Come costruire un portale per i dipendenti

La creazione di un portale per i dipendenti efficace è essenziale per migliorare la comunicazione interna e incrementare la produttività di un'organizzazione. Un portale per i dipendenti funge da piattaforma centralizzata dove il personale può accedere alle risorse aziendali, collaborare a progetti e rimanere informato sugli aggiornamenti aziendali. L'implementazione di un portale di questo tipo può portare a un aumento della soddisfazione dei dipendenti e a un aumento della produttività. 87% miglioramento della fidelizzazione dei dipendenti.

Per creare un portale per i dipendenti di successo, è fondamentale definire obiettivi chiari, coinvolgere gli stakeholder nel processo di pianificazione e garantire che la piattaforma sia di facile utilizzo e in linea con il branding dell'azienda. L'aggiornamento regolare del portale con contenuti e funzionalità pertinenti che rispondano alle esigenze dei dipendenti promuoverà ulteriormente il coinvolgimento e favorirà una cultura organizzativa positiva.

In questo articolo troverete tutte le migliori lezioni che abbiamo imparato sulla costruzione di portali per i dipendenti. Che la vostra azienda sia di piccole o grandi dimensioni, con InvestGlass troverete sempre il modo migliore per raccogliere il meglio e condividere i contenuti con i vostri dipendenti Apprezzerete il fatto che InvestGlass incorpora un processo di onboarding personalizzabile costruttore di moduli.

Un portale per i dipendenti è stato creato per consentire a tutti i membri del vostro team di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno all'interno o all'esterno dell'ufficio. InvestGlass è un'ottima piattaforma per condividere i migliori contenuti e organizzarli in modo semplice senza perdere la loro qualità.

Quando i dipendenti iniziano a lavorare per la vostra azienda, condividono con voi i loro dati personali, compresa la carta d'identità. Il portale per i dipendenti è un ottimo modo per rimanere aggiornati sugli eventi aziendali, sugli avvenimenti, sulle informazioni importanti e molto altro ancora. Descriviamo le diverse fasi utilizzate per coinvolgere i vostri dipendenti in un portale per dipendenti. piattaforma digitale. Anche per le piccole imprese, il portale clienti sarà utile per raccogliere contenuti rilevanti.

Come costruire un portale per i dipendenti?

1. Identificate lo scopo del portale dei dipendenti della vostra azienda.

Tutte le aziende dovrebbero capire chiaramente cosa può fare per loro un portale per i dipendenti. In questa sede illustreremo alcuni obiettivi che i nostri clienti vogliono raggiungere con il loro portale per i dipendenti:

• Modernizzare le attività operative come la raccolta dei dati con moduli digitali.
• Invitate i team a collaborare in modo sicuro con file di condivisione comuni.
• Incoraggiare le attività sociali come la beneficenza e incrementare impegno sociale con le campagne
• Centralizzare in pochi secondi la comunicazione tra imprese e dipendenti

La piattaforma viene utilizzata per raccogliere i compiti e assicurarsi che i dipendenti comprendano gli obiettivi aziendali. Poiché la piattaforma è completamente modulare, avrete a disposizione diverse opzioni di collaborazione. Chiunque in azienda può pilotare il portale e non sono necessarie competenze informatiche per personalizzare il portale dei dipendenti. Ciò significa che chiunque nel reparto risorse umane sarà in grado di personalizzare il portale per raccogliere documenti e creare un ambiente di lavoro incentrato sui valori.

Il portale è anche collegato al CRM e l'automazione della scrivania. Automazione dei compiti e processo di approvazione faciliterà il lavoro quotidiano del reparto Risorse Umane e l'estrazione delle richieste di viaggio.

2. Definire i requisiti.

Un'azienda è un'unica squadra, quindi è importante raccogliere tutte le informazioni in un unico luogo. Un portale per i dipendenti è un modo fantastico per riunire tutti gli utenti nella stessa tecnologia.

Il portale è in un certo senso uno strumento di coinvolgimento sociale, quindi è importante raccogliere tutte le informazioni per individuare le esigenze dei dipendenti e le caratteristiche preferite. In occasioni speciali come il Natale, potrebbe essere utile dare priorità agli eventi aziendali.

