كيفية أتمتة سداد النفقات؟
تعد أتمتة سداد النفقات نعمة للموظفين وأصحاب العمل على حد سواء. إنه يقلل من المتاعب الإدارية التي تنطوي عليها العملية ويضمن الدفع السلس وفي الوقت المناسب. تقدم InvestGlass ، وهي منصة مشهورة في المجال المالي ، أدوات تبسط هذه العملية بشكل أكبر.
ما هو مثال على سداد النفقات؟
سداد النفقات هو العملية التي يطلب فيها الموظفون سداد الأموال التي أنفقوها نيابة عن الشركة. على سبيل المثال ، قد يشتري الموظف لوازم مكتبية لمشروع ما. بعد ذلك ، يقدم الموظف نموذج سداد يوضح بالتفصيل عملية الشراء ويرفق الإيصال. بمجرد الموافقة ، تقوم الشركة بعد ذلك بسداد الأموال التي تم إنفاقها.
ما هي النفقات التي يمكن للشركة سدادها؟
معظم الشركات لديها سياسة شركة محددة تكون فيها نفقات العمل مؤهلة للسداد. تشمل الفئات الشائعة ما يلي:
- نفقات السفر: بما في ذلك الإقامة والغذاء والنقل والضرائب.
- اللوازم المكتبية: العناصر المشتراة للعمل المكتبي ، مثل القرطاسية.
- الخدمات المهنية: الرسوم المدفوعة لخدمات الجهات الخارجية للعمليات التجارية.
- مشتريات متنوعة: يمكن أن تكون هذه أي نفقات متعلقة بالعمل ، وتمت الموافقة عليها مسبقا من قبل صاحب العمل.
تأكد دائما من مراجعة سياسات شركتك بشأن النفقات التي يمكن سدادها.
كيف يمكنني المطالبة بالنفقات المستردة من خلال نموذج طلب السفر InvestGlass؟
مع InvestGlass ، تكون عملية طلب سداد نفقات السفر مباشرة:
- قم بتنزيل نموذج سداد النفقات: هذا متاح كقالب مجاني على InvestGlass.
- املأ النموذج: أكمل النموذج بالمعلومات المطلوبة مثل التاريخ ووصف المصاريف والمبلغ الإجمالي الذي تم إنفاقه والمسافة المقطوعة إذا كان الأمر يتعلق بالسفر.
- إرفاق الإيصالات: تأكد دائما من إرفاق الإيصالات ذات الصلة بنموذج المصروفات. إذا لم يكن الإيصال موجودا ، فاكتب ملاحظة موجزة تشرح السبب.
- إرسال: بمجرد ملء نموذج الطلب ، أرسل نموذج الطلب إلى قسم المحاسبة. يمكنك تحديد القسم الذي سيقدم الموافقة.
- دفع: بمجرد مراجعة أقسام المحاسبة والموافقة عليها ، ستتم معالجة دفعة السداد وفقا لطريقة الدفع التي اختارها الموظف.
ما هي عملية الموافقة مع برنامج إدارة نفقات InvestGlass؟
بمجرد أن يقدم الموظف نموذج سداد النفقات الخاص به ، تضمن InvestGlass عملية موافقة سلسة:
- مراجعة تفاصيل المصروفات: يقوم قسم المحاسبة بمراجعة سجلات المصروفات والإيصالات المقدمة.
- التحقق: يتحقق القسم مما إذا كانت التفاصيل تتوافق مع سياسة الشركة.
- الموافقة أو الرفض: بناء على التقييم ، تتم الموافقة على المصاريف للدفع أو رفضها. في حالة الرفض ، يتم تقديم التعليقات من أجل الوضوح.
- دفع: بالنسبة للنفقات المعتمدة ، تتم معالجة الدفع ، ويتم إخطار الموظف.
تم تصميم نظام عملية الموافقة لأي شركة ولكن تم بناؤه في الأصل للبنوك. يمكن ربط نماذج السداد بنطاق رؤية جزئي لإدارة علاقات العملاء أثناء الرحلة. مثل هذا المصرفيين سوف تجد فقط السجلات المصرح بها خلال رحلتهم! يمكن رؤية المستندات والتقارير والسجلات المعتمدة فقط أثناء الرحلة. بالطبع ، يمكنهم إنشاء آفاق سجلات جديدة. أدناه يمكننا أن نرى أنه يمكن رؤية ثلاث جهات اتصال فقط في CRM أثناء السفر.
كم يكلف برنامج إدارة نفقات InvestGlass؟
تقدم InvestGlass برنامج إدارة النفقات الخاص بها في حزم مختلفة لتلبية احتياجات العمل المختلفة ويبدأ من 199 يورو أو 199 فرنك سويسري شهريا. على الرغم من وجود تنسيق مجاني أساسي ، فقد تأتي الميزات المتقدمة بتكلفة إضافية. يوصى بزيارة الموقع الرسمي ل InvestGlass للحصول على أسعار مفصلة أو الاتصال بقسم المبيعات الخاص بهم.
في الختام ، يعمل نموذج سداد النفقات السريع مع عملية موافقة واضحة
أتمتة سداد النفقات مع InvestGlass يجعل العملية برمتها خالية من المتاعب. من تنزيل نموذج سداد النفقات إلى إرسال النموذج ، تم تصميم كل خطوة لتكون سهلة الاستخدام. يستفيد أصحاب العمل من وجود عملية مبسطة ، ويمكن للموظفين الإنفاق بثقة على نفقات العمل ، مع العلم أنه سيتم تعويضهم على الفور.