10 buenas prácticas para poner en marcha una plataforma de activos digitales
Para poner en marcha una plataforma de activos digitales, se necesita un plan claro y las herramientas adecuadas. Esta guía cubre 10 pasos esenciales, desde la auditoría de activos hasta la selección de una solución DAM. Sigue estos pasos para crear una plataforma que satisfaga tus necesidades y respalde tus objetivos empresariales.
Principales conclusiones
- Llevar a cabo una auditoría exhaustiva de los activos digitales para evaluar los recursos existentes, identificar las lagunas y fundamentar las futuras estrategias de gestión.
- Defina objetivos empresariales claros e involucre a las partes interesadas para alinear su estrategia de gestión de activos digitales con los objetivos de la organización.
- Seleccione una solución de gestión de activos digitales fácil de usar que se integre con los sistemas existentes e incluya sólidas medidas de seguridad y funciones de gestión de metadatos.
Realizar una auditoría de activos digitales
El primer paso para crear una plataforma de gestión de activos digitales eficaz es realizar una auditoría exhaustiva de los activos digitales. Este proceso implica hacer un inventario de los activos digitales existentes, incluyendo imágenes, vídeos, archivos de audio, documentos y otros tipos de contenidos digitales. Una auditoría evalúa el estado actual de estos activos, examinando su calidad, organización, metadatos y patrones de uso, y permite cargar activos de forma eficiente. Esto es crucial para la creación de activos y para compartir activos digitales.
Realizar esta auditoría le ayudará a identificar lagunas en sus procesos de gestión de activos. Es posible que descubra que tiene menos activos utilizables de forma efectiva de lo que se pensaba en un principio, lo que puede afectar significativamente a sus estrategias futuras. Además, este proceso pondrá de manifiesto cualquier activo obsoleto o irrelevante, lo que le permitirá mantener un sistema de gestión de activos digitales más eficiente.
En última instancia, una auditoría de activos digitales proporciona una imagen clara de lo que tiene, lo que necesita y la mejor manera de organizar y gestionar sus recursos digitales de cara al futuro. Sienta las bases para los pasos posteriores en el desarrollo de una estrategia DAM sólida, garantizando que sus esfuerzos estén bien informados y orientados.
Defina sus objetivos empresariales
Comprender los objetivos y la visión de su organización es crucial para desarrollar una estrategia eficaz de gestión de activos digitales. Definir sus objetivos empresariales garantiza que su iniciativa DAM se alinee con necesidades más amplias, tales como marketing mejoras, gestión de la marca y satisfacción del cliente.
Involucrar a las partes interesadas de varios departamentos durante la fase de planificación proporciona información valiosa sobre los requisitos exclusivos de su estrategia de gestión de activos digitales. Unas metas y unos objetivos claros permiten establecer metas específicas y mensurables, lo que garantiza que los esfuerzos de gestión de activos digitales estén en consonancia con la estrategia empresarial y se pueda realizar un seguimiento de su éxito.
Establecer funciones y responsabilidades claras dentro de su iniciativa DAM es esencial para distribuir las responsabilidades a fin de garantizar la rendición de cuentas y la eficacia de los flujos de trabajo. Integrar las evaluaciones tecnológicas en su estrategia ayuda a agilizar los procesos y mejorar la eficacia operativa. Comprender las capacidades y limitaciones técnicas de la solución DAM elegida le permitirá tomar decisiones informadas que respalden sus objetivos empresariales generales.
En última instancia, una estrategia DAM bien definida que se alinee con los objetivos más amplios de su organización mejorará la colaboración, maximizará el impacto de sus activos digitales e impulsará el crecimiento empresarial.
Elija la solución de gestión de activos digitales adecuada
Seleccionar la solución de gestión de activos digitales adecuada es un paso fundamental en su viaje. La solución ideal de gestión de activos digitales debe ser capaz de adaptarse a medida que su empresa crece y aumenta la variedad de activos creativos. Entre las principales características que hay que tener en cuenta están las funciones de búsqueda avanzada, que aumentan la eficacia al permitir a los usuarios encontrar activos mediante filtros y palabras clave.
Las sólidas funciones de gestión de marca son esenciales para mantener la coherencia de la marca y la utilización eficaz de los activos de marketing. Las capacidades de integración deben ser una prioridad, garantizando que su solución DAM pueda conectarse sin problemas con diversas campañas de marketing y publicidad y plataformas creativas. Esta integración permite agilizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad en toda la organización para mantener la coherencia de la marca y las campañas publicitarias.
Los sistemas fáciles de usar con interfaz de usuario visual son cruciales para una gestión eficiente de los activos, ya que facilitan a los equipos la navegación y la interacción con la plataforma. Ejemplos como Brandfolder, que ofrece una interfaz visual elegante y fácil de usar, y Adobe Creative Cloud, conocido por sus amplias capacidades de integración, son excelentes opciones a tener en cuenta en la gestión de activos creativos y la producción creativa.