3. Determinare il design del portale per i dipendenti.

Il portale è completamente personalizzabile, per cui è possibile inserire nel portale il proprio logo, colore e dicitura. È importante estendere la vostra azienda branding al portale. Il portale fa parte dell'identità del vostro marchio. È possibile gestire la modularità in base a tag e gruppi di lavoro. Creare una semplice intranet è estremamente facile. Il portale può essere incorporato nel vostro sito web.

Per un successo ottimale, il team di InvestGlass raccomanda alcuni aspetti cruciali della progettazione:

• Segmentate il vostro portale in gruppi di lavoro, ad esempio per linea di business e gruppo di lavoro.
• Presentate la gestione dei documenti, la gestione degli eventi, le fiere aziendali, la creazione di comunità, le connessioni sociali, gli annunci di lavoro interni, le politiche e le procedure aziendali, i flussi di lavoro, le offerte di responsabilità aziendale, i nuovi prodotti e altro ancora.
• Includere le chat room
• Mostrare video con la cultura aziendale

Il portale per i dipendenti deve contenere informazioni sulle risorse umane, come le politiche aziendali, le regole aziendali e le aspettative di business. Pertanto, il portale dovrebbe anche ridurre le telefonate e le e-mail all'ufficio risorse umane. I nuovi dipendenti saranno felici di trovare tutte le informazioni in un portale online e non in uno spesso plico di carta.

Il vostro portale deve essere bello e accattivante anche dal punto di vista visivo. In quanto spazio di lavoro digitale per i vostri dipendenti, deve essere gioioso e mostrare le novità dell'azienda.

Con la registrazione di file e cartelle di InvestGlass, i documenti saranno etichettati e distribuiti in base alla loro importanza. Tutti i documenti saranno adeguatamente etichettati e strutturati in un portale software sicuro per i dipendenti.

Vi consigliamo di incoraggiare i vostri dipendenti a compilare i profili personali in modo che gli altri dipendenti con InvestGlass FORM.

4. Assegnare i dipendenti ai ruoli appropriati.

Il portale InvestGlass offre un sofisticato sistema di “chi vede cosa”. Ciò significa che i dipartimenti delle risorse umane saranno in grado di monitorare quali informazioni sono visibili da quale dipartimento o dipendente. Questa funzione potrebbe essere un "nice to have" per una piccola azienda, ma un "must have" per le grandi organizzazioni.

5. Dovete cercare una soluzione adatta sul mercato o creare una gestione documentale interna?

Le aziende di medie e grandi dimensioni amano impegnarsi nella gestione di progetti ambiziosi. Costruire il miglior portale per i dipendenti non è qualcosa che si crea dal nulla. Con il portale che offriamo noi di InvestGlass, è estremamente facile creare un'esperienza personalizzata. E scoprirete che è più facile acquistare una soluzione che motivare a costruirla da zero.

5 caratteristiche del portale per i dipendenti da ricercare

1. Ricerca

Il vostro portale deve essere facile da usare, quindi cercate di limitare i contenuti, perché volete un portale che sia pronto per il self-service dei dipendenti. Dovete incoraggiare i dipendenti ad andare a cercare le informazioni da soli. I dipendenti devono trovare le informazioni di cui hanno bisogno in meno di due clic.

2. Blog

Il blog è un ottimo modo per condividere i contenuti, ma alcuni dipendenti potrebbero preferire i video. Abbiamo suggerito a diversi clienti di utilizzare Videoask per condividere grandi contenuti in modo interattivo.

3. Helpdesk

I dipendenti possono avere problemi tecnici e domande che necessitano di una risposta rapida. I dipartimenti HR e IT possono implementare un sistema di ticketing all'interno del portale per i dipendenti, in modo da offrire loro un luogo dove cercare aiuto tecnico.

4. Mobilità

Il portale è completamente compatibile con tablet e smartphone. Il vostro portale per i dipendenti è adatto all'uso mobile come app. Gli affari sono in movimento, quindi le schede degli eventi saranno visibili sugli smartphone dei vostri team.

5. Gamification

La gamification in azienda mira a portare un po' di sana competizione e divertimento sul posto di lavoro. È un buon modo per mantenere i dipendenti pienamente coinvolti nel loro lavoro. È possibile aggiungere alcune funzionalità come quiz, sondaggi e votazioni per rendere il portale più interattivo.

