Automazione delle fatture

Vi siete mai chiesti quanto tempo state perdendo non automatizzando processi che potrebbero essere eseguiti più velocemente e meglio da una macchina? Il carico amministrativo è diventato un metodo inefficiente per uccidere i dipendenti e le aziende. In particolare, la gestione di pagamenti e fatture richiede tempo e un flusso di lavoro automatizzato. L'elaborazione manuale delle fatture limita la capacità dell'azienda di rilevare i pagamenti doppi o in ritardo, che potrebbero portare a un pagamento eccessivo. Elaborazione automatica delle fatture significa che tutte le fatture possono essere archiviate automaticamente, assegnate al flusso di lavoro appropriato e inoltrate elettronicamente per l'approvazione, facendo circolare le vostre finanze senza interruzioni, indipendentemente dal numero di fatture.

Il processo di fatturazione manuale può creare molti problemi che si possono riassumere nei seguenti difetti: 

• Forza lavoroLa fatturazione manuale richiede l'impiego di personale e di forze umane che potrebbero essere utilizzate per altre attività più efficienti.
• Gestione del tempoGestione delle fatture e approvazioni richiedono tempo.
• Monitoraggio dei dati: i dati devono essere inseriti manualmente, il che aumenta il rischio di falsi inserimenti e di informazioni di contatto mancanti o errate.
• Costi: I problemi relativi ai dati possono generare costi aggiuntivi e mancati introiti.
• Mancanza di chiarezza: Il processo di fatturazione manuale porta a uno stato poco chiaro delle fatture e a problemi nella valutazione del testo. 

Una soluzione ovvia può aiutare a risolvere questi problemi. Questo articolo si concentra sull'automazione e su come sviluppare un sistema di processo di fatturazione automatizzato.

Creare fatture: l'influenza della contabilità!

I processi aziendali e i pagamenti online implicano di solito fatture cartacee e un notevole carico amministrativo. Sia che utilizziate fatture cartacee o elettroniche, tutte le vostre fatture possono essere suddivise in due tipi:

• I crediti e le fatture non pagate
• Gli incassi e le finanze aziendali

Crediti per l'elaborazione automatica delle fatture

Anche se le piccole imprese e i proprietari di aziende lavorano solitamente con preventivi, l'uso comune è quello di inviare fatture quando si tratta di professionisti B2B. Le fatture funzionano come richieste di pagamento, rappresentano l'importo dovuto dal cliente all'azienda e spiegano i dettagli dell'operazione, la data di scadenza e le eventuali spese di mora. Un sistema di fatturazione prima del pagamento viene solitamente utilizzato per migliorare le previsioni e, di conseguenza, il flusso di cassa.

In contabilità, la fattura rappresenta il “credito” per l'azienda e il “debito” per il cliente. La fattura funziona essenzialmente come una richiesta di pagamento da completare entro un certo periodo (15 o 30 giorni, ad esempio). I pagamenti in ritardo sono soggetti a penali e di solito vengono applicati sconti per i clienti che pagano in anticipo, il che spinge i clienti a pagare più velocemente. Tuttavia, l'instradamento manuale dei documenti può comportare ulteriori ritardi e addirittura fatture perse.

Ricevute e pagamenti dell'elaborazione automatica delle fatture

Le ricevute vengono solitamente utilizzate per garantire al cliente che la transazione sia avvenuta correttamente e senza problemi. Dal punto di vista dell'azienda, consentono di tenere una contabilità corretta, di registrare e di riconoscere la transazione. Le ricevute sono comuni nel commercio multiplo, ad esempio nei negozi di alimentari o negli acquisti online.

Modi per automatizzare le attività di elaborazione della fatturazione

Esistono diversi modi per automatizzare il processo di fatturazione e migliorare l'efficienza. A seconda delle esigenze della vostra azienda, potreste desiderare di:

• Utilizzate una soluzione all-in-one come InvestGlass Invoice automation,
• Utilizzare uno strumento di automazione dedicato, oppure
• Affidatevi alle integrazioni e alle funzioni native presenti in alcune delle app che già utilizzate.

La pluralità di metodi vi permette di scegliere quello che ha più senso in base al vostro modello di business e alle vostre dimensioni. Tenendo conto di ciò, questo articolo presenta sei modi per automatizzare il sistema di gestione delle fatture.

