Comment créer un portail pour les employés

La création d'un portail efficace pour les employés est essentielle pour améliorer la communication interne et stimuler la productivité au sein d'une organisation. Un portail pour les employés sert de plateforme centralisée où le personnel peut accéder aux ressources de l'entreprise, collaborer à des projets et rester informé des mises à jour de l'entreprise. La mise en œuvre d'un tel portail peut entraîner une augmentation de 20% de la satisfaction des employés et un accroissement de la productivité. 87% Amélioration de la fidélisation du personnel.

Pour créer un portail des employés réussi, il est essentiel de définir des objectifs clairs, d'impliquer les parties prenantes dans le processus de planification et de veiller à ce que la plateforme soit conviviale et conforme à l'image de marque de l'entreprise. La mise à jour régulière du portail avec un contenu pertinent et des fonctionnalités qui répondent aux besoins des employés favorisera l'engagement et une culture d'entreprise positive.

Dans cet article, vous trouverez toutes les meilleures leçons que nous avons apprises sur la construction de portails pour les employés. Que votre entreprise soit de petite ou de grande taille, vous trouverez toujours avec InvestGlass la meilleure façon de collecter le meilleur et de partager le contenu avec vos employés Vous apprécierez qu'InvestGlass intègre un processus d'onboarding personnalisable créateur de formulaires.

Un portail pour les employés permet à tous les membres de votre équipe d'accéder aux informations dont ils ont besoin, à l'intérieur ou à l'extérieur du bureau. InvestGlass est une plateforme idéale pour partager les meilleurs contenus et les organiser de manière simple sans en perdre la qualité.

Lorsque les employés commencent à travailler pour votre entreprise, ils partagent avec vous leurs données personnelles, y compris leur carte d'identité. Le portail des employés est un excellent moyen de se tenir au courant des événements de l'entreprise, des informations importantes et de bien d'autres choses encore. Nous décrirons les différentes étapes utilisées pour impliquer vos employés dans un portail de l'entreprise. plateforme numérique. Même pour les petites entreprises, le portail client sera utile pour collecter du contenu pertinent.

Comment créer un portail pour les employés ?

1. Identifiez l'objectif du portail des employés de votre entreprise.

Toutes les entreprises devraient comprendre clairement ce qu'un portail pour les employés peut faire pour elles. Nous présentons ici quelques objectifs que nos clients cherchent à atteindre grâce à leur portail pour les employés :

• Moderniser les activités opérationnelles telles que la collecte de données à l'aide de formulaires numériques.
• Inviter les équipes à collaborer en toute sécurité à l'aide de fichiers partagés.
• Encourager les activités sociales telles que les activités caritatives et augmenter le nombre d'heures de travail. l'engagement social dans les campagnes
• Centraliser en quelques secondes la communication d'entreprise à employé

La plateforme est utilisée pour collecter les tâches et s'assurer que vos employés comprennent les objectifs de l'entreprise. La plateforme étant entièrement modulaire, vous disposerez de multiples options de collaboration. N'importe qui dans l'entreprise peut piloter le portail et aucune compétence informatique n'est nécessaire pour personnaliser votre portail des employés. Cela signifie que n'importe quel membre du département des ressources humaines pourra personnaliser le portail pour collecter des documents et créer un lieu de travail axé sur la valeur.

Le portail est également connecté au CRM ainsi que l'automatisation des tâches. L'automatisation des tâches et processus d'approbation facilitera le travail quotidien du département RH ainsi que le traitement des demandes de voyage.

2. Définissez vos besoins.

Une entreprise est un travail d'équipe, il est donc important de rassembler toutes les informations en un seul endroit. Un portail pour les employés est un moyen fantastique de réunir tous les utilisateurs dans la même technologie.

Le portail est en quelque sorte un outil d'engagement social. Il est donc important de recueillir toutes les informations nécessaires pour déterminer les besoins des employés et les caractéristiques qu'ils préfèrent. Lors d'occasions spéciales comme Noël, il peut être utile de donner la priorité aux événements de l'entreprise.

