¿Cuáles son las 5 principales ventajas de las firmas digitales con RPA?
Con esta situación de COVID, la seguridad se ha convertido en la piedra angular de nuestros valores y requisitos a la hora de abordar la digitalización.
¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
La automatización robótica de procesos (RPA) es el uso de "robots" informáticos para realizar tareas digitales repetitivas basadas en reglas. Por ejemplo, rellenar la misma información en varios sitios, volver a introducir datos o copiar y pegar. Combinamos InvestGlass RPA con una firma digital para obtener una eficiencia de procesos insuperable. Los formularios digitales se autogestionan y los procesos automatizados agilizarán la firma de documentos.
Los escándalos relacionados con la privacidad de los datos ocupan las portadas todos los días. Desde Snowden hasta Facebook y WhatsApp, las personas son cada vez más escépticas y precavidas cuando tratan con tecnología. Sin llegar al extremo de Dave Egger en el Círculo, todo el mundo puede estar de acuerdo con el riesgo de violación de la privacidad de los datos.
En consecuencia, el debate en curso sobre las firmas digitales se hace obvio y evidente. En este artículo, vamos a explicar qué son las firmas electrónicas, cómo funciona la tecnología de firma digital y cómo aceptar y utilizar firmas digitales dentro de una plataforma CRM, principalmente InvestGlass y nuestros socios API; demostrando los beneficios de las firmas electrónicas y la seguridad añadida de utilizar dicha tecnología.
¿Qué firma electrónica es mejor?
¿Pueden las firmas electrónicas desbancar a las firmas de documentos en papel? En nuestro entorno cada vez más digitalizado, la pandemia actual ha ensombrecido las dudas sobre la viabilidad de las reuniones en persona y presiona en favor de formas remotas de abordar casi cualquier situación. Evidentemente, esto se aplica a las firmas.
¿Qué es una firma electrónica? Una e-firma, firma digital o firma electrónica es un medio digital legal para dar la aprobación o el consentimiento en documentos digitales, formularios, cuestionarios, encuestas, etc. En nuestra sociedad digitalizada, teóricamente puede sustituir a cualquier proceso de firma y simplificar los procesos de venta y recopilación de datos. Existen multitud de proveedores de firma electrónica, como DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, etc. Las soluciones de firma electrónica se basan en infraestructuras denominadas infraestructuras de clave pública PKI. La infraestructura de clave pública reagrupa los certificados digitales y el cifrado de clave de firma pública necesarios para ofrecer un entorno de firma seguro.
¿Cómo convertirse en un proveedor de firma electrónica reconocido oficialmente? Suiza, la Unión Europea, Estados Unidos y la mayoría de estados o gobiernos cuentan con autoridades de certificación, instituciones y personas que rigen y dictaminan sobre la firma electrónica y su aplicabilidad. Los requisitos de seguridad son exigentes y los proveedores deben cumplirlos para poder ofrecer certificados de firma jurídicamente vinculantes. En Europa, el reglamento eIDAS de la Unión Europea recoge la norma de validación.
¿Las 5 principales ventajas de la firma digital?
1 - Eficacia/Velocidad
En primer lugar, firmar documentos digitalmente no equivale a hacerlo en papel en cuanto a gestión del tiempo y facilidad de uso. Durante un proceso de venta, hay que reunir muchas firmas de distintas personas. La carga administrativa puede entorpecer la venta y, a veces, anular el acuerdo por completo. De hecho, además de su firma y la de la otra parte, puede ser necesario que firmen colaboradores y altos directivos, lo que alarga el proceso. Utilizar la firma electrónica en su empresa puede ser la solución de ahorro que marque la diferencia. ¡El tiempo es oro!
2 - Experiencia del usuario
Una segunda ventaja infravalorada es la mejora de la experiencia del usuario: Firmar documentos nunca ha sido tan fácil. El proceso de imprimir, firmar y escanear para devolver el mismo documento se simplifica a abrir una solicitud de firma por correo electrónico. El proceso completo dura menos de dos minutos.
Además, la interfaz de usuario se puede personalizar con su marca y sus colores, lo que permite adaptar la experiencia de sus clientes.
3 - Cumplimiento legal
En tercer lugar, la tecnología de firma digital incorpora normativas claras como el eIDAS de la Unión Europea. Estas normas vinculantes sientan unas bases claras para los proveedores de firmas digitales y proporcionan integridad en caso de litigio.
Además, la autenticidad requiere la identificación mediante dos factores de autentificación o incluso comprobaciones de identidad.
4 - Seguridad
En cuarto lugar, como acabamos de mencionar, la autenticación de dos factores y las comprobaciones de identidad proporcionan un alto nivel de seguridad en cuanto al acceso a los documentos y la capacidad de firma. Este hecho es, de hecho, el argumento más importante en contra de la gente que se queja de la cuestión de la privacidad de los datos de las firmas electrónicas. En efecto, ¿cómo puede ser más seguro recibir el documento por correo electrónico e imprimirlo después? Además, incluso en casos de fallos de seguridad, el cifrado de los datos dificulta su extracción. Este cifrado también garantiza que nadie pueda modificar el documento después de la firma, lo que significa que no hay riesgo de que alguien añada una nueva página o elimine una del acuerdo.
