationale compliance omvat nu dataprivacy, antiwitwaspraktijken, arbeidswetgeving, ESG en belastingen, waardoor financiële instellingen het moeten behandelen als een strategische functie in plaats van een eenvoudige administratieve exercitie.

Wereldwijde standaarden zoals GDPR, FATF-aanbevelingen, het Bazelraamwerk en ISO-normen vormen de basis, maar elke lokale toezichthouder voegt specifieke regels toe die niet kunnen worden genegeerd als je organisatie grensoverschrijdend opereert.

Het opbouwen van een gestructureerd kader rond risicobeoordeling, beleid, technologie en voortdurende controle is de snelste manier om te voldoen aan internationale compliancestandaarden en deze te handhaven in een veranderende regelgevingsomgeving.

Zwitserse gegevenssoevereiniteit en on premise of Zwitserse cloud hosting kunnen gereguleerde bedrijven helpen bij het aanpakken van problemen met grensoverschrijdende gegevensoverdracht bij het gebruik van platforms zoals InvestGlass.

Automatisering van onboarding, KYC en monitoring met een soevereine CRM vermindert handmatige fouten, versnelt beoordelingen en maakt het doorstaan van periodieke audits en inspecties door toezichthouders aanzienlijk eenvoudiger.

Wat International Compliance vandaag de dag echt betekent

Tegen 2026 heeft internationale compliance betrekking op financiële misdrijven, regelgeving rond gegevensprivacy en consumentenbescherming, ESG openbaarmaking en belastingrapportage in elk land waar een bedrijf dat wereldwijd wil uitbreiden actief wil zijn. Voor elke financiële instelling met een wereldwijde aanwezigheid is het niet langer optioneel om te begrijpen hoe je aan internationale compliancestandaarden moet voldoen. Het is de basis voor duurzame groei, klantenvertrouwen en markttoegang in een onderling verbonden wereldeconomie.

Er is niet één mondiale regelgevende instantie die toezicht houdt op alle nalevingsregels. In plaats daarvan worden nationale regels bepaald door kaders van de FATF, het Basel Comité, IOSCO, de Internationale Arbeidsorganisatie en normeringsinstanties zoals ISO. Deze organisaties creëren de basis die individuele landen vervolgens interpreteren en handhaven via hun eigen regelgevende instanties. Dit gelaagde systeem betekent dat een multinational moet navigeren door zowel internationale regelgeving als de specifieke wettelijke vereisten van elk rechtsgebied waar het bedrijf klanten, activiteiten of gegevens heeft.

De belangrijkste categorieën internationale standaarden zijn onder andere:

Categorie	Voorbeelden
Bestrijding van witwassen en financiering van terrorisme	FATF-aanbevelingen, AML-richtlijnen van de EU, Zwitserse AMLA
Gegevensbescherming en privacy	GDPR, Zwitsers FADP, Singapore PDPA
Grensoverschrijdende belasting en rapportage	CRS, FATCA, OESO-raamwerken
Arbeid en werkgelegenheid	ILO-conventies, internationale arbeidswetten, lokale arbeidswetgeving
ESG- en milieuregelgeving	EU CSRD, TCFD, lokale duurzaamheidsmandaten

Concrete voorbeelden illustreren de diversiteit van deze regelgeving. GDPR in de Europese Unie stelt strenge regels voor dataprivacy en vereist dat inbreuken binnen 72 uur worden gemeld. FINMA-circulaires regelen Zwitserse financiële instellingen met gedetailleerde verwachtingen over risicobeheer en gedrag. MAS-regels in Singapore richten zich op technologierisico's en uitbesteding voor banken. De verwachtingen van de SEC en CFTC in de Verenigde Staten voegen een extra laag toe voor bedrijven die Amerikaanse klanten bedienen of toegang hebben tot de Amerikaanse kapitaalmarkten.

Stap 1: Breng uw voetafdruk van regelgeving in verschillende rechtsgebieden in kaart

De eerste praktische stap bij het voldoen aan internationale compliancestandaarden is precies weten welke wetten en regels van toepassing zijn op elke business line en klantlocatie. Zonder deze duidelijkheid zal zelfs het meest geavanceerde complianceprogramma hiaten vertonen die je instelling blootstellen aan juridische risico's en mogelijke boetes.

