Principais estratégias para reduzir as licenças do Salesforce e diminuir os custos hoje
Precisa reduzir as licenças do Salesforce? Descubra maneiras eficazes de reduzir os custos por meio do gerenciamento eficaz de licenças do Salesforce, otimizando o uso de licenças, realizando auditorias regulares e negociando melhores acordos. Obtenha as dicas essenciais para gerenciar seus gastos com o Salesforce de forma eficiente.
Principais conclusões
Compreender e adequar os tipos de licença do Salesforce às necessidades dos usuários pode reduzir significativamente os custos e evitar gastos excessivos.
As auditorias regulares de licenças ajudam a identificar licenças subutilizadas e a garantir o alinhamento com as necessidades da organização, evitando assim gastos desnecessários.
Negociar os termos do contrato de forma eficaz, incluindo discussões baseadas em dados e compromissos de longo prazo, pode levar a economias substanciais nas licenças do Salesforce.
Compreensão dos tipos de licença do Salesforce
As licenças do Salesforce servem como mais do que meros tíquetes de entrada - elas alocam o acesso a funcionalidades e ferramentas alinhadas com funções distintas em sua organização. As licenças de usuário do Salesforce são cruciais para determinar o acesso dos usuários a recursos e aplicativos específicos, o que torna essencial selecionar as licenças certas para otimizar os custos e a funcionalidade. É fundamental entender as diferentes opções de licenciamento do Salesforce disponíveis, o que é o primeiro passo para maximizar sua utilidade. Entre elas estão as principais edições, como Growth, Professional e Salesforce Enterprise Edition, cada uma delas adaptada para atender a diferentes escalas e necessidades organizacionais. Há licenças especializadas, como a Enterprise e a Platform, que podem ser personalizadas de acordo com as necessidades de sua empresa.
É essencial garantir que cada usuário tenha o tipo de licença correto atribuído. Por exemplo, as licenças de recursos permitem que os usuários acessem apenas determinados recursos de que precisam, sem que tenham de passar para níveis de assinatura mais caros - essa abordagem ajuda a reduzir os custos de forma eficaz. Ao alinhar cuidadosamente sua seleção de licenças corporativas ou de plataforma do Salesforce com suas necessidades comerciais específicas, você pode reduzir significativamente as despesas, evitando o pagamento de funções supérfluas.
Comparação dos custos de licença do Salesforce
Os custos de licenciamento do Salesforce podem variar muito, normalmente de $25 a $330 por usuário por mês, dependendo da edição e dos recursos. Por exemplo, o plano Salesforce Essentials custa $25 por usuário por mês, a edição Professional começa em $80 por usuário por mês e a edição Enterprise começa em $165 por usuário por mês. As licenças da Salesforce Platform, que são mais acessíveis, começam em $25 por usuário por mês para a versão Starter e $100 para a versão Plus. O custo da licença do Salesforce é influenciado pelas opções específicas de licenciamento escolhidas.
Vários fatores influenciam os custos de licenciamento do Salesforce, incluindo os tipos de licenças necessárias, as funcionalidades exigidas e as demandas comerciais específicas. Compreender esses fatores e selecionar cuidadosamente as licenças certas pode ajudar a reduzir significativamente os custos de licenciamento do Salesforce.
O gerenciamento eficaz das licenças do Salesforce garante que seu investimento se alinhe às necessidades da empresa, evitando custos desnecessários por meio de estratégias de otimização de licenças do Salesforce.
Avaliação das necessidades comerciais e do uso de licenças
Avaliar as necessidades de negócios e o uso de licenças é uma etapa crucial para otimizar os custos de licenciamento do Salesforce. Isso envolve uma avaliação completa de como sua organização usa atualmente as licenças do Salesforce, identificando ineficiências e garantindo que as licenças estejam alinhadas com os requisitos reais do negócio. Ao entender as necessidades específicas de cada departamento e grupo de usuários, é possível tomar decisões informadas que evitem gastos excessivos e subutilização.
A avaliação regular de suas licenças do Salesforce ajuda a identificar áreas em que você pode estar pagando mais do que o necessário. Por exemplo, alguns usuários podem ter acesso a recursos que raramente usam, enquanto outros podem precisar de funcionalidades adicionais para realizar suas tarefas com mais eficiência. Esse processo de avaliação não só ajuda a reduzir os custos de licenciamento do Salesforce, mas também aumenta a produtividade geral, garantindo que cada usuário tenha as ferramentas certas à sua disposição.
