Come soddisfare gli standard di conformità internazionali?

La compliance internazionale ora comprende la privacy dei dati, la lotta al riciclaggio di denaro, il diritto del lavoro, l'ESG e la fiscalità, e richiede che le istituzioni finanziarie la trattino come una funzione strategica piuttosto che come un semplice esercizio amministrativo.

Gli standard globali come il GDPR, le raccomandazioni del GAFI, il quadro di Basilea e le norme ISO stabiliscono la linea di base, ma ogni regolatore locale aggiunge regole specifiche che non possono essere ignorate quando la vostra organizzazione opera a livello transfrontaliero.

La creazione di un quadro strutturato che si basa sulla valutazione del rischio, sulle politiche, sulla tecnologia e sul monitoraggio continuo è il modo più rapido per soddisfare e mantenere gli standard di conformità internazionali in un ambiente normativo in continua evoluzione.

La sovranità dei dati in Svizzera e l'hosting on premise o cloud svizzero possono aiutare le imprese regolamentate a risolvere i problemi di trasferimento transfrontaliero dei dati quando utilizzano piattaforme come InvestGlass.

L'automazione dell'onboarding, del KYC e del monitoraggio con un CRM sovrano riduce gli errori manuali, velocizza le revisioni e facilita notevolmente il superamento degli audit periodici e delle ispezioni delle autorità di vigilanza.

Cosa significa oggi la conformità internazionale

Entro il 2026, la compliance internazionale riguarderà i crimini finanziari, le normative sulla privacy dei dati e la protezione dei consumatori, ESG e di rendicontazione fiscale in tutti i Paesi in cui un'azienda che punta all'espansione globale sceglie di operare. Per qualsiasi istituto finanziario con una presenza globale, capire come soddisfare gli standard di conformità internazionali non è più un optional. È la base per una crescita sostenibile, per la fiducia dei clienti e per l'accesso al mercato in un'economia globale interconnessa.

Non esiste un'unica autorità di regolamentazione globale che sovrintenda a tutte le norme di conformità. Al contrario, i quadri normativi del GAFI, del Comitato di Basilea, della IOSCO, dell'Organizzazione Internazionale del Lavoro e degli organismi di standardizzazione come l'ISO definiscono le norme nazionali. Queste organizzazioni creano le regole di base che i singoli Paesi interpretano e applicano attraverso i propri organismi di regolamentazione. Questo sistema stratificato significa che una multinazionale deve navigare sia tra le normative internazionali sia tra i requisiti legali specifici di ogni giurisdizione in cui ha clienti, operazioni o dati.

Le principali categorie di standard internazionali comprendono:

Categoria	Esempi
Antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo	Raccomandazioni del GAFI, Direttive antiriciclaggio dell'UE, LRD della Svizzera
Protezione dei dati e privacy	GDPR, FADP svizzera, PDPA di Singapore
Imposte e rendicontazione transfrontaliera	CRS, FATCA, quadri dell'OCSE
Lavoro e occupazione	Convenzioni dell'OIL, leggi internazionali sul lavoro, codici del lavoro locali.
Regolamenti ESG e ambientali	CSRD UE, TCFD, mandati di sostenibilità locali

Esempi concreti illustrano la diversità di questo ambiente normativo. Il GDPR nell'Unione Europea stabilisce regole severe per la privacy dei dati e richiede la notifica delle violazioni entro 72 ore. Le circolari della FINMA regolano le istituzioni finanziarie svizzere con aspettative dettagliate sulla gestione del rischio e sulla condotta. Le norme MAS di Singapore si concentrano sul rischio tecnologico e sull'outsourcing per le banche. Le aspettative della SEC e della CFTC negli Stati Uniti aggiungono un ulteriore livello per le imprese che servono clienti americani o che accedono ai mercati dei capitali statunitensi.

Fase 1: mappare l'impronta normativa in tutte le giurisdizioni

Il primo passo pratico per soddisfare gli standard di conformità internazionali è conoscere esattamente le leggi e i regolamenti applicabili a ciascuna linea di business e a ciascun cliente. Senza questa chiarezza, anche il programma di conformità più sofisticato presenta delle lacune che espongono l'istituto a rischi legali e potenziali sanzioni.

