Come utilizzare il CRM di InvestGlass per l'inserimento dei clienti

InvestGlass CRM centralizza l'onboarding digitale, il KYC e i dati dei clienti in un ambiente svizzero in hosting per soddisfare le severe normative bancarie e di gestione patrimoniale.

Gli utenti possono avviare l'onboarding in pochi clic inviando i moduli di InvestGlass, raccogliendo i documenti KYC e attivando flussi di lavoro di approvazione automatizzati.

I team di conformità possono configurare le regole KYC, AML e di risk scoring senza codice, assicurando che ogni nuovo cliente sia controllato prima dell'apertura del conto.

I gestori delle relazioni ottengono una visione del cliente a 360 gradi fin dalla prima interazione, compresi i questionari, i profili di rischio e le preferenze di idoneità.

InvestGlass integra l'onboarding con la gestione del portafoglio, marketing e il portale clienti per un percorso completo del ciclo di vita del cliente.

Introduzione all'onboarding dei clienti con InvestGlass CRM

La pressione su banche, gestori patrimoniali e assicurazioni non è mai stata così forte. Le autorità di regolamentazione richiedono una documentazione rigorosa. I clienti si aspettano di aprire i conti dai loro smartphone. E ogni giorno trascorso a compilare moduli cartacei è un giorno in cui i vostri concorrenti si muovono più velocemente.

InvestGlass è una piattaforma crm sovrana svizzera progettata proprio per questa realtà. Costruita per le entità regolamentate che richiedono un onboarding sicuro, la piattaforma ospita i dati in Svizzera o on premise per soddisfare i requisiti di residenza dei dati e GDPR. Non si tratta di uno strumento di vendita generico adattato alla finanza. È stato costruito appositamente per le istituzioni finanziarie che si trovano ad affrontare un complesso panorama di conformità.

Questo articolo vi guida passo dopo passo attraverso un tipico processo di onboarding all'interno di InvestGlass. Dal primo contatto fino all'attivazione del conto e alla configurazione del portafoglio, scoprirete come sostituire i moduli cartacei, le e-mail sparse e i fogli di calcolo manuali con un flusso di lavoro digitale ottimizzato. InvestGlass combina record CRM, moduli senza codice, flussi di lavoro automatizzati e assistenza AI per creare un'esperienza senza soluzione di continuità sia per il vostro team che per i vostri clienti.

Questa guida è scritta dal punto di vista di InvestGlass e si concentra su casi d'uso pratici piuttosto che sulla teoria generica del CRM. Se lavorate in una banca privata a Ginevra, se gestite patrimoni per investitori istituzionali o se vi occupate della compliance in una compagnia assicurativa, i principi qui esposti si applicano direttamente alla vostra attività.

Preparazione del CRM InvestGlass per l'onboarding

Prima di avviare il primo cliente, una corretta configurazione getta le basi per tutto ciò che segue. Poche ore di configurazione accurata consentono di risparmiare centinaia di ore in futuro.

Definizione delle pipeline di onboarding

InvestGlass utilizza le pipeline per visualizzare la posizione di ciascun prospect o cliente nel suo percorso. Per un istituto finanziario tipico, le fasi possono includere:

Fase della pipeline	Descrizione
Prospettiva	Contatto iniziale acquisito, nessun modulo ancora inviato
KYC Avviato	Il cliente ha ricevuto i moduli di onboarding
Approvato KYC	La conformità ha convalidato tutti i documenti
Conto aperto	Il sistema bancario di base ha assegnato un numero di conto
Primo finanziamento	Deposito iniziale o trasferimento ricevuto
Completamente attivo	Il cliente è operativo con accesso al portale

Queste fasi consentono ai gestori delle relazioni di concentrarsi sulle giuste priorità, fornendo al contempo alla direzione una chiara visibilità sui tassi di conversione e sui colli di bottiglia.

