صياغة رسالة تذكير ودية عبر البريد الإلكتروني: 18 نموذجًا وقوالب لعام 2024
هل سبق لك أن فاتك موعد نهائي مهم، أو أغفلت اجتماعاً أو نسيت دفع فاتورة في الوقت المحدد؟ يمكن أن تلعب رسالة تذكير ودية عبر البريد الإلكتروني دورًا حاسمًا في منع هذه الحوادث المؤسفة مع الحفاظ على علاقة إيجابية مع العملاء والزملاء. في منشور المدونة هذا، سوف نتعمق في 18 مثالاً ونموذجًا لصياغة البريد الإلكتروني التذكيري الودي المثالي، بالإضافة إلى النصائح وأفضل الممارسات لضمان أن تكون رسائلك فعالة ومراعية في الوقت نفسه.
الوجبات الرئيسية
- رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية ضرورية للحفاظ على التواصل وتحفيز العمل.
- قم بتضمين سطر موضوع مقنع، ونبرة محترمة ومحتوى موجز ودعوة واضحة المعالم لاتخاذ إجراء في رسائل التذكير المهذبة.
- قم بإضفاء طابع شخصي على الرسائل، وفكر في توقيت وتكرار إرسال الرسائل التذكيرية وقم بتدقيقها قبل إرسالها لضمان فعاليتها.
أهمية رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية
لا يمكن الاستغناء عن رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية في الحفاظ على التواصل، وتحفيز العمل، وضمان عدم إغفال الأحداث أو المهام الهامة. مجرد تذكير ودّي بأن هذه التنبيهات اللطيفة يمكن إرسالها إلى مجموعة واسعة من المتلقين، بما في ذلك:
- الزملاء والأصدقاء
- الزبائن
- المدراء
- الشركات والمؤسسات
سواء أكان الأمر يتعلق بحدث قادم، أو دفعة مستحقة الدفع، أو اقتراب موعد نهائي محدد، يمكن لرسالة بريد إلكتروني تذكيرية مصممة بشكل جيد أن تحدث فرقاً كبيراً في ضمان سير كل شيء بسلاسة وفي الموعد المحدد.
العناصر الرئيسية للبريد الإلكتروني التذكيري اللطيف
يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني التذكيري اللطيف أربعة عناصر رئيسية
- سطر موضوع مقنع
- لهجة محترمة
- محتوى موجز وغني بالمعلومات في نفس الوقت
- دعوة واضحة المعالم للعمل
يتضمن إنشاء رسالة بريد إلكتروني تذكيرية مقنعة تحقيق التوازن بين اللباقة والوضوح، مما يضمن إيصال رسالتك مع الحفاظ على علاقة إيجابية مع المتلقي.
سطر الموضوع
سطر الموضوع هو فرصتك الأولى لجذب انتباه المتلقي وتوصيل الغرض من الرسالة الإلكترونية. دقة سطر الموضوع أساسية لجذب انتباه المستلم للوهلة الأولى. على سبيل المثال، قد يكون سطر الموضوع المناسب لرسالة بريد إلكتروني مهذبة للتذكير بالموعد هو "تذكير بالموعد: [تفاصيل الموعد] في [الوقت]".
يضمن لك سطر الموضوع الواضح والموجز أن تبرز رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية في صندوق الوارد الخاص بالمستلم ويزيد من احتمالية الاستجابة السريعة.
النغمة
يجب أن تتسم نبرة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية المهذبة بالاحترام، مع تجنب أي لغة عدوانية أو متطلبة. حتى عندما يكون الإلحاح ضروريًا، من الضروري الحفاظ على نبرة مهنية ومحترمة في رسالة تذكير مهذبة.
يتيح اعتماد نبرة محترمة إيصال الرسالة بشكل فعال دون الإساءة أو التسبب في إزعاج المتلقي.
المحتوى
يجب أن يكون محتوى الرسالة الإلكترونية التذكيرية اللطيفة موجزًا وغنيًا بالمعلومات، مع توفير جميع التفاصيل والسياق اللازمين. ويشمل ذلك تحية مهذبة، وتذكيرًا بسياق أو غرض الطلب الأصلي، والتفاصيل ذات الصلة مثل التاريخ والوقت والموقع (إن أمكن).
