Die aktuelle Gesundheitskrise hat viele Aktivitäten in Frage gestellt und eingeschränkt und eine neue Normalität geschaffen. Der Reiseverkehr ist einer der am stärksten betroffenen Wirtschaftszweige, und die Menschen sind in ihrer Bewegungsfreiheit stark eingeschränkt. Neben der Unmöglichkeit, aufgrund geschlossener Grenzen zu reisen, haben PCR-Tests und Quarantänen das Reisen aufgrund der damit verbundenen zusätzlichen Reisekosten und des damit verbundenen Aufwands behindert.
Geschäftsreisen, die sich auf Unternehmen und Arbeitnehmer konzentrieren, sind immer seltener geworden. Da sich die Welt jedoch langsam wieder öffnet, werden auch die Geschäftsreisen wieder zunehmen. Die Geschäftsleitung verlangt von ihren Mitarbeitern und Teammitgliedern die Einreichung von Reiseanträgen, um über die Relevanz solcher Anträge zu entscheiden. Dieser Artikel wird sich auf die Erläuterung der Reiseantragsverfahren und die Effizienzsteigerung durch den Einsatz von Automatisierung Software, um den Genehmigungsprozess für Reiseanträge zu digitalisieren.
Was ist ein Reiseantrag?
A Reiseantragsformular für Geschäftsreisen ist ein Mittel zur Aufzeichnung in der Welt der Geschäfts- und Dienstreisen. Es verhindert die Verwendung von E-Mails oder Papier. Die Mitarbeiter füllen das Formular mit den Reisedetails, den Reisekosten, der Reiseroute, den Unterkunftsanforderungen und den wichtigsten Informationen zu ihrer Reise im InvestGlass-Widget “Reiseantrag” aus. Dieses Reiseantragsformular wird dann eingereicht und ein Genehmigungsverfahren wird gestartet. Die für diesen Genehmigungsprozess festgelegten Personen - “Genehmiger” - können den Reiseantrag dann annehmen oder ablehnen.
Wie man automatisiert Reisekosten?
In den meisten Unternehmen und Institutionen werden Ausgaben außerhalb von Reisen direkt über eine Spesenabrechnung abgerechnet. Hier können Sie mit dem InvestGlass-Reiseantrag diese Daten ganz einfach im selben Prozess erfassen.
Die Reisekosten sind der Kern und der Schwerpunkt der Reiseanträge. Die Kostenstelle muss in aufwändigen manuellen Prozessen den Wahrheitsgehalt der Ausgaben überprüfen. Deshalb muss der eingereichte Antrag für die anstehende Reise so detailliert wie möglich sein. Außerdem sind die Reiseanträge in der Regel mit einer Rechnungsnummer verknüpft. Mit dieser Rechnung werden der Finanzabteilung die veranschlagten Kosten genau erläutert. Wenn eine Rechnung erstellt wird, kann die Dateneingabe aufgrund von sich wiederholenden Aufgaben zu menschlichen Fehlern führen. Dennoch ist ein solches Rechnungssystem der von Mitarbeitern und Managern am häufigsten verwendete Arbeitsablauf.
Reisen sind der Schlüssel für neue Verkäufe
Wer wird den Reiseantrag genehmigen?
Sobald das Reiseantragsformular mit allen erforderlichen Informationen, einschließlich der Rechnungsnummern, eingereicht wurde, wird der Reiseantrag geprüft. Der Reiseantrag wird von den Genehmigenden geprüft. Bei den Genehmigern kann es sich um den Vorgesetzten der Person, den für die Reiserichtlinien zuständigen Mitarbeiter oder eine andere vom Unternehmen bestimmte Person handeln.
Dieses Genehmigungsverfahren kann Folgendes umfassen elektronische Unterschriften von den Genehmigenden und 2FA über mobile Geräte. Dieser Prozess ist jedoch in der Regel einfach und erfordert mindestens 1 oder 2 Genehmigende. Sobald die Genehmigung des Reiseantrags erteilt ist, wird der Person, die das Land verlässt, in der Regel eine Datenbeschränkung auferlegt.
Welche Art von CRM-Einschränkungen bietet der Reiseantrag?
Sobald die Projekt- und Reisedetails feststehen, das Startdatum festgelegt ist und die zu besuchenden Kontakte bestimmt sind, löst der Genehmigungsprozess für Reiseanträge eine automatische temporäre Datenbeschränkung für die Dauer der Reise aus. Diese Automatisierung reduziert Fehler und verhindert, dass Ihr Mitarbeiter während seines Urlaubs Zugriff auf Ihre Daten hat. Dieses System ist sehr nützlich für Privatbanken oder jedes Unternehmen, das den Zugang zu seinen Daten beschränken möchte. CRM auf Reisen.
Was würde passieren, wenn Sie kein Reiseantragssystem verwenden?
Das Fehlen eines geeigneten Arbeitsablaufs für die Digitalisierung von Reiseanträgen birgt viele und unterschiedliche Herausforderungen:
- Zeitmanagement und menschliche Fehler
- Behalten Sie den Überblick über wichtige Informationen
- Keine Kontrolle über die Reisekosten
- Risiko von Datenverlusten
- Schlechte Sichtbarkeit der Verwaltung
Die Kombination dieser Herausforderungen wirkt sich negativ auf die Effizienz und das Stressniveau Ihrer Teams aus.
Wie können Sie Ihr Unternehmen davon überzeugen, dass Automatisierung und Digitalisierung der richtige Weg sind?
In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist die Rationalisierung von Abläufen von größter Bedeutung. Der Einsatz digitaler Tools beschleunigt nicht nur die Prozesse, sondern verbessert auch die Genauigkeit, da sie sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. Ein Großteil der 72%-Branchenführer ist sogar der Meinung, dass digitale Tools die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens stärken. Für Unternehmen, die eine effiziente, kostengünstige Lösung suchen, bietet InvestGlass eine außergewöhnliche Low-Code-Workflow-Automatisierungsplattform, die auf Reiseanträge zugeschnitten ist. Die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt für einen minimalen Schulungsaufwand und ermöglicht eine schnelle Umstellung.
Bei der Planung einer Geschäftsreise gibt ein Mitarbeiter lediglich den Zweck der Reise, die Reiseroute, die voraussichtlichen Ausgaben und andere relevante Details ein. Das System leitet den Reiseantrag zur Validierung an die zuständige(n) Behörde(n) weiter, abhängig von den voraussichtlichen Ausgaben und etwaigen Finanzanträgen im Vorfeld der Reise.
Über den unmittelbaren Prozess hinaus bietet InvestGlass Unternehmen wertvolle Einblicke, um den Genehmigungsprozess kontinuierlich zu verbessern und zu beschleunigen. Metriken wie die durchschnittliche Genehmigungsdauer, die Erledigungszeiten der Benutzeraufgaben und die Effizienz der Mitarbeiter sind leicht verfügbar. Das bedeutet, dass das InvestGlass-Reiseantragssystem unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens das ideale Werkzeug ist, um effiziente, fehlerfreie Abläufe zu gewährleisten.
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