Om een inventarisatie van de regelgeving te maken, moet elk land waar klanten worden aangenomen, portefeuilles worden beheerd of gevoelige gegevens worden opgeslagen, in kaart worden gebracht. Vanaf 2026 moet deze inventarisatie ook rekening houden met waar marketing activiteiten potentiële klanten bereiken, waar werknemers werken (inclusief externe regelingen) en waar externe dienstverleners gegevens namens u verwerken. Elk van deze aanrakingspunten kan een permanente vestiging creëren of registratievereisten bij regelgevende instanties in gang zetten.

Controleer bij het in kaart brengen van je voetafdruk specifieke kaders, waaronder:

• FATF-aanbevelingen voor AML en verplichtingen ter bestrijding van terrorismefinanciering
• Bazel III voor kapitaal-, liquiditeits- en risicobeheervereisten
• CRS en FATCA voor grensoverschrijdende belastingrapportage
• Lokale AML-wetten en bankverordeningen in elke doelmarkt
• FDA-voorschriften als het gaat om gezondheidsgerelateerde financiële producten
• Milieuregelgeving voor ESG-gerelateerde beleggingen

Zodra je deze inventaris hebt, classificeer je de verplichtingen in verplichte wettelijke vereisten versus best practice standaarden. Verplichte vereisten omvatten licenties, registratie en specifieke rapporteringsmechanismen die boetes inhouden voor niet-naleving. Best practice standaarden zoals ISO 27001 voor informatiebeveiliging of ISO 37301 voor compliance managementsystemen zijn misschien niet wettelijk verplicht, maar tonen wel de volwassenheid van compliance aan en kunnen helpen om te voldoen aan de due diligence verwachtingen van institutionele klanten en externe belanghebbenden.

Het gebruik van een CRM zoals InvestGlass biedt één enkele plaats om elke klant en rekening te labelen met het relevante rechtsgebied en regime. Deze tagging vormt de basis voor het automatiseren van workflows, het activeren van de juiste compliance-controles en het genereren van accurate rapportages voor toezichthouders in meerdere landen.

Stap 2: Een wereldwijde analyse van de compliancekloof uitvoeren

Een gap-analyse vergelijkt uw huidige beleid, controles en technologie met de wettelijke vereisten in elk rechtsgebied dat u in stap 1 hebt geïdentificeerd. Deze oefening onthult waar uw compliancefunctie al voldoet aan de wereldwijde compliancestandaarden en waar dringend werk moet worden verricht om tekortkomingen te verhelpen voordat het schendingen worden.

Concrete voorbeelden maken deze analyse tastbaar. Controleer of je huidige KYC-procedures voldoen aan de FATF-richtlijnen van 2024 over transparantie van uiteindelijke begunstigden. Controleer of de regels voor het bewaren van gegevens voldoen aan zowel de GDPR-vereisten voor het beperken van de opslagduur als de Zwitserse FADP-updates die in 2023 van kracht werden. Onderzoek of uw geschiktheidsbeoordelingsproces de informatie bevat die nodig is onder MiFID II of gelijkwaardige gedragsregels in uw doelmarkten.

Structureer de kloofanalyse per nalevingsgebied:

AML en KYC

• Procedures voor klantidentificatie en -verificatie
• Documentatie over begunstigde eigendom
• Sanctiescreening en doorlopende controle
• Meldingsmechanismen voor verdachte activiteiten

Privacy van gegevens

• Toestemmingsmechanismen en documentatie over rechtsgrondslag
• Procedures voor de rechten van gegevenssubjecten
• Waarborgen voor grensoverschrijdende overdracht
• Protocollen voor kennisgeving van inbreuken

Geschiktheid en passendheid

• Vragenlijsten voor klantprofilering
• Raamwerken voor productbeheer
• Documentatie van advies en aanbevelingen

Rapportageverplichtingen

• Termijnen en formaten voor het indienen van regelgevende documenten
• Vereisten voor transactierapportage
• Periodieke openbaarmakingsverplichtingen

Beoordeel elk hiaat op impact en waarschijnlijkheid. Kwesties met een hoog risico, zoals ontbrekende sanctiescreening of ontbrekende gegevensbeschermingswaarborgen, moeten prioriteit krijgen boven documentatietweaks met een lagere impact, zoals het bijwerken van sjabloontaal. Deze risicogebaseerde aanpak zorgt ervoor dat je compliance-inspanningen zich richten op de punten waar ze de ernstigste gevolgen het eerst beperken.

De output van uw gap-analyse moet worden vastgelegd in een centraal systeem of compliance-module. InvestGlass kan risicoregisters en saneringstaken hosten op Zwitserse servers voor instellingen die datasoevereiniteit nodig hebben, zodat zelfs uw compliance managementproces voldoet aan dezelfde hoge normen die u toepast op klantgegevens.