يمكن أن تؤدي المعلومات الواضحة والدقيقة في رسالتك التذكيرية عبر البريد الإلكتروني التذكيري إلى تفادي سوء الفهم وتعزيز التواصل الفعال مع المستلم، مما يجعلها واحدة من أهم رسائل التذكير.
دعوة إلى العمل
يجب تضمين دعوة واضحة لاتخاذ إجراء في رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية الخاصة بك، لتوجيه المستلم إلى ما يجب عليه القيام به بعد ذلك. وسواء كان الأمر يتعلق بتأكيد الحضور في حدث ما أو تسوية فاتورة غير مدفوعة، فإن الدعوة الواضحة إلى اتخاذ إجراء تضمن أن يكون المستلم على علم بالخطوة التالية الضرورية ويتصرف وفقًا لذلك.
على سبيل المثال، في رسالة بريد إلكتروني للتذكير بالدفع، يمكن أن تكون الدعوة إلى اتخاذ إجراء هي دفع الفاتورة غير المدفوعة على الفور.
أنواع رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية
هناك أنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية لمعالجة المواقف المختلفة، ويمكن أن يساعد استخدام قالب بريد إلكتروني للتذكير في ضمان الاتساق والفعالية. وتشمل هذه الأنواع ما يلي:
- تذكيرات الأحداث
- تذكيرات الدفع
- تذكير بالموعد النهائي
- تذكيرات المواعيد
- تجديد الاشتراكات
- تذكيرات التخلي عن عربة التسوق
- تذكيرات ترويج المحتوى
- تذكيرات المتابعة
يخدم كل نوع منها غرضاً محدداً ويلبي سيناريوهات مختلفة، مما يضمن عدم إغفال جميع تفاصيل الأحداث أو المهام أو الالتزامات المهمة.
تذكيرات الأحداث
تساهم رسائل التذكير بالفعالية بشكل كبير في نجاح أي فعالية، حيث تُبقي الحضور على اطلاع على الأحداث القادمة والتفاصيل المهمة. إن تضمين تأكيد حضور المتلقي، وتقديم التفاصيل ذات الصلة بالفعالية، وطلب الرد لتأكيد الحضور، يمكن أن تساهم جميعها في رسالة بريد إلكتروني للتذكير بالفعالية مصممة بشكل جيد.
على سبيل المثال، يمكن أن يكون التذكير بالحدث بسيطًا مثل: "مجرد تذكير، هذا تذكير مهذب بأن النزهة السنوية للشركة مقررة يوم الأحد القادم."
تذكيرات الدفع
تُعد رسائل التذكير بالدفع بمثابة تنبيه لطيف للعملاء لمعالجة الفواتير المتأخرة أو المدفوعات الفائتة. يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني المصممة جيدًا للتذكير بالدفع واضحة وتوضح جميع التداعيات القانونية لعدم دفع الفاتورة. على سبيل المثال، يمكن أن تكون رسالة تذكير لطيفة لفاتورة غير مدفوعة: "نرجو التكرم بدفع الفاتورة على الفور. بصفتنا شركة صغيرة، نعتمد على عملائنا في الدفع الفوري من أجل الحفاظ على خدماتنا لك ولشركتك. إذا كان بإمكانك التفضل بتأكيد استلام هذه الرسالة الإلكترونية وتقديم وقت تقديري للدفع، فسيكون ذلك موضع تقدير كبير. وفي حالة ظهور أي صعوبات في سداد هذه الفاتورة، يُرجى عدم التردد في الاتصال بنا."
تذكير بالموعد النهائي
تساعد رسائل التذكير بالموعد النهائي الأفراد في تذكر مهامهم والتزاماتهم والوفاء بها، وبالتالي تجنب عواقب عدم الوفاء بالموعد النهائي. يجب أن تشير رسالة البريد الإلكتروني للتذكير بالموعد النهائي بوضوح إلى تاريخ استحقاق المشروع وتوفر رابطًا لتقدم تطويره. وعلاوة على ذلك، يجب أن يحتوي أيضًا على معلومات الاتصال لأي استفسارات. تُعد صياغة موضوع فعال للتذكير بالموعد النهائي عبر البريد الإلكتروني أمرًا بالغ الأهمية لجذب انتباه المستلم وضمان اتخاذ إجراء في الوقت المناسب.