Alinhando as licenças do Salesforce com as necessidades de negócios
O alinhamento das licenças do Salesforce com as necessidades de negócios envolve uma abordagem estratégica para entender os requisitos específicos de cada departamento e grupo de usuários de sua organização. Esse processo inclui a identificação dos recursos e das funcionalidades exigidos por cada usuário, bem como a determinação do nível adequado de acesso necessário para o desempenho eficaz de suas funções. Ao alinhar as licenças com as necessidades de negócios, as organizações podem evitar as armadilhas do excesso ou da falta de licenças e maximizar o valor de seu investimento no Salesforce.
Para alcançar esse alinhamento, as organizações devem:
Realizar auditorias regulares de licenças: As auditorias regulares ajudam a identificar áreas de ineficiência e a garantir que as licenças estejam sendo usadas de forma eficaz. Esse processo envolve a revisão das alocações de licenças atuais e dos padrões de uso para identificar quaisquer discrepâncias ou licenças subutilizadas.
Avalie as funções e responsabilidades dos usuários: Compreender as funções e responsabilidades específicas de cada usuário é essencial para determinar o nível de acesso necessário. Essa avaliação ajuda a atribuir as licenças apropriadas que correspondem às funções de trabalho do usuário.
Identificar os recursos e as funcionalidades necessários: Diferentes grupos de usuários podem exigir diferentes recursos e funcionalidades. Ao identificar essas necessidades, as organizações podem garantir que os usuários tenham acesso às ferramentas de que precisam sem pagar por recursos desnecessários.
Considere o crescimento e a escalabilidade futuros: À medida que sua organização cresce, o mesmo acontece com suas necessidades do Salesforce. É importante levar em conta o crescimento e a escalabilidade futuros ao alinhar as licenças com as necessidades da empresa. Essa previsão ajuda a tomar decisões informadas que apoiam os objetivos de longo prazo.
Monitorar e ajustar continuamente o uso da licença: As necessidades de licenças podem mudar com o tempo. O monitoramento e o ajuste contínuos do uso de licenças garantem que sua organização permaneça alinhada com as necessidades comerciais e evite custos desnecessários.
Seguindo essas etapas, as organizações podem alinhar efetivamente suas licenças do Salesforce com suas necessidades de negócios, garantindo o uso ideal e a eficiência de custos.
Realização de auditorias regulares de licenças
A auditoria regular do uso de licenças do Salesforce garante o alinhamento com as necessidades em evolução de uma organização, evitando assim despesas desnecessárias. Quando há mudanças organizacionais, como rotatividade de pessoal ou uma mudança na estratégia de negócios, é essencial reavaliar as distribuições de licenças atuais para confirmar se elas correspondem aos requisitos operacionais da sua empresa. Plataformas como a Zluri podem ser fundamentais para a redução de gastos supérfluos, oferecendo insights sobre como os usuários se envolvem ativamente com suas licenças e identificando aquelas que não estão sendo totalmente utilizadas.
Negligenciar a realização regular dessas auditorias pode resultar na negligência de usuários que não estão ativos, fazendo com que recursos financeiros sejam gastos sem justificativa. A identificação de usuários inativos ou que usam licenças esporadicamente permite que as empresas cancelem licenças desnecessárias e reduzam os custos. O envolvimento dos gerentes em discussões sobre o acesso necessário também pode ajudar a otimizar a alocação de licenças.
A execução de auditorias frequentes desempenha um papel crucial não apenas para garantir a adesão aos contratos de licenciamento, mas também ajuda a monitorar e evitar a utilização não autorizada de ativos de software.
Otimização de funções e permissões de usuário
A simplificação das funções e permissões dos usuários é uma abordagem crucial para gerenciar as licenças do Salesforce de forma eficaz. Ao otimizar a alocação de licenças, você não apenas reduz as despesas, mas também aumenta a eficácia operacional. A implementação do acesso baseado em funções garante que os usuários recebam níveis adequados de acesso de acordo com suas funções. Essa sincronização corresponde efetivamente às suas responsabilidades e aumenta o desempenho ao limitar a criação de funções desnecessárias para titulares de licenças específicas, especialmente aquelas baseadas em funções externas por meio da otimização de funções de conta (ARO).
Manter-se atualizado com as atualizações das versões do Salesforce permite que as organizações adotem novos recursos que contribuem para a economia de custos. A configuração de notificações automáticas para vencimentos iminentes de licenças promove processos de renovação em tempo hábil e a adesão às normas - uma prática vital para manter a conformidade e maximizar a utilização das licenças existentes.