Personalizzazione dei campi del CRM

Gli amministratori possono personalizzare i campi di InvestGlass per acquisire i dati specifici richiesti dall'istituto:

• Informazioni sulla residenza fiscale e sulla nazionalità
• Classificazioni MiFID II o LSFin
• Obiettivi di investimento e propensione al rischio
• Fonte di ricchezza e documentazione sulle fonti di finanziamento
• Dichiarazioni di persone politicamente esposte

Questa personalizzazione garantisce che tutti i dati raccolti durante l'onboarding dei clienti confluiscano direttamente nei vostri sistemi di compliance e di reporting.

Configurazione dei ruoli e delle autorizzazioni degli utenti

Non tutti devono vedere tutto. InvestGlass consente di impostare in modo granulare i permessi in modo che:

• I gestori delle relazioni accedono ai clienti e alle opportunità loro assegnate
• I responsabili della conformità esaminano tutta la documentazione KYC e le code di approvazione.
• Il personale di back office gestisce l'impostazione del conto senza visualizzare i dettagli dell'investimento
• I cruscotti di gestione mostrano metriche aggregate senza esporre i dati dei singoli clienti.

Collegamento ai sistemi principali

Per la massima efficienza, collegate InvestGlass ai vostri sistemi bancari o di portafoglio tramite API. Questa sincronizzazione significa che quando viene creato un numero di conto nella vostra piattaforma bancaria, lo stato di onboarding in InvestGlass si aggiorna automaticamente. Non è necessaria alcuna riconciliazione manuale.

Progettazione di moduli di onboarding e KYC digitali

I moduli di InvestGlass sono moduli digitali senza codice utilizzati per raccogliere i dati di onboarding e i documenti KYC dei clienti di private banking, retail banking e istituzionali. Il costruttore di moduli consente ai team di conformità, marketing e operazioni di collaborare alla progettazione senza competenze di programmazione.

Creazione di un modulo di onboarding per la gestione patrimoniale

Consideriamo un esempio pratico per un cliente di gestione patrimoniale in Svizzera. Il vostro modulo potrebbe raccogliere:

Sezione Identità

• Nome legale completo e data di nascita
• Numero di passaporto o di carta d'identità nazionale
• Indirizzo di residenza attuale con caricamento della prova di indirizzo

Sezione Profilo finanziario

• Fascia di reddito annuale
• Patrimonio netto, esclusa la residenza primaria
• Spiegazione della fonte di ricchezza
• Esperienza di investimento per classe di attività

Sezione Idoneità

• Orizzonte di investimento (breve, medio, lungo termine)
• Questionario sulla tolleranza al rischio
• Esigenze di liquidità
• Restrizioni o preferenze di investimento specifiche

Uso dei campi dinamici e della logica condizionale

La vera potenza emerge con la logica condizionale. Un modulo di conto aziendale può richiedere automaticamente:

• Proprietari beneficiari con oltre 25% di proprietà
• Informazioni sul direttore e sui firmatari
• Documenti di registrazione della società
• Diagrammi della struttura aziendale

Nel frattempo, un cliente al dettaglio vede una versione semplificata che si concentra sui singoli dettagli. Questo comportamento dinamico consente di mantenere i moduli concisi e di raccogliere esattamente i dati richiesti dalle normative.

Campi obbligatori e caricamento di documenti

I moduli possono imporre campi obbligatori per i dati KYC critici:

• Numero di passaporto o carta d'identità nazionale
• Numero di identificazione fiscale
• Dichiarazione PEP e domande di screening delle sanzioni
• Conferma firmata dei termini e delle condizioni

I campi di caricamento dei file consentono ai clienti di allegare i documenti direttamente in InvestGlass. Copie di documenti d'identità, prove di indirizzo, estratti conto bancari e prove della fonte del patrimonio confluiscono in un unico record del cliente senza dover inviare allegati via e-mail.

Avviare un percorso di onboarding per i nuovi clienti

Ecco cosa succede esattamente quando un gestore di relazioni inizia una nuova onboarding digitale in InvestGlass.

Passo 1: creare il record di contatto

Il relationship manager crea un nuovo lead o contatto nel crm. Registra l'incontro o la chiamata iniziale, annota gli obiettivi dichiarati dal cliente e assegna il prospect alla pipeline di onboarding appropriata.