5 consigli per ottimizzare il portale aziendale dei dipendenti

1. Includere un'area dedicata alle domande frequenti.

Le FAQ sono essenziali per qualsiasi portale aziendale per i dipendenti, in quanto aiutano a ridurre il numero di chiamate e di e-mail alle risorse umane. Creando una sezione FAQ, si crea uno spazio in cui i dipendenti possono trovare le risposte senza dover contattare l'assistenza. Un altro ottimo modo per ottimizzare il portale dei dipendenti è scoprire quali sono le funzionalità o i contenuti.

Rispondere a queste domande porta via tempo prezioso al personale delle risorse umane e ai colleghi che dovrebbero concentrarsi sul proprio lavoro. Un modo per facilitare l'accesso dei dipendenti alle risorse e alle informazioni è automatizzare le attività e i processi all'interno del portale dei dipendenti stesso. Ad esempio, è possibile utilizzare un sistema di tracciamento dei candidati per tenere traccia delle domande di lavoro.

2. Organizzare il portale.

Mantenere la semplicità. È meglio mostrare meno informazioni che sommergere i dipendenti con tonnellate di informazioni. È possibile organizzare il portale per reparto o per tipo di contenuto, in modo da mantenere le cose organizzate e facili da sfogliare e navigare. Un modo per incoraggiare il coinvolgimento dei dipendenti nel portale aziendale è aggiungere funzioni interattive come sondaggi, inchieste e quiz.

3. Rendere personale il portale.

Lo scopo principale è quello di aiutare i dipendenti a entrare in contatto e a rimanere in contatto. Si consiglia di mettere in evidenza le storie di successo dei dipendenti, corredate da foto e citazioni dei dipendenti stessi. Le storie di successo dei dipendenti possono essere presentate in diverse aree del portale, ad esempio sulla pagina di accesso o all'interno del newsfeed dei dipendenti.

4. Assicurarsi che il portale sia facile da navigare.

Mantenere la semplicità, con interfacce pulite. I dipendenti devono essere in grado di familiarizzare completamente con il sistema entro i primi utilizzi”.”

5. Promuovere i valori e gli obiettivi dell'azienda.

Sicuramente avete sentito parlare di WHY WHAT HOW da Simon Sinek. E lo stesso vale per il portale dei dipendenti della vostra azienda. Dovete sapere perché state costruendo un portale e a cosa serve. Promuovendo i valori e lo scopo dell'azienda, non solo i dipendenti saranno più coinvolti nel portale, ma si sentiranno anche più coinvolti nel loro lavoro. Mostrate sempre i valori aziendali attraverso i contenuti, le funzionalità e il design e creerete un portale di cui i dipendenti saranno orgogliosi di far parte.

La tua ricerca di un portale per dipendenti è già terminata, dai un'occhiata a InvestGlass.

InvestGlass è il vostro portale per i dipendenti che combina comunicazione, gestione degli eventi, gestione delle attività e condivisione dei file per aiutare il vostro team a raggiungere livelli di produttività ottimali.

Troverete tutti gli strumenti necessari per creare un potente portale di collaborazione. Il portale è ospitato in Svizzera o presso la vostra sede. La maggior parte delle aziende opta per il cloud svizzero, ma potete decidere di ospitarlo sui vostri server se le vostre politiche interne sono più protettive.

La tecnologia di InvestGlass è completamente personalizzabile per soddisfare diverse esigenze.

Con InvestGlass è possibile:

• Archiviate e condividete i file in un luogo sicuro e completate il controllo automatico delle versioni e i moduli digitali.
• Sfruttare il processo di approvazione e strumenti di richiesta di viaggio per ridurre gli scambi di e-mail
• Gestire e assegnare compiti ai diversi membri del team e tenerne traccia.
• Creare spazi di lavoro personalizzati e tenere conto dei progetti di ciascun team.
• Verifica del nome con il database AML KYC come ONFIDO

Per creare una piattaforma di produttività perfetta, il nostro team di specialisti vi aiuterà a navigare tra le opzioni e gli strumenti di InvestGlass. Il nostro team vi offrirà diversi esempi di intranet che abbiamo costruito con sofisticate politiche di accesso. Preparatevi a raccogliere vantaggi digitali. Siete pronti a provare la piattaforma che i vostri responsabili delle risorse umane ameranno?

Iniziate oggi stesso la vostra prova gratuita di InvestGlass.