3. Déterminer la conception du portail des employés.

Le portail est entièrement personnalisable, ce qui vous permet d'y introduire votre propre logo, vos propres couleurs et votre propre verbiage. Il est important d'étendre le champ d'action de votre entreprise l'image de marque du portail. Le portail fait partie de votre identité de marque. Vous pouvez gérer la modularité en fonction des groupes d'étiquettes et d'équipes. La création d'un intranet simple est extrêmement facile. Le portail peut être intégré à votre site web.

L'équipe d'InvestGlass recommande plusieurs aspects cruciaux de la conception pour un succès optimal :

• Segmentez votre portail en groupes d'équipes, par exemple par secteur d'activité, et en groupes de travail.
• Gestion de documents, gestion d'événements, salons d'entreprise, création de communautés, connexions sociales, offres d'emploi internes, politiques et procédures d'entreprise, flux de travail, offres de responsabilité d'entreprise, nouveaux produits, etc.
• Inclure les salons de discussion
• Montrer des vidéos sur la culture de l'entreprise

Votre portail pour les employés devrait contenir des informations sur les ressources humaines, telles que les politiques et les règles de l'entreprise, ainsi que les attentes de l'entreprise. Par conséquent, le portail devrait également permettre de réduire les appels téléphoniques et les courriels adressés au service des ressources humaines. Les nouveaux employés apprécieront de trouver toutes les informations sur un portail en ligne et non sur un épais paquet de papier.

Votre portail doit également être visuellement beau et attrayant. En tant qu'espace de travail numérique pour vos employés, il doit être joyeux et présenter les actualités de l'entreprise.

Avec l'enregistrement des fichiers et des dossiers d'InvestGlass, les documents seront étiquetés et distribués en fonction de leur importance. Vous conserverez tous les documents correctement étiquetés et structurés dans un logiciel de portail d'employé sûr.

Nous vous conseillons d'encourager vos employés à remplir des profils personnels pour que d'autres employés puissent utiliser InvestGlass FORM.

4. Affecter les employés aux rôles appropriés.

Le portail InvestGlass offre un système sophistiqué de “qui voit quoi”. Cela signifie que les départements des ressources humaines seront en mesure de suivre quelles informations sont visibles par quel département ou employé. Cette fonction peut être intéressante pour une petite entreprise, mais elle est indispensable pour les grandes organisations.

5. Faut-il chercher sur le marché une solution adaptée ou créer sa propre gestion documentaire ?

Les moyennes et grandes entreprises aiment s'engager dans une gestion de projet ambitieuse. Construire le meilleur portail pour les employés n'est pas quelque chose que vous créerez à partir de rien. Avec le portail que nous proposons chez InvestGlass, il est extrêmement facile de créer votre propre expérience personnalisée. Et vous constaterez qu'il est plus facile d'acheter une solution que de les motiver à la créer de toutes pièces.

5 fonctions du portail des employés à rechercher

1. Recherche

Votre portail doit être convivial. Essayez donc de limiter le contenu, car vous voulez un portail qui soit prêt pour le libre-service des employés. Vous devez encourager les employés à aller chercher l'information par eux-mêmes. Les employés doivent trouver les informations dont ils ont besoin en moins de deux clics.

2. Blog

Le blog est un excellent moyen de partager du contenu, mais certains employés préfèrent les vidéos. Nous avons suggéré à plusieurs clients d'utiliser Videoask pour partager un contenu de qualité de manière interactive.

3. Service d'assistance

Les employés peuvent avoir des problèmes techniques et des questions auxquelles il faut répondre rapidement. Les départements des ressources humaines et des technologies de l'information peuvent mettre en place un système de billetterie dans le portail des employés pour leur permettre de demander de l'aide technique.

4. La mobilité

Le portail est entièrement compatible avec les tablettes et les smartphones. Votre portail pour les employés est adapté à une utilisation mobile sous forme d'application. L'entreprise est en mouvement, vos tableaux d'événements seront donc visibles sur les smartphones de vos équipes.

5. La gamification

La gamification au sein de l'entreprise a pour but d'introduire une saine compétition et de l'amusement sur le lieu de travail. C'est un bon moyen de maintenir l'engagement des employés dans leur travail. Vous pouvez ajouter des fonctionnalités telles que des quiz, des enquêtes et des sondages pour rendre le portail plus interactif.