La creazione di un inventario normativo richiede l'elencazione di tutti i Paesi in cui i clienti sono imbarcati, i portafogli sono gestiti o i dati sensibili sono conservati. A partire dal 2026, questo esercizio di mappatura dovrà considerare anche dove marketing attività raggiungono i potenziali clienti, dove lavorano i dipendenti (anche in remoto) e dove i fornitori di servizi terzi elaborano i dati per vostro conto. Ognuno di questi punti di contatto può creare una stabile organizzazione o far scattare i requisiti di registrazione presso gli enti normativi.

Durante la mappatura dell'impronta, verificare la presenza di framework specifici, tra cui:

• Raccomandazioni del GAFI per gli obblighi in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo
• Basilea III per i requisiti di capitale, liquidità e gestione del rischio
• CRS e FATCA per la rendicontazione fiscale transfrontaliera
• Leggi locali sull'antiriciclaggio e ordinanze bancarie in ciascun mercato target
• Regolamenti FDA se si tratta di prodotti finanziari legati alla salute
• Regolamenti ambientali per gli investimenti ESG

Una volta ottenuto questo inventario, classificate gli obblighi in requisiti legali obbligatori e standard di best practice. I requisiti obbligatori comprendono licenze, registrazioni e meccanismi di reporting specifici che comportano sanzioni in caso di mancata conformità. Gli standard di best practice, come l'ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni o l'ISO 37301 per i sistemi di gestione della conformità, possono non essere obbligatori per legge, ma dimostrano la maturità della conformità e possono contribuire a soddisfare le aspettative di due diligence dei clienti istituzionali e degli stakeholder esterni.

L'utilizzo di un CRM come InvestGlass offre un unico luogo in cui etichettare ogni cliente e conto con la giurisdizione e il regime pertinenti. Questa etichettatura diventa la base per automatizzare i flussi di lavoro, attivare i controlli di conformità appropriati e generare una reportistica accurata per le autorità di regolamentazione in più Paesi.

Fase 2: condurre un'analisi dei divari di conformità a livello globale

Un'analisi delle lacune mette a confronto le politiche, i controlli e la tecnologia attuali con i requisiti normativi di ciascuna giurisdizione identificata nella fase 1. Questo esercizio rivela dove la vostra funzione di conformità soddisfa già gli standard di conformità globale e dove è necessario intervenire con urgenza per colmare le carenze prima che diventino violazioni.

Esempi concreti rendono tangibile questa analisi. Verificate se le vostre attuali procedure KYC soddisfano le indicazioni del GAFI del 2024 sulla trasparenza della proprietà effettiva. Verificate se le regole di conservazione dei dati soddisfano sia i requisiti del GDPR per la limitazione della durata di conservazione, sia gli aggiornamenti della FADP svizzera entrati in vigore nel 2023. Esaminate se il vostro processo di valutazione dell'idoneità comprende le informazioni necessarie ai sensi della MiFID II o di regole di condotta equivalenti nei vostri mercati di riferimento.

Strutturare l'analisi delle lacune per area di conformità:

AML e KYC

• Procedure di identificazione e verifica dei clienti
• Documentazione sulla proprietà beneficiaria
• Screening delle sanzioni e monitoraggio continuo
• Meccanismi di segnalazione di attività sospette

Privacy dei dati

• Meccanismi di consenso e documentazione sulla base della legge
• Procedure per i diritti degli interessati
• Salvaguardia dei trasferimenti transfrontalieri
• Protocolli di notifica delle violazioni

Idoneità e appropriatezza

• Questionari di profilazione del cliente
• Quadri di governance del prodotto
• Documentazione dei consigli e delle raccomandazioni

Obblighi di rendicontazione

• Scadenze e formati dei documenti normativi
• Requisiti per la segnalazione delle transazioni
• Obblighi di informazione periodica

Valutare ogni lacuna in base all'impatto e alla probabilità. I problemi ad alto rischio, come la mancanza di uno screening delle sanzioni o l'assenza di salvaguardie per la protezione dei dati, devono essere considerati prioritari rispetto a modifiche della documentazione di minore impatto, come l'aggiornamento del linguaggio dei modelli. Questo approccio basato sul rischio assicura che i vostri sforzi di conformità si concentrino prima sulle conseguenze più gravi.