Stap 3: Een robuust internationaal nalevingsraamwerk bouwen

Een compliance framework is een gedocumenteerde set beleidsregels, standaard operationele procedures en controles die in lijn zijn met wereldwijde standaarden van ISO, FATF, Bazel en lokale toezichthouders. Dit gestructureerde raamwerk transformeert ad hoc compliance praktijken in een systematische aanpak die kan meegroeien met de groei van je instelling en het betreden van nieuwe markten.

Specifieke beleidsterreinen die moeten worden aangepakt zijn onder andere:

Beleidsgebied	Belangrijkste onderdelen
AML en bestrijding van terrorismefinanciering	Customer due diligence, uitgebreide due diligence, transactiemonitoring, rapportage
Sancties	Screeningprocedures, escalatieprotocollen, registratie
Anti omkoping en corruptie	Beperkingen op geschenken en entertainment, due diligence bij derden, training
Gegevensbescherming	Verzamelbeperkingen, bewaarschema's, toegangscontroles, reactie op inbreuken
Belangenverstrengeling	Openbaarmakingsvereisten, beheerprocedures, beperkte activiteiten
Geschiktheid en productgovernance	Doelmarktdefinities, distributiecontroles, voortdurende evaluatie
Uitbesteding en leveranciersrisico	Due diligence-vereisten, contractnormen, toezichtprocedures

Om het beleid voor financiële criminaliteit af te stemmen op de aanbevelingen van de FATF is het nodig om risicoscores voor klanten in te voeren, doorlopende controle op basis van risiconiveau en duidelijke escalatiepaden voor verdachte activiteiten. AML-richtlijnen van de EU voegen specifieke vereisten toe rond politiek prominente personen en derde landen met een hoog risico. Lokale regels zoals de Zwitserse antiwitwaswet kunnen extra verplichtingen opleggen die verder gaan dan de internationale basisnormen.

Groepsbrede minimumstandaarden zorgen voor consistente verwachtingen op alle locaties, maar staan waar nodig strengere lokale vereisten toe. Uw wereldwijde standaard kan bijvoorbeeld een verbeterde due diligence vereisen voor alle politiek prominente personen, terwijl uw activiteiten in de Europese Unie specifieke documentatievereisten toevoegen die door EU-richtlijnen worden opgelegd, en uw vestigingen in de Golfregio de lokale regelgevingsverwachtingen rond beneficial ownership incorporeren.

Een platform als InvestGlass kan dit raamwerk direct in de dagelijkse workflows integreren. Beleidsregels worden goedkeuringspaden die niet kunnen worden omzeild. Verplichte velden zorgen ervoor dat de vereiste informatie wordt verzameld voordat accounts verder kunnen. Geautomatiseerde herinneringen houden periodieke controles op schema. Deze integratie verandert uw compliance programma van een document dat op een plank ligt in een actieve controle die elke interactie met de klant begeleidt.

Rollen en bestuur definiëren

Organisatorisch ontwerp is van fundamenteel belang om aan de internationale compliancestandaarden te voldoen. Dit betekent dat er een Group Chief Compliance Officer moet worden aangesteld met duidelijke bevoegdheden en rapportagelijnen naar de raad van bestuur of het risicocomité. Lokale compliance officers in elke jurisdictie zorgen ervoor dat landspecifieke regels de nodige aandacht krijgen en dat lokale regelgevende instanties een aangewezen contactpunt hebben.

Regelgevers zoals FINMA, de Europese Centrale Bank en de PRA verwachten onafhankelijke compliance- en risicofuncties met gedocumenteerde mandaten. Deze functies moeten over voldoende middelen, toegang tot informatie en autoriteit beschikken om zakelijke beslissingen aan te vechten die onaanvaardbare compliance risico's met zich meebrengen. De betrokkenheid van de organisatie bij compliance moet zichtbaar zijn vanaf het directieniveau tot in elke laag van de instelling.

Een nalevingshandvest moet verantwoordelijkheden vastleggen voor:

• Veranderingen in de regelgeving volgen en hun impact beoordelen
• Advies geven aan bedrijfsonderdelen over compliancekwesties
• Ontwikkelen en geven van trainingsprogramma's
• Rapporteren aan het senior management en het bestuur over de status van naleving
• Relaties met regelgevende instanties beheren

Dit handvest minstens jaarlijks herzien om ervoor te zorgen dat het de huidige verwachtingen van de regelgevende instanties en de organisatiestructuur weerspiegelt.

