Нынешний кризис здравоохранения наложил тень сомнения и ограничения на многие виды деятельности и установил новую норму. Путешествия оказались одним из наиболее пострадавших секторов экономики, и люди столкнулись со значительными ограничениями в своих передвижениях. Помимо невозможности путешествовать из-за закрытых границ, ПЦР-тесты и карантины препятствуют поездкам из-за дополнительных расходов на проезд и хлопот, которые они создают.
Деловые поездки, ориентированные на бизнес и сотрудников, становятся все более редкими. Однако по мере того, как мир будет постепенно открываться заново, будут открываться и деловые поездки. Руководство требует от сотрудников и членов коллектива предоставить формы заявок на поездки, чтобы решить, насколько уместно такое требование. Эта статья посвящена объяснению процесс подачи заявок на поездки и повышение эффективности за счет использования автоматизации Программное обеспечение для цифровизации процесса утверждения заявок на поездки.
Что такое запрос на поездку?
A форма заявки на командировку для деловых поездок это средство ведения учета в мире корпоративных поездок и деловых путешествий. Он позволяет избежать использования электронной почты или бумаги. Сотрудники заполняют форму с данными о поездке, стоимости поездки, маршруте, требованиях к проживанию и ключевой информацией, относящейся к поездке, в виджете InvestGlass “Запрос на поездку”. Затем эта форма заявки на поездку отправляется на рассмотрение, и процесс утверждения запускается. Люди - “утвердители” - назначенные для этого процесса утверждения, могут принять или отклонить запрос на поездку.
Как автоматизировать дорожные расходы?
В большинстве компаний и учреждений расходы, не связанные с командировками, учитываются непосредственно в заявлении о расходах. С помощью запроса на командировку InvestGlass вы можете легко собрать эти данные в рамках одного и того же процесса.
Командировочные расходы являются основной и ключевой частью заявок на командировки. Центру затрат приходится оценивать достоверность расходов с помощью обширных ручных процессов. Поэтому запрос на предстоящую поездку должен быть максимально подробным. Кроме того, заявки на поездки обычно привязаны к номеру счета-фактуры. Этот счет-фактура точно объясняет финансовому отделу бюджетные расходы. При составлении счета-фактуры при вводе данных могут возникать человеческие ошибки из-за повторяющихся задач. Тем не менее, такая система счетов-фактур остается наиболее используемым рабочим процессом для сотрудников и менеджеров.
Путешествия - ключ к новым продажам
Кто будет утверждать заявку на поездку?
После подачи формы заявки на поездку с указанием всей необходимой информации, включая номера счетов-фактур. Потребность в поездке оценивается утверждающими лицами. Утверждающими лицами могут быть руководитель сотрудника, сотрудник, отвечающий за политику командировок, или любое другое лицо по решению компании.
Этот процесс утверждения может включать электронные подписи от утверждающих лиц и 2FA через мобильные устройства. Тем не менее, этот процесс обычно прост и требует как минимум 1-2 утверждающих лиц. После утверждения запроса на поездку на отъезжающего обычно накладывается ограничение на данные.
Какие ограничения по CRM будут предложены в заявке на поездку?
Как только детали проекта и поездки будут окончательно согласованы, дата начала установлена, а контакты, которые необходимо посетить, определены, процесс утверждения заявки на поездку запускает автоматическое временное ограничение данных на время поездки. Такая автоматизация снижает количество ошибок и позволяет избежать доступа к данным сотрудника, находящегося в отпуске. Эта система очень полезна для частных банков или любого предприятия, желающего ограничить доступ к CRM во время путешествий.
Что произойдет, если вы не будете использовать систему заявок на поездки?
Отсутствие надлежащего рабочего процесса по оцифровке заявок на поездки создает множество различных проблем:
- Управление временем и человеческие ошибки
- Сохраняйте ключевую информацию
- Отсутствие контроля над расходами на поездки
- Риск утечки данных
- Плохая видимость управления
Сочетание этих проблем негативно сказывается на эффективности работы вашей команды и уровне стресса.
Как убедить свою компанию в том, что автоматизация и цифровизация - это правильный путь?
В современной быстро меняющейся бизнес-среде оптимизация операций имеет первостепенное значение. Использование цифровых инструментов не только ускоряет процессы, но и повышает точность благодаря бесшовной интеграции с существующими системами. Более того, значительное 72% число лидеров отрасли согласны с тем, что цифровые инструменты повышают устойчивость бизнеса. Компаниям, которые ищут эффективное и экономичное решение, InvestGlass предлагает исключительную платформу автоматизации рабочего процесса с низким уровнем кодирования, предназначенную для обработки заявок на поездки. Ее удобный интерфейс обеспечивает минимальное обучение, что позволяет быстро перейти на новую систему.
Планируя деловую поездку, сотрудник просто вводит цель поездки, маршрут, предполагаемые расходы и другие важные сведения. Система направляет запрос на подтверждение командировки в соответствующий орган или органы власти, в зависимости от прогнозируемых расходов и любых финансовых запросов перед поездкой.
Не ограничиваясь непосредственным процессом, InvestGlass предоставляет компаниям ценные сведения, позволяющие постоянно совершенствовать и ускорять рабочий процесс утверждения. Такие показатели, как средняя продолжительность утверждения, время выполнения задач пользователями и эффективность работы сотрудников, легко доступны. Это означает, что независимо от масштабов вашей компании система заявок на командировки InvestGlass является идеальным инструментом для обеспечения эффективной и безошибочной работы.
Сопутствующие статьи
Swiss Sovereign CRM: Создано на базе ИИ.
Готов действовать.
