Hvordan automatiserer du din rejseanmodningsproces med InvestGlass the Swiss CRM?

Den nuværende sundhedskrise har kastet tvivl og begrænsninger over mange aktiviteter og skabt en ny normal. Rejser har været en af de mest berørte sektorer i økonomien, og enkeltpersoner har oplevet store begrænsninger i deres bevægelser. Ud over den manglende mulighed for at rejse på grund af lukkede grænser har PCR-tests og karantæner hindret rejser på grund af de ekstra rejseudgifter, de repræsenterer, og det besvær, de skaber. 

Med fokus på virksomheder og medarbejdere er forretningsrejser blevet sjældnere og sjældnere. Men efterhånden som verden langsomt åbner sig igen, vil forretningsrejser også gøre det. Ledelsesteams kræver, at medarbejdere og teammedlemmer indsender rejseanmodninger for at kunne beslutte, om det er relevant. Denne artikel vil fokusere på at forklare rejseanmodningsprocessen og effektiviseringen ved at bruge automatisering software til at digitalisere workflowet for godkendelse af rejseanmodninger.

Hvad er en rejseanmodning?

A Formular til rejseanmodning for forretningsrejser er et middel til at føre regnskab i en verden af firmarejser og forretningsrejser. Det forhindrer brug af e-mails eller papir. Medarbejderne udfylder formularen med rejseoplysninger, rejseomkostninger, rejseplan, krav til indkvartering og de vigtigste oplysninger, der er relevante for deres rejse, i InvestGlass“ ”Travel Request"-widget. Denne rejseanmodningsformular indsendes derefter, og en godkendelsesproces lanceres. De personer - “godkendere” - der er indstillet til denne godkendelsesproces, kan derefter acceptere eller afvise rejseanmodningen.

Sådan automatiserer du rejseudgifter?

I de fleste virksomheder og institutioner bogføres udgifter uden for rejseområdet direkte via en rejseafregning. Her med InvestGlass rejseanmodning kan du nemt indsamle disse data i samme proces.

Rejseudgifter er kernen og omdrejningspunktet for rejseanmodninger. Omkostningscentret er nødt til at vurdere rigtigheden af udgifterne via omfattende manuelle processer. Derfor skal den indsendte anmodning om den kommende rejse være så detaljeret som muligt. Desuden er rejseanmodninger normalt knyttet til et fakturanummer. Denne faktura forklarer præcist de budgetterede omkostninger for økonomiafdelingen. Når en faktura produceres, kan dataindtastning skabe en menneskelig fejl på grund af gentagne opgaver. Alligevel er et sådant fakturasystem fortsat den mest anvendte arbejdsgang for medarbejdere og ledere.

Rejser er nøglen til nyt salg

Hvem skal godkende rejseanmodningen?

Når rejseanmodningsformularen er indsendt med alle de nødvendige oplysninger, herunder fakturanumre. Rejsebehovet vurderes af dem, der godkender det. Godkendere kan være personens leder, den medarbejder, der er ansvarlig for rejsepolitikker, eller enhver anden person, som virksomheden beslutter.

Denne godkendelsesproces kan omfatte elektroniske underskrifter fra godkenderne og 2FA via mobile enheder. Alligevel er denne proces normalt enkel og kræver mindst 1 eller 2 godkendere. Når godkendelsen af rejseanmodningen er givet, pålægges personen, der rejser, normalt en databegrænsning.

Hvilken slags CRM-restriktioner vil rejseanmodningen tilbyde?

Når projekt- og rejsedetaljerne er på plads, startdatoen er fastsat, og det er besluttet, hvilke kontakter der skal besøges, iværksætter godkendelsesprocessen for rejseanmodningen en automatisk midlertidig databegrænsning for rejsens varighed. Denne automatisering reducerer fejl og forhindrer, at dine medarbejdere får adgang til dine data, når de er på orlov. Dette system er super nyttigt for private banker eller andre virksomheder, der ønsker at begrænse adgangen til deres data. CRM på rejsen.

Hvad ville der ske, hvis du ikke brugte et rejsebestillingssystem?

Manglen på et ordentligt workflow til digitalisering af rejseanmodninger giver mange forskellige udfordringer:

• Tidsstyring og menneskelige fejl
• Hold styr på vigtig information
• Ingen kontrol over rejseomkostninger
• Risiko for datalækage
• Dårlig synlighed i ledelsen

Kombinationen af disse udfordringer har en negativ indvirkning på dine teams effektivitet og stressniveau.

Hvordan overbeviser du din virksomhed om, at automatisering og digitalisering er den rigtige vej at gå?

I dagens tempofyldte forretningsmiljø er det altafgørende at strømline driften. Udnyttelse af digitale værktøjer fremskynder ikke kun processer, men forbedrer også nøjagtigheden ved problemfrit at integrere med eksisterende systemer. Faktisk er en betydelig 72% af branchens ledere enige om, at digitale værktøjer styrker virksomhedens modstandsdygtighed. For virksomheder, der søger en effektiv og omkostningseffektiv løsning, tilbyder InvestGlass en enestående low-code workflow automation platform, der er skræddersyet til rejseanmodninger. Den brugervenlige grænseflade sikrer minimal oplæring, hvilket giver mulighed for en hurtig overgang.

Når en medarbejder planlægger en forretningsrejse, skal han blot indtaste rejsens formål, rejseplan, forventede udgifter og andre relevante detaljer. Systemet videresender klogt rejseanmodningen til validering hos den eller de relevante myndigheder, afhængigt af de forventede udgifter og eventuelle finansielle anmodninger forud for rejsen.

Ud over den umiddelbare proces giver InvestGlass virksomheder værdifuld indsigt, så de løbende kan forbedre og fremskynde godkendelsesarbejdsgangen. Metrikker som gennemsnitlig godkendelsestid, brugernes opgaveløsning og medarbejdernes effektivitet er let tilgængelige. Det betyder, at uanset din virksomheds størrelse er InvestGlass' rejseanmodningssystem det ideelle værktøj til at sikre en effektiv og fejlfri drift.