Fase 2: selezionare e inviare il modulo di inserimento

In base al tipo di prodotto, il gestore seleziona il modello di modulo InvestGlass adatto:

• Mandato discrezionale per i clienti che delegano le decisioni di investimento
• Mandato di consulenza per i clienti che desiderano raccomandazioni prima del trading
• Richiesta di polizza assicurativa per prodotti di protezione
• Conto deposito per i clienti che gestiscono i propri investimenti

Il modulo viene inviato tramite un link sicuro o direttamente attraverso il portale clienti. Nessun dato sensibile viaggia attraverso e-mail non criptate.

Fase 3: il cliente completa l'esperienza digitale

Il cliente riceve un'esperienza di marca dove può:

• Completare i moduli su desktop o mobile
• Salvare i progressi e tornare in un secondo momento
• Caricare i documenti richiesti nei formati supportati
• Firmate digitalmente senza stampare nulla

Per i clienti retail, l'intero processo richiede in genere dai 10 ai 30 minuti. Con l'applicazione mobile, alcuni conti semplici vengono completati in soli 5 minuti.

Fase 4: Promemoria automatici

InvestGlass può inviare promemoria automatici via e-mail o SMS ai clienti che non hanno ancora inviato il modulo o a cui mancano dei documenti. Questa automazione elimina le scomode chiamate di follow-up e mantiene lo slancio senza sforzi manuali.

Automatizzare i controlli di conformità, KYC e antiriciclaggio

InvestGlass serve istituzioni finanziarie regolamentate che devono rispettare le linee guida KYC, AML, LSFin e MiFID II. La piattaforma incorpora la conformità in ogni fase, anziché trattarla come un ripensamento.

Mappatura automatica dei dati

Quando un cliente invia il proprio modulo, i dati vengono automaticamente inseriti nel record del CRM. I responsabili della conformità possono esaminare i profili completi in un'unica schermata, anziché cercare i documenti nelle e-mail e nelle cartelle.

Flussi di lavoro per la valutazione e lo screening del rischio

I flussi di lavoro di InvestGlass possono essere attivati:

• Valutazione automatica del rischio in base a criteri configurabili
• Integrazione dello screening PEP e delle sanzioni
• Instradamento dei clienti ad alto rischio verso le code di revisione manuale
• Assegnazione di compiti di due diligence migliorati

Flussi di lavoro di approvazione

Nessun conto può essere contrassegnato come aperto finché gli approvatori designati non hanno firmato digitalmente. Questi flussi di lavoro di approvazione funzionano in modalità seriale o parallela:

Tipo di flusso di lavoro	Come funziona
Seriale	Prima viene approvata la conformità, poi la gestione, quindi le operazioni.
Parallelo	Più team votano simultaneamente su contatti, documenti e account
Ibrido	Alcune approvazioni sono parallele, altre richiedono una firma sequenziale.

I rifiuti vengono automaticamente inviati ai clienti o ai relationship manager per richiedere documenti mirati, creando un ciclo chiuso fino al consenso.

Esempio del mondo reale

Una banca commerciale di Zurigo ha utilizzato InvestGlass per garantire che ogni nuovo cliente superi una lista di controllo antiriciclaggio prima di finanziare un portafoglio. Il risultato? Il tempo di apertura del conto è sceso da 40 giorni a soli 2 giorni. I risultati degli audit relativi alla documentazione incompleta sono praticamente scomparsi.

Utilizzare l'intelligenza artificiale e l'automazione per semplificare l'onboarding

InvestGlass integra l'intelligenza artificiale, compresi i modelli linguistici di grandi dimensioni, per ridurre i compiti ripetitivi dei team di front office e di compliance durante l'onboarding.

Riassunti del rischio alimentati dall'intelligenza artificiale

L'intelligenza artificiale è in grado di riassumere lunghi questionari KYC in un profilo di rischio conciso che compare nel record del cliente. Prima di una telefonata di benvenuto, il gestore della relazione vede una panoramica chiara invece di scorrere pagine di risposte grezze.

Assegnazione automatica dei compiti

L'automazione configurabile in InvestGlass può:

• Assegnare compiti di follow-up quando vengono soddisfatte condizioni specifiche.
• Programmare le chiamate di benvenuto automaticamente dopo l'approvazione del KYC
• Attivare notifiche interne quando un cliente completa la sua applicazione digitale
• Segnalare ai supervisori gli inserimenti in fase di stallo.