1. Inserimento dei dati del magazzino per l'elaborazione delle fatture

Durante il processo di vendita, i team di vendita di solito raccolgono un'importante quantità di informazioni su clienti, prospect e clienti. Queste informazioni vengono poi utilizzate per minimizzare il lavoro di altri membri del team, come gli addetti alla fatturazione. È qui che automazione e soprattutto software CRM si trasferiranno. L'automazione delle vendite tramite moduli sposta il lavoro al cliente invece che al dipendente. Inoltre, la raccolta dei dati e dei pagamenti all'interno di un CRM eviterà la doppia registrazione, riutilizzando questi dati in una fase successiva del processo di vendita. Automazione dei flussi di lavoro Gestisce automaticamente i flussi di lavoro di approvazione e instrada le eccezioni per la revisione, mantenendo una traccia dei dati di tutti i passaggi tra le persone e l'automazione. L'obiettivo è ridurre i costi e l'inserimento manuale dei dati con l'elaborazione automatica delle fatture. Un buon sistema ERP dovrebbe includere l'automazione del flusso di lavoro dei conti fornitori. L'elaborazione dei pagamenti e la gestione della cassa sono registrate, così come gli sconti per i pagamenti anticipati. Intelligenza artificiale può anche aiutare a scansionare con il riconoscimento ottico dei caratteri o tecnologia OCR - machine learning AI.

Un CRM è un software di gestione delle relazioni con i clienti che facilita la gestione dei team, la gestione delle attività, la gestione dei contatti e la gestione delle fatture.

Collegando il vostro strumento di fatturazione direttamente al vostro CRM, tramite API o integrazione, risparmierete tempo prezioso poiché il sistema di gestione delle fatture si alimenterà direttamente dei dati provenienti dal CRM, eliminando i doppi inserimenti da parte dei dipendenti durante la creazione delle fatture.

Ciò avrà un impatto diretto sulla gestione del tempo, sulla gestione dei dati e sulla correttezza, in quanto eviterà l'errore umano nella ricopiatura/inserimento dei dati. 

2. Generare PDF e memorizzarlo per la contabilità

Il punto cardine di un sistema efficiente di gestione delle fatture è quello di mantenere una traccia delle operazioni finanziarie, sia su carta che in formato elettronico. In effetti, la tenuta dei registri garantisce il pagamento, la sicurezza delle verifiche e la trasparenza. Avere una visione chiara dei propri crediti migliora:

• la capacità di inviare follow-up e promemoria,
• la facilità di soddisfare i requisiti di audit e 
• la vostra trasparenza di fronte ai clienti e agli organi di governo.

Il software di automazione farà tutto questo automaticamente, salvando le fatture in PDF nelle cartelle pertinenti. Potrete così accedere alle informazioni necessarie in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

Questo è il punto in cui un CRM completo Il software è in grado di salvare le fatture nei contatti a cui appartengono. Inoltre, salva una traccia di controllo in caso di rimozione o cancellazione accidentale delle fatture. 

La funzione di automazione di InvestGlass consente di generare automaticamente PDF dalle fatture e di archiviarli dove necessario. La piattaforma può anche inviarle a un indirizzo e-mail o a un portale per conservarle o condividerle con i clienti.

3. Software di elaborazione automatica delle fatture

Sia nelle soluzioni integrate che in quelle aggiuntive, i moduli sono una caratteristica fondamentale. Infatti, consentono di inviare facilmente i dati e, talvolta, di spostare il carico di lavoro sul cliente. Tuttavia, quando si sposta il carico di lavoro, occorre prestare grande attenzione all'esperienza e al coinvolgimento del cliente.

Oltre a essere abitualmente compilati dai clienti, i moduli offrono anche altri vantaggi, come la coerenza, la facilità d'uso e il design personalizzato. Le informazioni dei moduli digitali vengono mappate direttamente all'interno del CRM e possono essere facilmente riutilizzate dal team dei vostri dipendenti, mentre il design personalizzato e la semplicità di inserimento dei dati manterranno il cliente impegnato.

Da questi moduli è possibile generare automaticamente le fatture tramite una funzione di automazione. Le uniche informazioni obbligatorie sono:

• la valuta, che può essere selezionata per default per evitare problemi,
• la data di scadenza, che può essere decisa al momento dell'invio del modulo digitale, e
• il numero della fattura, che può essere generato in modo casuale.

