تخطي إلى المحتوى الرئيسي

ما هي أهم 5 مزايا للتوقيعات الرقمية باستخدام أتمتة العمليات الآلية؟

هاتف ذكي أسود

With the increasing reliance on digital solutions, cybersecurity has become a critical priority for businesses worldwide.The COVID-19 pandemic accelerated digital transformation, but it also led to a significant rise in cybercrime. For instance, the UK reported a 24% increase in fraud offenses in the year ending March 2021, totaling 4.6 million incidents. Additionally, the FBI observed a fourfold increase in cybercrime complaints during the early months of the pandemic.  As organizations embrace digitalization, ensuring robust security measures—such as encryption, multi-factor authentication, and continuous monitoring—is essential to protect sensitive data and maintain trust.

ما هي أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)؟

Robotic process automation (RPA) is the use of computer software ‘robots’ to handle repetitive, rule-based digital tasks. For example filling in the same information in multiple places, reentering data, or copying and pasting. We combine InvestGlass RPA with a digital signature to obtain unbeatable process efficiency. Digital forms are self-fulfilling and automated processes will speed up documents’ signatures. 

تتصدر الفضائح المتعلقة بقضايا خصوصية البيانات الصفحات الأولى كل يوم. من سنودن إلى فيسبوك وواتساب، أصبح الأفراد أكثر تشككًا وحذرًا عند التعامل مع التكنولوجيا. وبدون الذهاب إلى أبعد مما ذهب إليه ديف إيجر في الدائرة، يمكن أن يتفق الجميع على خطر انتهاك خصوصية البيانات.

وبالتالي، يصبح الجدل الدائر حول التوقيعات الرقمية واضحًا وجليًا. وفي هذه المقالة، سنشرح في هذه المقالة ما هي التوقيعات الإلكترونية، وكيفية عمل تقنية التوقيعات الرقمية، وكيفية قبول التوقيعات الرقمية واستخدامها داخل منصة إدارة علاقات العملاء، ولا سيما InvestGlass وشركائنا في واجهة برمجة التطبيقات؛ لإثبات فوائد التوقيعات الإلكترونية والأمان الإضافي لاستخدام هذه التقنية.

ما هو التوقيع الإلكتروني الأفضل؟

هل يمكن أن تتفوق التوقيعات الإلكترونية على توقيعات المستندات الورقية؟ في بيئتنا التي تزداد رقمنة أكثر من أي وقت مضى، ألقت الجائحة الحالية بظلالها على الشكوك حول جدوى الاجتماعات الشخصية والضغط من أجل إيجاد طرق للتعامل عن بُعد مع أي موقف تقريباً. ومن الواضح أن هذا ينطبق على التوقيعات.

ما هو التوقيع الإلكتروني؟ التوقيع الإلكتروني أو التوقيع الرقمي أو التوقيع الإلكتروني هو وسيلة رقمية قانونية لإعطاء الموافقة أو الموافقة على المستندات الرقمية والنماذج والاستبيانات والاستبيانات والاستطلاعات وما إلى ذلك. في مجتمعنا الرقمي، يمكن أن يحل نظرياً محل أي عملية توقيع وتبسيط عمليات البيع وجمع البيانات. ويوجد العديد من مزودي خدمات التوقيع الرقمي مثل DocuSign وGlobalSign وSignatys وConnective وSkribble وAdobe Sign وغيرها. تستند حلول التوقيع الإلكتروني على بنى تحتية تسمى البنية التحتية للمفتاح العام PKI. تقوم البنية التحتية للمفتاح العام بإعادة تجميع الشهادات الرقمية وتشفير مفتاح التوقيع العام اللازم لتوفير بيئة توقيع آمنة.

كيف تصبح مزود توقيع إلكتروني معترف به رسمياً؟ يوجد في سويسرا والاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة ومعظم الدول أو الحكومات سلطات ومؤسسات وأشخاص معتمدين يحكمون ويحكمون التوقيعات الإلكترونية وإمكانية تطبيقها. متطلبات الأمان متطلبة، ويجب على مقدمي الخدمات الوفاء بها حتى يتمكنوا من تقديم شهادات توقيع ملزمة قانونًا. في أوروبا، تصور لائحة eIDAS الخاصة بالاتحاد الأوروبي قاعدة التحقق من الصحة.

