Jak spełnić międzynarodowe standardy zgodności?

Zgodność międzynarodowa obejmuje obecnie prywatność danych, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, prawo pracy, ESG i podatki, wymagając od instytucji finansowych traktowania jej jako funkcji strategicznej, a nie zwykłego ćwiczenia administracyjnego.

Globalne standardy, takie jak RODO, zalecenia FATF, ramy bazylejskie i normy ISO, stanowią punkt odniesienia, ale każdy lokalny organ regulacyjny dodaje określone zasady, których nie można zignorować, gdy organizacja działa poza granicami kraju.

Budowanie ustrukturyzowanych ram wokół oceny ryzyka, polityk, technologii i ciągłego monitorowania to najszybszy sposób na spełnienie i utrzymanie międzynarodowych standardów zgodności w zmieniającym się środowisku regulacyjnym.

Szwajcarska suwerenność danych i hosting na miejscu lub w szwajcarskiej chmurze mogą pomóc firmom podlegającym regulacjom w rozwiązywaniu problemów związanych z transgranicznym transferem danych podczas korzystania z platform takich jak InvestGlass.

Automatyzacja onboardingu, KYC i monitorowania za pomocą suwerennego CRM zmniejsza liczbę błędów ręcznych, przyspiesza przeglądy i sprawia, że okresowe audyty i kontrole organów regulacyjnych są znacznie łatwiejsze do przejścia.

Co naprawdę oznacza dziś międzynarodowa zgodność z przepisami

Do 2026 r. międzynarodowa zgodność obejmuje przestępstwa finansowe, przepisy dotyczące prywatności danych, ochronę konsumentów, ESG Ujawnianie informacji i sprawozdawczość podatkowa w każdym kraju, w którym firma dążąca do globalnej ekspansji zdecyduje się działać. Dla każdej instytucji finansowej obecnej na całym świecie zrozumienie, w jaki sposób spełniać międzynarodowe standardy zgodności, nie jest już opcjonalne. Jest to podstawa zrównoważonego rozwoju, zaufania klientów i dostępu do rynku w połączonej globalnej gospodarce.

Nie ma jednego globalnego organu regulacyjnego, który nadzorowałby wszystkie przepisy dotyczące zgodności. Zamiast tego ramy FATF, Komitetu Bazylejskiego, IOSCO, Międzynarodowej Organizacji Pracy i organów normalizacyjnych, takich jak ISO, kształtują przepisy krajowe. Organizacje te tworzą podstawy, które poszczególne kraje następnie interpretują i egzekwują za pośrednictwem własnych organów regulacyjnych. Ten wielowarstwowy system oznacza, że międzynarodowa firma musi poruszać się zarówno po przepisach międzynarodowych, jak i specyficznych wymogach prawnych każdej jurysdykcji, w której ma klientów, operacje lub dane.

Kluczowe kategorie międzynarodowych standardów obejmują:

Kategoria	Przykłady
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu	Zalecenia FATF, unijne dyrektywy AML, szwajcarska AMLA
Ochrona danych i prywatność	RODO, szwajcarska FADP, singapurska PDPA
Podatek transgraniczny i sprawozdawczość	CRS, FATCA, ramy OECD
Praca i zatrudnienie	Konwencje MOP, międzynarodowe przepisy prawa pracy, lokalne kodeksy pracy
Regulacje ESG i środowiskowe	CSRD UE, TCFD, lokalne mandaty w zakresie zrównoważonego rozwoju

Konkretne przykłady ilustrują różnorodność tego środowiska regulacyjnego. RODO w Unii Europejskiej ustanawia surowe zasady dotyczące prywatności danych i wymaga powiadamiania o naruszeniach w ciągu 72 godzin. Okólniki FINMA regulują szwajcarskie instytucje finansowe ze szczegółowymi oczekiwaniami dotyczącymi zarządzania ryzykiem i postępowania. Zasady MAS w Singapurze koncentrują się na ryzyku technologicznym i outsourcingu dla banków. Oczekiwania SEC i CFTC w Stanach Zjednoczonych dodają kolejną warstwę dla firm obsługujących amerykańskich klientów lub uzyskujących dostęp do amerykańskich rynków kapitałowych.

Krok 1: Mapowanie śladu regulacyjnego w różnych jurysdykcjach

Pierwszym praktycznym krokiem do spełnienia międzynarodowych standardów zgodności jest dokładna znajomość przepisów i regulacji mających zastosowanie do każdej linii biznesowej i lokalizacji klienta. Bez tej jasności nawet najbardziej wyrafinowany program zgodności będzie zawierał luki, które narażają instytucję na ryzyko prawne i potencjalne kary.