Scheiding van taken is even belangrijk. Frontoffice relatiebeheerders die het CRM gebruiken om klanten te bedienen, moeten worden gescheiden van tweedelijns compliance teams die regels definiëren, toezicht houden en gemarkeerde transacties in hetzelfde systeem beoordelen. Deze scheiding zorgt ervoor dat compliancecontroles onafhankelijk van de bedrijfsdruk werken.

Stap 4: Maak gebruik van technologie en gegevenssoevereiniteit om compliant te blijven

Handmatige processen alleen kunnen het volume en de complexiteit van internationale normen niet langer aan. De aanscherping van de regelgeving in de jaren 2020 op het gebied van AML, sancties en gegevensprivacy heeft compliance management software essentieel gemaakt voor elke instelling met activiteiten in meerdere rechtsgebieden. Pogingen om te voldoen aan wereldwijde naleving van regelgeving via spreadsheets en e-mailketens leiden tot onaanvaardbare financiële risico's en operationele kwetsbaarheden.

Een soeverein CRM-platform zoals InvestGlass automatiseert digitaal inwerken, KYC-verzameling, periodieke controles en documentbeheer met controletrajecten die voldoen aan de verwachtingen van toezichthouders. Elke actie wordt voorzien van een tijdstempel, elke documentversie wordt bewaard en elke goedkeuring wordt vastgelegd. Dit creëert het bewijs dat je nodig hebt om compliance aan te tonen tijdens inspecties en periodieke interne audits.

Zwitserse gegevenssoevereiniteit biedt aanzienlijke voordelen voor gereguleerde bedrijven. Het hosten van klantgegevens in Zwitserland of op locatie betekent dat uw instelling profiteert van strikte privacybescherming onder de Zwitserse wetgeving en politieke stabiliteit die wereldwijd wordt erkend. Voor banken, vermogensbeheerders en verzekeraars die te maken hebben met grensoverschrijdende gegevensoverdracht en lokalisatieregels in de Europese Unie, het Midden-Oosten en Azië, vereenvoudigt deze hostingaanpak de complexe regelgeving rond cloudgebruik en outsourcing.

Concrete automatiseringsvoorbeelden zijn onder andere:

• Automatische screening van nieuwe klanten aan de hand van actuele sanctielijsten met dagelijkse updates
• Op regels gebaseerde risicoscoring die het risiconiveau van klanten aanpast op basis van meerdere factoren
• Waarschuwingen voor verlopen identificatiedocumenten of ontbrekende bronnen van bewijs van rijkdom
• Geautomatiseerde toewijzing van taken wanneer periodieke beoordelingen moeten worden uitgevoerd
• Workflow triggers wanneer wijzigingen in regelgeving van invloed zijn op specifieke klantsegmenten

AI-tools kunnen helpen bij het monitoren van transacties en geschiktheidscontroles, waarbij patronen worden geïdentificeerd die kunnen duiden op witwaspraktijken of ongeschikte aanbevelingen. Uitleg en menselijk toezicht blijven echter essentieel. Regelgevers verwachten dat beslissingen die van invloed zijn op klanten door mensen worden genomen, waarbij technologie eerder als hulpmiddel dient dan als autonome beslisser.

Workflows over grenzen heen standaardiseren

Om wereldwijde workflows te standaardiseren en tegelijkertijd lokale varianten voor elke toezichthouder mogelijk te maken, zijn configureerbare sjablonen nodig die kunnen worden aangepast op basis van klant- en transactiekenmerken. Deze balans zorgt voor consistente standaarden voor kwaliteitsmanagementsystemen terwijl de specifieke regels van elke jurisdictie worden gerespecteerd.

Voorbeelden van workflowstandaardisatie zijn onder andere:

• Een centrale digitale onboarding-flow die vertakt op basis van de woonplaats van de klant, waarbij klanten uit de Europese Unie GDPR-toestemmingsverzoeken zien, Zwitserse klanten FADP-meldingen en klanten uit Singapore MAS-waarschuwingen.
• Verbeterde due diligence-paden die automatisch worden geactiveerd voor politiek prominente personen of klanten uit landen met een hoog risico
• Productgeschiktheidsbeoordelingen die worden aangepast op basis van de regelgeving voor elk producttype

Alle belangrijke acties, goedkeuringen en documentversies moeten van een tijdstempel worden voorzien en gemakkelijk kunnen worden geëxporteerd voor inspecties door regelgevende instanties of externe auditors. Deze audit trail mogelijkheid is niet optioneel. Toezichthouders verwachten bewijs te zien van hoe beslissingen zijn genomen, wie ze heeft genomen en welke informatie op dat moment beschikbaar was.