5 conseils pour optimiser le portail des employés de votre entreprise

1. Inclure une zone de questions fréquemment posées.

Les FAQ sont essentielles pour tout portail d'entreprise destiné aux employés, car elles contribuent à réduire le nombre d'appels et de courriels adressés aux RH. En créant une section FAQ, vous créez un espace où les employés peuvent trouver des réponses sans avoir à contacter le service d'assistance. Un autre moyen d'optimiser votre portail pour les employés consiste à déterminer quelles sont les fonctionnalités ou le contenu.

Répondre à ces questions fait perdre un temps précieux au personnel des ressources humaines et aux collègues qui devraient se concentrer sur leur propre travail. L'une des façons de faciliter l'accès des employés aux ressources et aux informations est d'automatiser les tâches et les processus au sein même du portail des employés. Par exemple, vous pouvez utiliser un système de suivi des candidatures pour suivre les demandes d'emploi.

2. Organiser le portail.

Restez simple et stupide. Il vaut mieux montrer moins d'informations que de submerger les employés avec des tonnes d'informations. Vous pouvez organiser le portail par département ou par type de contenu pour que tout soit organisé et qu'il soit facile de le parcourir et d'y naviguer. L'un des moyens d'encourager l'engagement des employés sur le portail de votre entreprise est d'ajouter des fonctions interactives telles que des sondages, des enquêtes et des jeux-questionnaires.

3. Personnalisez le portail.

L'objectif principal est d'aider les employés à se connecter et à rester en contact. Nous recommandons de mettre en avant les réussites des employés, avec des photos et des citations de ces derniers. Les histoires de réussite des employés peuvent être présentées à différents endroits du portail, par exemple sur la page d'accueil ou dans le fil d'actualité d'un employé.

4. Veiller à ce que le portail soit facile à parcourir.

Il faut rester simple, avec des interfaces claires. Les employés doivent pouvoir se familiariser avec le système dès les premières utilisations”.”

5. Promouvoir les valeurs et l'objectif de l'entreprise.

Vous avez certainement entendu parler du WHY WHAT HOW de Simon Sinek. Il en va de même pour le portail des employés de votre entreprise. Vous devez savoir POURQUOI vous construisez un portail et à quoi il sert. En mettant en avant les valeurs et l'objectif de l'entreprise, non seulement les employés seront plus engagés sur le portail, mais ils se sentiront également plus investis dans leur travail. Mettez toujours en avant les valeurs de l'entreprise à travers le contenu, les fonctionnalités et la conception, et vous créerez un portail dont les employés seront fiers de faire partie.

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InvestGlass est votre portail d'employés tout-en-un qui combine la communication, la gestion des événements, la gestion des tâches et le partage de fichiers pour aider votre équipe à atteindre des niveaux de productivité optimaux.

Vous trouverez tous les outils dont vous avez besoin pour construire un portail de collaboration puissant. Le portail est hébergé en Suisse ou dans vos propres locaux. La plupart des entreprises optent pour le cloud suisse, mais vous pouvez décider de l'héberger sur vos serveurs si votre politique RH est plus protectrice.

La technologie InvestGlass est entièrement personnalisable pour répondre à une variété de besoins.

Avec InvestGlass, vous pouvez :

• Stockez et partagez vos fichiers dans un endroit sécurisé, et complétez leur contrôle de version automatique et leurs formulaires numériques.
• Tirer parti de la processus d'approbation et des outils de demande de voyage pour réduire les échanges de courriels
• Gérer et assigner des tâches aux différents membres de l'équipe et en assurer le suivi
• Créer des espaces de travail personnalisés et prendre en compte les projets de chaque équipe
• Vérification du nom par rapport à la base de données AML KYC telle que ONFIDO

Pour créer une plateforme de productivité parfaite, notre équipe de spécialistes vous aidera à naviguer dans les options et les outils d'InvestGlass. Notre équipe vous proposera plusieurs exemples d'intranets que nous avons construits avec des politiques d'accès sophistiquées. Préparez-vous à récolter avantages numériques. Êtes-vous prêt à essayer la plateforme que vos responsables RH vont adorer ?

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