Stworzenie wykazu regulacyjnego wymaga wyszczególnienia każdego kraju, w którym klienci są wdrażani, zarządzane są portfele lub przechowywane są dane wrażliwe. Od 2026 r. to ćwiczenie mapowania musi również uwzględniać, gdzie marketing gdzie działania docierają do potencjalnych klientów, gdzie pracują pracownicy (w tym zdalnie) i gdzie zewnętrzni dostawcy usług przetwarzają dane w imieniu firmy. Każdy z tych punktów styku może stworzyć stałą placówkę lub wywołać wymogi rejestracyjne w organach regulacyjnych.

Podczas mapowania śladu należy sprawdzić określone struktury, w tym:

• Zalecenia FATF dotyczące obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
• Bazylea III w zakresie wymogów dotyczących kapitału, płynności i zarządzania ryzykiem
• CRS i FATCA dla transgranicznego raportowania podatkowego
• Lokalne ustawy AML i rozporządzenia bankowe na każdym rynku docelowym
• Przepisy FDA dotyczące produktów finansowych związanych ze zdrowiem
• Przepisy środowiskowe dotyczące inwestycji związanych z ESG

Po sporządzeniu takiego wykazu należy podzielić obowiązki na obowiązkowe wymogi prawne i standardy najlepszych praktyk. Obowiązkowe wymagania obejmują licencjonowanie, rejestrację i określone mechanizmy raportowania, które wiążą się z karami za nieprzestrzeganie przepisów. Standardy najlepszych praktyk, takie jak ISO 27001 dla bezpieczeństwa informacji lub ISO 37301 dla systemów zarządzania zgodnością, mogą nie być wymagane prawnie, ale wykazują dojrzałość w zakresie zgodności i mogą pomóc w spełnieniu oczekiwań należytej staranności ze strony klientów instytucjonalnych i zewnętrznych interesariuszy.

Korzystanie z CRM, takiego jak InvestGlass, zapewnia jedno miejsce do oznaczania każdego klienta i rachunku odpowiednią jurysdykcją i systemem. Takie tagowanie staje się podstawą do automatyzacji przepływów pracy, uruchamiania odpowiednich kontroli zgodności i generowania dokładnych raportów dla organów regulacyjnych w wielu krajach.

Krok 2: Przeprowadzenie globalnej analizy luk w zakresie zgodności

Analiza luk porównuje bieżące zasady, kontrole i technologie z wymogami regulacyjnymi w każdej jurysdykcji zidentyfikowanej w kroku 1. Ćwiczenie to ujawnia, gdzie funkcja zgodności już spełnia globalne standardy zgodności i gdzie potrzebne są pilne prace, aby wyeliminować niedociągnięcia, zanim staną się naruszeniami.

Konkretne przykłady czynią tę analizę namacalną. Sprawdź, czy Twoje obecne procedury KYC spełniają wytyczne FATF z 2024 r. dotyczące przejrzystości własności rzeczywistej. Sprawdź, czy zasady przechowywania danych spełniają zarówno wymogi RODO dotyczące ograniczenia czasu przechowywania, jak i szwajcarskie aktualizacje FADP, które weszły w życie w 2023 r. Sprawdź, czy Twój proces oceny odpowiedniości obejmuje informacje wymagane zgodnie z MiFID II lub równoważnymi zasadami postępowania na rynkach docelowych.

Ustrukturyzuj analizę luk według obszaru zgodności:

AML i KYC

• Procedury identyfikacji i weryfikacji klientów
• Dokumentacja dotycząca beneficjentów rzeczywistych
• Kontrola sankcji i bieżące monitorowanie
• Mechanizmy zgłaszania podejrzanych działań

Prywatność danych

• Mechanizmy udzielania zgody i dokumentacja podstaw prawnych
• Procedury dotyczące praw osób, których dane dotyczą
• Zabezpieczenia transferów transgranicznych
• Protokoły powiadamiania o naruszeniach

Odpowiedniość i stosowność

• Kwestionariusze profilowania klientów
• Ramy zarządzania produktami
• Dokumentacja porad i zaleceń

Obowiązki sprawozdawcze

• Terminy i formaty składania dokumentów regulacyjnych
• Wymogi dotyczące raportowania transakcji
• Okresowe obowiązki informacyjne

Oceń każdą lukę według wpływu i prawdopodobieństwa. Kwestie wysokiego ryzyka, takie jak brak kontroli sankcji lub brak zabezpieczeń ochrony danych, powinny być traktowane priorytetowo przed poprawkami dokumentacji o mniejszym wpływie, takimi jak aktualizacja języka szablonu. Takie podejście oparte na ryzyku gwarantuje, że wysiłki w zakresie zgodności z przepisami skupią się w pierwszej kolejności na ograniczeniu najpoważniejszych konsekwencji.