Door portefeuillebeheer en marketingautomatisering te integreren met CRM verminder je het risico dat niet-goedgekeurde producten of communicatie naar de verkeerde jurisdictie worden gestuurd. Wanneer je compliancefunctie alle interacties met klanten in één systeem kan bekijken, wordt het veel eenvoudiger om de naleving van grensoverschrijdende marketingregels en productdistributiebeperkingen te garanderen.

Stap 5: Teams opleiden en een grensoverschrijdende compliancecultuur verankeren

Zelfs het beste kader en de beste technologie zullen falen als werknemers in verschillende landen hun verplichtingen en de culturele verwachtingen die bepalen hoe die verplichtingen moeten worden nagekomen, niet begrijpen. Om een compliancecultuur op te bouwen, moet er voortdurend geïnvesteerd worden in de opleiding van werknemers en moet er duidelijk gecommuniceerd worden over waarom compliance belangrijk is.

Functiespecifieke trainingsprogramma's moeten gericht zijn op de verschillende compliancerisico's waarmee verschillende functies te maken hebben:

Rol	Focus op training
Relatiebeheerders	AML rode vlaggen, geschiktheidsvereisten, documentatiestandaarden
Portfoliomanagers	Beleggingsbeperkingen, belangenverstrengeling, optimale uitvoering
Operatiemedewerkers	Gegevensverwerking, bewaren van gegevens, controle op transactieverwerking
Leidinggevenden	Regelgevingsstrategie, aansprakelijkheid, toon van de top

Concrete timingverwachtingen zijn onder andere inductietrainingen voor alle nieuwe medewerkers over fundamentele complianceverplichtingen, jaarlijkse opfriscursussen met regelgevingsupdates van het voorgaande jaar en gerichte sessies wanneer nieuwe producten worden gelanceerd of nieuwe markten worden betreden. Als je instelling mensen in het buitenland aanwerft, moet compliance training vanaf de eerste dag deel uitmaken van het inwerkproces.

De aanwezigheids- en voltooiingsgegevens van de training moeten worden bijgehouden in het CRM- of HR-systeem. Als toezichthouders vragen of je personeel op de hoogte is van hun verplichtingen, moet je niet alleen aantonen dat er training is aangeboden, maar ook dat deze is gevolgd, begrepen en regelmatig wordt herhaald.

Voor het aanmoedigen van een cultuur waarin men zijn mond open doet, is meer nodig dan beleidsverklaringen. Vertrouwelijke kanalen voor het uiten van zorgen, duidelijke klokkenluidersbescherming die voldoet aan normen zoals de klokkenluidersrichtlijn van de Europese Unie en zichtbare steun van senior leiders wanneer problemen worden aangekaart, dragen allemaal bij aan een omgeving waarin problemen in een vroeg stadium worden geïdentificeerd in plaats van verborgen te blijven totdat ze uitgroeien tot een crisis.

Verantwoord gebruik van communicatie en marketing

Internationale normen zijn van toepassing op marketing en communicatie met klanten, met een bijzondere intensiteit voor vermogensbeheer en beleggingsdiensten. Misleidende promoties, ongepaste productaanbevelingen of communicatie waarin de vereiste informatie ontbreekt, kunnen leiden tot regelgevende maatregelen en reputatieschade.

Voorafgaande goedkeuringsworkflows binnen InvestGlass zorgen ervoor dat alleen conforme, rechtsgebiedrelevante inhoud naar klanten wordt verzonden. Marketingmateriaal voor klanten in de Europese Unie kan automatisch de vereiste MiFID II informatie bevatten. Communicatie voor klanten uit het Midden-Oosten kan lokale waarschuwingen bevatten. Aziatische klanten kunnen materiaal ontvangen dat voldoet aan de MAS of SFC vereisten. Dit gebeurt allemaal binnen één systeem, waardoor het risico op fouten bij het beheren van meerdere losgekoppelde processen afneemt.