Escolhendo as licenças e os produtos certos
A escolha das licenças e dos produtos certos é fundamental para otimizar os custos de licenciamento do Salesforce. Esse processo envolve a seleção das licenças e dos produtos mais econômicos que atendam às necessidades específicas de sua organização. Com uma variedade de licenças e produtos Salesforce disponíveis, fazer a escolha certa pode afetar significativamente seus custos gerais e a eficiência de sua implementação do Salesforce.
Para escolher as licenças e os produtos certos, considere as dicas a seguir:
Entenda seus requisitos: Comece entendendo as necessidades específicas de sua organização. Identifique os recursos e as funcionalidades exigidos por diferentes departamentos e grupos de usuários. Esse entendimento o ajudará a selecionar licenças que forneçam as ferramentas necessárias sem pagar por recursos desnecessários.
Compare as opções de licença: O Salesforce oferece várias opções de licença, cada uma com diferentes recursos e preços. Compare essas opções para determinar quais licenças atendem melhor às suas necessidades. Por exemplo, se determinados usuários precisarem apenas de funcionalidades básicas, considere a possibilidade de optar por licenças mais acessíveis, como as licenças do Salesforce Platform.
Avaliar a relação custo-benefício: Avalie a relação custo-benefício de diferentes licenças e produtos. Considere o custo total de propriedade, incluindo custos de assinatura, taxas de implementação e possíveis economias com o uso otimizado. A escolha de licenças econômicas pode reduzir significativamente seus custos de licenciamento do Salesforce.
Aproveite as ferramentas de gerenciamento de licenças do Salesforce: Utilize ferramentas como o License Management App (LMA) e o Zluri para monitorar o uso de licenças e otimizar a alocação de licenças. Essas ferramentas fornecem informações valiosas sobre a interação do usuário e ajudam a tomar decisões informadas sobre o gerenciamento de licenças.
Plano para necessidades futuras: Considere o crescimento e a escalabilidade futuros de sua organização ao escolher as licenças. Opte por licenças que possam acomodar a expansão futura e a evolução das necessidades de negócios. Essa previsão garante que seu investimento no Salesforce permaneça alinhado com seus objetivos de longo prazo.
Ao selecionar cuidadosamente as licenças e os produtos certos, as organizações podem otimizar seus custos de licenciamento do Salesforce, garantindo que obtenham o máximo de valor de seu investimento e, ao mesmo tempo, atendam às suas necessidades comerciais específicas.
Aproveitamento das ferramentas de gerenciamento de licenças do Salesforce
Ferramentas como o License Management App (LMA) e o Zluri desempenham um papel crucial no monitoramento do uso de aplicativos e na supervisão das licenças do Salesforce no AppExchange. Esses instrumentos oferecem análises abrangentes relacionadas à interação do usuário, destacando os recursos que são muito usados para ajudar no gerenciamento eficiente das licenças do Salesforce. Aproveitar a automação para atribuir ou revogar licenças minimiza as cargas de trabalho manuais e garante que os recursos sejam utilizados de forma econômica.
O processo de manipulação de permissões no Salesforce pode ser simplificado por meio da automação, que envolve a concessão ou a retirada de permissões de acordo com parâmetros específicos predeterminados. Também é possível integrar campos personalizados ao LMA para coletar dados sob medida pertinentes a requisitos comerciais específicos.
O uso de painéis durante o estágio de configuração da LMA pode ser útil para descobrir possíveis discrepâncias nas configurações, aprimorando os recursos gerais de rastreamento.
Negociação de contratos do Salesforce para obter melhores condições
A negociação eficaz de um contrato do Salesforce pode levar a uma economia substancial de custos, principalmente quando se trata de uma quantidade significativa de licenças. Durante a fase de renovação, os clientes têm a vantagem de garantir descontos que podem variar entre 10% e 25%. Iniciar essas discussões de 8 a 10 meses antes do vencimento do contrato atual permite tempo suficiente para participar de conversas completas e obter melhores condições contratuais. Ao negociar limites firmes para aumentos de preços na renovação, você se protege contra custos potencialmente exorbitantes.
Estar bem informado sobre seus requisitos de licenciamento e renegociar os termos de forma eficiente pode resultar em preços vantajosos por um longo período. É fundamental manter um registro de quaisquer limites negociados nos preços para não perder esses benefícios durante as renovações subsequentes. Considerar diferentes abordagens, seja expandindo ou reduzindo seus compromissos, pode melhorar a forma como você gerencia seu contrato do Salesforce para obter eficiência e benefícios ideais.
Preparação de dados para negociação de contratos
Os dados históricos de uso são vitais para garantir termos de contrato favoráveis. O tamanho da empresa, o tamanho médio do negócio, o setor e os limites orçamentários estimados devem ser considerados ao definir as expectativas de preço da licença do Salesforce. Ferramentas como a Zluri ajudam os gerentes de TI a tomar decisões informadas sobre quais contratos devem ser mantidos e quais devem ser eliminados.