Wyniki analizy luk powinny być rejestrowane w centralnym systemie lub module zgodności. InvestGlass może hostować rejestry ryzyka i zadania naprawcze na szwajcarskich serwerach dla instytucji, które potrzebują suwerenności danych, zapewniając, że nawet proces zarządzania zgodnością spełnia te same wysokie standardy, które stosujesz do danych klientów.

Krok 3: Zbuduj solidne międzynarodowe ramy zgodności

Ramy zgodności to udokumentowany zestaw zasad, standardowych procedur operacyjnych i kontroli, które są zgodne z globalnymi standardami ISO, FATF, Bazylea i lokalnymi organami regulacyjnymi. Te ustrukturyzowane ramy przekształcają doraźne praktyki zgodności w systematyczne podejście, które można skalować wraz z rozwojem instytucji i wchodzeniem na nowe rynki.

Konkretne obszary polityki, którymi należy się zająć, obejmują

Obszar polityki	Kluczowe komponenty
AML i przeciwdziałanie finansowaniu terroryzmu	Należyta staranność wobec klienta, wzmocniona należyta staranność, monitorowanie transakcji, raportowanie
Sankcje	Procedury przesiewowe, protokoły eskalacji, prowadzenie dokumentacji
Przeciwdziałanie przekupstwu i korupcji	Limity prezentów i zaproszeń, należyta staranność osób trzecich, szkolenia
Ochrona danych	Ograniczenia gromadzenia, harmonogramy przechowywania, kontrola dostępu, reagowanie na naruszenia
Konflikt interesów	Wymogi dotyczące ujawniania informacji, procedury zarządzania, ograniczone działania
Odpowiedniość i zarządzanie produktem	Definicje rynku docelowego, kontrole dystrybucji, bieżący przegląd
Outsourcing i ryzyko związane z dostawcami	Wymogi należytej staranności, standardy umów, procedury nadzoru

Dostosowanie polityki przeciwdziałania przestępstwom finansowym do zaleceń FATF wymaga uwzględnienia oceny ryzyka klienta, ciągłego monitorowania w oparciu o poziom ryzyka oraz jasnych ścieżek eskalacji podejrzanych działań. Dyrektywy UE w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy dodają szczególne wymagania dotyczące osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne i krajów trzecich wysokiego ryzyka. Lokalne przepisy, takie jak szwajcarska ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, mogą nakładać dodatkowe obowiązki, które wykraczają poza międzynarodowe standardy podstawowe.

Minimalne standardy obejmujące całą grupę ustanawiają spójne oczekiwania we wszystkich lokalizacjach, jednocześnie dopuszczając bardziej rygorystyczne wymagania lokalne tam, gdzie jest to konieczne. Na przykład globalny standard może wymagać zwiększonej należytej staranności w odniesieniu do wszystkich osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, podczas gdy operacje w Unii Europejskiej dodają określone wymogi dotyczące dokumentacji wymagane przez dyrektywy UE, a oddziały w regionie Zatoki Perskiej uwzględniają lokalne oczekiwania regulacyjne dotyczące własności rzeczywistej.

Platforma taka jak InvestGlass może osadzić tę strukturę bezpośrednio w codziennych przepływach pracy. Zasady stają się ścieżkami zatwierdzania, których nie można ominąć. Obowiązkowe pola zapewniają, że wymagane informacje są gromadzone przed kontynuowaniem obsługi konta. Zautomatyzowane przypomnienia utrzymują okresowe przeglądy zgodnie z harmonogramem. Taka integracja zmienia program zgodności z przepisami z dokumentu leżącego na półce w aktywną kontrolę, która kieruje każdą interakcją z klientem.

Definiowanie ról i zarządzanie

Struktura organizacyjna ma fundamentalne znaczenie dla spełnienia międzynarodowych standardów zgodności. Oznacza to wyznaczenie dyrektora ds. zgodności grupy z jasnymi uprawnieniami i liniami raportowania do zarządu lub komitetu ds. ryzyka. Lokalni specjaliści ds. zgodności w każdej jurysdykcji zapewniają, że przepisy obowiązujące w danym kraju są odpowiednio uwzględniane, a lokalne organy regulacyjne mają wyznaczony punkt kontaktowy.

Organy regulacyjne, takie jak FINMA, Europejski Bank Centralny i PRA, oczekują niezależnych funkcji zgodności i ryzyka z udokumentowanymi mandatami. Funkcje te muszą mieć wystarczające zasoby, dostęp do informacji i uprawnienia do kwestionowania decyzji biznesowych, które stwarzają niedopuszczalne ryzyko w zakresie zgodności. Zaangażowanie organizacji w zapewnienie zgodności z przepisami musi być widoczne od poziomu zarządu do każdej warstwy instytucji.