I risultati dell'analisi delle lacune dovrebbero essere raccolti in un sistema centrale o in un modulo di compliance. InvestGlass può ospitare i registri dei rischi e le attività di rimedio su server svizzeri per gli istituti che necessitano di sovranità dei dati, assicurando che anche il vostro processo di gestione della conformità soddisfi gli stessi standard elevati che applicate ai dati dei clienti.

Fase 3: Creare un solido quadro di conformità internazionale

Un quadro di conformità è un insieme documentato di politiche, procedure operative standard e controlli che si allineano agli standard globali ISO, GAFI, Basilea e alle autorità di regolamentazione locali. Questo quadro strutturato trasforma le pratiche di conformità ad hoc in un approccio sistematico che può essere scalato con la crescita dell'istituto e l'ingresso in nuovi mercati.

Le aree politiche specifiche da affrontare includono:

Area di intervento	Componenti chiave
Antiriciclaggio e lotta al finanziamento del terrorismo	Due diligence del cliente, due diligence rafforzata, monitoraggio delle transazioni, reporting
Sanzioni	Procedure di screening, protocolli di escalation, conservazione dei dati.
Anti-corruzione	Limiti per omaggi e intrattenimenti, due diligence di terzi, formazione
Protezione dei dati	Limiti di raccolta, piani di conservazione, controlli di accesso, risposta alle violazioni.
Conflitti di interesse	Requisiti di divulgazione, procedure di gestione, attività riservate
Idoneità e governance del prodotto	Definizione del mercato target, controlli sulla distribuzione, revisione continua
Outsourcing e rischio dei fornitori	Requisiti di due diligence, standard contrattuali, procedure di supervisione

L'allineamento delle politiche di contrasto al crimine finanziario alle raccomandazioni del GAFI richiede l'incorporazione di un punteggio di rischio del cliente, un monitoraggio continuo basato sul livello di rischio e chiari percorsi di escalation per le attività sospette. Le direttive antiriciclaggio dell'UE aggiungono requisiti specifici sulle persone politicamente esposte e sui Paesi terzi ad alto rischio. Le norme locali, come la legge svizzera contro il riciclaggio di denaro, possono imporre obblighi aggiuntivi che vanno oltre gli standard di base internazionali.

Gli standard minimi a livello di gruppo stabiliscono aspettative coerenti in tutte le sedi, pur consentendo requisiti locali più severi laddove necessario. Ad esempio, il vostro standard globale potrebbe richiedere una maggiore due diligence per tutte le persone politicamente esposte, mentre le vostre attività nell'Unione Europea aggiungono requisiti di documentazione specifici imposti dalle direttive UE e le vostre filiali nella regione del Golfo incorporano le aspettative normative locali sulla proprietà effettiva.

Una piattaforma come InvestGlass può incorporare questo quadro direttamente nei flussi di lavoro quotidiani. Le regole della politica diventano percorsi di approvazione che non possono essere aggirati. I campi obbligatori garantiscono la raccolta delle informazioni necessarie prima che i conti possano procedere. I promemoria automatici mantengono le revisioni periodiche in orario. Questa integrazione trasforma il vostro programma di compliance da un documento che sta su uno scaffale a un controllo attivo che guida ogni interazione con il cliente.

Definizione dei ruoli e della governance

La progettazione organizzativa è fondamentale per soddisfare gli standard internazionali di compliance. Ciò significa nominare un Chief Compliance Officer di gruppo con autorità e linee di reporting chiare al consiglio di amministrazione o al comitato rischi. I responsabili locali della compliance in ogni giurisdizione assicurano che le norme specifiche del Paese ricevano un'attenzione adeguata e che gli enti normativi locali abbiano un punto di contatto designato.

Regolatori come la FINMA, la Banca Centrale Europea e la PRA si aspettano funzioni di compliance e di rischio indipendenti con mandati documentati. Queste funzioni devono disporre di risorse sufficienti, accesso alle informazioni e autorità per contestare le decisioni aziendali che creano rischi di compliance inaccettabili. L'impegno dell'organizzazione nei confronti della compliance deve essere visibile dal consiglio di amministrazione fino a tutti i livelli dell'istituto.