A garantia de um contrato favorável requer preparação, estratégia e colaboração. Ao apresentar dados claros e padrões de uso, você pode apresentar um argumento convincente para obter melhores condições e economia de custos.
Estratégias para uma negociação eficaz
A utilização de benchmarks fornece informações valiosas com base em dados para negociações competitivas e equitativas. Ao aplicar esses benchmarks, é possível obter uma posição vantajosa para garantir preços mais favoráveis e melhorar as condições dos acordos contratuais.
Iniciar conversas casuais com o Salesforce serve como um precursor para cultivar um ambiente propício a resultados de negociação vantajosos. Quando as percepções de benchmark são combinadas com um clima de negociação construtivo, frequentemente resultam em termos de acordo superiores.
Explorando alternativas econômicas
A exploração de opções mais econômicas no lugar do Salesforce pode levar a reduções significativas de custos. Ao se concentrar em estratégias para reduzir os custos de assinatura do Salesforce, como entender a estrutura de custos e aproveitar os dados de mercado para obter melhores termos de licenciamento, as organizações podem otimizar seus gastos gerais. Para aqueles que não precisam de uma solução completa CRM Se a empresa não tiver recursos de TI, optar por licenças comunitárias, conectores e soluções do AppExchange pode ser uma opção mais econômica. A transição para plataformas diferentes pode reduzir substancialmente o custo total de propriedade, com alguns usuários obtendo economias de até 42%.
As organizações devem levar em conta considerações cruciais, como fatores-chave, ao analisar alternativas Sistemas de CRM e, ao mesmo tempo, prestar atenção em sua possível expansão futura e capacidade de escalonamento. A contratação de um consultor especializado em Salesforce pode ser benéfica para as empresas que estão pensando em alternativas ao Salesforce. À medida que as estratégias de negócios evoluem, pode surgir a necessidade de trocar os sistemas de CRM para que eles permaneçam alinhados com as metas de negócios em constante mudança e continuem fornecendo suporte eficaz.
Treinamento e capacitação de usuários
Os usuários do Salesforce se beneficiam significativamente de treinamento e suporte adequados, que são cruciais para melhorar a eficiência e reduzir os custos associados às licenças do Salesforce. Ao melhorar o conhecimento dos usuários sobre as funcionalidades do Salesforce, as empresas podem obter resultados superiores. A subutilização de licenças frequentemente decorre de treinamento insuficiente e da falta de conhecimento sobre os recursos disponíveis na plataforma. A implementação de programas de treinamento padronizados pode diminuir muito a demanda por licenças adicionais ao reforçar a proficiência dos usuários.
A realização de treinamentos personalizados e adaptados a necessidades específicas permite que os usuários lidem com eficiência com funções específicas no Salesforce. Indivíduos adequadamente treinados provavelmente gerenciarão os dados com mais habilidade, reduzindo assim os custos associados a erros nas operações. A educação abrangente sobre o Salesforce não apenas evita erros típicos, mas também reforça o uso de práticas recomendadas, o que, por sua vez, aumenta a produtividade e a eficiência gerais.
Gerenciamento eficiente do armazenamento de dados
O gerenciamento eficaz do armazenamento de dados é fundamental para a redução de custos. A realização de auditorias regulares dos dados pode identificar e eliminar informações duplicadas, o que otimiza a utilização do armazenamento. A implementação de técnicas que comprimem os dados pode reduzir bastante o espaço de armazenamento necessário. O estabelecimento de políticas de retenção de dados garante que somente as informações necessárias sejam retidas, reduzindo, assim, as despesas relacionadas ao armazenamento.
O emprego de métodos para arquivar conteúdo ajuda a liberar espaço nos principais sistemas de armazenamento e, ao mesmo tempo, mantém o acesso fácil aos registros históricos. As atualizações do Salesforce introduzem regularmente recursos destinados a aumentar a eficiência e reduzir as despesas operacionais.
O gerenciamento adequado do armazenamento de dados ajuda a evitar taxas desnecessárias, garantindo o uso econômico de recursos no Salesforce.
Monitoramento de atualizações e recursos da versão
Ficar a par das últimas atualizações das versões do Salesforce pode ser vantajoso para aproveitar os novos recursos, aumentar a eficiência de custos e realocar licenças de maneira mais eficaz. Ao conhecer as funcionalidades recém-adicionadas no Salesforce, as equipes podem distribuir melhor suas alocações de licenças. Garantir o treinamento contínuo ajuda os usuários a se manterem informados e proficientes na utilização desses novos recursos.