Karta zgodności powinna określać obowiązki w zakresie:

• Monitorowanie zmian regulacyjnych i ocena ich wpływu
• Udzielanie porad jednostkom biznesowym w kwestiach zgodności
• Opracowywanie i dostarczanie programów szkoleniowych
• Raportowanie kierownictwu wyższego szczebla i zarządowi na temat statusu zgodności
• Zarządzanie relacjami z organami regulacyjnymi

Co najmniej raz w roku należy dokonywać przeglądu niniejszej karty, aby upewnić się, że odzwierciedla ona aktualne oczekiwania regulacyjne i strukturę organizacyjną.

Podział obowiązków jest równie ważny. Menedżerowie ds. relacji z klientami korzystający z CRM do obsługi klientów powinni być oddzieleni od zespołów ds. zgodności drugiej linii, które definiują zasady, prowadzą nadzór i przeglądają oflagowane transakcje w tym samym systemie. Takie rozdzielenie zapewnia, że kontrole zgodności działają niezależnie od presji biznesowej.

Krok 4: Wykorzystaj technologię i suwerenność danych, aby zachować zgodność z przepisami

Same procesy manualne nie są już w stanie poradzić sobie z ilością i złożonością międzynarodowych standardów. Zaostrzenie przepisów w zakresie AML, sankcji i prywatności danych w 2020 r. sprawiło, że oprogramowanie do zarządzania zgodnością stało się niezbędne dla każdej instytucji prowadzącej działalność w wielu jurysdykcjach. Próba zapewnienia globalnej zgodności z przepisami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i łańcuchów e-maili stwarza niedopuszczalne ryzyko finansowe i luki operacyjne.

Suwerenna platforma CRM, taka jak InvestGlass, automatyzuje cyfrowy onboarding, Zbieranie KYC, okresowe przeglądy i zarządzanie dokumentami ze ścieżkami audytu, które spełniają oczekiwania organów regulacyjnych. Każde działanie jest oznaczane czasem, każda wersja dokumentu jest przechowywana, a każde zatwierdzenie jest rejestrowane. Tworzy to bazę dowodową potrzebną do wykazania zgodności podczas inspekcji i okresowych audytów wewnętrznych.

Szwajcarska suwerenność danych zapewnia znaczące korzyści dla firm podlegających regulacjom. Hosting danych klientów w Szwajcarii lub na miejscu oznacza, że instytucja korzysta ze ścisłej ochrony prywatności na mocy szwajcarskiego prawa i stabilności politycznej, która jest uznawana na całym świecie. Dla banków, zarządzających aktywami i ubezpieczycieli, którzy mają do czynienia z transgranicznym transferem danych i zasadami lokalizacji w Unii Europejskiej, na Bliskim Wschodzie i w Azji, takie podejście do hostingu upraszcza złożone przepisy dotyczące korzystania z chmury i outsourcingu.

Konkretne przykłady automatyzacji obejmują:

• Automatyczne sprawdzanie nowych klientów pod kątem aktualnych list sankcyjnych z codziennymi aktualizacjami.
• Ocena ryzyka oparta na regułach, która dostosowuje poziomy ryzyka klienta na podstawie wielu czynników.
• Alerty dotyczące wygasających dokumentów identyfikacyjnych lub brakującego źródła dowodów majątku
• Zautomatyzowane przydzielanie zadań, gdy okresowe przeglądy stają się wymagalne
• Wyzwalacze przepływu pracy, gdy zmiany regulacyjne wpływają na określone segmenty klientów

Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą pomóc w monitorowaniu transakcji i kontroli adekwatności, identyfikując wzorce, które mogą wskazywać na pranie pieniędzy lub nieodpowiednie rekomendacje. Wyjaśnienia i ludzki nadzór pozostają jednak niezbędne. Organy regulacyjne oczekują, że decyzje mające wpływ na klientów będą podejmowane przez ludzi, a technologia będzie służyć jako narzędzie wsparcia, a nie autonomiczny podmiot decyzyjny.

Standaryzacja przepływów pracy ponad granicami

Standaryzacja globalnych przepływów pracy przy jednoczesnym dopuszczeniu lokalnych wariantów dla każdego regulatora wymaga konfigurowalnych szablonów, które dostosowują się do charakterystyki klienta i transakcji. Równowaga ta zapewnia spójne standardy systemu zarządzania jakością przy jednoczesnym poszanowaniu specyficznych zasad każdej jurysdykcji.