تذكيرات المواعيد
تساعد رسائل التذكير بالمواعيد العملاء في تذكر مواعيدهم المجدولة، مما يقلل من حالات عدم الحضور وإلغاء المواعيد في اللحظة الأخيرة. يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني الفعال للتذكير بالمواعيد ما يلي:
- سطر موضوع واضح
- رسالة مخصصة
- التوقيت المناسب
- التردد المناسب
على سبيل المثال، يمكن أن يكون التذكير بالموعد: "هذا لتذكيرك بأنه من المقرر إجراء فحص الأسنان الخاص بك غدًا في الساعة 10 صباحًا. نحن ننتظر وصولك بفارغ الصبر. نراك قريباً!
تجديد الاشتراكات
تحث رسائل التذكير بتجديد الاشتراكات العملاء على تجديد اشتراكاتهم قبل انتهاء صلاحيتها، مما يساهم في تدفق الإيرادات الثابتة للشركة. قد تتضمن هذه الرسائل التذكيرية معلومات حول فوائد التجديد أو العروض الخاصة أو الحوافز لتشجيع العميل على اتخاذ إجراء.
التخلي عن العربة
تعمل رسائل التذكير بالتخلي عن سلة التسوق على تذكير المتسوقين عبر الإنترنت بإنهاء مشترياتهم، مما قد يزيد من معدلات التحويل ويقلل من المبيعات المفقودة. يمكن أن يساهم تخصيص البريد الإلكتروني، وتوقيت البريد الإلكتروني بشكل مناسب، وإرسال البريد الإلكتروني بتواتر مناسب في فعالية البريد الإلكتروني للتذكير بإلغاء سلة التسوق.
ترويج المحتوى
تساعد تذكيرات ترويج المحتوى في زيادة عدد الزيارات إلى المحتوى الجديد أو الحالي، مثل:
- المدونات
- الكتب الإلكترونية
- ندوات عبر الإنترنت
- مقاطع الفيديو
- البودكاست
من خلال تذكير جمهورك بالمحتوى القيّم الذي تقدمه، يمكنك زيادة التفاعل وجذب المزيد من الزوار إلى موقعك الإلكتروني أو منصتك.
تذكيرات المتابعة
تلعب رسائل التذكير بالمتابعة، مثل رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة، دورًا محوريًا في الحفاظ على التواصل واستنباط استجابة من المتلقي. يمكن استخدام هذه الرسائل التذكيرية من أجل:
- ترتيب اجتماعات تكميلية
- حث العملاء على إنهاء الاستبيانات
- طلب المراجعات أو الإحالات
- إعادة التواصل مع المستلمين الذين لم يردوا على رسائل البريد الإلكتروني السابقة
تضمن لك رسائل التذكير بالمتابعة في الوقت المناسب وبشكل مهذب أن رسالتك ستتم ملاحظتها والرد عليها بشكل صحيح.
نصائح لكتابة رسالة بريد إلكتروني تذكيرية فعالة
تتضمن صياغة رسالة تذكيرية فعالة عبر البريد الإلكتروني تخصيص الرسالة، والتداول بشأن التوقيت والتكرار، ودمج عناصر بصرية جذابة. من خلال اعتماد هذه الاستراتيجيات، يمكنك التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية لا تنقل الرسالة المقصودة فحسب، بل تحافظ أيضًا على علاقة إيجابية مع المستلم.
التخصيص
يمكن أن يؤدي تخصيص رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية إلى جعلها أكثر جاذبية وفعالية. أحد أساليب التخصيص البسيطة والفعالة في الوقت نفسه هو مخاطبة المستلم باسمه. يمكن لهذه اللمسة الصغيرة أن تحدث فرقًا كبيرًا في جعل رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية تبدو أكثر ملاءمة ومناسبة للمستلم، مما يزيد من احتمالية الاستجابة الإيجابية.
التوقيت
يعد توقيت رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية مهمًا لأنه يمكن أن يؤثر على ميل المستلم إلى التصرف. على سبيل المثال، قد يؤدي إرسال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني في وقت مبكر جدًا إلى نسيان المستلم للرسالة، بينما قد يبدو إرسالها في وقت متأخر جدًا غير منظم.