Specifieke normen om aan te pakken zijn onder andere:

• MiFID II productbeheer en openbaarmakingsvereisten
• Risicowaarschuwingen die overeenkomen met de kenmerken van elk product
• Prestatie-informatie die voldoet aan de wettelijke normen voor een getrouwe weergave
• Duidelijke identificatie van de gereguleerde entiteit die verantwoordelijk is voor de communicatie

Dossiers van alle communicatie moeten worden bewaard gedurende de periode die wordt vereist door regelgevers in elk rechtsgebied en moeten gemakkelijk kunnen worden doorzocht voor audits of onderzoeken. Deze bewaarplicht geldt voor e-mail, portaalberichten, marketingmateriaal en elke andere vorm van communicatie met klanten.

Stap 6: Bewaken, controleren en continu verbeteren

Compliance is een voortdurende cyclus van compliancebewaking, testen en voortdurende verbetering in plaats van een eenmalig project dat wordt voltooid en vervolgens vergeten. De regelgeving verandert voortdurend: er komen nieuwe regels, bestaande regels worden opnieuw geïnterpreteerd en de prioriteiten op het gebied van handhaving verschuiven op basis van marktgebeurtenissen en politieke ontwikkelingen.

Dagelijkse en wekelijkse controleactiviteiten omvatten transactiebewaking om ongebruikelijke patronen te detecteren, sanctiescreeningupdates om nieuwe aanwijzingen op te nemen en controles van rekeningen met een hoog risico die door het systeem zijn gemarkeerd. Deze activiteiten moeten worden gedocumenteerd met duidelijke eigen verantwoordelijkheid en escalatieprocedures voor kwesties die moeten worden onderzocht.

Formele interne audits toetsen de effectiviteit van controles aan standaarden zoals ISO 37301 en verwachtingen van regelgevende instanties zoals FINMA, FCA of MAS. Deze periodieke audits moeten alle aspecten van uw internationale regelgevingsprogramma bestrijken, van beleidsdocumentatie tot implementatie in de praktijk. Bevindingen moeten worden gerapporteerd aan het senior management en worden gevolgd tot ze zijn opgelost.

Metrics en dashboards in een CRM- en portfoliomanagementplatform geven het management real-time inzicht in:

• Uitstaande KYC-beoordelingen en hun leeftijd
• Controleovertredingen en hun oplossingsstatus
• Klachten van klanten en hun onderliggende oorzaken
• Saneringstaken en hun voortgang

Deze zichtbaarheid maakt proactief beheer van compliancerisico's mogelijk in plaats van reactief crisisbeheer wanneer problemen escaleren.

Bevindingen uit audits en incidenten moeten worden verwerkt in bijgewerkte risicobeoordelingen, beleidsherzieningen en opleidingsplannen voor medewerkers. Dit creëert een gedocumenteerde continue verbeteringslus die de toezichthouders laat zien dat uw instelling er alles aan doet om te leren van ervaringen en de controles in de loop van de tijd te versterken.

Veranderingen in regelgeving voorblijven

Het volgen van veranderingen in regelgeving in verschillende regio's vereist systematische processen in plaats van ad-hoc aandacht. Abonneer u op nieuwsbrieven van regelgevende instanties in elk rechtsgebied waar u actief bent. Maak gebruik van juridische updateservices die wijzigingen bij meerdere regelgevende instanties consolideren. Sluit u aan bij brancheverenigingen die u vroegtijdig waarschuwen voor aanstaande wijzigingen in de regelgeving en mogelijkheden bieden om deel te nemen aan overleg.

Concrete voorbeelden van veranderingen om in de gaten te houden zijn onder andere:

• Het komende AML-pakket van de Europese Unie met de nieuwe autoriteit voor de bestrijding van witwaspraktijken
• Ontwikkelingen in de regulering van digitale activa in Zwitserland onder FINMA en in Singapore onder MAS
• Evoluerende ESG-regels onder de EU CSRD die van invloed zijn op bedrijven met Europese activiteiten
• Wijzigingen in de arbeidswetgeving in rechtsgebieden waar u werknemers hebt

Bedrijven kunnen waarschuwingen en tags configureren in InvestGlass om cliënten en portefeuilles te volgen die beïnvloed worden door nieuwe regels en om projecttaken te plannen voor vereiste updates. Wanneer een wijziging in de regelgeving van invloed is op cliënten met specifieke kenmerken, kan het systeem deze cliënten automatisch identificeren en workflowtaken aanmaken voor de noodzakelijke beoordelingen of communicatie.

Door informatie over regelgeving te behandelen als een normaal onderdeel van productontwikkeling en strategie in plaats van als een bijkomstigheid, verandert compliance van een kostenpost in een bron van concurrentievoordeel. Instellingen die begrijpen welke kant de regelgeving opgaat, kunnen producten en diensten ontwerpen die blijven voldoen aan de veranderende regels, waardoor kostbare aanpassingen worden voorkomen die voortkomen uit aannames die later onjuist blijken te zijn.