Przykłady standaryzacji przepływu pracy obejmują:

• Podstawowy cyfrowy przepływ onboardingu, który rozgałęzia się w zależności od rezydencji klienta, przy czym klienci z Unii Europejskiej widzą prośby o zgodę RODO, klienci szwajcarscy widzą ujawnienia FADP, a klienci z Singapuru widzą ostrzeżenia wymagane przez MAS.
• Ulepszone ścieżki należytej staranności, które aktywują się automatycznie w przypadku osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne lub klientów z krajów wysokiego ryzyka.
• Oceny adekwatności produktu, które są dostosowywane w oparciu o przepisy regulujące każdy typ produktu

Wszystkie kluczowe działania, zatwierdzenia i wersje dokumentów powinny być opatrzone znacznikami czasu i łatwe do wyeksportowania na potrzeby kontroli przeprowadzanych przez organy regulacyjne lub audytorów zewnętrznych. Ta funkcja ścieżki audytu nie jest opcjonalna. Organy regulacyjne oczekują dowodów na to, w jaki sposób podejmowano decyzje, kto je podejmował i jakie informacje były dostępne w danym momencie.

Integracja zarządzania portfelem i automatyzacji marketingu z CRM zmniejsza ryzyko wysłania niezatwierdzonych produktów lub komunikatów do niewłaściwej jurysdykcji. Gdy funkcja zgodności może przeglądać wszystkie interakcje z klientami w jednym systemie, znacznie łatwiej jest zapewnić zgodność z zasadami marketingu transgranicznego i ograniczeniami dystrybucji produktów.

Krok 5: Przeszkolenie zespołów i wdrożenie kultury zgodności transgranicznej

Nawet najlepsze ramy i technologia zawiodą, jeśli pracownicy w różnych krajach nie zrozumieją swoich obowiązków i oczekiwań kulturowych, które kształtują sposób, w jaki te obowiązki powinny być wypełniane. Budowanie kultury zgodności wymaga ciągłych inwestycji w edukację pracowników i jasną komunikację na temat tego, dlaczego zgodność ma znaczenie.

Programy szkoleniowe dla poszczególnych ról powinny odnosić się do różnych zagrożeń dla zgodności z przepisami, na które narażone są różne funkcje:

Rola	Koncentracja na szkoleniu
Menedżerowie relacji	Czerwone flagi AML, wymogi dotyczące odpowiedniości, standardy dokumentacji
Zarządzający portfelem	Ograniczenia inwestycyjne, konflikty interesów, najlepsza realizacja
Personel operacyjny	Obsługa danych, przechowywanie dokumentacji, kontrola przetwarzania transakcji
Kierownictwo	Strategia regulacyjna, odpowiedzialność, ton z góry

Konkretne oczekiwania czasowe obejmują szkolenie wprowadzające dla wszystkich nowych pracowników obejmujące podstawowe obowiązki w zakresie zgodności, coroczne odświeżanie obejmujące aktualizacje przepisów z poprzedniego roku oraz sesje ukierunkowane na wprowadzanie nowych produktów lub wchodzenie na nowe rynki. Jeśli Twoja instytucja zatrudnia pracowników za granicą, szkolenie w zakresie zgodności powinno być częścią procesu wdrażania od pierwszego dnia.

Rejestry obecności i ukończenia szkoleń powinny być śledzone w systemie CRM lub HR. Gdy organy regulacyjne zapytają, czy pracownicy posiadają wiedzę na temat swoich obowiązków, należy wykazać nie tylko, że szkolenie zostało zaoferowane, ale także, że zostało ukończone, zrozumiane i regularnie odświeżane.

Zachęcanie do zgłaszania problemów wymaga czegoś więcej niż tylko deklaracji politycznych. Poufne kanały zgłaszania wątpliwości, jasne zasady ochrony sygnalistów spełniające standardy takie jak dyrektywa Unii Europejskiej w sprawie sygnalistów, a także widoczne wsparcie ze strony kierownictwa wyższego szczebla w przypadku zgłaszania problemów - wszystko to przyczynia się do stworzenia środowiska, w którym problemy są identyfikowane na wczesnym etapie, a nie ukrywane, dopóki nie staną się kryzysem.

Odpowiedzialne korzystanie z komunikacji i marketingu

Międzynarodowe standardy mają zastosowanie do marketingu i komunikacji z klientami, ze szczególnym uwzględnieniem usług zarządzania majątkiem i usług inwestycyjnych. Wprowadzające w błąd promocje, niewłaściwe rekomendacje produktów lub komunikaty, które nie zawierają wymaganych ujawnień, mogą skutkować działaniami regulacyjnymi i utratą reputacji.

Wstępnie zatwierdzone przepływy pracy w InvestGlass zapewniają, że do klientów wysyłane są tylko treści zgodne z przepisami i jurysdykcją. Materiały marketingowe dla klientów z Unii Europejskiej mogą automatycznie zawierać wymagane informacje MiFID II. Komunikacja dla klientów z Bliskiego Wschodu może zawierać lokalne ostrzeżenia regulacyjne. Klienci azjatyccy mogą otrzymywać materiały spełniające wymogi MAS lub SFC. Wszystko to odbywa się w ramach jednego systemu, zmniejszając ryzyko błędów wynikających z zarządzania wieloma rozłącznymi procesami.