Una carta di conformità deve stabilire le responsabilità per:

• Monitorare le modifiche normative e valutarne l'impatto
• Fornire consulenza alle unità aziendali su questioni di conformità
• Sviluppo e realizzazione di programmi di formazione
• Riferire all'alta direzione e al consiglio di amministrazione sullo stato di conformità.
• Gestione dei rapporti con le autorità di regolamentazione

Rivedere questa carta almeno annualmente per garantire che rifletta le attuali aspettative normative e la struttura organizzativa.

La segregazione dei compiti è altrettanto importante. I relationship manager del front office che utilizzano il CRM per servire i clienti dovrebbero essere separati dai team di compliance di seconda linea che definiscono le regole, eseguono la sorveglianza e rivedono le transazioni segnalate all'interno dello stesso sistema. Questa separazione garantisce che i controlli di conformità operino indipendentemente dalle pressioni commerciali.

Fase 4: Sfruttare la tecnologia e la sovranità dei dati per essere sempre conformi

I processi manuali da soli non sono più in grado di gestire il volume e la complessità degli standard internazionali. L'inasprimento normativo degli anni 2020 in materia di antiriciclaggio, sanzioni e privacy dei dati ha reso il software di gestione della conformità essenziale per qualsiasi istituto che operi in più giurisdizioni. Il tentativo di soddisfare la conformità normativa globale attraverso fogli di calcolo e catene di e-mail crea rischi finanziari e vulnerabilità operative inaccettabili.

Una piattaforma CRM sovrana come InvestGlass automatizza onboarding digitale, La raccolta KYC, le revisioni periodiche e la gestione dei documenti con audit trail che soddisfano le aspettative delle autorità di regolamentazione. Ogni azione viene marcata temporalmente, ogni versione del documento viene conservata e ogni approvazione viene registrata. In questo modo si crea la base di prove necessarie per dimostrare la conformità durante le ispezioni e gli audit interni periodici.

La sovranità dei dati in Svizzera offre notevoli vantaggi alle imprese regolamentate. L'hosting dei dati dei clienti in Svizzera o on premise significa che il vostro istituto beneficia di una rigorosa protezione della privacy ai sensi della legge svizzera e di una stabilità politica riconosciuta a livello globale. Per le banche, i gestori patrimoniali e gli assicuratori che hanno a che fare con le norme sul trasferimento transfrontaliero dei dati e sulla localizzazione nell'Unione Europea, in Medio Oriente e in Asia, questo approccio di hosting semplifica le complesse normative sull'uso del cloud e sull'outsourcing.

Esempi concreti di automazione sono

• Screening automatico dei nuovi clienti rispetto agli elenchi di sanzioni correnti con aggiornamenti quotidiani
• Punteggio del rischio basato su regole che regolano i livelli di rischio dei clienti in base a più fattori
• Avvisi per documenti di identificazione in scadenza o per la mancanza di una fonte di prova del patrimonio
• Assegnazione automatica dei compiti quando le revisioni periodiche sono in scadenza
• Flusso di lavoro che si attiva quando le modifiche normative interessano specifici segmenti di clienti

Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale possono aiutare a monitorare le transazioni e a verificare l'idoneità, identificando modelli che potrebbero indicare riciclaggio di denaro o raccomandazioni inadeguate. Tuttavia, le spiegazioni e la supervisione umana rimangono essenziali. Le autorità di regolamentazione si aspettano che le decisioni che riguardano i clienti siano prese da persone, con la tecnologia che funge da strumento di supporto piuttosto che da decisore autonomo.

Standardizzazione dei flussi di lavoro transfrontalieri

La standardizzazione dei flussi di lavoro globali, pur consentendo varianti locali per ciascun ente regolatore, richiede modelli configurabili che si adattino alle caratteristiche del cliente e della transazione. Questo equilibrio garantisce la coerenza degli standard del sistema di gestione della qualità nel rispetto delle norme specifiche di ciascuna giurisdizione.

Esempi di standardizzazione del flusso di lavoro sono

• Un flusso di onboarding digitale centrale che si dirama in base alla residenza del cliente, con i clienti dell'Unione Europea che vedono le richieste di consenso GDPR, i clienti svizzeri che vedono le informative FADP e i clienti di Singapore che vedono gli avvisi richiesti dalla MAS.
• Percorsi di due diligence potenziati che si attivano automaticamente per le persone politicamente esposte o per i clienti provenienti da Paesi ad alto rischio
• Valutazioni di idoneità del prodotto che si adattano al regime normativo che regola ogni tipo di prodotto.

