La crise sanitaire actuelle a fait naître des doutes et des limitations sur de nombreuses activités et a instauré une nouvelle normalité. Les voyages ont été l'un des secteurs de l'économie les plus touchés et les individus ont vu leurs déplacements fortement restreints. Outre l'impossibilité de voyager en raison de la fermeture des frontières, les tests PCR et les quarantaines ont entravé les déplacements en raison des frais de voyage supplémentaires qu'ils représentent et des tracas qu'ils engendrent.
Axés sur les entreprises et les employés, les voyages d'affaires sont devenus de plus en plus rares. Pourtant, à mesure que le monde se rouvrira, les voyages d'affaires se multiplieront. Les équipes de direction demandent aux employés et aux membres de l'équipe de soumettre des formulaires de demande de voyage afin de décider de la pertinence d'une telle demande. Cet article s'attachera à expliquer les le processus de demande de voyage et l'amélioration de l'efficacité par l'utilisation de l'automatisation pour numériser le processus d'approbation des demandes de voyage.
Qu'est-ce qu'une demande de voyage ?
A formulaire de demande de voyage pour les voyages d'affaires est un moyen d'archivage dans le monde des voyages d'affaires et des déplacements professionnels. Il permet d'éviter l'utilisation d'e-mails ou de papier. Les employés remplissent le formulaire avec les détails du voyage, les coûts du voyage, l'itinéraire du voyage, les conditions d'hébergement et les informations clés relatives à leur voyage à l'intérieur du widget InvestGlass “Travel Request”. Ce formulaire de demande de voyage est ensuite soumis et un processus d'approbation est lancé. Les personnes - les “approbateurs” - définies pour ce processus d'approbation peuvent alors accepter ou rejeter la demande de voyage.
Comment automatiser frais de voyage?
Dans la plupart des entreprises et institutions, les dépenses autres que les déplacements sont prises en compte directement via une note de frais. Avec la demande de voyage InvestGlass, vous pouvez facilement collecter ces données dans le même processus.
Les frais de voyage sont au cœur des demandes de voyage. Le centre de coûts doit évaluer la véracité des dépenses par le biais de processus manuels étendus. C'est pourquoi la demande soumise pour le prochain voyage doit être aussi détaillée que possible. En outre, les demandes de voyage sont généralement liées à un numéro de facture. Cette facture explique précisément les coûts budgétés au département financier. Lors de la production d'une facture, la saisie des données peut donner lieu à une erreur humaine due à des tâches répétitives. Pourtant, un tel système de facturation reste le flux de travail le plus utilisé par les employés et les gestionnaires.
Les voyages sont essentiels pour les nouvelles ventes
Qui approuvera la demande de voyage ?
Une fois que le formulaire de demande de voyage est soumis avec toutes les informations nécessaires, y compris les numéros de facture. La demande de voyage est évaluée par les approbateurs. Les approbateurs peuvent être le supérieur hiérarchique de la personne, l'employé chargé des politiques de voyage ou toute autre personne désignée par l'entreprise.
Ce processus d'approbation peut comprendre les signatures électroniques des approbateurs et 2FA via les appareils mobiles. Pourtant, ce processus est généralement simple et nécessite au moins un ou deux approbateurs. Une fois la demande de voyage approuvée, une limitation des données est généralement imposée à la personne qui part.
Quelles sont les restrictions en matière de gestion de la relation client (CRM) prévues dans la demande de voyage ?
Une fois que les détails du projet et du voyage sont finalisés, que la date de départ est fixée et que les contacts à visiter sont déterminés, le processus d'approbation de la demande de voyage lance automatiquement une limitation temporaire des données pour la durée du voyage. Cette automatisation permet de réduire les erreurs et d'éviter que votre employé n'ait accès à vos données lorsqu'il est en congé. Ce système est très utile pour les banques privées, ou toute entreprise cherchant à restreindre l'accès à ses données. CRM en voyage.
Que se passerait-il si vous n'utilisiez pas de système de demande de voyage ?
L'absence d'un flux de travail approprié pour la numérisation des demandes de voyage pose de nombreux problèmes :
- Gestion du temps et erreurs humaines
- Garder une trace des informations clés
- Pas de contrôle sur les frais de voyage
- Risque de fuite de données
- Faible visibilité de la gestion
La combinaison de ces défis a un impact négatif sur l'efficacité et le niveau de stress de vos équipes.
Comment convaincre votre entreprise que l'automatisation et la numérisation sont la bonne voie à suivre ?
Dans l'environnement commercial actuel, qui évolue rapidement, la rationalisation des opérations est primordiale. L'utilisation d'outils numériques permet non seulement d'accélérer les processus, mais aussi d'améliorer la précision en s'intégrant de manière transparente aux systèmes existants. En fait, un grand nombre de chefs d'entreprise s'accordent à dire que les outils numériques renforcent la résilience de l'entreprise. Pour les entreprises à la recherche d'une solution efficace et rentable, InvestGlass offre une plateforme exceptionnelle d'automatisation des flux de travail à code bas, conçue pour les demandes de voyage. Son interface conviviale assure une formation minimale, ce qui permet une transition rapide.
Lorsqu'il planifie un voyage d'affaires, un employé saisit simplement l'objet du voyage, l'itinéraire, les dépenses prévues et d'autres détails pertinents. Le système transmet astucieusement la demande de voyage pour validation à l'autorité ou aux autorités compétentes, en fonction des dépenses prévues et des demandes financières préalables au voyage.
Au-delà du processus immédiat, InvestGlass fournit aux entreprises des informations précieuses qui leur permettent d'affiner et d'accélérer en permanence le flux de travail d'approbation. Des mesures telles que la durée moyenne d'approbation, les temps d'achèvement des tâches des utilisateurs et l'efficacité des employés sont facilement disponibles. Cela signifie que, quelle que soit l'échelle de votre entreprise, le système de demande de voyage d'InvestGlass est l'outil idéal pour garantir des opérations efficaces et sans erreur.
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