InvestGlass the Swiss CRM ile seyahat talebi sürecinizi nasıl otomatikleştirebilirsiniz?
Mevcut sağlık krizi pek çok faaliyete şüphe ve kısıtlamalar getirmiş ve yeni bir normal oluşturmuştur. Seyahat, ekonominin en çok etkilenen sektörlerinden biri olmuş ve bireylerin hareketlerinde büyük kısıtlamalar görülmüştür. Kapalı sınırlar nedeniyle seyahat edememenin yanı sıra, PCR testleri ve karantinalar, temsil ettikleri ek seyahat masrafları ve yarattıkları güçlükler nedeniyle seyahatleri engellemiştir.
İşletmelere ve çalışanlara odaklanan iş seyahatleri giderek daha nadir hale geldi. Ancak dünya yavaş yavaş yeniden açılırken, iş seyahatleri de yeniden başlayacak. Yönetim ekipleri, bu tür bir talebin uygunluğuna karar vermek için çalışanlardan ve ekip üyelerinden seyahat talep formları göndermelerini talep eder. Bu makale, iş seyahatlerinin seyahat talep süreci ve otomasyon kullanımının verimliliği artırması seyahat talebi onay iş akışını dijitalleştirmek için yazılım.
Seyahat talebi nedir?
A i̇ş seyahatleri̇ i̇çi̇n seyahat talep formu kurumsal seyahat ve iş seyahati dünyasında bir kayıt tutma aracıdır. E-posta veya kağıt kullanımını önler. Çalışanlar InvestGlass “Seyahat Talebi” widget'ı içinde seyahat detayları, seyahat masrafları, seyahat programı, konaklama gereksinimleri ve seyahatleriyle ilgili temel bilgileri içeren formu doldurur. Bu seyahat talep formu daha sonra gönderilir ve onay süreci̇ başlatılır. Bu onay süreci için belirlenen kişiler - “onaylayıcılar” - daha sonra seyahat talebini kabul edebilir veya reddedebilir.
Nasıl otomatikleştirilir seyahat masrafları?
Çoğu şirket ve kurumda, seyahat dışındaki harcamalar doğrudan bir gider talebi aracılığıyla dikkate alınır. İşte InvestGlass seyahat talebi ile bu verileri aynı süreçte kolayca toplayabilirsiniz.
Seyahat harcamaları, seyahat taleplerinin özü ve odak noktasıdır. Maliyet merkezinin, kapsamlı manuel süreçler yoluyla harcamaların doğruluğunu değerlendirmesi gerekir. Bu nedenle, yaklaşan seyahat için gönderilen talebin mümkün olduğunca ayrıntılı olması gerekir. Ayrıca, seyahat talepleri genellikle bir fatura numarasına bağlanır. Bu fatura, bütçelenen maliyetleri finans departmanına tam olarak açıklar. Bir fatura üretildiğinde, veri girişi tekrarlayan görevler nedeniyle insan hatası yaratabilir. Yine de böyle bir fatura sistemi, çalışanlar ve yöneticiler tarafından en çok kullanılan iş akışı olmaya devam etmektedir.
Yeni satışlar için seyahat çok önemli
Seyahat talebini kim onaylayacak?
Seyahat talep formu, fatura numaraları da dahil olmak üzere gerekli tüm bilgilerle birlikte gönderildikten sonra. Seyahat talebi onaylayıcılar tarafından değerlendirilir. Onaylayanlar kişinin yöneticisi, seyahat politikalarından sorumlu çalışan veya şirket tarafından karar verilen herhangi bir kişi olabilir.
Bu onay süreci şunları içerebilir elektronik imzalar onaylayıcılardan ve mobil cihazlar aracılığıyla 2FA'dan. Yine de bu süreç genellikle basittir ve en az 1 veya 2 onaylayıcı gerektirir. Seyahat talebi onayı verildikten sonra, genellikle ayrılan kişiye bir veri sınırlaması getirilir.
Seyahat talebi ne tür CRM kısıtlamaları sunacak?
Proje detayları ve seyahat detayları kesinleştiğinde, başlangıç tarihi belirlendiğinde ve ziyaret edilecek kişiler kararlaştırıldığında, seyahat talebi onay süreci seyahat süresi boyunca otomatik bir geçici veri sınırlaması başlatır. Bu otomasyon hataları azaltır ve çalışanınızın izindeyken verilerinize erişmesine izin vermez. Bu sistem, özel bankalar ya da verilerine erişimi kısıtlamak isteyen tüm işletmeler için son derece kullanışlıdır. Seyahat sırasında CRM.
Bir seyahat talep sistemi kullanmazsanız ne olur?
Uygun bir seyahat talebi dijitalleştirme iş akışının olmaması, çok sayıda ve çeşitli zorluklara yol açmaktadır:
- Zaman yönetimi ve insan hataları
- Önemli bilgileri takip edin
- Seyahat masrafları üzerinde kontrol yok
- Veri sızıntısı riski
- Zayıf yönetim görünürlüğü
Bu zorlukların bir araya gelmesi, ekiplerinizin verimliliği ve stres düzeyleri üzerinde olumsuz bir etkiye sahiptir.
Şirketinizi otomasyon ve dijitalleşmenin doğru yol olduğuna nasıl ikna edebilirsiniz?
Günümüzün hızlı tempolu iş ortamında, operasyonları kolaylaştırmak çok önemlidir. Dijital araçlardan yararlanmak sadece süreçleri hızlandırmakla kalmaz, aynı zamanda mevcut sistemlerle sorunsuz bir şekilde entegre olarak doğruluğu da artırır. Aslında, önemli bir Sektör liderlerinin 72%'si aynı fikirde dijital araçların iş esnekliğini güçlendirdiğine inanıyor. Verimli ve uygun maliyetli bir çözüm arayan şirketler için InvestGlass, seyahat talepleri için özel olarak tasarlanmış, düşük kodlu olağanüstü bir iş akışı otomasyon platformu sunuyor. Kullanıcı dostu arayüzü, minimum eğitim sağlayarak hızlı bir geçişe olanak tanır.
Bir iş seyahati planlanırken, bir çalışan yalnızca seyahatin amacını, güzergahını, öngörülen harcamaları ve diğer ilgili ayrıntıları girer. Sistem, öngörülen harcamalara ve seyahat öncesi mali taleplere bağlı olarak, seyahat talebini onaylanmak üzere ilgili makam veya makamlara yönlendirir.
Anlık sürecin ötesinde InvestGlass, işletmeleri onay iş akışını sürekli olarak iyileştirmek ve hızlandırmak için değerli içgörülerle donatır. Ortalama onay süresi, kullanıcı görev tamamlama süreleri ve çalışan verimliliği gibi metrikler kolayca elde edilebilir. Bu, şirketinizin ölçeği ne olursa olsun, InvestGlass'ın seyahat talebi sisteminin verimli, hatasız operasyonlar sağlamak için ideal bir araç olduğu anlamına gelir.