هاتف ذكي أسود

أهم 5 فوائد للتوقيع الرقمي؟ 

1 - الكفاءة/السرعة 

أولاً وقبل كل شيء، فإن توقيع المستندات رقميًا لا يعادل الورق فيما يتعلق بإدارة الوقت وسهولة الاستخدام. أثناء عملية البيع، يجب جمع العديد من التوقيعات من مجموعة من الأفراد المختلفين. يمكن أن يؤدي العبء الإداري إلى إعاقة عملية البيع، وأحيانًا إلغاء الاتفاقية تمامًا. في الواقع، إلى جانب توقيعك وتوقيع الطرف الآخر، قد يُطلب من المتعاونين وكبار المديرين التوقيع مما يطيل العملية. قد يكون استخدام التوقيعات الإلكترونية في عملك هو الحل الموفر للتكاليف الذي يصنع الفارق. الوقت هو المال!

2 - تجربة المستخدم

الميزة الثانية التي لا يتم التقليل من شأنها هي تعزيز تجربة المستخدم: لم يكن توقيع المستندات بهذه السهولة من قبل. فقد تم تبسيط عملية الطباعة والتوقيع والمسح الضوئي لإعادة إرسال المستند نفسه إلى فتح طلب توقيع بالبريد الإلكتروني. تستغرق العملية بأكملها أقل من دقيقتين.

بالإضافة إلى ذلك، فإن واجهة المستخدم قابلة للتخصيص والتخصيص مع علامتك التجارية وألوانك مما يتيح لك تخصيص تجربة عميلك.

ثالثاً، تجسّد تقنية التوقيع الرقمي لوائح واضحة مثل eIDAS للاتحاد الأوروبي. وتضع هذه القواعد الملزمة أرضية واضحة لمقدمي التوقيعات الرقمية وتوفر النزاهة في حالة النزاع القانوني.

وعلاوة على ذلك، تتطلب المصداقية تحديد الهوية من خلال توثيق عاملين أو حتى التحقق من الهوية.

4 - الأمن 

رابعا، كما ذكرنا للتو، يوفر عاملا التوثيق والتحقق من الهوية عاملين اثنين من عوامل التوثيق والتحقق من الهوية مستوى عال من الأمان فيما يتعلق بإمكانيات الوصول إلى المستندات والتوقيع عليها. هذه الحقيقة هي في الواقع أهم حجة مضادة للأشخاص الذين يشتكون من مسألة خصوصية البيانات الخاصة بالتوقيعات الإلكترونية. في الواقع، كيف يكون استلام المستند عبر البريد الإلكتروني ثم طباعته أكثر أماناً؟ بالإضافة إلى ذلك، حتى في حالات الاختراقات الأمنية، فإن تشفير البيانات يجعل من الصعب استخراجها. ويضمن هذا التشفير أيضاً عدم تمكن أي شخص من تعديل المستند بعد التوقيع، مما يعني عدم وجود خطر من قيام شخص ما بإضافة صفحة جديدة أو إزالة صفحة من الاتفاقية.

إذا لم يكن هذا كافياً، فإن المصادقة الثنائية - المصادقة الثنائية - تضمن عدم تمكن أي شخص من نسخ توقيعك أو تزويره واستخدامه في سياق آخر.

فيما يتعلق بخيارات النشر، فإن معظم مزودي خدمات التوقيع الرقمي يستخدمون تكوين SAAS؛ ومع ذلك، فإن النشر في مكان العمل هو اتجاه متزايد ويمكننا أن نتوقع أن يقوم جميع المزودين بتمكين مثل هذا الخيار في المستقبل القريب.

5 - انخفاض تكاليف المعاملات

وأخيراً، يمكن لأتمتة عملية التوقيع الإلكتروني أن تخفف من الآثار المالية المترتبة على الأخطاء البشرية، مثل أخطاء التوقيع أو فقدان المستندات، وهي أخطاء تبطئ العملية وتسبب مشاكل في النفقات إذا لم يتم اكتشافها. تضمن التوقيعات الإلكترونية أن كل شيء على ما يرام، مما يحول دون إصلاح المشاكل والنفقات المرتبطة بها. وبالتركيز على النفقات، فإن تراكم التوفير في النفقات على الورق والمسح الضوئي والنسخ والبريد والطرود وما إلى ذلك يبدو ضئيلاً ولكنه يصل إلى وفورات كبيرة.

تعتبر عملية التوقيع الرقمي أكثر كفاءة وودية وأكثر امتثالاً من توقيع المستندات الورقية العادية. وعلاوة على ذلك، فإن التعزيز الأمني الذي توفره هذه الأدوات الإلكترونية بالإضافة إلى انخفاض تكاليف العمالة والتكاليف المادية التي تنطوي عليها هي المزايا الرئيسية للتوقيعات الإلكترونية.

