Guida alle caratteristiche del vostro portale per i dipendenti

Un portale per i dipendenti è la spina dorsale del dipartimento HR di un'azienda. Può aiutare a snellire i flussi di lavoro, creare efficienza e fornire risorse ai dipendenti. Tuttavia, è importante non trascurare gli aspetti fondamentali. Ecco cinque cose che un portale per i dipendenti dovrebbe includere:

1) Un help desk per domande rapide su politiche e procedure

Creare nuovi documenti e moduli come necessario, senza dover passare attraverso più processi.

Pubblicare sul portale le comunicazioni rilevanti per i dipendenti, affinché tutto il personale possa accedervi.

Rendete il vostro help desk disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tramite chat dal vivo o telefonate con i dipendenti che necessitano di assistenza.

Benefici e congedi: Il portale dovrebbe includere informazioni sui benefit e sulle ferie dei dipendenti. In questo modo i dipendenti possono vedere le opzioni e orientarsi su ciò che è meglio per loro. Tra gli argomenti trattati: assicurazione sanitaria, piani pensionistici, programmi di assistenza scolastica e disponibilità di ferie/malattia.

2) Tracciamento dei congedi con flusso di lavoro di approvazione

Dopo la pagina di login, il personale dovrebbe avere accesso a un calendario con tutte le date in cui può prendere ferie. La data corrente dovrebbe essere evidenziata. Facendo clic su un altro giorno si aprirà una finestra con tutti i giorni di ferie per quel mese, compresi i periodi di ferie o malattia.

Il portale dei dipendenti dovrebbe anche includere un flusso di lavoro di approvazione per tracciare le approvazioni attraverso il sistema di help desk, in modo da poter gestire meglio le approvazioni da parte di singoli dipendenti o gruppi di dipendenti. Quando un dipendente richiede più di tre giorni consecutivi di ferie in anticipo, si attiverà una notifica automatica da parte delle Risorse Umane per dare l'autorizzazione alla richiesta; se viene negata, potrebbero essere necessarie altre azioni prima dell'approvazione, come la raccolta di informazioni sul motivo dell'indisponibilità (ad esempio, un certificato medico).

Poiché InvestGlass tratta con intermediari finanziari, noi costruire una richiesta di viaggio che congela tutti i contatti che non si visiteranno durante il viaggio.

3) Moduli per la rendicontazione delle spese, in modo da sapere che tipo di denaro viene speso durante gli eventi aziendali.

Un collegamento diretto alla generazione di fatture faciliterà il processo di generazione di una nota spese. Tutte le spese e le fatture possono essere caricate nel sistema e tutti i dipendenti avranno accesso a queste informazioni.

Create i vostri moduli di rendicontazione delle spese in modo da sapere che tipo di denaro viene speso agli eventi aziendali. O almeno dove sono finiti!

Se ci sono problemi con i report o le fatture, inviateli tramite una richiesta di help desk che automaticamente Se prima dell'approvazione è necessario intraprendere ulteriori azioni, come ad esempio raccogliere ulteriori informazioni sul motivo per cui non si è disponibili per l'approvazione delle richieste di congedo, queste azioni devono essere intraprese prima.

4) Un organigramma, in modo che tutti sappiano a chi fanno capo.

La gestione degli orari e dei turni deve essere visibile per gruppo e i messaggi devono essere archiviati per data.

Questo aiuterà a programmare i dipendenti per i progetti e ad assicurarsi che tutti siano in grado di sapere chi sono i loro supervisori. I dipendenti sanno a chi rivolgersi in caso di necessità di assistenza o chiarimenti.

Il modo in cui i post devono essere programmati rende anche più facile per i manager vedere quali ferie ha preso un dipendente e quando sarà di nuovo disponibile.

Un organigramma consente al personale delle risorse umane di individuare facilmente tutte le informazioni in un colpo d'occhio: che si tratti di una sola persona responsabile degli account di social media dell'azienda o di cinque persone che lavorano in turni diversi, tutto può essere trovato facilmente senza dover ricorrere all'aiuto di altri reparti, come l'IT, per recuperarle a causa della confusione su come funzionano le cose qui.

5) Sistema di messaggistica interna per la comunicazione istantanea

Tutte le comunicazioni possono essere condivise tramite un strumento di comunicazione via chat.

Questo può aiutare a costruire relazioni con coloro che potrebbero non avere il tempo di gestire regolarmente le e-mail.

Il sistema di chat elimina anche la necessità di effettuare telefonate, che spesso sono più scomode delle chat perché occupano molto tempo prezioso. Inoltre, non c'è garanzia che la persona con cui si comunica sia disponibile al momento.

Chi preferisce parlare può invece utilizzare le chiamate vocali o le videochiamate per farsi capire, rendendo il tutto ancora più semplice per tutti i partecipanti.