Por si fuera poco, el 2FA -autenticación por dos factores- garantiza que nadie pueda copiar o falsificar tu firma y utilizarla en otro contexto.
En cuanto a las opciones de despliegue, la mayoría de los proveedores de firma electrónica utilizan la configuración SAAS; sin embargo, el despliegue in situ es una tendencia creciente y cabe esperar que todos los proveedores habiliten esta opción en un futuro próximo.
5 - Menores costes de transacción
Por último, la automatización del proceso de firma electrónica puede mitigar las implicaciones financieras de los errores humanos, como las equivocaciones en la firma o la pérdida de documentos; errores que ralentizan el proceso y causan problemas de gastos si no se detectan. Las firmas electrónicas garantizan que todo esté en orden, evitando problemas de arreglo y sus gastos asociados. Centrándonos en los gastos, la acumulación de ahorro en papel, escaneados, copias, correo, paquetes, etc. parece mínima, pero suma un ahorro considerable.
El proceso de firma electrónica es más eficaz, más amigable y más conforme con las normas que la firma de documentos en papel. Además, la mejora de la seguridad que aportan estas herramientas electrónicas, así como los menores costes de mano de obra y material, son ventajas clave de la firma electrónica.
Automatice el proceso de firma digital
InvestGlass es un CRM con sede en Suiza que agrupa PMS, portal de clientes y herramientas de incorporación digital. La plataforma ofrece dos socios de firma digital: Signatys y Connective. Para utilizar el sistema de firma electrónica de su elección, póngase en contacto con el equipo de InvestGlass para activar dicha función.
¿Cómo puede utilizar firmas digitales con InvestGlass? Hay dos maneras:
1. Lanzamiento manual de una firma digital
2. Firma electrónica automatizada: es la automatización robótica de procesos
Lanzamiento manual de una firma digital
Dentro de la plataforma InvestGlass, puede guardar sus documentos, documentos relacionados con prospectos y clientes, o incluso documentos relacionados con objetos como valores o cuentas. A partir de estos documentos pdf o paquetes de documentos, puede solicitar manualmente firmas digitales a sus contactos o contactos relevantes.
Otro tipo de documento que puede requerir identificación y autentificación son los formularios y las encuestas. InvestGlass utiliza el concepto de formularios por numerosas razones, que van desde la corrección de KYC hasta las propuestas de inversión, y desde la recopilación de clientes potenciales hasta encuestas específicas. Puede ser necesario firmar las respuestas de los formularios para demostrar la identidad y la integridad del documento. Por lo tanto, una vez que se envía un formulario, se puede iniciar manualmente un proceso de firma digital; sin embargo, este proceso también se puede automatizar.
Automatización de procesos robóticos y firma electrónica
Cualquier documento puede solicitarse manualmente para su firma. Sin embargo, es posible automatizar el envío de formularios digitales. Así, en función de la regla establecida, las solicitudes de firma digital se envían automáticamente al enviar el formulario. Deben cumplirse dos condiciones: los datos del contacto deben poseer una dirección de correo electrónico y un número de teléfono válidos. Sin estos dos requisitos previos, el algoritmo no podrá lanzar el proceso. La clave privada de una firma digital sólo puede confirmarse mediante una autenticación de dos factores, que requiere una dirección de correo electrónico y un número de teléfono.
Una vez iniciado el proceso, los contactos pertinentes recibirán un correo electrónico solicitando la firma electrónica de determinados documentos o contratos. Por primera vez, la plataforma creará una firma digital por ti, con tu identidad. Tras establecer la firma, el proveedor de servicios de confianza te enviará un código de confirmación por mensaje, lo que aumentará los niveles de seguridad.
No lo intentes, ¡hagámoslo!
Las firmas electrónicas se rigen por normas estrictas y en constante evolución establecidas por una autoridad de certificación. Esta mejora de la seguridad dificulta el riesgo para la privacidad de los datos y ofrece algunas ventajas indiscutibles sobre las firmas normales en papel. Esta nueva forma de firmar está especialmente de moda a medida que la pandemia se estabiliza y se convierte en la nueva normalidad.
Si aún tiene dudas -algo que las empresas hacen al principio-, también ofrecemos un servicio mixto que combina el papel y el formato digital en el mismo proceso de aprobación, para garantizar la continuidad de su negocio durante la transformación digital.
Por defecto, InvestGlass le proporciona dos socios en firma electrónica, Connective y Signatys, que tienen diferencias específicas. En términos de soporte, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo por correo electrónico o por teléfono y estaremos encantados de responder a todas sus preguntas y ayudarle a decidir sobre la mejor solución en función de sus necesidades.