Evaluar cuidadosamente sus necesidades, los requisitos de integración y la escalabilidad de las soluciones DAM ayuda a seleccionar la plataforma adecuada para respaldar sus esfuerzos de gestión de activos digitales e impulsar el éxito empresarial.
Desarrollar metadatos y convenciones de etiquetado
El etiquetado eficaz de metadatos es crucial para superar los retos que plantea la búsqueda y gestión eficaz de activos digitales. Entre los aspectos clave se incluyen:
- Los metadatos proporcionan un contexto esencial sobre los activos digitales, ayudando a los usuarios a comprender su contenido sin necesidad de abrir cada archivo.
- El establecimiento de taxonomías estructuradas garantiza la coherencia en el uso de las palabras clave.
- El uso coherente de palabras clave reduce los errores de etiquetado en la gestión de metadatos.
AI-El etiquetado automático puede mejorar significativamente la eficacia de los metadatos al generar automáticamente palabras clave relevantes. Esta tecnología no sólo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión y coherencia de los metadatos. La implementación de flujos de trabajo basados en metadatos permite la actualización automática de los metadatos en función de condiciones específicas, lo que agiliza aún más los procesos de gestión de activos mediante la automatización de tareas repetitivas con inteligencia artificial.
Las convenciones de nomenclatura desempeñan un papel fundamental a la hora de apoyar la organización, facilitar la localización y simplificar el mantenimiento de los activos digitales. El desarrollo de metadatos y convenciones de etiquetado claros y coherentes garantiza que sus activos digitales sean fáciles de localizar, comprender y utilizar, lo que en última instancia mejora la eficiencia de su sistema DAM.
Implantar controles de acceso y medidas de seguridad sólidos
Protección de sus activos digitales del acceso no autorizado es primordial. Implantar controles de acceso y medidas de seguridad sólidos en su sistema DAM es esencial para salvaguardar los contenidos digitales sensibles. Entre los aspectos clave se incluyen:
- El control de acceso basado en roles (RBAC) asigna permisos en función de los roles de los usuarios.
- RBAC mejora la seguridad.
- RBAC garantiza que sólo el personal autorizado pueda acceder a activos específicos.
Los métodos de verificación de usuarios, como las contraseñas, la biometría y la autenticación multifactor, son cruciales para verificar las identidades de los usuarios y mantener un acceso seguro a sus activos digitales. Las revisiones periódicas de los derechos de acceso son necesarias para adaptarse a los cambios en las funciones y responsabilidades dentro de su organización, garantizando que los controles de acceso y las funciones de seguridad sigan siendo eficaces y estén actualizados.
Los registros de auditoría de los sistemas DAM rastrean la actividad de los usuarios, lo que ayuda a supervisar el cumplimiento de la legislación y a investigar los incidentes de seguridad. Formar a los usuarios en las mejores prácticas de control de acceso también es vital para mantener la seguridad, la integridad de los datos y el cumplimiento de la normativa. La aplicación de estas medidas crea un entorno de gestión de activos digitales seguro y bien controlado.
Diseñe una estructura de carpetas intuitiva
Una estructura de carpetas intuitiva es la columna vertebral de un sistema eficaz de gestión de activos digitales. La frecuencia con la que se accede a los activos debe guiar la organización de las carpetas. Una estructura jerárquica de carpetas, con carpetas y subcarpetas bien organizadas, mejora la capacidad de navegar y localizar archivos específicos con facilidad.
Entre los principios clave para una organización eficaz de las carpetas figuran los siguientes
- Establecer una jerarquía visual que refleje el flujo de trabajo y la estructura de su organización.
- Incorporar flexibilidad al diseño de la estructura de carpetas para dar cabida a futuros tipos de activos o departamentos.
- Utilizar convenciones de nomenclatura coherentes para que los archivos y carpetas sean fácilmente reconocibles y comprensibles para todos los usuarios.
El diseño de una estructura de carpetas bien organizada y flexible garantiza un acceso ágil a sus activos digitales, lo que facilita a los equipos creativos y a otros usuarios encontrar y utilizar los elementos básicos que necesitan para la creación de contenidos, incluido el almacenamiento seguro de archivos de vídeo en una ubicación central.
Integración con los sistemas existentes
Integrar su sistema de gestión de activos digitales con los sistemas existentes es crucial para crear un flujo de trabajo fluido. Defina sus objetivos de integración para garantizar un marco claro para la implantación de su sistema DAM. Tenga en cuenta los requisitos de integración y la flexibilidad con los sistemas actuales para garantizar una conectividad fluida con las herramientas existentes.