Hoe InvestGlass u helpt te voldoen aan internationale compliancestandaarden

InvestGlass is een Zwitsers soeverein CRM- en automatiseringsplatform dat is ontworpen voor banken, vermogensbeheerders, verzekeraars, vastgoedfirma's en entiteiten in de publieke sector die moeten voldoen aan wereldwijde compliance-normen en tegelijkertijd de controle over hun gegevens moeten behouden. Het platform brengt alles samen wat gereguleerde bedrijven nodig hebben om legaal te werken in meerdere rechtsgebieden, zonder de complexiteit van het integreren van tientallen afzonderlijke systemen.

Het platform combineert digitale onboarding, KYC, portefeuillebeheer, marketingautomatisering, AI-tools en een klantenportaal om workflows voor naleving van regelgeving te ondersteunen vanaf het eerste klantcontact tot en met het doorlopende relatiebeheer. Deze integratie betekent dat compliance is ingebouwd in elke klantinteractie in plaats van toegevoegd als een latere toevoeging.

Hostingopties in Zwitserland of op locatie bieden een oplossing voor grensoverschrijdende gegevensoverdracht, cloudrisicobeoordelingen en datalokalisatieverwachtingen van toezichthouders en institutionele klanten. Voor bedrijven die zich afvragen hoe ze aan internationale compliance-normen kunnen voldoen en tegelijkertijd de vertrouwelijkheid van hun klanten kunnen beschermen, biedt Zwitserse hosting een eenvoudig antwoord dat zowel interne als externe belanghebbenden tevreden stelt.

De belangrijkste kenmerken zijn:

• Configureerbare onboarding-trajecten die zich aanpassen op basis van jurisdictie, type klant en productselectie
• Ingebouwde risicoscoring die klantrisiconiveaus berekent op basis van uw beleidsregels
• Documentbeheer met volledige audit trails die laten zien wie elk document heeft geopend, gewijzigd of goedgekeurd
• Geautomatiseerde herinneringen voor periodieke controles, documenten die verlopen en wettelijke deadlines
• Marketingautomatisering met workflows voor voorafgaande goedkeuring en inhoudscontroles op basis van jurisdictie
• Tools voor portefeuillebeheer geïntegreerd met toezicht op naleving

Een middelgrote private bank heeft InvestGlass onlangs gebruikt om uit te breiden naar de Europese Unie en het Midden-Oosten, terwijl het hoofdkantoor in Zwitserland blijft. Door hun onboarding- en monitoringcontroles te standaardiseren in één platform met Zwitserse hosting, bereikten ze sneller goedkeuring van regelgevende instanties in nieuwe markten dan concurrenten die gefragmenteerde systemen gebruikten. Hun compliance team kreeg inzicht in alle jurisdicties via één enkel dashboard, waardoor ze de compliance efficiënt konden waarborgen zonder hun personeelsbestand evenredig met hun wereldwijde expansie uit te breiden.

Veelgestelde vragen

Aan welke internationale standaarden moet een middelgrote bank prioriteit geven?

De meeste banken zouden moeten beginnen met de FATF-aanbevelingen voor AML en sancties, het Bazelraamwerk voor risico en kapitaal, GDPR en Zwitserse FADP voor gegevensprivacy, MiFID II of gelijkwaardige gedragsregels waar relevant, en CRS en FATCA voor grensoverschrijdende belastingrapportage. Dit zijn de belangrijkste regelgevende vereisten die de ernstigste gevolgen hebben bij niet-naleving en die door regelgevers het nauwkeurigst worden onderzocht.

Als deze fundamenten eenmaal zijn gelegd, kunnen bedrijven hun dekking uitbreiden naar ESG-standaarden zoals TCFD en EU CSRD, ISO 27001 voor informatiebeveiligingsbeheer en ISO 37301 voor benaderingen van kwaliteitsbeheersystemen voor naleving. Deze aanvullende standaarden zijn misschien niet allemaal wettelijk verplicht, maar helpen wel om volwassenheid aan te tonen aan geavanceerde klanten en tegenpartijen.

Hoe vaak moeten we ons internationale complianceprogramma herzien?