Tutte le azioni chiave, le approvazioni e le versioni dei documenti devono essere marcate temporalmente e facilmente esportabili per le ispezioni delle autorità di regolamentazione o dei revisori esterni. Questa funzionalità di audit trail non è facoltativa. Le autorità di regolamentazione si aspettano di vedere le prove di come sono state prese le decisioni, chi le ha prese e quali informazioni erano disponibili in quel momento.

L'integrazione della gestione del portafoglio e dell'automazione del marketing con il CRM riduce il rischio che prodotti o comunicazioni non approvati vengano inviati alla giurisdizione sbagliata. Quando la funzione di compliance può vedere tutte le interazioni con i clienti in un unico sistema, diventa molto più facile garantire la conformità alle regole di marketing transfrontaliero e alle restrizioni sulla distribuzione dei prodotti.

Fase 5: formare i team e radicare la cultura della conformità transfrontaliera

Anche la migliore struttura e tecnologia fallirà se i dipendenti dei diversi Paesi non comprendono i loro obblighi e le aspettative culturali che determinano le modalità di adempimento di tali obblighi. La costruzione di una cultura della compliance richiede un investimento costante nella formazione dei dipendenti e una comunicazione chiara sui motivi per cui la compliance è importante.

I programmi di formazione specifici per ruolo devono affrontare i diversi rischi di compliance che le varie funzioni devono affrontare:

Ruolo	Focus sulla formazione
Gestori di relazioni	bandiere rosse antiriciclaggio, requisiti di idoneità, standard di documentazione
Gestori di portafoglio	Restrizioni all'investimento, conflitti di interesse, esecuzione alle condizioni migliori
Personale operativo	Gestione dei dati, conservazione dei record, controlli sull'elaborazione delle transazioni
Dirigenti	Strategia normativa, responsabilità, tono dall'alto

Le tempistiche concrete prevedono una formazione introduttiva per tutti i nuovi assunti che copra gli obblighi fondamentali di compliance, aggiornamenti annuali che incorporino gli aggiornamenti normativi dell'anno precedente e sessioni mirate in occasione del lancio di nuovi prodotti o dell'ingresso in nuovi mercati. Se il vostro istituto assume all'estero, la formazione sulla compliance dovrebbe far parte del processo di onboarding fin dal primo giorno.

Le registrazioni delle presenze e del completamento della formazione devono essere tracciate nel CRM o nel sistema HR. Quando le autorità di vigilanza chiederanno se il vostro personale è consapevole dei propri obblighi, dovrete dimostrare non solo che la formazione è stata offerta, ma anche che è stata completata, compresa e aggiornata regolarmente.

Per incoraggiare una cultura della parola non bastano le dichiarazioni politiche. Canali confidenziali per la segnalazione di problemi, chiare tutele per le denunce di irregolarità conformi a standard come la direttiva dell'Unione Europea sulle denunce di irregolarità e un sostegno visibile da parte dei dirigenti quando vengono sollevate questioni contribuiscono a creare un ambiente in cui i problemi vengono identificati tempestivamente piuttosto che nascosti fino a quando non diventano crisi.

Utilizzare la comunicazione e il marketing in modo responsabile

Gli standard internazionali si applicano al marketing e alle comunicazioni con i clienti, con particolare intensità per i servizi di gestione patrimoniale e di investimento. Le promozioni ingannevoli, le raccomandazioni di prodotti inappropriati o le comunicazioni che non includono le informazioni richieste possono comportare azioni normative e danni alla reputazione.

I flussi di lavoro di pre-approvazione all'interno di InvestGlass assicurano che ai clienti vengano inviati solo contenuti conformi e rilevanti per la giurisdizione. I materiali di marketing per i clienti dell'Unione Europea possono includere automaticamente le informazioni richieste dalla MiFID II. Le comunicazioni per i clienti del Medio Oriente possono includere le avvertenze normative locali. I clienti asiatici possono ricevere materiale conforme ai requisiti MAS o SFC. Tutto questo avviene all'interno di un unico sistema, riducendo il rischio di errori derivanti dalla gestione di più processi scollegati.

