Guía sobre lo que debe incluir su portal del empleado
Un portal del empleado es la columna vertebral del departamento de RRHH de una empresa. Puede ayudar a agilizar los flujos de trabajo, crear eficiencias y proporcionar recursos a los empleados. Sin embargo, es importante no pasar por alto los aspectos básicos. A continuación se enumeran cinco cosas que debe incluir un portal del empleado:
1) Un servicio de asistencia para preguntas rápidas sobre políticas y procedimientos
Cree nuevos documentos y formularios según sea necesario sin pasar por múltiples procesos.
Publicar en el portal las comunicaciones pertinentes dirigidas a los empleados para que todo el personal pueda acceder a ellas.
Ponga su servicio de asistencia a disposición de los empleados que necesiten ayuda las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través de chat en directo o llamadas telefónicas.
Prestaciones y permisos: El portal debe incluir información sobre las prestaciones y los permisos de los empleados. De este modo, los empleados pueden ver las opciones mientras navegan por lo que más les conviene. Esto incluye los siguientes temas: seguro médico, planes de jubilación, programas de ayuda para la matrícula y disponibilidad de vacaciones/permisos por enfermedad.
2) Seguimiento de bajas con flujo de aprobación
Después de la página de inicio de sesión, su personal debería tener acceso a un calendario con todas las fechas en las que puede tomarse vacaciones. La fecha actual debe aparecer resaltada. Al hacer clic en otro día, aparecerá una ventana con todos los días libres de ese mes, incluidas las vacaciones o la baja por enfermedad.
El portal del empleado también debe incluir un flujo de trabajo de aprobación para realizar un seguimiento de las aprobaciones a través de su sistema de asistencia para que pueda gestionar mejor las aprobaciones por personal individual o grupos de empleados. Cuando un empleado solicite más de tres días libres consecutivos por adelantado, se activará una notificación automática de RR.HH. para que autorice la solicitud; si se deniega, es posible que deban realizarse acciones adicionales antes de la aprobación, como recopilar información sobre el motivo por el que no está disponible (por ejemplo, un justificante médico).
Como InvestGlass trata con intermediarios financieros, nosotros crear una solicitud de viaje widget que congela todos los contactos que no visitarás durante el viaje.
3) Formularios de declaración de gastos para saber qué dinero se gasta en los eventos de la empresa.
Un enlace directo a la generación de facturas facilitará el proceso de generación de un informe de gastos. Todos los gastos y facturas pueden cargarse en el sistema, y todos los empleados tendrán acceso a esta información.
Cree sus propios formularios de informes de gastos para saber qué dinero se gasta en los eventos corporativos. O, al menos, dónde ha ido a parar.
Si hay algún problema con los informes o las facturas, envíelos a través de una solicitud al servicio de asistencia que automáticamente activar una notificación por correo electrónico de RR.HH.; si es necesario realizar más acciones antes de la aprobación, como recopilar más información sobre por qué no están disponibles para la aprobación de las solicitudes de vacaciones, estas acciones deben realizarse primero.
4) Un organigrama para que todo el mundo sepa quién informa a quién.
La gestión de horarios y turnos debe ser visible por grupo y los mensajes deben archivarse por fecha.
Esto ayudará a programar a los empleados para los proyectos y a asegurarse de que todos sepan quiénes son sus supervisores. Los empleados sabrán a quién dirigirse en caso de que necesiten más ayuda o aclaraciones.
La forma en que deben programarse las publicaciones también facilita a los jefes ver qué tiempo libre se ha tomado un empleado y cuándo volverá a estar disponible.
Un organigrama facilita que el personal de RR.HH. localice toda esta información de un vistazo: tanto si hay una persona a cargo de las cuentas de redes sociales de la empresa como si hay cinco personas trabajando en turnos diferentes, todo se puede encontrar fácilmente sin necesidad de ayuda adicional de otros departamentos, como el de TI, para recuperarlos debido a la confusión sobre cómo funcionan las cosas aquí.
5) Sistema de mensajería interna para la comunicación instantánea
Todas las comunicaciones pueden compartirse a través de un herramienta de comunicación por chat.
Esto puede ayudar a entablar relaciones con quienes quizá no tengan tiempo de ocuparse del correo electrónico con regularidad.
El sistema de chat también elimina la necesidad de llamadas telefónicas, que suelen ser más incómodas que los chats, ya que ocupan mucho del valioso tiempo de alguien. Además, tampoco hay garantías de que la persona con la que te comunicas esté disponible en ese momento.
Los que prefieran hablar pueden utilizar las llamadas de voz o las videollamadas para transmitir su opinión, lo que facilita aún más las cosas a todos los implicados.