Een volledige herziening moet normaal gesproken ten minste eenmaal per jaar plaatsvinden, met gerichte updates wanneer er belangrijke wijzigingen zijn in de regelgeving, nieuwe producten of nieuwe landen worden betreden. Bij deze jaarlijkse evaluatie moeten beleid, procedures, controles, technologie en training worden onderzocht om te bevestigen dat ze nog steeds voldoen aan de huidige verwachtingen op het gebied van regelgeving.

Gebieden met een hoog risico zoals transactiemonitoring, sanctiescreening en controles op gegevensbescherming moeten vaker worden getest. Kwartaaltests voor deze kritieke controles zijn gebruikelijk, waarbij de resultaten worden gedocumenteerd in een centraal systeem zoals InvestGlass. De compliancefunctie van het bedrijf moet statistieken hebben die de voltooiing van de tests en de oplossing van problemen bijhouden.

Kunnen kleinere bedrijven aan de internationale normen voldoen zonder een groot compliance team?

Kleinere bedrijven kunnen absoluut aan de wereldwijde normen voldoen door zich te richten op een duidelijk risicogebaseerd beleid, waar nodig gespecialiseerd juridisch advies uit te besteden en te vertrouwen op automatisering voor terugkerende taken zoals onboarding, screening en herinneringen voor periodieke beoordelingen. Het belangrijkste is om prioriteit te geven aan controles met een grote impact en technologie te gebruiken om de effectiviteit van een slank team te vergroten.

Het gebruik van een platform dat CRM, KYC en portefeuilletools combineert, vermindert de behoefte aan meerdere systemen en helpt een klein compliance team controle te houden over verplichtingen in verschillende rechtsgebieden. InvestGlass is ontworpen met deze efficiëntie in het achterhoofd, zodat bedrijven wereldwijd kunnen uitbreiden zonder een evenredige toename van het aantal compliance medewerkers.

Hoe helpt Zwitserse datasoevereiniteit bij internationale compliance?

Het hosten van gegevens in Zwitserland biedt strikte privacybescherming onder de Zwitserse wet en profiteert van de wetten van het land die de toegang van de overheid tot financiële informatie beperken. Deze politieke stabiliteit en wettelijke bescherming is aantrekkelijk voor toezichthouders en klanten die zich zorgen maken over grensoverschrijdende toegang tot hun gegevens via mechanismen zoals de Amerikaanse CLOUD Act of soortgelijke instanties in andere rechtsgebieden.

Door gegevens in Zwitserse of on premise omgevingen te bewaren, kunnen bedrijven discussies met regelgevende instanties in de Europese Unie, het Midden-Oosten of Azië over cloudgebruik, uitbesteding en risico's van gegevensoverdracht vaak vereenvoudigen. In plaats van complexe standaard contractuele clausules of adequaatheidsbesluiten, biedt Zwitserse hosting een eenvoudig antwoord dat tegemoet komt aan de meeste vragen van regelgevende instanties over gegevensbescherming.

Wat moeten we voorbereiden voordat we een systeem als InvestGlass implementeren?

Maak voor de implementatie een duidelijke lijst van wettelijke verplichtingen per land, bestaande beleidsregels die uw compliance-aanpak definiëren, klanttypes die u bedient en producten die u aanbiedt. Deze documentatie helpt ervoor te zorgen dat de configuratie van het platform nauwkeurig uw regelgevingsrealiteit weerspiegelt in plaats van algemene aannames.

Het op papier in kaart brengen van de huidige onboarding-, KYC- en beoordelingsprocessen voordat u met de implementatie begint, helpt bij het correct configureren van workflows, velden en goedkeuringen. Inzicht in uw bestaande hiaten en pijnpunten zorgt ervoor dat InvestGlass uw meest urgente compliance-uitdagingen vanaf de eerste dag aanpakt in plaats van dat u na de lancering een uitgebreide herconfiguratie moet uitvoeren.

---

Voldoen aan internationale compliancestandaarden vereist betrokkenheid, structuur en de juiste technologie. Met een duidelijk overzicht van de regelgeving, een grondige analyse van de hiaten, een robuust raamwerk en automatisering die handmatige inspanningen vermindert, kan uw instelling compliance veranderen van een last in een concurrentievoordeel. InvestGlass biedt de soevereine CRM basis die deze transformatie praktisch maakt voor financiële instellingen van elke omvang.

Klaar om uw weg naar wereldwijde naleving van regelgeving te vereenvoudigen? Neem contact op met InvestGlass om te zien hoe Zwitserse gegevenssoevereiniteit en intelligente automatisering uw traject naar compliance kunnen ondersteunen.