Gli standard specifici da affrontare includono:

• Requisiti di governance e informativa sui prodotti della MiFID II
• Avvertenze sul rischio che corrispondono alle caratteristiche di ciascun prodotto
• Informazioni sulle prestazioni che soddisfano gli standard normativi per una presentazione corretta
• Chiara identificazione del soggetto regolamentato responsabile delle comunicazioni

Le registrazioni di tutte le comunicazioni devono essere conservate per il periodo richiesto dalle autorità di regolamentazione in ogni giurisdizione e devono essere facilmente consultabili per le revisioni o le indagini. Questo requisito di conservazione si applica alle e-mail, ai messaggi sul portale, al materiale di marketing e a qualsiasi altra forma di comunicazione con i clienti.

Fase 6: monitoraggio, audit e miglioramento continuo

La compliance è un ciclo continuo di monitoraggio, verifica e miglioramento continuo della conformità, piuttosto che un progetto una tantum completato e poi dimenticato. L'ambiente normativo cambia costantemente, con l'emergere di nuove norme, la reinterpretazione di quelle esistenti e il cambiamento delle priorità di applicazione in base agli eventi di mercato e agli sviluppi politici.

Le attività di monitoraggio giornaliere e settimanali comprendono la sorveglianza delle transazioni per individuare modelli insoliti, l'aggiornamento dello screening delle sanzioni per incorporare nuove designazioni e la revisione dei conti ad alto rischio segnalati dal sistema. Queste attività devono essere documentate con una chiara responsabilità e procedure di escalation per i problemi che richiedono indagini.

Gli audit interni formali verificano l'efficacia dei controlli rispetto a standard come la ISO 37301 e alle aspettative delle autorità di regolamentazione come FINMA, FCA o MAS. Questi audit periodici dovrebbero riguardare tutti gli aspetti del vostro programma di conformità alle normative internazionali, dalla documentazione delle politiche all'attuazione in prima linea. I risultati devono essere comunicati al senior management e monitorati fino alla risoluzione.

Metriche e dashboard all'interno di una piattaforma di CRM e di gestione del portafoglio offrono al management una visibilità in tempo reale:

• Esami KYC in corso e loro età
• Violazioni dei controlli e loro stato di risoluzione
• I reclami dei clienti e le loro cause principali
• Compiti di riparazione e loro avanzamento

Questa visibilità consente una gestione proattiva dei rischi di conformità, anziché una gestione reattiva delle crisi quando i problemi si aggravano.

I risultati degli audit e degli incidenti devono confluire in valutazioni del rischio aggiornate, revisioni delle politiche e piani di formazione del personale. In questo modo si crea un ciclo di miglioramento continuo documentato che dimostra alle autorità di vigilanza l'impegno dell'istituto a imparare dall'esperienza e a rafforzare i controlli nel tempo.

Stare al passo con i cambiamenti normativi

Il monitoraggio dei cambiamenti normativi nelle varie regioni richiede processi sistematici piuttosto che un'attenzione ad hoc. Abbonatevi alle newsletter delle autorità di regolamentazione di ogni giurisdizione in cui operate. Utilizzate servizi di aggiornamento legale che consolidano i cambiamenti tra più autorità di regolamentazione. Iscrivetevi alle associazioni di settore che vi segnalano tempestivamente le modifiche normative in arrivo e vi offrono l'opportunità di partecipare alle consultazioni.

Esempi concreti di cambiamenti da monitorare sono:

• L'imminente pacchetto antiriciclaggio dell'Unione Europea con la sua nuova Autorità per la lotta al riciclaggio di denaro
• Sviluppi nella regolamentazione degli asset digitali in Svizzera sotto la FINMA e a Singapore sotto la MAS
• L'evoluzione delle norme sull'informativa ESG nell'ambito della direttiva CSRD dell'UE che interessa le imprese con attività europee
• Modifiche alle leggi sul lavoro nelle giurisdizioni in cui avete dei dipendenti

Le società possono configurare avvisi e tag in InvestGlass per tenere traccia dei clienti e dei portafogli interessati dalle nuove norme e per programmare le attività di progetto per gli aggiornamenti necessari. Quando una modifica normativa interessa clienti con caratteristiche specifiche, il sistema può identificare automaticamente tali clienti e creare attività di workflow per le revisioni o le comunicazioni necessarie.

