صياغة بريد إلكتروني ودي للتذكير: 18 مثالا ونموذجا لعام 2024

هل سبق لك أن فاتتك موعد نهائي مهم ، أو أغفلت اجتماعا ، أو نسيت دفع فاتورة في الوقت المحدد؟ يمكن أن تلعب رسالة تذكير البريد الإلكتروني الودية دورا مهما في منع هذه الحوادث المؤسفة مع الحفاظ على علاقة إيجابية مع العملاء والزملاء. في منشور المدونة هذا ، سنتعمق في 18 مثالا ونموذجا لصياغة البريد الإلكتروني المثالي للتذكير الودي ، بالإضافة إلى النصائح وأفضل الممارسات لضمان فعالية رسائلك ومراعاتها.

الماخذ الرئيسية

• تعد رسائل البريد الإلكتروني للتذكير الودية ضرورية للحفاظ على التواصل وتحفيز العمل.
• قم بتضمين سطر موضوع مقنع ونبرة محترمة ومحتوى موجز وعبارة محددة جيدا تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في تذكيرات مهذبة.
• قم بتخصيص الرسائل ، وفكر في توقيت وتكرار إرسال التذكيرات وتدقيقها قبل إرسالها لضمان الفعالية.

أهمية رسائل البريد الإلكتروني الودية للتذكير

لا غنى عن رسائل البريد الإلكتروني للتذكير الودية في الحفاظ على التواصل وتحفيز العمل وضمان عدم التغاضي عن الأحداث أو المهام المهمة. مجرد تذكير ودي بأنه يمكن إرسال هذه التنبيهات اللطيفة إلى مجموعة واسعة من المستلمين ، بما في ذلك:

• الزملاء والأصدقاء
• الزبائن
• مديرون
• الشركات والمؤسسات

سواء كان حدثا قادما أو دفعة مستحقة أو موعدا نهائيا يقترب ، يمكن لرسالة تذكير بالبريد الإلكتروني جيدة الصنع أن تحدث فرقا كبيرا في ضمان سير كل شيء بسلاسة وفي الموعد المحدد.

العناصر الرئيسية لرسالة تذكير لطيفة بالبريد الإلكتروني

يجب أن تتضمن رسالة التذكير الإلكترونية اللطيفة أربعة عناصر رئيسية:

1. سطر موضوع مقنع
2. نبرة محترمة
3. محتوى موجز وغني بالمعلومات
4. عبارة محددة جيدا تحث المستخدم على اتخاذ إجراء

يتضمن إنشاء بريد إلكتروني مقنع للتذكير تحقيق توازن بين الأدب والوضوح ، مما يضمن نقل رسالتك مع الحفاظ على علاقة إيجابية مع المستلم.

سطر الموضوع

سطر الموضوع هو فرصتك الأولى لجذب انتباه المستلم وتوصيل الغرض من البريد الإلكتروني. تعد دقة سطر الموضوع أمرا أساسيا لجذب انتباه المتلقي للوهلة الأولى. على سبيل المثال ، سيكون سطر الموضوع المناسب لرسالة بريد إلكتروني مهذبة للتذكير بالموعد هو "تذكير الموعد: [تفاصيل الموعد] في [الوقت]".

يضمن سطر الموضوع الواضح والموجز أن البريد الإلكتروني للتذكير الخاص بك يبرز في البريد الوارد للمستلم ويزيد من احتمالية الاستجابة السريعة.

لهجه

يجب أن تكون نبرة رسائل البريد الإلكتروني المهذبة للتذكير محترمة ، وتجنب أي لغة عدوانية أو متطلبة. حتى عندما يكون الاستعجال ضروريا ، من الضروري الحفاظ على نبرة احترافية ومحترمة في رسالة بريد إلكتروني مهذبة للتذكير.

يسمح اعتماد لهجة محترمة بتسليم الرسائل بشكل فعال دون الإساءة أو التسبب في إزعاج المتلقي.

محتوى

يجب أن يكون محتوى رسالة تذكير البريد الإلكتروني اللطيفة موجزة وغنية بالمعلومات ، وتوفر جميع التفاصيل والسياق الضروريين. يتضمن ذلك التحية المهذبة ، والتذكير بسياق الطلب الأصلي أو الغرض منه ، والتفاصيل ذات الصلة مثل التاريخ والوقت والموقع (إن أمكن).