Una volta compilate queste informazioni, la fattura viene generata e può essere comunicata ai clienti o ai potenziali clienti.

Fatture ricorrenti

Grazie alle possibilità di automazione di InvestGlass, è possibile impostare fatture ricorrenti per i clienti a lungo termine su base periodica, ad esempio mensile. In questo modo si evitano errori e dimenticanze nell'invio. Inoltre, si evita di riscrivere le informazioni. Il periodo di tempo e la ricorrenza possono essere decisi manualmente per ogni cliente. 

Questa automazione ha un effetto importante sulla contabilità e sul bilancio. Prevedere il flusso di cassa e mantenerlo sano non è mai stato così facile.

4. Invio automatico di e-mail 

L'invio di una fattura, una volta generata, può sembrare un'operazione semplice e lineare. Tuttavia, l'errore umano esiste e il consumo di tempo deve essere considerato.

Questo compito ripetitivo può essere facilmente evitato e automatizzato con la creazione e l'invio automatico di e-mail al momento della generazione della fattura. I vostri dipendenti possono generare e creare automaticamente un'e-mail basata sulle fatture con variabili di personalizzazione utilizzando le informazioni di contatto. Tuttavia, il corpo e l'oggetto dell'e-mail devono essere specificati utilizzando un modello predefinito o personalizzato.

Una volta inviata l'e-mail utilizzando le informazioni del software di contabilità, il relationship manager responsabile del contatto in questione riceverà una notifica immediata.

5. Impostare compiti e promemoria

Le e-mail assicurano la ricezione tempestiva di fatture accurate. Automazione possono essere creati per inviare promemoria automatici per evitare i pagamenti in ritardo. Ogni volta che un pagamento non viene pagato, è possibile inviare un promemoria automatico, invece di creare ed eseguire manualmente un flusso di lavoro per i pagamenti in ritardo.

Oltre a inviare promemoria automatici per e-mail ai clienti, i promemoria possono essere notificati anche ai membri dell'azienda. Ciò consente loro di verificare con il cliente se tutto è a posto da parte loro.

Le attività di fatturazione possono anche essere registrate automaticamente al momento della generazione della fattura e completate una volta che la fattura è stata pagata. I compiti amministrativi e altri compiti vengono semplicemente notificati al dipendente.

Questo tipo di automazione è importante perché le fatture non pagate possono influire negativamente sul flusso di cassa.

Bonus: il sistema di gestione delle fatture perfetto

Il sistema di gestione delle fatture ideale raggrupperebbe tutti gli strumenti di fatturazione e di vendita in generale. I CRM e le soluzioni all-in-one raggruppano i sistemi di fatturazione e gli strumenti di vendita. marketing automazione/gestione dei dati che offre la migliore alternativa alle aziende che puntano all'automazione delle fatture.

InvestGlass può essere applicato a tutta l'azienda e aiutare a monitorare le prestazioni dei dipendenti attraverso il rilevamento dei tempi. Ciò è sempre più importante per la fatturazione, in quanto è possibile valutare i tempi di risposta e adattare il flusso di lavoro.

Allo stesso tempo, migliorando la fatturazione, un CRM sostituirà i fogli di google o il foglio di calcolo di google utilizzato per gestire l'invio delle fatture. Inviate le fatture in modo semplice e aggiungete suggerimenti e sconti commerciali quando necessario.

Conclusione della soluzione di automazione delle fatture

L'automatizzazione delle fatture è una parte importante del processo di contabilità e non deve essere d'intralcio. In fin dei conti, l'attività commerciale consiste nel fornire servizi e prodotti ai clienti. Ci auguriamo che questi suggerimenti vi aiutino a concentrarvi su ciò che conta di più. Per automatizzare, dovrete tenere d'occhio i dettagli su come lavorare con la vostra contabilità. InvestGlass offre una piattaforma basata sul cloud che automatizza i flussi di lavoro. È possibile creare flussi di lavoro personalizzati per la gestione delle fatture. Questa soluzione aiuterà il vostro team finanziario a svolgere compiti più importanti.

InvestGlass dispone di un'API per collegarsi a un altro sistema contabile. Perché? Perché il flusso di lavoro di elaborazione deve gestire la fatturazione ricorrente e gli elementi specifici dell'IVA che potreste già avere con il vostro team contabile.