لعبة الروبوت الأزرق والأصفر

أتمتة عملية التوقيع الرقمي

InvestGlass is a Swiss-based CRM regrouping PMS, Client Portal, and Digital onboarding tools. The platform provides two digital signature partners: Signatys and Connective. In order to use the e Signature system of your choice, please contact the InvestGlass team to activate such a feature.

كيف يمكنك استخدام التوقيعات الرقمية مع InvestGlass؟ هناك طريقتان:

1. إطلاق توقيع رقمي يدويًا

2. التوقيع الإلكتروني الآلي - إنه أتمتة العمليات الآلية

إطلاق توقيع رقمي يدوياً

داخل منصة InvestGlass، يمكنك حفظ مستنداتك أو مستنداتك المتعلقة بالعملاء المحتملين والعملاء أو حتى المستندات المتعلقة بأشياء مثل الأوراق المالية أو الحسابات. ومن مستندات pdf هذه أو حزم المستندات هذه، يمكنك طلب توقيعات رقمية يدويًا من جهات الاتصال الخاصة بك أو جهات الاتصال ذات الصلة.

نوع آخر من المستندات التي قد تتطلب تحديد الهوية والتوثيق هو النماذج والاستطلاعات. تستخدم شركة InvestGlass مفهوم النماذج لأسباب عديدة تتراوح من معالجة "اعرف عميلك" إلى مقترحات الاستثمار، ومن جمع العملاء المحتملين إلى استطلاعات محددة. قد تحتاج الإجابات من النماذج إلى التوقيع عليها لإثبات الهوية وسلامة المستندات. لذلك، بمجرد إرسال النموذج، يمكنك تشغيل عملية التوقيع الرقمي يدويًا؛ ومع ذلك، يمكن أيضًا أتمتة هذه العملية.

أتمتة العمليات الآلية والتوقيع الإلكتروني

يمكن طلب أي مستند يدوياً للتوقيع عليه. ومع ذلك، فإن الأتمتة ممكنة عند تقديم النموذج الرقمي. لذلك، بناءً على القاعدة المحددة، يتم إرسال طلبات التوقيع الرقمي تلقائياً عند تقديم النموذج. يجب استيفاء شرطين: يجب أن تحتوي بيانات جهة الاتصال على عنوان بريد إلكتروني صالح ورقم هاتف صالح. بدون هذين الشرطين الأساسيين، لن تتمكن الخوارزمية من إطلاق العملية. لا يمكن تأكيد المفتاح الخاص للتوقيع الرقمي إلا باستخدام مصادقة ذات عاملين فقط، مما يتطلب عنوان بريد إلكتروني ورقم هاتف.

بمجرد بدء العملية، ستتلقى جهات الاتصال ذات الصلة رسالة بريد إلكتروني تطلب توقيعاً إلكترونياً على مستندات أو عقود محددة. في المرة الأولى، ستقوم المنصة بإنشاء توقيع رقمي لك، مع تحديد هويتك. بعد إعداد التوقيع، سيرسل لك مزود خدمة الثقة رمز تأكيد عبر رسالة، مما سيزيد من مستويات الأمان.

لا تحاول، لنفعلها!

تخضع التوقيعات الإلكترونية للوائح صارمة ومتطورة باستمرار تضعها سلطة التصديق. هذا التحسين الأمني يعيق المخاطر التي تهدد خصوصية البيانات ويوفر بعض المزايا التي لا يمكن التشكيك فيها مقارنة بالتوقيعات الورقية العادية. وتعتبر هذه الطريقة الجديدة للتوقيع رائجة بشكل خاص مع استقرار الجائحة وتصبح هي الوضع الطبيعي الجديد.

إذا كنت لا تزال مترددًا - وهو ما تفعله الشركات في البداية - فنحن نقدم أيضًا خدمة مختلطة تمزج بين الشكل الورقي والرقمي في نفس عملية الموافقة - لضمان استمرارية الأعمال أثناء عملية التحول الرقمي. 

By default, InvestGlass provides you with two partners in e-signature, Connective and Signatys, which have specific differences. In terms of support, do not hesitate to contact our team by email or by phone and we will gladly answer all your questions and help you decide on the best solution depending on your needs.

ابدأ مع تجربة InvestGlass التجريبية اليوم!

توقيع رقمي