Comunicazioni personalizzate

L'intelligenza artificiale aiuta a generare messaggi di benvenuto personalizzati o sintesi delle politiche di investimento in base alle informazioni raccolte durante l'onboarding. Non si tratta di modelli generici, ma di comunicazioni personalizzate che fanno riferimento alle preferenze dichiarate dal cliente.

Protezione dei dati personali in Svizzera

Tutta l'automazione viene eseguita all'interno dell'ambiente controllato di InvestGlass. Le norme svizzere sulla protezione dei dati sono rispettate e non vi è alcuna condivisione incontrollata di dati con strumenti esterni. Le informazioni sui vostri clienti restano al loro posto.

Collegamento dell'onboarding alla gestione del portafoglio e al portale clienti

L'onboarding non è finito finché il cliente non può vedere i suoi conti, gestire i suoi investimenti e interagire con il vostro istituto. È qui che InvestGlass si differenzia veramente.

Integrazione perfetta del portafoglio

Una volta approvato il file, InvestGlass invia i dati dei clienti ai moduli del software di gestione del portafoglio. Gli strumenti, i modelli e i mandati vengono creati senza dover riscrivere le informazioni. La piattaforma può precompilare automaticamente dal 20 al 44% dei campi, eliminando l'inserimento di dati ridondanti.

Attivazione del portale clienti

Il portale clienti di InvestGlass si attiva direttamente dal CRM. I clienti ottengono un accesso sicuro a:

• I loro documenti di ingresso e gli accordi firmati
• Questionari di idoneità e profili di rischio
• Rapporti sul portafoglio e analisi delle prestazioni
• Messaggistica sicura con il proprio relationship manager

Integrazione dell'automazione del marketing

I flussi di automazione del marketing si collegano in modo che i nuovi clienti ricevano contenuti formativi nei primi 30 giorni. Questo potrebbe includere:

• Aggiornamenti sulle condizioni di mercato rilevanti per il loro portafoglio
• Esercitazioni sulla piattaforma e introduzioni di funzionalità
• Informazioni regolamentari richieste dalla vostra giurisdizione
• Inviti a webinar o eventi per i clienti

Questa stretta integrazione riduce gli errori, accelera i tempi del primo investimento e crea un viaggio digitale continuo invece di un evento di onboarding unico.

Migliori pratiche per un onboarding di successo dei clienti con InvestGlass

La tecnologia da sola non trasforma le vostre operazioni. La progettazione dei processi è altrettanto importante quando si utilizza InvestGlass.

Standardizzare i modelli per segmento

Creare modelli di onboarding distinti per i diversi tipi di clienti:

Segmento cliente	Template Focus
Individui con un alto patrimonio netto	Idoneità completa, fonte di ricchezza, strutture complesse
Clienti al dettaglio	KYC semplificato, completamento più rapido, ottimizzato per i dispositivi mobili
PMI e aziende	Proprietà beneficiaria, amministratori, firmatari autorizzati
Investitori istituzionali	Questionari di due diligence, documentazione del mandato

Monitoraggio dei cruscotti per individuare i colli di bottiglia

Esaminare regolarmente i dati di onboarding nei cruscotti di InvestGlass. Le metriche chiave da monitorare includono:

• Tempo medio tra l'invio del modulo e l'approvazione del KYC
• Tasso di completamento per tipo di modulo
• I motivi di rifiuto più comuni
• Punti di interruzione nel percorso del cliente

Queste informazioni vi aiutano a capire dove esistono gli attriti e a migliorare continuamente i vostri processi.

Formare i team

Assicurarsi che i relationship manager e il personale addetto alla compliance adottino pienamente le funzionalità di InvestGlass:

• Note e registrazione delle attività
• Creazione e assegnazione di compiti
• Flussi di lavoro e approvazioni
• Utilizzo di report e dashboard

Uno strumento è potente quanto le persone che lo utilizzano.

