Come automatizzare il processo di richiesta di viaggio con InvestGlass, il CRM svizzero?

L'attuale crisi sanitaria ha messo in ombra dubbi e limitazioni su molte attività, creando una nuova normalità. I viaggi sono stati uno dei settori economici più colpiti e le persone hanno subito forti restrizioni nei loro spostamenti. Oltre all'impossibilità di viaggiare a causa della chiusura delle frontiere, i test PCR e le quarantene hanno ostacolato gli spostamenti a causa delle spese di viaggio aggiuntive che rappresentano e del fastidio che creano. 

Concentrandosi sulle aziende e sui dipendenti, i viaggi d'affari sono diventati sempre più rari. Tuttavia, con la lenta riapertura del mondo, anche i viaggi d'affari si faranno sentire. I team di gestione chiedono ai dipendenti e ai membri del team di presentare moduli di richiesta di viaggio per decidere la pertinenza di tale richiesta. Questo articolo si concentrerà sulla spiegazione del processo di richiesta di viaggio e l'aumento di efficienza dell'utilizzo dell'automazione per digitalizzare il flusso di approvazione delle richieste di viaggio.

Che cos'è una richiesta di viaggio?

A modulo di richiesta di viaggio per viaggi di lavoro è un mezzo di registrazione nel mondo delle trasferte aziendali e dei viaggi di lavoro. Evita l'uso di e-mail o carta. I dipendenti compilano il modulo con i dettagli del viaggio, i costi, l'itinerario, i requisiti di alloggio e le informazioni chiave relative al viaggio all'interno del widget “Travel Request” di InvestGlass. Il modulo di richiesta di viaggio viene quindi inviato e un processo di approvazione viene lanciato. Le persone - gli “approvatori” - che si occupano di questo processo di approvazione possono quindi accettare o rifiutare la richiesta di viaggio.

Come automatizzare spese di viaggio?

Nella maggior parte delle aziende e delle istituzioni, le spese al di fuori dei viaggi vengono prese in considerazione direttamente tramite una richiesta di rimborso spese. Con la richiesta di viaggio di InvestGlass, potete raccogliere facilmente questi dati nello stesso processo.

Le spese di viaggio sono il fulcro e il punto focale delle richieste di trasferta. Il centro di costo deve valutare la veridicità delle spese attraverso lunghi processi manuali. Per questo motivo, la richiesta presentata per il viaggio imminente deve essere il più dettagliata possibile. Inoltre, le richieste di viaggio sono solitamente collegate a un numero di fattura. Questa fattura spiega con precisione i costi preventivati al reparto finanziario. Quando si produce una fattura, l'inserimento dei dati può generare un errore umano dovuto alla ripetitività delle operazioni. Tuttavia, questo sistema di fatturazione rimane il flusso di lavoro più utilizzato da dipendenti e manager.

I viaggi sono fondamentali per le nuove vendite

Chi approverà la richiesta di viaggio?

Una volta inviato il modulo di richiesta di viaggio con tutte le informazioni necessarie, compresi i numeri di fattura. La richiesta di viaggio viene valutata da chi la approva. Gli approvatori possono essere il manager della persona, il dipendente responsabile delle politiche di viaggio o qualsiasi altra persona decisa dall'azienda.

Questo processo di approvazione può includere firme elettroniche dagli approvatori e 2FA tramite dispositivi mobili. Tuttavia, questo processo è solitamente semplice e richiede almeno 1 o 2 approvatori. Una volta approvata la richiesta di viaggio, di solito viene imposta una limitazione dei dati alla persona in partenza.

Che tipo di restrizioni CRM offre la richiesta di viaggio?

Una volta definiti i dettagli del progetto e del viaggio, impostata la data di inizio e decisi i contatti da visitare, il processo di approvazione della richiesta di viaggio avvia una limitazione temporanea automatica dei dati per la durata del viaggio. Questa automazione riduce gli errori ed evita che i dipendenti abbiano accesso ai dati quando sono in ferie. Questo sistema è utilissimo per le banche private o per qualsiasi azienda che voglia limitare l'accesso ai dati del proprio personale. CRM in viaggio.

Cosa succede se non si utilizza un sistema di richiesta di viaggio?

La mancanza di un flusso di lavoro adeguato per la digitalizzazione delle richieste di viaggio pone molte e diverse sfide:

• Gestione del tempo ed errori umani
• Tenere traccia delle informazioni chiave
• Nessun controllo sui costi di viaggio
• Rischio di fuga di dati
• Scarsa visibilità della gestione

La combinazione di queste sfide ha un impatto negativo sull'efficienza e sui livelli di stress dei vostri team.

Come convincere la vostra azienda che l'automazione e la digitalizzazione sono la strada giusta da percorrere?

Nel frenetico ambiente aziendale di oggi, la semplificazione delle operazioni è fondamentale. L'utilizzo di strumenti digitali non solo accelera i processi, ma migliora anche l'accuratezza grazie alla perfetta integrazione con i sistemi esistenti. Infatti, un numero significativo di leader del settore concorda sul fatto che gli strumenti digitali rafforzano la resilienza aziendale. Per le aziende alla ricerca di una soluzione efficiente ed economica, InvestGlass offre un'eccezionale piattaforma di automazione del flusso di lavoro a basso codice, pensata per le richieste di viaggio. La sua interfaccia user-friendly garantisce una formazione minima, consentendo una transizione rapida.

Quando si pianifica un viaggio di lavoro, il dipendente si limita a inserire lo scopo del viaggio, l'itinerario, le spese previste e altri dettagli pertinenti. Il sistema indirizza la richiesta di viaggio per la convalida all'autorità o alle autorità competenti, in base alle spese previste e a qualsiasi richiesta finanziaria precedente al viaggio.

Al di là del processo immediato, InvestGlass fornisce alle aziende preziose informazioni per perfezionare e accelerare continuamente il flusso di lavoro di approvazione. Metriche come la durata media dell'approvazione, i tempi di completamento delle attività da parte degli utenti e l'efficienza dei dipendenti sono prontamente disponibili. Ciò significa che, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, il sistema di richiesta di viaggio di InvestGlass è lo strumento ideale per garantire operazioni efficienti e prive di errori.