Làm thế nào để tự động hoàn trả chi phí?

Tự động hoàn trả chi phí là một lợi ích cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Nó làm giảm các rắc rối hành chính liên quan đến quá trình và đảm bảo thanh toán trơn tru và kịp thời. InvestGlass, một nền tảng nổi tiếng trong lĩnh vực tài chính, cung cấp các công cụ giúp đơn giản hóa quá trình này hơn nữa.

Ví dụ về hoàn trả chi phí là gì?

Hoàn trả chi phí là quá trình mà nhân viên yêu cầu hoàn trả số tiền họ đã chi tiêu thay mặt cho công ty. Ví dụ, một nhân viên có thể mua vật tư văn phòng cho một dự án. Sau đó, nhân viên nộp một mẫu hoàn trả chi tiết việc mua hàng và đính kèm biên lai. Sau khi được chấp thuận, công ty sau đó hoàn trả số tiền đã chi tiêu.

Công ty có thể hoàn trả những chi phí nào?

Hầu hết các doanh nghiệp đều có một chính sách công ty đặt ra về chi phí kinh doanh nào đủ điều kiện để được hoàn trả. Các danh mục phổ biến bao gồm:

1. Chi phí đi lại: Bao gồm chỗ ở, thực phẩm và phương tiện đi lại, thuế.
2. Vật tư văn phòng: Các mặt hàng mua cho công việc văn phòng, chẳng hạn như văn phòng phẩm.
3. Dịch vụ chuyên nghiệp: Phí trả cho các dịch vụ của bên thứ ba cho hoạt động kinh doanh.
4. Mua hàng khác: Đây có thể là bất kỳ khoản chi tiêu nào liên quan đến kinh doanh và được nhà tuyển dụng chấp thuận trước.

Luôn đảm bảo kiểm tra các chính sách của công ty bạn về những chi phí nào có thể được hoàn trả.

Làm cách nào để yêu cầu hoàn trả chi phí với biểu mẫu yêu cầu du lịch InvestGlass?

Với InvestGlass, quá trình yêu cầu hoàn trả chi phí đi lại rất đơn giản:

1. Tải xuống biểu mẫu hoàn trả chi phí: Điều này có sẵn dưới dạng mẫu miễn phí trên InvestGlass.
2. Điền vào biểu mẫu: Hoàn thành biểu mẫu với các thông tin cần thiết như ngày, mô tả chi phí, tổng số tiền đã chi tiêu và quãng đường đã đi nếu nó liên quan đến việc đi lại.
3. Đính kèm biên lai: Luôn đảm bảo đính kèm các biên lai liên quan với biểu mẫu chi phí. Nếu không có biên lai, hãy viết một ghi chú ngắn gọn giải thích lý do.
4. Trình: Sau khi điền, gửi mẫu yêu cầu cho bộ phận kế toán. Bạn có thể chọn bộ phận nào sẽ cung cấp phê duyệt.
5. Thanh toán: Sau khi bộ phận kế toán xem xét và phê duyệt, khoản thanh toán hoàn trả sẽ được xử lý theo phương thức thanh toán mà nhân viên đã chọn.

Quy trình phê duyệt với phần mềm quản lý chi phí InvestGlass là gì?

Khi nhân viên đã gửi biểu mẫu hoàn trả chi phí của họ, InvestGlass đảm bảo quy trình phê duyệt liền mạch:

1. Xem xét chi tiết chi phí: Bộ phận kế toán xem xét hồ sơ chi phí và biên lai đã nộp.
2. Xác minh: Bộ phận kiểm tra xem các chi tiết có phù hợp với chính sách của công ty hay không.
3. Chấp thuận hoặc từ chối: Dựa trên đánh giá, chi phí được chấp thuận thanh toán hoặc bị từ chối. Nếu bị từ chối, phản hồi được cung cấp cho rõ ràng.
4. Thanh toán: Đối với các chi phí được phê duyệt, khoản thanh toán được xử lý và nhân viên được thông báo.

Hệ thống quy trình phê duyệt được xây dựng cho bất kỳ công ty nào nhưng nó đã được xây dựng ban đầu cho các ngân hàng. Các biểu mẫu hoàn trả có thể được kết nối với phạm vi hiển thị một phần của CRM trong chuyến đi. Như thế này, các nhân viên ngân hàng sẽ chỉ tìm thấy hồ sơ được ủy quyền trong chuyến đi của họ! Chỉ các tài liệu, báo cáo và hồ sơ được phê duyệt mới có thể được nhìn thấy trong chuyến đi. Tất nhiên, họ có thể tạo ra triển vọng kỷ lục mới. Dưới đây chúng ta có thể thấy rằng chỉ có ba địa chỉ liên hệ có thể được nhìn thấy trong CRM trong suốt chuyến đi.

Phần mềm quản lý chi phí InvestGlass giá bao nhiêu?

InvestGlass cung cấp phần mềm quản lý chi phí của mình trong các gói khác nhau để phục vụ cho các nhu cầu kinh doanh khác nhau và bắt đầu từ 199 EUR hoặc 199 CHF mỗi tháng. Mặc dù có định dạng miễn phí cơ bản, nhưng các tính năng nâng cao có thể phải trả thêm phí. Bạn nên truy cập trang web chính thức của InvestGlass để biết giá chi tiết hoặc liên hệ với bộ phận bán hàng của họ.

Tóm lại, biểu mẫu hoàn trả chi phí nhanh hoạt động với quy trình phê duyệt rõ ràng

Tự động hoàn trả chi phí với InvestGlass giúp toàn bộ quá trình không gặp rắc rối. Từ việc tải xuống mẫu biểu mẫu hoàn trả chi phí đến gửi biểu mẫu, mọi bước đều được thiết kế thân thiện với người dùng. Người sử dụng lao động được hưởng lợi từ việc có một quy trình hợp lý tại chỗ và nhân viên có thể tự tin chi tiêu cho chi phí kinh doanh, biết rằng họ sẽ được hoàn trả kịp thời.