I sistemi di messaggistica interna sono ottimi se volete che i vostri dipendenti lavorino a distanza, in un altro stato o in un altro paese, perché le comunicazioni avvengono istantaneamente.

Un compito può essere distribuito attraverso un semplice strumento di InvestGlass.

Molti di questi strumenti sono gratuiti e alcuni sono personalizzabili in base alle esigenze della vostra azienda. Sia che vogliate un help desk o che abbiate semplicemente bisogno di moduli da compilare.

InvestGlass è stato progettato tenendo conto della facilità d'uso, in modo che i dipendenti possano navigare nel portale in modo semplice e veloce.

Quali caratteristiche deve avere un portale per i dipendenti? Non esiste una risposta univoca, poiché le esigenze di ogni azienda variano in base a ciò che può richiedere la sua forza lavoro. In molti portali moderni sono disponibili molte funzioni utili che rendono la comunicazione a distanza più facile che mai. I sistemi di messaggistica interna, come Skype, consentono ai dipendenti remoti che lavorano in qualsiasi parte del mondo di comunicare facilmente con gli altri che lavorano in un altro paese.

Qual è il prossimo portale dei dipendenti per il 2021?

Secondo un Gartner rapporto, oltre 85% di imprese hanno implementato o stanno aggiornando i portali per i dipendenti per migliorare l'esperienza digitale sul posto di lavoro. Piattaforme come InvestGlass consentono alle aziende di personalizzare l'interfaccia con il marchio aziendale, di gestire in modo efficiente i dati dei dipendenti, le buste paga, le politiche di congedo e la comunicazione interna.

Con il portale di InvestGlass, potete facilmente sintonizzarvi con i vostri colori aziendali e selezionare i widget necessari per il processo di registrazione, la gestione del nome utente, la busta paga, la gestione delle ferie, le notizie sulla vostra azienda, la gestione delle opzioni di carriera e il raggruppamento delle domande in una FAQ.

Il vostro portale rappresenta lo spirito della vostra azienda! È la famiglia!

Iniziate oggi stesso con la prova gratuita di InvestGlass

Domande frequenti

1. Che cos'è un portale per i dipendenti?
Un portale per i dipendenti è un hub centrale dove il personale può accedere alle risorse umane, alle politiche e agli strumenti. InvestGlass offre un portale completamente personalizzabile che si allinea al marchio aziendale e ottimizza i flussi di lavoro interni.

2. Perché un'azienda dovrebbe implementare un portale per i dipendenti?
I portali per i dipendenti fanno risparmiare tempo, riducono la documentazione cartacea e migliorano la comunicazione. Con InvestGlass, le aziende possono automatizzare le richieste di ferie, le approvazioni delle spese e i processi di onboarding, aumentando l'efficienza.

3. Quali funzioni HR dovrebbe includere un portale per i dipendenti?
Le funzioni essenziali includono help desk, tracciamento delle ferie, informazioni sui benefit e rendicontazione delle spese. InvestGlass offre tutte queste funzionalità, oltre a widget personalizzati per la vostra azienda.

4. In che modo InvestGlass semplifica il monitoraggio delle ferie?
I dipendenti possono richiedere permessi tramite un calendario integrato. InvestGlass automatizza le approvazioni, informa i manager e include anche un widget per le richieste di viaggio per gli intermediari finanziari.

5. Un portale per i dipendenti può gestire la rendicontazione delle spese?
Sì. InvestGlass consente ai dipendenti di caricare direttamente spese e fatture, mentre i manager tengono traccia delle approvazioni in tempo reale, garantendo trasparenza e controllo.

6. Perché è importante un organigramma?
Mostra le linee di relazione e aiuta a pianificare e comunicare. InvestGlass rende i grafici interattivi e collegati ai profili dei dipendenti, migliorando la visibilità.

7. In che modo la messaggistica interna migliora la collaborazione?
Gli strumenti di messaggistica consentono una comunicazione rapida e immediata tra i team. InvestGlass integra funzioni di live chat, voce e video per i team remoti e ibridi.

8. InvestGlass può supportare la gestione dei benefici per i dipendenti?
Sì. I portali di InvestGlass centralizzano le polizze di assicurazione sanitaria, pensionistica e di congedo, consentendo ai dipendenti di accedere facilmente alle informazioni sui loro benefit in qualsiasi momento.

9. Quanto è personalizzabile il portale per i dipendenti di InvestGlass?
InvestGlass consente il branding completo con i colori aziendali e permette di scegliere tra un'ampia gamma di widget, dalle buste paga alle pagine di carriera.

10. Perché scegliere InvestGlass come portale per i dipendenti?
InvestGlass è ospitato in Svizzera, sicuro e progettato per essere facile da usare. Aiuta i team delle risorse umane a risparmiare tempo, migliora il coinvolgimento dei dipendenti e crea un portale che riflette la cultura aziendale.