كيفية أتمتة سداد النفقات؟
تُعد أتمتة سداد النفقات نعمة للموظفين وأصحاب العمل على حد سواء. فهو يقلل من المتاعب الإدارية التي تنطوي عليها العملية ويضمن السداد السلس وفي الوقت المناسب. وتوفر منصة InvestGlass، وهي منصة مشهورة في المجال المالي، أدوات تُبسِّط هذه العملية بشكل أكبر.
ما هو مثال على سداد النفقات؟
استرداد النفقات هي العملية التي يطلب فيها الموظفون استرداد الأموال التي أنفقوها نيابةً عن الشركة. على سبيل المثال، قد يشتري الموظف لوازم مكتبية لمشروع ما. بعد ذلك، يقدم الموظف استمارة السداد التي توضح بالتفصيل عملية الشراء ويرفق الإيصال. وبمجرد الموافقة، تقوم الشركة بعد ذلك بسداد الأموال التي تم إنفاقها.
ما هي النفقات التي يمكن للشركة سدادها؟
معظم الشركات لديها سياسة محددة للشركة بشأن نفقات العمل المؤهلة للسداد. وتشمل الفئات الشائعة ما يلي:
- نفقات السفر: بما في ذلك الإقامة، والطعام، والمواصلات، والضرائب.
- اللوازم المكتبية: المواد المشتراة للأعمال المكتبية، مثل القرطاسية.
- الخدمات المهنية: الرسوم المدفوعة لخدمات الطرف الثالث للعمليات التجارية.
- المشتريات المتنوعة: يمكن أن تكون هذه أي نفقات متعلقة بالعمل، وموافق عليها مسبقاً من قبل صاحب العمل.
احرص دائماً على مراجعة سياسات شركتك بشأن النفقات التي يمكن تعويضها.
كيف يمكنني المطالبة بتعويض النفقات المستردة باستخدام نموذج طلب السفر من InvestGlass؟
مع شركة InvestGlass، تكون عملية طلب سداد نفقات السفر سهلة ومباشرة:
- قم بتنزيل نموذج سداد النفقات: هذا متاح كقالب مجاني على موقع InvestGlass.
- املأ النموذج: أكمل النموذج بالمعلومات المطلوبة مثل التاريخ ووصف النفقات وإجمالي المبلغ المنفق والمسافة المقطوعة إذا كان الأمر يتعلق بالسفر.
- إرفاق الإيصالات: تأكد دائمًا من إرفاق الإيصالات ذات الصلة مع نموذج المصروفات. وفي حالة عدم وجود إيصال، اكتب ملاحظة موجزة توضح السبب.
- إرسال: بمجرد ملئه، أرسل نموذج الطلب إلى قسم المحاسبة. يمكنك تحديد القسم الذي سيقدم الموافقة.
- الدفع: بمجرد مراجعة إدارات المحاسبة والموافقة عليها، ستتم معالجة مدفوعات السداد وفقًا لطريقة الدفع التي اختارها الموظف.
ما هي عملية الموافقة مع برنامج InvestGlass لإدارة النفقات؟
بمجرد أن يقدم الموظف نموذج سداد النفقات، تضمن لك InvestGlass عملية موافقة سلسة:
- مراجعة تفاصيل النفقات: يراجع قسم المحاسبة سجلات النفقات المقدمة والإيصالات.
- التحقق: يتحقق القسم مما إذا كانت التفاصيل تتوافق مع سياسة الشركة.
- الموافقة أو الرفض: بناءً على التقييم، تتم الموافقة على دفع المصروفات أو رفضها. في حالة الرفض، يتم تقديم ملاحظات للتوضيح.
- الدفع: بالنسبة للنفقات الموافق عليها، تتم معالجة الدفع، ويتم إخطار الموظف.
نظام عملية الموافقة مصمم لأي شركة ولكنه مصمم في الأصل للبنوك. يمكن ربط نماذج السداد بنطاق رؤية جزئي لإدارة علاقات العملاء أثناء الرحلة. مثل هذا سيجد المصرفيون السجلات المعتمدة فقط خلال رحلتهم! يمكن رؤية المستندات والتقارير والسجلات المعتمدة فقط أثناء الرحلة. بالطبع، يمكنهم إنشاء آفاق سجلات جديدة. يمكننا أن نرى أدناه أنه يمكن رؤية ثلاث جهات اتصال فقط في CRM أثناء الرحلة.
ما هي تكلفة برنامج InvestGlass لإدارة النفقات؟
تقدم InvestGlass برنامجها لإدارة النفقات في حزم مختلفة لتلبية احتياجات الأعمال المختلفة ويبدأ سعره من 199 يورو أو 199 فرنك سويسري شهرياً. على الرغم من وجود تنسيق أساسي مجاني، إلا أن الميزات المتقدمة قد تأتي بتكلفة إضافية. يوصى بزيارة الموقع الرسمي لـ InvestGlass للاطلاع على الأسعار التفصيلية أو الاتصال بقسم المبيعات.
في الختام يعمل نموذج سداد النفقات السريع مع عملية موافقة واضحة
إن أتمتة سداد النفقات باستخدام InvestGlass يجعل العملية بأكملها خالية من المتاعب. بدءاً من تنزيل نموذج استرداد النفقات إلى إرسال النموذج، تم تصميم كل خطوة لتكون سهلة الاستخدام. ويستفيد أصحاب العمل من وجود عملية مبسّطة، ويمكن للموظفين الإنفاق بثقة على نفقات العمل، مع العلم أنه سيتم تعويضهم على الفور.