Konkretne standardy, do których należy się odnieść, obejmują:

• Wymogi MiFID II w zakresie zarządzania produktami i ujawniania informacji
• Ostrzeżenia o ryzyku odpowiadające charakterystyce każdego produktu
• Informacje o wynikach spełniające standardy regulacyjne dotyczące rzetelnej prezentacji
• Jasna identyfikacja podmiotu regulowanego odpowiedzialnego za komunikację

Dokumentacja całej komunikacji powinna być przechowywana przez okres wymagany przez organy regulacyjne w każdej jurysdykcji i powinna być łatwa do przeszukiwania na potrzeby audytów lub dochodzeń. Ten wymóg przechowywania dotyczy wiadomości e-mail, wiadomości na portalach, materiałów marketingowych i wszelkich innych form komunikacji z klientami.

Krok 6: Monitorowanie, audytowanie i ciągłe doskonalenie

Zgodność z przepisami to ciągły cykl monitorowania, testowania i ciągłego doskonalenia, a nie jednorazowy projekt zakończony, a następnie zapomniany. Środowisko regulacyjne stale się zmienia, pojawiają się nowe zasady, istniejące zasady są reinterpretowane, a priorytety w zakresie egzekwowania przepisów zmieniają się w zależności od wydarzeń rynkowych i politycznych.

Codzienne i cotygodniowe działania monitorujące obejmują nadzór transakcji w celu wykrycia nietypowych wzorców, aktualizacje kontroli sankcji w celu włączenia nowych oznaczeń oraz przeglądy kont wysokiego ryzyka oznaczonych przez system. Działania te powinny być udokumentowane z jasną odpowiedzialnością i procedurami eskalacji dla kwestii wymagających zbadania.

Formalne audyty wewnętrzne sprawdzają skuteczność kontroli w odniesieniu do norm takich jak ISO 37301 i oczekiwań organów regulacyjnych, takich jak FINMA, FCA lub MAS. Te okresowe audyty powinny obejmować wszystkie aspekty międzynarodowego programu zgodności z przepisami, od dokumentacji polityki po wdrożenie na pierwszej linii. Ustalenia powinny być zgłaszane kierownictwu wyższego szczebla i śledzone do rozwiązania.

Metryki i pulpity nawigacyjne w CRM i platformie zarządzania portfelem zapewniają kierownictwu wgląd w czasie rzeczywistym:

• Zaległe przeglądy KYC i ich wiek
• Naruszenia kontroli i status ich rozwiązania
• Reklamacje klientów i ich przyczyny
• Zadania naprawcze i ich postępy

Taka widoczność umożliwia proaktywne zarządzanie ryzykiem braku zgodności, a nie reaktywne zarządzanie kryzysowe w przypadku eskalacji problemów.

Ustalenia z audytów i incydentów powinny zostać uwzględnione w zaktualizowanych ocenach ryzyka, zmianach zasad i planach szkoleń personelu. Tworzy to udokumentowaną pętlę ciągłego doskonalenia, która pokazuje organom regulacyjnym zaangażowanie instytucji w uczenie się na podstawie doświadczeń i wzmacnianie kontroli w miarę upływu czasu.

Wyprzedzanie zmian regulacyjnych

Śledzenie zmian regulacyjnych w różnych regionach wymaga systematycznych procesów, a nie doraźnej uwagi. Subskrybuj biuletyny regulatorów z każdej jurysdykcji, w której prowadzisz działalność. Korzystaj z usług aktualizacji prawnych, które konsolidują zmiany w wielu organach regulacyjnych. Dołącz do stowarzyszeń branżowych, które zapewniają wczesne ostrzeganie o nadchodzących zmianach regulacyjnych i możliwości udziału w konsultacjach.

Konkretne przykłady zmian do monitorowania obejmują:

• Nadchodzący pakiet AML Unii Europejskiej z nowym Urzędem ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy
• Rozwój regulacji dotyczących aktywów cyfrowych w Szwajcarii w ramach FINMA i w Singapurze w ramach MAS
• Zmieniające się zasady ujawniania informacji ESG w ramach CSRD UE wpływające na firmy prowadzące działalność w Europie
• Zmiany w przepisach prawa pracy w jurysdykcjach, w których zatrudnieni są pracownicy

Firmy mogą konfigurować alerty i tagi w InvestGlass, aby śledzić klientów i portfele, na które mają wpływ nowe zasady oraz planować zadania projektowe dla wymaganych aktualizacji. Gdy zmiana regulacyjna wpływa na klientów o określonych cechach, system może automatycznie zidentyfikować tych klientów i utworzyć zadania przepływu pracy dla niezbędnych przeglądów lub komunikacji.