يمكن أن يساعد تخصيص بعض الوقت للتفكير بعناية في توقيت رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية في ضمان فعاليتها.
التردد
يعد تحقيق التوازن الصحيح بين تكرار التذكيرات أمرًا أساسيًا للحفاظ على علاقة إيجابية مع المتلقي. قد يُنظر إلى إرسال الكثير من رسائل التذكير على أنها تطفلية ومزعجة، في حين أن إرسال عدد قليل جدًا من رسائل التذكير قد يؤدي إلى فشل المتلقي في تذكر المهمة أو الحدث.
يعتمد تحديد التكرار المناسب لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية على طبيعة التذكير وتفضيلات المستلم.
العناصر المرئية
دمج عناصر بصرية، مثل:
- الصور
- صور GIF
- الرموز التعبيرية
- الأيقونات
يمكن أن تجعل رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية أكثر جاذبية وأسهل في الفهم. يمكن للعناصر المرئية تحسين الجمالية البصرية، والتأكيد على النقاط المهمة، وجعل البريد الإلكتروني أكثر جاذبية ووضوحًا.
عند تضمين العناصر المرئية، من المهم التأكد من أنها ذات صلة بالمحتوى، وذات جودة عالية، ومحسّنة للأجهزة المحمولة.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية
يتطلب ضمان فعالية رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الخاصة بك تجنب المزالق الشائعة مثل:
- استخدام لهجة قوية
- حذف تعليمات أو تفاصيل واضحة
- استخدام سطور موضوع غامضة
- إرسال رسائل تذكير بتردد غير مناسب
- إهمال التدقيق اللغوي للأخطاء
بتجنب هذه المزالق، يمكنك زيادة فعالية رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الخاصة بك.
من خلال تجنب هذه المزالق، يمكنك تحسين الجودة والفعالية الإجمالية لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية.
لهجة متشددة أو متطلبة بشكل مبالغ فيه
يمكن أن تؤدي اللهجة القوية بشكل مفرط إلى توتر العلاقة مع المتلقي وتقليل فعالية التذكير. بدلًا من ذلك، اعتمد لهجة مهذبة ومحترمة عند كتابة رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني، وتجنب أي لغة عدوانية أو متطلبة. ولتحقيق ذلك، من الضروري كتابة تذكير لطيف يحافظ على أسلوب مهذب.
عدم وجود تعليمات أو تفاصيل واضحة
من الضروري تضمين تعليمات وتفاصيل واضحة في رسالتك الإلكترونية التذكيرية لتجنب الالتباس وتوضيح توقعات المستلم. كن دقيقاً وقدم رسوماً توضيحية واستخدم الصور المرئية حيثما أمكن لنقل رسالتك بفعالية.
عناوين الموضوعات الغامضة أو غير الواضحة
يمكن أن تؤدي سطور الموضوع الغامضة أو غير الواضحة إلى تجاهل البريد الإلكتروني أو تصنيفه كرسالة غير مرغوب فيها، مما يقلل من معدل الاستجابة ويجعل من الصعب على المستلم فهم القصد من البريد الإلكتروني.
لتجنب هذه المشكلة، كن موجزًا ومحددًا عند كتابة سطر الموضوع، واستخدم كلمات العمل لتوصيل الغرض من البريد الإلكتروني بشكل فعال.
التردد غير المناسب
يمكن أن تؤدي رسائل التذكير المفرطة أو الضئيلة إلى نتائج عكسية وقد تضر بالعلاقة مع المستلم. ولتحقيق التوازن الصحيح، ضع في اعتبارك طبيعة التذكير، ودرجة الإلحاح، وتفضيلات المستلم عند تحديد التكرار المناسب لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية.
الفشل في التدقيق اللغوي
قد يؤدي عدم تدقيق بريدك الإلكتروني التذكيري إلى جعله يبدو غير احترافي ويقلل من فعاليته. خصص دائمًا الوقت الكافي لمراجعة بريدك الإلكتروني بحثًا عن الأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية والصياغة غير المتقنة لضمان تقديم رسالتك بطريقة احترافية.