يمكن للمعلومات الواضحة والدقيقة في رسالة التذكير الإلكترونية تجنب سوء الفهم وتعزيز التواصل الفعال مع المستلم ، مما يجعلها واحدة من أهم رسائل التذكير.

دعوة إلى العمل

يجب تضمين عبارة واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في رسالة التذكير الإلكترونية الخاصة بك ، لتوجيه المستلم بشأن ما يحتاج إلى القيام به بعد ذلك. سواء كان الأمر يتعلق بتأكيد الحضور في حدث ما أو تسوية فاتورة غير مدفوعة ، فإن عبارة الحث على اتخاذ إجراء المحددة جيدا تضمن أن يكون المستلم على دراية بالخطوة التالية الضرورية ويتصرف وفقا لذلك.

على سبيل المثال، في رسالة إلكترونية للتذكير بالدفع، قد تكون عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء هي دفع الفاتورة غير المدفوعة على الفور.

أنواع رسائل البريد الإلكتروني الودية للتذكير

هناك أنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني للتذكير الودية لمعالجة المواقف المختلفة ، ويمكن أن يساعد استخدام قالب بريد إلكتروني للتذكير في ضمان الاتساق والفعالية. وتشمل هذه:

• تذكيرات الأحداث
• تذكيرات الدفع
• تذكيرات الموعد النهائي
• تذكير بالمواعيد
• تجديد الاشتراك
• تذكيرات التخلي عن عربة التسوق
• تذكيرات ترويج المحتوى
• تذكيرات المتابعة

يخدم كل نوع غرضا محددا ويلبي سيناريوهات مختلفة ، مما يضمن عدم التغاضي عن جميع تفاصيل الأحداث أو المهام أو الالتزامات المهمة.

تذكيرات الأحداث

تساهم تذكيرات الأحداث بشكل كبير في نجاح أي حدث ، مما يبقي الحاضرين على اطلاع بالأحداث القادمة والتفاصيل المهمة. بما في ذلك تأكيد حضور المستلم ، وتقديم التفاصيل ذات الصلة بشأن الحدث ، وطلب رد لتأكيد الحضور يمكن أن يساهم كل ذلك في رسالة بريد إلكتروني جيدة الإعداد للتذكير بالحدث.

على سبيل المثال ، يمكن أن يكون تذكير الحدث بسيطا مثل: "مجرد تذكير ، هذا تذكير مهذب بأن نزهة الشركة السنوية مقررة يوم الأحد."

تذكيرات الدفع

تعمل تذكيرات الدفع كدفعة لطيفة للعملاء لمعالجة الفواتير المتأخرة أو المدفوعات الفائتة. يجب أن يكون البريد الإلكتروني للتذكير بالدفع المصمم جيدا لا لبس فيه ويوضح جميع التداعيات القانونية لعدم دفع الفاتورة. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون التذكير اللطيف لفاتورة غير مدفوعة: "نطلب التكرم بدفع الفاتورة على الفور. بصفتنا شركة صغيرة ، فإننا نعتمد على عملائنا للدفع الفوري من أجل الحفاظ على خدماتنا لك ولعملك. إذا كان بإمكانك تأكيد استلام هذا البريد الإلكتروني وتقديم وقت تقديري للدفع ، فسيكون ذلك موضع تقدير كبير. في حالة ظهور أي صعوبات في دفع هذه الفاتورة ، يرجى عدم التردد في الاتصال بنا.

تذكير الموعد النهائي

تساعد تذكيرات الموعد النهائي الأفراد في تذكر مهامهم والتزاماتهم والوفاء بها ، وبالتالي تجنب عواقب الموعد النهائي الفائت. يجب أن يشير البريد الإلكتروني للتذكير بالموعد النهائي بوضوح إلى تاريخ استحقاق المشروع ويوفر رابطا لتقدمه في التطوير. علاوة على ذلك ، يجب أن يحتوي أيضا على معلومات الاتصال لأية استفسارات. تعد صياغة موضوع بريد إلكتروني فعال للتذكير بالموعد النهائي أمرا بالغ الأهمية لجذب انتباه المستلم وضمان اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب.