Traktowanie wiedzy o regulacjach jako normalnej części rozwoju produktu i strategii, a nie refleksji po fakcie, przekształca zgodność z przepisami z centrum kosztów w źródło przewagi konkurencyjnej. Instytucje, które rozumieją, w jakim kierunku zmierzają przepisy, mogą projektować produkty i usługi, które pozostaną zgodne z przepisami w miarę ich ewolucji, unikając kosztownych przeróbek, które wynikają z założeń, które później okazują się nieprawidłowe.

Jak InvestGlass pomaga spełnić międzynarodowe standardy zgodności

InvestGlass to szwajcarska suwerenna platforma CRM i automatyzacji przeznaczona dla banków, zarządzających majątkiem, ubezpieczycieli, firm z branży nieruchomości i podmiotów sektora publicznego, które muszą spełniać globalne standardy zgodności przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad swoimi danymi. Platforma łączy w sobie wszystko, czego potrzebują firmy podlegające regulacjom, aby legalnie działać w wielu jurysdykcjach bez złożoności integracji dziesiątek oddzielnych systemów.

Platforma łączy cyfrowy onboarding, KYC, zarządzanie portfelem, automatyzację marketingu, narzędzia AI i portal klienta, aby wspierać przepływy pracy w zakresie zgodności z przepisami od pierwszego kontaktu z klientem po bieżące zarządzanie relacjami. Ta integracja oznacza, że zgodność jest wbudowana w każdą interakcję z klientem, a nie dodawana jako refleksja.

Opcje hostingu w Szwajcarii lub na miejscu są odpowiedzią na obawy związane z transgranicznym transferem danych, oceną ryzyka w chmurze i oczekiwaniami dotyczącymi lokalizacji danych ze strony organów regulacyjnych i klientów instytucjonalnych. Dla firm zainteresowanych tym, jak spełnić międzynarodowe standardy zgodności przy jednoczesnej ochronie poufności klientów, szwajcarski hosting stanowi prostą odpowiedź, która zadowoli wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy.

Kluczowe funkcje obejmują:

• Konfigurowalne podróże onboardingowe, które dostosowują się do jurysdykcji, typu klienta i wyboru produktu.
• Wbudowany scoring ryzyka, który oblicza poziomy ryzyka klienta w oparciu o zasady polityki.
• Zarządzanie dokumentami z pełnymi ścieżkami audytu pokazującymi, kto uzyskał dostęp, zmodyfikował lub zatwierdził każdy dokument.
• Zautomatyzowane przypomnienia o okresowych przeglądach, wygasających dokumentach i terminach regulacyjnych.
• Automatyzacja marketingu z przepływami pracy przed zatwierdzeniem i kontrolą treści opartą na jurysdykcji
• Narzędzia do zarządzania portfelem zintegrowane z monitorowaniem zgodności

Średniej wielkości bank prywatny wykorzystał niedawno InvestGlass do ekspansji na rynki Unii Europejskiej i Bliskiego Wschodu, utrzymując jednocześnie siedzibę w Szwajcarii. Dzięki standaryzacji kontroli onboardingu i monitorowania na jednej platformie ze szwajcarskim hostingiem, bank uzyskał zgodę organów regulacyjnych na nowych rynkach szybciej niż konkurenci korzystający z rozdrobnionych systemów. Zespół ds. zgodności z przepisami zyskał wgląd we wszystkie jurysdykcje za pomocą jednego pulpitu nawigacyjnego, umożliwiając im skuteczne zapewnienie zgodności bez zwiększania zatrudnienia proporcjonalnie do ich globalnej ekspansji.

Często zadawane pytania

Które międzynarodowe standardy powinny być priorytetem dla średniej wielkości banku?

Większość banków powinna zacząć od zaleceń FATF dotyczących AML i sankcji, bazylejskich ram dotyczących ryzyka i kapitału, RODO i szwajcarskiej FADP w zakresie prywatności danych, MiFID II lub równoważnych zasad postępowania w stosownych przypadkach oraz CRS i FATCA w zakresie transgranicznej sprawozdawczości podatkowej. Stanowią one podstawowe wymogi regulacyjne, których nieprzestrzeganie wiąże się z najpoważniejszymi konsekwencjami i które są najdokładniej badane przez organy regulacyjne.

Po ustanowieniu tych fundamentów firmy mogą rozszerzyć zakres o standardy ujawniania informacji ESG, takie jak TCFD i EU CSRD, ISO 27001 w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz ISO 37301 w zakresie podejść do zgodności z systemami zarządzania jakością. Te dodatkowe standardy mogą nie być wymagane prawnie, ale pomagają wykazać dojrzałość wyrafinowanym klientom i kontrahentom.

Jak często powinniśmy dokonywać przeglądu naszego międzynarodowego programu zgodności?

