الدليل النهائي لعمليات الموافقة
إتقان عملية الموافقة مع InvestGlass: دليل شامل لتبسيط العمليات التجارية
أحدثت InvestGlass ثورة في الطريقة التي تتعامل بها الشركات مع عمليات الموافقة، بدءًا من عمليات عرض الأسعار إلى النقد، وعمليات المبيعات، وعمليات الامتثال. فمن خلال أتمتة المكوّنات الرئيسية لعملية الموافقة، يمكن للشركات توفير الوقت وتقليل الأخطاء وتحسين الكفاءة الإجمالية. سنقدّم في هذه المقالة نظرة عامة مفصّلة على نظام الموافقة الذي يقدّمه InvestGlass، بما في ذلك العناصر التي ينطوي عليها إنشاء عمليات الموافقة المؤتمتة، وفوائد عملية الموافقة على سير العمل، وإجراءات الموافقة النهائية التي يمكنك توقعها.
فهم عملية الموافقة
تتكون عملية الموافقة من سلسلة من الخطوات التي يجب اتباعها من أجل اتخاذ قرار أو اتخاذ إجراء ما. يمكن تطبيق هذه العملية على مجموعة واسعة من سيناريوهات الأعمال، مثل الموافقات على الميزانية والموافقات على الفواتير والموافقات على المشاريع. تقدم InvestGlass نوعين من عمليات الموافقة: المتسلسلة والمتوازية.
عملية الموافقة المتسلسلة للعملية التجارية البسيطة:
في عملية الموافقة المتسلسلة، يتم إرسال طلبات الموافقة إلى كل معتمد واحد تلو الآخر. يجب على كل معتمد التحقق من صحة الجزء الخاص به قبل إرسال الطلب إلى المعتمد التالي. وهذا يضمن الحصول على جميع الموافقات اللازمة قبل اتخاذ أي إجراء.
عملية طلب الموافقة الموازية:
في عملية الموافقة المتوازية، يتم إرسال طلبات موافقة متعددة في وقت واحد، مما يسمح لجميع الموافقين بالتحقق من صحة الطلب أو رفضه في نفس الوقت. تُستخدم هذه الطريقة غالباً عندما يجب اتخاذ القرار بسرعة، ويكون رأي أو مساهمة الجميع ضرورية.
إنشاء عملية الموافقة الآلية باستخدام InvestGlass
لإنشاء عملية موافقة تلقائية، اتبع الخطوات التالية:
- قم بإعداد قائمة المعتمدين، والتي تتكون عادةً من مجموعة تمثل فريقاً. يمكن إضافة عدة معتمدين إلى قائمة.
- قم بإنشاء عملية موافقة جديدة، مع تحديد الكائن المستهدف (مثل سجل جهة اتصال أو مستند).
- قم بتعيين الشروط، إذا رغبت في ذلك، لأتمتة العملية.
- اختر طريقة الاتصال (الافتراضي هو إشعار الموقع الإلكتروني والبريد الإلكتروني).
- تخصيص قوالب البريد الإلكتروني وقوالب الإشعارات إذا رغبت في ذلك.
- إعداد شروط التصويت، واستدعاء الوظائف، وإعادة تعيين الوظائف.
- تكوين إجراءات الموافقة النهائية والتواصل.
بمجرد الانتهاء من هذه الخطوات، يمكنك تعيين سلسلة عملية الموافقة كعملية متسلسلة أو متوازية.
فوائد عمليات الموافقة الآلية
يمكن أن تستغرق عمليات الموافقة اليدوية وقتاً طويلاً وتكون عرضة للأخطاء. ومن خلال أتمتة عمليات الموافقة، يمكنك:
- اكتساب المزيد من التحكم والشفافية
- السماح لأعضاء الفريق بالحصول على الموافقات بسرعة أكبر
- تقليل الأخطاء وتحسين الكفاءة
يسمح InvestGlass أيضًا بتخصيص عملية الموافقة، بما يلبي عمليات الموافقة المحددة التي تتطلبها الإدارات المختلفة أو مبادرات التسويق أو خطط المشاريع.
المكونات الرئيسية لعملية الموافقة
تُعد عملية الموافقة الفعالة أمرًا حيويًا لتبسيط إجراءات العمل وضمان اتخاذ القرارات الحاسمة في الوقت المناسب. وتشمل المكونات الرئيسية لعملية الموافقة العناصر التالية:
- طلب الموافقة: التقديم الأولي لطلب الموافقة من أعضاء الفريق المعني أو أصحاب المصلحة المعنيين.
- عملية العمل: يجب تصميم العملية بأكملها، بدءاً من التقديم وحتى الموافقة النهائية أو الرفض، لدعم الاحتياجات المحددة للأعمال.
- عملية مؤتمتة: يمكن أن تؤدي أتمتة عمليات الموافقة إلى تقليل الأخطاء وتوفير الوقت وزيادة الكفاءة.
- إدارة الموافقات: نظام جيد التنظيم لإدارة الموافقات، بما في ذلك مستويات الأذونات وتواريخ الاستحقاق وقنوات الاتصال.
- عملية المراجعة: مراجعة شاملة للوثائق المقدمة، بما في ذلك المراجعة الأولية وأي خطوات موافقة أخرى مطلوبة.
- قوالب مخصصة: يمكن استخدام القوالب المضمنة أو يمكن إنشاء قوالب مخصصة لتبسيط العملية وضمان تضمين جميع التفاصيل الضرورية في المستندات المقدمة.
- خطوات الموافقة: الخطوات المتعددة التي تنطوي عليها العملية، بما في ذلك إجراءات التقديم الأولي وخطوات عملية الموافقة وإجراءات الرفض النهائي.
- عملية اعتماد InvestGlass: يمكن أن يساعد دمج عملية الموافقة مع InvestGlass في إدارة الموافقات عبر الأقسام المختلفة وتسهيل التعاون.
- خطة المشروع: يمكن أن تساعد خطة المشروع المحددة بوضوح في توجيه عملية الموافقة وضمان مراعاة جميع جوانب المشروع.
- في الوقت المناسب: إن ضمان الحصول على الموافقات في الوقت المناسب أمر بالغ الأهمية للحفاظ على الكفاءة وتجنب التأخير غير الضروري.
من خلال التركيز على هذه المكونات الرئيسية، يمكن للشركات إنشاء عمليات موافقة آلية أكثر كفاءة وفعالية من عمليات الموافقة اليدوية. وهذا يمكّن الفرق من التعاون بفعالية أكبر، ويقلل من مخاطر الأخطاء، ويضمن تقدم المشاريع بسلاسة.
الخاتمة
من خلال الاستفادة من عملية الموافقة المؤتمتة من InvestGlass، يمكن للشركات تبسيط أنظمة الموافقة الخاصة بها، وتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء. بفضل الواجهة سهلة الاستخدام والخيارات القابلة للتخصيص، يوفر InvestGlass الأدوات اللازمة لإنشاء عملية موافقة سلسة مصممة خصيصًا لتلبية الاحتياجات الفريدة لشركتك.
هل أنت مستعد لاختبار InvestGlass؟ تعرّف على كيفية استخدام الشركات الأسرع نموًا في العالم لـ InvestGlass لتشغيل محركات الإيرادات الفعالة.