تذكير المواعيد

تساعد تذكيرات المواعيد العملاء في تذكر خاناتهم المجدولة ، وتقليل حالات عدم الحضور والإلغاء في اللحظة الأخيرة. يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني الفعال للتذكير بالموعد ما يلي:

• سطر موضوع واضح
• رسالة شخصية
• توقيت مناسب
• التردد المناسب

على سبيل المثال ، يمكن أن يكون تذكير الموعد: "هذا لتذكيرك بأن فحص أسنانك مقرر غدا في الساعة 10 صباحا. نحن ننتظر وصولك بفارغ الصبر. أراك لاحقًا!

تجديد الاشتراك

تحث تذكيرات تجديد الاشتراك العملاء على تجديد اشتراكاتهم قبل انتهاء الصلاحية ، مما يساهم في تدفق الإيرادات الثابت للشركة. قد تتضمن هذه التذكيرات معلومات حول فوائد التجديد أو العروض الخاصة أو الحوافز لتشجيع العميل على اتخاذ إجراء.

التخلي عن العربة

تعمل تذكيرات التخلي عن سلة التسوق على تذكير المتسوقين عبر الإنترنت بإنهاء مشترياتهم ، مما قد يؤدي إلى زيادة معدلات التحويل وتقليل المبيعات المفقودة. يمكن أن يساهم تخصيص البريد الإلكتروني وتوقيت البريد الإلكتروني بشكل مناسب وإرسال البريد الإلكتروني بتردد مناسب في فعالية البريد الإلكتروني للتذكير بالتخلي عن سلة التسوق.

ترويج المحتوى

تساعد تذكيرات ترويج المحتوى في جذب الزيارات إلى المحتوى الجديد أو الحالي، مثل:

• المدونات
• الكتب الإلكترونية
• ندوات عبر الإنترنت
• الفيديوات
• البودكاست

من خلال تذكير جمهورك بالمحتوى القيم الذي تقدمه ، يمكنك زيادة المشاركة وجذب المزيد من الزوار إلى موقع الويب أو النظام الأساسي الخاص بك.

تذكيرات المتابعة

تلعب تذكيرات المتابعة ، مثل البريد الإلكتروني للمتابعة ، دورا محوريا في الحفاظ على التواصل وإثارة استجابة من المستلم. يمكن استخدام هذه التذكيرات من أجل:

• ترتيب اجتماعات تكميلية
• حث العملاء على إنهاء الاستطلاعات
• طلب مراجعات أو إحالات
• أعد الاتصال بالمستلمين الذين لم يردوا على رسائل البريد الإلكتروني السابقة

تضمن تذكيرات المتابعة المهذبة في الوقت المناسب ملاحظة رسالتك والرد عليها بشكل صحيح.

نصائح لكتابة بريد إلكتروني فعال للتذكير

تتضمن صياغة بريد إلكتروني فعال للتذكير تخصيص الرسالة ، والتداول بشأن التوقيت والتكرار ، ودمج العناصر المرئية الآسرة. من خلال اعتماد هذه الاستراتيجيات ، يمكنك التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني للتذكير لا تنقل الرسالة المقصودة فحسب ، بل تحافظ أيضا على علاقة إيجابية مع المستلم.

التخصيص

يمكن أن يؤدي تخصيص رسائل البريد الإلكتروني للتذكير إلى جعلها أكثر جاذبية وفعالية. إحدى تقنيات التخصيص البسيطة والقوية هي مخاطبة المستلم باسمه. يمكن لهذه اللمسة الصغيرة أن تحدث فرقا كبيرا في جعل رسالة التذكير الإلكترونية الخاصة بك تبدو أكثر ملاءمة وملاءمة للمستلم ، مما يزيد من احتمالية الاستجابة الإيجابية.

توقيت

يعد توقيت رسالة التذكير الإلكترونية أمرا مهما لأنه يمكن أن يؤثر على ميل المستلم إلى التصرف. على سبيل المثال ، قد يؤدي إرسال بريد إلكتروني للتذكير في وقت مبكر جدا إلى نسيان المستلم للرسالة ، بينما قد يبدو إرسالها بعد فوات الأوان غير منظم.

يمكن أن يساعد قضاء بعض الوقت في التفكير بعناية في توقيت رسالة التذكير الإلكترونية في ضمان فعاليتها.