Trattare l'intelligence normativa come una parte normale dello sviluppo del prodotto e della strategia, anziché come un ripensamento, trasforma la conformità da un centro di costo in una fonte di vantaggio competitivo. Gli istituti che capiscono dove si sta dirigendo la normativa possono progettare prodotti e servizi che rimarranno conformi all'evoluzione delle regole, evitando le costose rielaborazioni che derivano da ipotesi che poi si rivelano errate.

Come InvestGlass vi aiuta a soddisfare gli standard di conformità internazionali

InvestGlass è una piattaforma sovrana svizzera di CRM e automazione progettata per banche, gestori patrimoniali, assicurazioni, società immobiliari ed enti pubblici che devono soddisfare gli standard di conformità globali mantenendo il controllo sui propri dati. La piattaforma riunisce tutto ciò di cui le imprese regolamentate hanno bisogno per operare legalmente in più giurisdizioni senza la complessità di integrare decine di sistemi separati.

La piattaforma combina l'onboarding digitale, il KYC, la gestione del portafoglio, l'automazione del marketing, gli strumenti di intelligenza artificiale e un portale per i clienti, per supportare i flussi di lavoro relativi alla conformità normativa dal primo contatto con il cliente fino alla gestione continua della relazione. Questa integrazione fa sì che la conformità sia integrata in ogni interazione con il cliente, anziché essere aggiunta in un secondo momento.

Le opzioni di hosting in Svizzera o on premise rispondono ai problemi di trasferimento transfrontaliero dei dati, alle valutazioni dei rischi del cloud e alle aspettative di localizzazione dei dati da parte delle autorità di regolamentazione e dei clienti istituzionali. Per le aziende che si preoccupano di come soddisfare gli standard di conformità internazionali proteggendo al contempo la riservatezza dei clienti, l'hosting svizzero offre una risposta diretta che soddisfa gli stakeholder interni ed esterni.

Le caratteristiche principali includono:

• Percorsi di onboarding configurabili che si adattano in base alla giurisdizione, al tipo di cliente e alla selezione del prodotto
• Punteggio di rischio incorporato che calcola i livelli di rischio dei clienti in base alle regole della vostra polizza.
• Gestione dei documenti con tracce di audit complete che mostrano chi ha avuto accesso, modificato o approvato ogni documento.
• Promemoria automatici per revisioni periodiche, documenti in scadenza e scadenze normative.
• Automazione del marketing con flussi di lavoro pre-approvazione e controlli dei contenuti basati sulla giurisdizione
• Strumenti di gestione del portafoglio integrati con il monitoraggio della conformità

Una banca privata di medie dimensioni ha recentemente utilizzato InvestGlass per espandersi nell'Unione Europea e in Medio Oriente, pur mantenendo la sede centrale in Svizzera. Standardizzando i controlli di onboarding e monitoraggio in un'unica piattaforma con hosting svizzero, ha ottenuto l'approvazione normativa nei nuovi mercati più rapidamente rispetto ai concorrenti che utilizzavano sistemi frammentati. Il team di conformità ha ottenuto visibilità su tutte le giurisdizioni da un unico cruscotto, consentendo di garantire la conformità in modo efficiente senza aumentare l'organico in proporzione all'espansione globale.

Domande frequenti

A quali standard internazionali una banca di medie dimensioni dovrebbe dare la priorità?

La maggior parte delle banche dovrebbe iniziare con le raccomandazioni del GAFI per l'antiriciclaggio e le sanzioni, lo schema di Basilea per il rischio e il capitale, il GDPR e il FADP svizzero per la privacy dei dati, la MiFID II o regole di condotta equivalenti, se pertinenti, e il CRS e il FATCA per la rendicontazione fiscale transfrontaliera. Questi rappresentano i requisiti normativi fondamentali che comportano le conseguenze più gravi in caso di mancata conformità e che le autorità di regolamentazione esaminano con maggiore attenzione.

Una volta poste queste basi, le aziende possono estendere la copertura agli standard di divulgazione ESG come TCFD e EU CSRD, ISO 27001 per la gestione della sicurezza delle informazioni e ISO 37301 per l'approccio alla conformità del sistema di gestione della qualità. Questi standard aggiuntivi possono non essere tutti obbligatori per legge, ma aiutano a dimostrare la maturità a clienti e controparti sofisticati.

Con quale frequenza dobbiamo rivedere il nostro programma di conformità internazionale?