Los sistemas de mensajería interna son estupendos si quiere que sus empleados trabajen a distancia -ya sea en otro estado o país-, porque estas comunicaciones se producen al instante.
Una tarea puede distribuirse a través de una sencilla herramienta de InvestGlass.
Muchas de estas herramientas son gratuitas y algunas se pueden adaptar a las necesidades de su empresa. Tanto si quieres un servicio de asistencia como si simplemente necesitas formularios para que la gente los rellene.
InvestGlass se ha diseñado pensando en la facilidad de uso, de modo que a los empleados les resulte rápido y sencillo navegar por el portal.
¿Qué debe tener un portal del empleado? No hay una respuesta única, ya que las necesidades de cada empresa varían en función de lo que necesiten sus empleados. En la actualidad, muchos portales modernos disponen de muchas funciones útiles que facilitan más que nunca la comunicación a distancia. Los sistemas de mensajería interna, como Skype, permiten a los empleados remotos que trabajan en cualquier parte del mundo comunicarse fácilmente con otros que trabajan en cualquier lugar.
¿Cuál es el próximo portal del empleado para 2021?
Según un Gartner informe, más de 85% de empresas han implantado o están actualizando portales del empleado para mejorar la experiencia digital en el lugar de trabajo. Plataformas como InvestGlass permiten a las empresas personalizar su interfaz con la marca corporativa, gestionar eficazmente los registros de empleados, las nóminas, las políticas de permisos y la comunicación interna.
Con el portal InvestGlass, puede sintonizar fácilmente con sus colores corporativos y seleccionar los widgets que necesite para el proceso de registro, la gestión del nombre de usuario, la nómina, la gestión de las vacaciones, las noticias de su empresa, la gestión de las opciones de carrera y la reagrupación de preguntas en un FAQ.
Su portal representa el espíritu de su empresa. ¡Es la familia!
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Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es un portal del empleado?
Un portal del empleado es un eje central donde el personal puede acceder a recursos, políticas y herramientas de RRHH. InvestGlass ofrece un portal totalmente personalizable que se adapta a la marca de su empresa y agiliza los flujos de trabajo internos.
2. ¿Por qué una empresa debe implantar un portal del empleado?
Los portales de empleados ahorran tiempo, reducen el papeleo y mejoran la comunicación. Con InvestGlass, las empresas pueden automatizar las solicitudes de permisos, las aprobaciones de gastos y los procesos de incorporación, aumentando la eficiencia.
3. ¿Qué funciones de RRHH debe incluir un portal del empleado?
Entre las funciones esenciales se incluyen los servicios de asistencia, el seguimiento de las vacaciones, la información sobre prestaciones y los informes de gastos. InvestGlass ofrece todo esto, además de widgets personalizados adaptados a su empresa.
4. ¿Cómo simplifica InvestGlass el seguimiento de las bajas?
Los empleados pueden solicitar tiempo libre a través de un calendario integrado. InvestGlass automatiza las aprobaciones, notifica a los gestores e incluso incluye un widget de solicitud de viajes para intermediarios financieros.
5. ¿Puede un portal del empleado gestionar la declaración de gastos?
Sí. InvestGlass permite a los empleados cargar gastos y facturas directamente, mientras que los gestores realizan un seguimiento de las aprobaciones en tiempo real, lo que garantiza la transparencia y el control.
6. ¿Por qué es importante un organigrama?
Muestra las líneas jerárquicas y ayuda con la programación y la comunicación. InvestGlass hace que los gráficos sean interactivos y estén vinculados a los perfiles de los empleados, lo que mejora la visibilidad.
7. ¿Cómo mejora la colaboración la mensajería interna?
Las herramientas de mensajería permiten una comunicación rápida e instantánea entre equipos. InvestGlass integra funciones de chat en directo, voz y vídeo para equipos remotos e híbridos.
8. ¿Puede InvestGlass apoyar la gestión de los beneficios de los empleados?
Sí. Los portales de InvestGlass centralizan las pólizas de seguro médico, pensiones y permisos, facilitando a los empleados el acceso a la información sobre sus prestaciones en cualquier momento.
9. ¿Hasta qué punto es personalizable el portal del empleado InvestGlass?
InvestGlass permite crear una marca completa con los colores de la empresa y elegir entre una amplia gama de widgets, desde nóminas hasta páginas de empleo.
10. ¿Por qué elegir InvestGlass como portal del empleado?
InvestGlass está alojado en Suiza, es seguro y está diseñado para facilitar su uso. Ayuda a los equipos de RRHH a ahorrar tiempo, mejora el compromiso de los empleados y crea un portal que refleja la cultura de su empresa.