Iniziare con un pilota

Piuttosto che diffondere il sistema in tutta l'organizzazione in una volta sola, iniziate con un progetto pilota in una regione o in una linea di business. Raccogliete il feedback del team di prima linea. Affinate i moduli e i flussi di lavoro. Poi estendete InvestGlass a tutta l'organizzazione con fiducia.

FAQ

InvestGlass CRM è in grado di gestire i requisiti di onboarding multi giurisdizione?

InvestGlass consente agli istituti di configurare diversi modelli di onboarding, liste di controllo e flussi di lavoro per i clienti in giurisdizioni diverse come Svizzera, Unione Europea, Medio Oriente o Asia. I campi e i documenti obbligatori si adattano a ogni Paese, aiutando i team a rispettare le normative KYC e fiscali locali senza dover mantenere sistemi separati. I flussi di approvazione possono anche variare a seconda della giurisdizione, in modo che le relazioni a rischio più elevato o transfrontaliere ricevano fasi di revisione aggiuntive. Questa flessibilità rende la soluzione ideale per i gestori patrimoniali e le banche che operano a livello transfrontaliero.

Quanto tempo occorre per implementare InvestGlass per l'onboarding?

I tempi di implementazione dipendono dalla complessità, ma molte aziende sono in grado di configurare i processi di onboarding principali, i moduli di base e i ruoli degli utenti in poche settimane. Le banche più grandi che pianificano integrazioni con il core banking, gli strumenti di portafoglio e i fornitori di identità, in genere eseguono un progetto graduale nell'arco di diversi mesi. Preparare in anticipo i moduli, le politiche KYC e i modelli di dati esistenti riduce notevolmente i tempi di implementazione e di test.

InvestGlass è adatto solo alle banche private

Sebbene molte banche private utilizzino InvestGlass, la piattaforma è progettata per banche retail, gestori patrimoniali esterni, family office, assicurazioni, società immobiliari e persino enti pubblici. Qualsiasi organizzazione regolamentata che necessiti di un onboarding digitale sicuro, di flussi di lavoro strutturati e di un hosting di dati svizzeri può trarne vantaggio. Ad esempio, un broker assicurativo può digitalizzare l'onboarding dei contraenti con InvestGlass, garantendo una raccolta agevole dei documenti e il monitoraggio della conformità durante l'intero processo.

In che modo InvestGlass protegge i dati dei clienti durante l'onboarding?

InvestGlass ospita i dati in data center svizzeri o in installazioni on premise, applicando la crittografia in transito e a riposo. Autorizzazioni granulari, audit trail e registri di approvazione aiutano gli istituti a dimostrare la conformità durante gli audit normativi. I clienti compilano i moduli attraverso link o portali sicuri, riducendo la necessità di inviare documenti personali tramite e-mail non criptate. Questo approccio riflette il futuro della protezione dei dati nei settori regolamentati.

InvestGlass può integrarsi con gli strumenti di verifica dell'identità esistenti?

InvestGlass si collega tramite API a fornitori esterni di verifica dell'identità, piattaforme di firma digitale e sistemi bancari di base. Questa integrazione consente il popolamento automatico dei risultati della verifica nel CRM, che i team di conformità possono esaminare senza lasciare la piattaforma. Durante la fase di scoperta, gli istituti dovrebbero discutere con InvestGlass i loro fornitori attuali per progettare un piano di integrazione appropriato che si adatti al loro stack tecnologico.

InvestGlass rivoluziona il modo in cui gli istituti finanziari affrontano l'onboarding dei clienti. Combinando la sovranità dei dati svizzeri con una potente automazione, la piattaforma vi aiuta a far crescere la vostra base clienti mantenendo gli standard di conformità richiesti dalle autorità di regolamentazione. Sia che vogliate gestire complesse relazioni di private banking o semplificare l'apertura di conti retail, InvestGlass fornisce il servizio e l'infrastruttura per farlo.

Siete pronti a scoprire come InvestGlass può trasformare il vostro onboarding? Iniziate oggi stesso la vostra prova gratuita e scoprite perché le banche e i gestori patrimoniali più importanti della Svizzera e di altri Paesi si affidano a InvestGlass per il loro customer journey.