Di norma, una revisione completa dovrebbe avvenire almeno una volta all'anno, con aggiornamenti mirati in caso di modifiche normative sostanziali, nuovi prodotti o ingresso in nuovi Paesi. Questa revisione annuale dovrebbe esaminare le politiche, le procedure, i controlli, la tecnologia e la formazione per confermare che siano sempre allineati con le attuali aspettative normative.

Le aree ad alto rischio, come il monitoraggio delle transazioni, lo screening delle sanzioni e i controlli sulla protezione dei dati, dovrebbero essere testate più frequentemente. I test trimestrali per questi controlli critici sono una prassi comune, con risultati documentati in un sistema centrale come InvestGlass. La funzione di compliance dell'azienda dovrebbe disporre di metriche che tengano conto del completamento dei test e della risoluzione dei problemi.

Le piccole imprese possono rispettare gli standard internazionali senza un grande team di compliance?

Le aziende più piccole possono assolutamente soddisfare gli standard globali concentrandosi su politiche chiare e basate sul rischio, affidando all'esterno consulenze legali specializzate laddove necessario e affidandosi all'automazione per le attività ripetitive come l'onboarding, lo screening e i promemoria per le revisioni periodiche. La chiave è dare priorità ai controlli ad alto impatto e utilizzare la tecnologia per estendere l'efficacia di un team snello.

L'utilizzo di una piattaforma che combina CRM, KYC e strumenti di portafoglio riduce la necessità di sistemi multipli e aiuta un piccolo team di compliance a mantenere il controllo sugli obblighi in diverse giurisdizioni. InvestGlass è stato progettato tenendo conto di questa efficienza, consentendo alle aziende di espandersi a livello globale senza un aumento proporzionale del personale addetto alla compliance.

In che modo la sovranità dei dati svizzera contribuisce alla conformità internazionale?

L'hosting dei dati in Svizzera offre una rigorosa protezione della privacy ai sensi della legge svizzera e beneficia delle leggi del Paese che limitano l'accesso del governo alle informazioni finanziarie. Questa stabilità politica e protezione legale è interessante per le autorità di regolamentazione e per i clienti preoccupati dall'accesso transfrontaliero ai loro dati attraverso meccanismi come il CLOUD Act statunitense o autorità simili in altre giurisdizioni.

Mantenendo i dati in ambienti svizzeri o on premise, le aziende possono spesso semplificare le discussioni con le autorità di regolamentazione dell'Unione Europea, del Medio Oriente o dell'Asia sull'uso del cloud, sull'outsourcing e sui rischi di trasferimento dei dati. Piuttosto che navigare in complesse clausole contrattuali standard o decisioni di adeguatezza, l'hosting svizzero fornisce una risposta diretta che soddisfa la maggior parte delle richieste normative sulla protezione dei dati.

Cosa dobbiamo preparare prima di implementare un sistema come InvestGlass?

Prima dell'implementazione, preparate un elenco chiaro degli obblighi normativi per paese, delle politiche esistenti che definiscono il vostro approccio alla conformità, dei tipi di clienti che servite e dei prodotti che offrite. Questa documentazione aiuta a garantire che la configurazione della piattaforma rifletta accuratamente la vostra realtà normativa piuttosto che ipotesi generiche.

La mappatura degli attuali processi di onboarding, KYC e revisione su carta prima di iniziare l'implementazione aiuta a configurare correttamente i flussi di lavoro, i campi e le approvazioni. La comprensione delle lacune e dei punti dolenti esistenti garantisce che InvestGlass affronti le sfide di conformità più urgenti fin dal primo giorno, anziché richiedere una riconfigurazione estesa dopo il lancio.

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Il rispetto degli standard internazionali di conformità richiede impegno, struttura e la giusta tecnologia. Con una chiara mappa normativa, un'analisi approfondita delle lacune, un quadro solido e un'automazione che riduce lo sforzo manuale, il vostro istituto può trasformare la conformità da un onere a un vantaggio competitivo. InvestGlass fornisce la base del CRM sovrano che rende questa trasformazione pratica per le istituzioni finanziarie di tutte le dimensioni.

Siete pronti a semplificare il vostro percorso verso la conformità normativa globale? Contattate InvestGlass per scoprire come la sovranità dei dati svizzeri e l'automazione intelligente possono supportare il vostro percorso di conformità.