استخدام التكنولوجيا لتبسيط رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية
يمكن أن تؤدي الاستفادة من التكنولوجيا، مثل منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني وأدوات الأتمتة، إلى تبسيط عملية إرسال رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية، مما يعزز التواصل المتسق والفعال. تتضمن بعض طرق الاستفادة من التكنولوجيا في رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية ما يلي:
- استخدام نسخة البريد الإلكتروني التي يتم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي لتبسيط العملية
- إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة الآلية لضمان التواصل في الوقت المناسب
- استخدام قوالب البريد الإلكتروني القابلة للتخصيص لتوفير الوقت والحفاظ على الاتساق
- استخدام الأدوات التحليلية التي تقدمها منصات مثل Salesmate CRM لتقييم أداء البريد الإلكتروني.
من خلال دمج هذه الأدوات والاستراتيجيات، يمكنك تحسين عملية البريد الإلكتروني للتذكير وتحسين كفاءة التواصل بشكل عام.
من خلال الاستفادة من التكنولوجيا، يمكنك تعزيز الفعالية الإجمالية لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية والحفاظ على علاقة إيجابية مع المستلمين.
الملخص
في الختام، تتضمن صياغة رسالة بريد إلكتروني تذكيرية ودية فعالة فهم العناصر الرئيسية، مثل سطر الموضوع والنبرة والمحتوى والدعوة إلى اتخاذ إجراء، بالإضافة إلى الأنواع المختلفة لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية والأغراض الخاصة بكل منها. من خلال اتباع النصائح وأفضل الممارسات التي تمت مشاركتها في منشور المدونة هذا، يمكنك التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية لا تنقل الرسالة المقصودة فحسب، بل تحافظ أيضًا على علاقة إيجابية مع المستلم. بمساعدة التكنولوجيا والاهتمام الشديد بالتفاصيل، يمكنك إنشاء رسائل بريد إلكتروني تذكيرية جذابة وفعالة تحث على اتخاذ الإجراءات وتبقي الجميع على المسار الصحيح.
الأسئلة المتداولة
كيف تقول تذكيراً ودياً بأدب؟
مرحبًا [الاسم الأول]، مجرد تذكير ودي بأن مشروعك من المقرر تسليمه في [تاريخ الموعد النهائي]. يرجى تقديم المستندات المطلوبة قبل الموعد النهائي لمنع أي تأخير. لا تتردد في إرسال بريد إلكتروني مع أي أسئلة.
كيفية إرسال بريد إلكتروني للتذكير؟
ابدأ بتحية ودية وأشر إلى شيء مناسب تعرفه عن المستلم. قم بجذب انتباههم من خلال سطر موضوع ذي صلة، وقدم السياق في نص رسالتك الإلكترونية، وقم بتضمين عبارة تحث على اتخاذ إجراء (CTA)، وأرسل في الوقت المناسب، وتابع إذا لزم الأمر. وأخيرًا، استخدم التذكير كفرصة لتسويق نفسك أو عملك.
ما هي بعض الأنواع الشائعة لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية؟
يمكن أن تأتي رسائل التذكير الودية عبر البريد الإلكتروني في أشكال عديدة، مثل رسائل التذكير بالفعاليات، ورسائل التذكير بالدفع، ورسائل التذكير بالموعد النهائي، ورسائل التذكير بالمواعيد، ورسائل التذكير بتجديد الاشتراك، ورسائل التذكير بالتخلي عن عربة التسوق، ورسائل التذكير بترويج المحتوى، ورسائل التذكير بالمتابعة.
كيف يمكنني جعل البريد الإلكتروني للتذكير أكثر جاذبية وتخصيصاً؟
قم بتضمين اسم المستلم في رسالتك الإلكترونية التذكيرية لجعلها أكثر جاذبية وتخصيصًا. بالإضافة إلى ذلك، استخدم نبرة رسمية وتأكد من حذف أي معلومات غريبة لا تنطبق مباشرةً على التذكير.
ما هي المكونات الرئيسية للبريد الإلكتروني التذكيري اللطيف؟
يجب أن تتسم رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية اللطيفة بلهجة مهذبة ومحتوى مقتضب ودعوة واضحة للعمل في سطر الموضوع.