Ao incorporar a integração com sistemas como o Salesforce Sales Cloud, o monitoramento do uso de licenças específicas do Salesforce do cliente se torna significativamente mais eficiente. Manter-se atualizado com essas atualizações é crucial para usar o Salesforce em todo o seu potencial, o que resulta em economia de custos e melhor alocação de recursos.
Planejamento para necessidades futuras
É fundamental prever os requisitos futuros para o gerenciamento eficiente das licenças do Salesforce. Pode haver uma expansão nas demandas de negócios além do que foi originalmente previsto, destacando a necessidade de estratégias com visão de futuro. A formulação de uma estratégia que se estenda por três anos no futuro pode ajudar a prever os próximos requisitos de licença. Adaptar as implementações do Salesforce para atender às necessidades imediatas oferece adaptabilidade ao considerar os aprimoramentos subsequentes.
Os clientes devem avaliar se precisam de um pacote abrangente do Salesforce ou se uma alternativa mais econômica seria adequada. Ao decidir quais licenças adquirir como parte de seu investimento no Salesforce, as organizações devem levar em conta o crescimento e a escalabilidade previstos.
Ao se envolverem em um planejamento proativo, as empresas garantem a obtenção das licenças adequadas, essenciais para o cumprimento de seus objetivos de longo prazo.
Garantia de economia de custos a longo prazo
A economia de custos a longo prazo exige uma abordagem estratégica para o gerenciamento de licenças. Os contratos plurianuais podem reduzir o custo da licença por usuário, ajudando no planejamento do orçamento para licenças. Os contratos de longo prazo estabilizam os custos e oferecem previsibilidade orçamentária ao longo do tempo. Esses contratos podem reduzir substancialmente os custos, diminuindo as taxas por usuário.
A negociação de termos em contratos de longo prazo para limitar os aumentos de preços protege contra aumentos inesperados de custos. Os contratos de longo prazo melhoram a previsão financeira e minimizam as flutuações futuras de preços.
Esses acordos aumentam o ROI ao garantir preços menos afetados pelas mudanças do mercado.
Resumo
Para otimizar os custos de licenciamento do Salesforce, é fundamental compreender as várias opções de licença disponíveis, realizar auditorias consistentes, garantir melhores termos de contrato e assegurar que os usuários sejam totalmente treinados. A utilização de ferramentas projetadas especificamente para gerenciar licenças do Salesforce e a consideração de alternativas mais econômicas podem resultar em economias substanciais. Preparar-se para os requisitos futuros e comprometer-se com contratos estendidos permite que as organizações consolidem seu planejamento financeiro e, ao mesmo tempo, maximizem os benefícios derivados de seu investimento no Salesforce.
Inicie essas táticas agora para testemunhar uma redução nas despesas relacionadas ao licenciamento do Salesforce e um aumento na eficiência fiscal de sua organização. A prosperidade de sua empresa depende de fazer escolhas criteriosas sobre como gerenciar seu portfólio de licenças do Salesforce.
Perguntas frequentes
Quais são os diferentes tipos de licenças do Salesforce?
O Salesforce oferece várias licenças, incluindo licenças Enterprise, Professional e Platform, cada uma delas adaptada a requisitos comerciais específicos.
Compreender essas opções garante que você selecione a licença certa para as necessidades da sua organização.
Como as auditorias regulares de licenças podem ajudar a reduzir os custos?
As auditorias regulares de licenças podem reduzir significativamente os custos ao identificar licenças inativas ou subutilizadas, permitindo que as empresas as desativem e otimizem seus gastos.
Por que é importante negociar contratos do Salesforce?
Negociar contratos do Salesforce é fundamental porque permite que você obtenha descontos e melhores condições, o que pode levar a uma redução no custo total de suas licenças.
Como o treinamento do usuário pode melhorar a utilização da licença do Salesforce?
O treinamento de usuários melhora significativamente a utilização de licenças do Salesforce, aprimorando a capacidade do usuário e promovendo o uso eficaz dos recursos, reduzindo, em última análise, a necessidade de várias licenças. Quando os usuários são bem treinados, eles podem aproveitar a plataforma com mais eficiência.
Quais são algumas alternativas econômicas ao Salesforce CRM?
O Zendesk e o Microsoft Dynamics 365 são alternativas eficazes e econômicas ao Salesforce CRM, oferecendo recursos de integração perfeita que podem beneficiar sua empresa.
Considere explorar essas opções para obter uma solução mais econômica.