Pełny przegląd powinien zwykle odbywać się co najmniej raz w roku, z ukierunkowanymi aktualizacjami w przypadku istotnych zmian regulacyjnych, nowych produktów lub wejścia do nowych krajów. Ten coroczny przegląd powinien obejmować politykę, procedury, kontrole, technologię i szkolenia, aby potwierdzić, że są one zgodne z aktualnymi oczekiwaniami regulacyjnymi.

Obszary wysokiego ryzyka, takie jak monitorowanie transakcji, kontrola sankcji i kontrola ochrony danych, powinny być testowane częściej. Kwartalne testy tych krytycznych kontroli są powszechną praktyką, a ich wyniki są dokumentowane w centralnym systemie, takim jak InvestGlass. Funkcja zgodności firmy powinna mieć wskaźniki, które śledzą zakończenie testów i rozwiązywanie problemów.

Czy mniejsze firmy mogą spełnić międzynarodowe standardy bez dużego zespołu ds. zgodności?

Mniejsze firmy mogą bezwzględnie spełnić globalne standardy, koncentrując się na jasnych zasadach opartych na ryzyku, w razie potrzeby zlecając specjalistyczne porady prawne na zewnątrz i polegając na automatyzacji powtarzalnych zadań, takich jak onboarding, screening i okresowe przypomnienia o przeglądach. Kluczem jest nadanie priorytetu kontrolom o dużym wpływie i wykorzystanie technologii w celu zwiększenia efektywności szczupłego zespołu.

Korzystanie z platformy, która łączy narzędzia CRM, KYC i portfolio, zmniejsza potrzebę korzystania z wielu systemów i pomaga niewielkiemu zespołowi ds. zgodności zachować kontrolę nad zobowiązaniami w kilku jurysdykcjach. InvestGlass został zaprojektowany z myślą o tej wydajności, umożliwiając firmom globalną ekspansję bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia w zakresie zgodności.

W jaki sposób szwajcarska suwerenność danych pomaga w zapewnieniu międzynarodowej zgodności?

Hosting danych w Szwajcarii zapewnia ścisłą ochronę prywatności zgodnie ze szwajcarskim prawem i korzysta z przepisów kraju, które ograniczają dostęp rządu do informacji finansowych. Ta stabilność polityczna i ochrona prawna jest atrakcyjna dla organów regulacyjnych i klientów zaniepokojonych transgranicznym dostępem do ich danych za pośrednictwem mechanizmów takich jak US CLOUD Act lub podobnych organów w innych jurysdykcjach.

Przechowując dane w środowiskach szwajcarskich lub lokalnych, firmy mogą często uprościć dyskusje z organami regulacyjnymi Unii Europejskiej, Bliskiego Wschodu lub Azji na temat korzystania z chmury, outsourcingu i ryzyka związanego z transferem danych. Zamiast nawigować po złożonych standardowych klauzulach umownych lub decyzjach dotyczących adekwatności, szwajcarski hosting zapewnia prostą odpowiedź, która spełnia większość pytań regulacyjnych dotyczących ochrony danych.

Co powinniśmy przygotować przed wdrożeniem systemu takiego jak InvestGlass?

Przed wdrożeniem należy przygotować jasną listę obowiązków regulacyjnych w poszczególnych krajach, istniejących polityk określających podejście do zgodności, obsługiwanych typów klientów i oferowanych produktów. Dokumentacja ta pomaga zapewnić, że konfiguracja platformy dokładnie odzwierciedla rzeczywistość regulacyjną, a nie ogólne założenia.

Mapowanie bieżących procesów onboardingu, KYC i weryfikacji na papierze przed rozpoczęciem wdrożenia pomaga prawidłowo skonfigurować przepływy pracy, pola i zatwierdzenia. Zrozumienie istniejących luk i bolączek sprawia, że InvestGlass rozwiązuje najpilniejsze wyzwania związane ze zgodnością od pierwszego dnia, zamiast wymagać gruntownej rekonfiguracji po uruchomieniu.

---

Spełnienie międzynarodowych standardów zgodności wymaga zaangażowania, struktury i odpowiedniej technologii. Dzięki jasnej mapie regulacyjnej, dokładnej analizie luk, solidnym ramom i automatyzacji, która zmniejsza wysiłek manualny, Twoja instytucja może przekształcić zgodność z przepisami z obciążenia w przewagę konkurencyjną. InvestGlass zapewnia suwerenną podstawę CRM, która sprawia, że ta transformacja jest praktyczna dla instytucji finansowych każdej wielkości.

Chcesz uprościć swoją drogę do globalnej zgodności z przepisami? Skontaktuj się z InvestGlass, aby dowiedzieć się, w jaki sposób szwajcarska suwerenność danych i inteligentna automatyzacja mogą wesprzeć Twoją drogę do zgodności z przepisami.