تردد

يعد تحقيق التوازن الصحيح بين تكرار التذكيرات أمرا أساسيا للحفاظ على علاقة إيجابية مع المتلقي. قد ينظر إلى إرسال عدد كبير جدا من التذكيرات على أنه تدخلي ومزعج ، بينما قد يؤدي عدد قليل جدا من التذكيرات إلى فشل المستلم في تذكر المهمة أو الحدث.

يعتمد تحديد التردد المناسب لرسائل البريد الإلكتروني للتذكير على طبيعة التذكير وتفضيلات المستلم.

العناصر المرئية

دمج العناصر المرئية ، مثل:

• الصور
• صور GIF
• الرموز التعبيرية
• الرموز

يمكن أن تجعل رسائل البريد الإلكتروني للتذكير أكثر جاذبية وأسهل في الفهم. يمكن للعناصر المرئية تحسين الجمالية المرئية ، والتأكيد على النقاط الحرجة ، وجعل البريد الإلكتروني أكثر جاذبية ومقروءة.

عند دمج العناصر المرئية ، من المهم التأكد من أنها ذات صلة بالمحتوى وذات جودة عالية ومحسنة للأجهزة المحمولة.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في رسائل البريد الإلكتروني للتذكير

يتطلب ضمان فعالية رسائل البريد الإلكتروني للتذكير تجنب المزالق الشائعة مثل:

• توظيف لهجة قوية
• حذف تعليمات أو تفاصيل واضحة
• استخدام سطور موضوع غامضة
• إرسال تذكيرات بتردد غير صحيح
• إهمال التدقيق اللغوي للأخطاء

من خلال تجنب هذه المزالق ، يمكنك زيادة فعالية رسائل البريد الإلكتروني للتذكير.

من خلال تجنب هذه المزالق ، يمكنك تحسين الجودة والفعالية الشاملة لرسائل البريد الإلكتروني للتذكير.

لهجة انتهازية أو متطلبة بشكل مفرط

يمكن أن تؤدي النبرة القوية بشكل مفرط إلى توتر العلاقة مع المتلقي وتقليل فعالية التذكير. بدلا من ذلك ، اعتمد لهجة مهذبة ومحترمة عند صياغة رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني ، وتجنب أي لغة عدوانية أو متطلبة. لتحقيق ذلك ، من الضروري كتابة تذكير لطيف يحافظ على نهج مهذب.

عدم وجود تعليمات أو تفاصيل واضحة

يعد تضمين تعليمات وتفاصيل واضحة في رسالة التذكير الإلكترونية أمرا ضروريا لتجنب الالتباس وتوضيح توقعات المستلم. كن دقيقا ، وقدم الرسوم التوضيحية ، واستخدم العناصر المرئية حيثما أمكن لنقل رسالتك بشكل فعال.

سطور موضوع غامضة أو غير واضحة

يمكن أن تؤدي سطور الموضوع الغامضة أو غير الواضحة إلى تجاهل البريد الإلكتروني أو تصنيفه على أنه بريد عشوائي ، مما يقلل من معدل الاستجابة ويجعل من الصعب على المستلم فهم الغرض من البريد الإلكتروني.

لتجنب هذه المشكلة ، كن موجزا ومحددا عند إنشاء سطر موضوع ، واستخدم كلمات العمل لتوصيل الغرض من البريد الإلكتروني بشكل فعال.

تردد غير مناسب

يمكن أن تؤدي التذكيرات المفرطة أو الضئيلة إلى نتائج عكسية وقد تضر بالعلاقة مع المتلقي. لتحقيق التوازن الصحيح ، ضع في اعتبارك طبيعة التذكير ودرجة الإلحاح وتفضيلات المستلم عند تحديد التردد المناسب لرسائل البريد الإلكتروني للتذكير.

عدم التدقيق اللغوي

قد يؤدي الفشل في تدقيق البريد الإلكتروني للتذكير إلى جعله يبدو غير احترافي ويقلل من فعاليته. خذ دائما الوقت الكافي لمراجعة بريدك الإلكتروني بحثا عن الأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية والصياغة الخرقاء لضمان تقديم رسالتك بطريقة احترافية.