El software DAM moderno puede integrarse con una variedad de herramientas, como Adobe, G Suites, Shopify, Zoho y Slack, lo que permite flujos de trabajo unificados y automatizados. Por ejemplo, la solución DAM de Adobe se integra con Adobe Experience Manager Sites, Adobe Workfront y las aplicaciones de Adobe Creative Cloud. Brandfolder también puede integrarse con plataformas como Canto, proporcionando una mayor flexibilidad y funcionalidad en la gestión de activos.
Adoptar estándares abiertos y API en su sistema DAM facilita la integración con herramientas de software existentes y futuras. Garantizar la perfecta integración de su sistema DAM con otras herramientas mejora la eficiencia y la eficacia de sus esfuerzos de gestión de activos digitales.
Formación y apoyo completos
Una formación y asistencia completas son esenciales para la adopción y el uso continuado de su sistema de gestión de activos digitales. Las sesiones de formación deben adaptarse a las distintas funciones de los usuarios para satisfacer sus necesidades específicas. El uso de diversos formatos de formación, como sesiones presenciales y tutoriales de contenido en vídeo, puede mejorar el compromiso y la comprensión de los usuarios.
Establecer un modelo de ‘formación de formadores’ puede aprovechar la experiencia de los departamentos, proporcionando una mejor asistencia y garantizando que los usuarios tengan acceso a recursos bien informados. La formación continua es vital para mantener a los usuarios actualizados a medida que evoluciona el sistema DAM, y los cursos de actualización periódicos pueden ayudar a mantener la confianza y la competencia de los usuarios.
Developing comprehensive training materials, conducting interactive training sessions, and providing ongoing assistance are crucial components of an effective digital asset management strategy. Invertir in training and support ensures that your team is well-equipped to use the DAM system to its fullest potential.
Supervisar y optimizar
Monitoring and optimizing your digital asset management system is essential for maintaining its efficient management. Key aspects to monitor include asset usage, utilization rates, and bottlenecks to enhance performance. Gathering feedback through regular sessions with stakeholders is crucial for making informed improvements to the system.
It is best to collect feedback after a substantial adjustment period to ensure that users can provide meaningful insights. Analyzing how team members search for assets and the effectiveness of tagging and folder structure helps identify areas for workflow enhancement.
Regular reviews and user feedback are vital for optimizing the folder structure and ensuring its effectiveness. Continuously monitoring and optimizing your DAM system and version control ensures that it remains efficient and meets the evolving needs of your organization.
Future-Proof Your Digital Asset Platform
Future-proofing your digital asset platform and dam platforms is essential for ensuring its long-term success. Planning for future growth is crucial due to the increasing production of digital content and the complexity of digital assets. Cloud-based DAM systems offer scalability and accessibility, making it easier for teams to manage assets remotely.
Organizations should evaluate their present DAM infrastructures for scalability options. Future-proof DAM systems should provide capabilities like:
- Automatic transcoding and rendering of large files, such as 4K videos
- Advanced storage capabilities
- Enhanced organization features
- Improved sharing capabilities that surpass basic file-sharing tools A comprehensive DAM platform offers these advanced features.
Investing in a future-proof dam system helps ensure that your digital asset management efforts remain effective and adaptable to the changing digital landscape.
Resumen
In summary, starting a digital asset platform involves several crucial steps, from conducting a digital asset audit to future-proofing your DAM system. Each step plays a vital role in ensuring the efficiency and effectiveness of your digital asset management efforts.
By following these best practices, you can create a robust and adaptable digital asset management platform that meets the evolving needs of your organization. Embrace these strategies, and you’ll be well on your way to achieving digital asset management success.
Preguntas frecuentes
Why is conducting a digital asset audit important?
Conducting a digital asset audit is crucial as it identifies gaps and outdated assets, enabling organizations to implement a tailored digital asset management (DAM) strategy for more efficient management.
How do I choose the right digital asset management solution?
To choose the right digital asset management solution, prioritize features such as advanced search functionalities, integration capabilities, user-friendly interfaces, and scalability to ensure it aligns with your business needs. This approach will help you select the most suitable system for your organization.
What are metadata and tagging conventions, and why are they important?
Metadata and tagging conventions enhance the organization and retrieval of digital assets by providing essential context. Their importance lies in improving findability and management of information.
How can I ensure the security of my digital assets?
To ensure the security of your digital assets, implement robust access controls, utilize role-based access control (RBAC), and employ rigorous user verification methods. Regularly review access rights to maintain optimal security.
What does it mean to future-proof my digital asset platform?
Future-proofing your digital asset platform means implementing scalable cloud-based systems that can accommodate growth and manage advanced storage needs effectively. This proactive approach ensures your platform remains adaptable to future demands.