استخدام التكنولوجيا لتبسيط رسائل البريد الإلكتروني للتذكير

يمكن أن تؤدي الاستفادة من التكنولوجيا ، مثل منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني وأدوات التشغيل الآلي ، إلى تبسيط عملية إرسال رسائل البريد الإلكتروني للتذكير ، وتعزيز التواصل المتسق والفعال. تتضمن بعض طرق الاستفادة من التكنولوجيا لرسائل البريد الإلكتروني للتذكير ما يلي:

• استخدام نسخة البريد الإلكتروني التي تم إنشاؤها الذكاء الاصطناعي لتبسيط العملية
• إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة الآلية لضمان التواصل في الوقت المناسب
• استخدام قوالب البريد الإلكتروني القابلة للتخصيص لتوفير الوقت والحفاظ على الاتساق
• استخدام الأدوات التحليلية التي تقدمها منصات مثل Salesmate CRM لتقييم أداء البريد الإلكتروني.

من خلال دمج هذه الأدوات والاستراتيجيات ، يمكنك تحسين عملية البريد الإلكتروني للتذكير وتحسين كفاءة الاتصال بشكل عام.

من خلال الاستفادة من التكنولوجيا ، يمكنك تعزيز الفعالية الإجمالية لرسائل البريد الإلكتروني للتذكير والحفاظ على علاقة إيجابية مع المستلمين.

ملخص

في الختام ، تتضمن صياغة بريد إلكتروني فعال للتذكير الودي فهم العناصر الأساسية ، مثل سطر الموضوع والنبرة والمحتوى والعبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، بالإضافة إلى الأنواع المختلفة من رسائل البريد الإلكتروني للتذكير وأغراضها الخاصة. باتباع النصائح وأفضل الممارسات التي تمت مشاركتها في منشور المدونة هذا ، يمكنك التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني للتذكير لا تنقل الرسالة المقصودة فحسب ، بل تحافظ أيضا على علاقة إيجابية مع المستلم. بمساعدة التكنولوجيا والعين الحريصة على التفاصيل ، يمكنك إنشاء رسائل بريد إلكتروني جذابة وفعالة للتذكير تحث على اتخاذ إجراءات وتبقي الجميع على المسار الصحيح.

أسئلة مكررة

كيف تقول بأدب تذكير ودي؟

مرحبا [الاسم الأول] ، مجرد تذكير ودي بأن مشروعك مستحق التسليم في [تاريخ الموعد النهائي]. يرجى تقديم المستندات المطلوبة قبل الموعد النهائي لمنع أي تأخير. لا تتردد في إرسال بريد إلكتروني مع أي أسئلة.

كيفية إرسال بريد إلكتروني للتذكير؟

ابدأ بتحية ودية وأشر إلى شيء مناسب تعرفه عن المستلم. اجذب انتباههم بسطر موضوع ذي صلة ، وقدم سياقا في نص بريدك الإلكتروني ، وقم بتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA) ، وأرسلها في الوقت المناسب وتابعها إذا لزم الأمر. أخيرا ، استخدم التذكير كفرصة لتسويق نفسك أو عملك.

ما هي بعض الأنواع الشائعة من رسائل البريد الإلكتروني الودية للتذكير؟

يمكن أن تأتي رسائل البريد الإلكتروني الودية للتذكير بأشكال عديدة ، مثل تذكيرات الأحداث ، وتذكيرات الدفع ، وتذكيرات الموعد النهائي ، وتذكيرات المواعيد ، وتجديد الاشتراك ، وتذكيرات التخلي عن عربة التسوق ، وتذكيرات ترويج المحتوى ، وتذكيرات المتابعة.

كيف يمكنني جعل رسالة التذكير الإلكترونية الخاصة بي أكثر جاذبية وتخصيصا؟

قم بتضمين اسم المستلم في رسالة التذكير الإلكترونية لجعلها أكثر جاذبية وتخصيصا. بالإضافة إلى ذلك ، استخدم نغمة رسمية وتأكد من حذف أي معلومات غريبة لا تنطبق مباشرة على التذكير.

ما هي المكونات الرئيسية لرسالة تذكير إلكترونية لطيفة؟

يجب أن تحتوي رسالة التذكير الإلكترونية اللطيفة على نغمة مهذبة ومحتوى موجز وعبارة واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في سطر الموضوع.