Comment utiliser InvestGlass CRM pour l'accueil des clients

InvestGlass CRM centralise l'accueil numérique, le KYC et les données des clients dans un environnement hébergé en Suisse afin de satisfaire aux réglementations strictes en matière de banque et de gestion de patrimoine.

Les utilisateurs peuvent lancer l'onboarding en quelques clics en envoyant des formulaires InvestGlass, en collectant des documents KYC et en déclenchant des flux de travail d'approbation automatisés.

Les équipes de conformité peuvent configurer des règles de KYC, AML et d'évaluation des risques sans code, garantissant ainsi que chaque nouveau client est contrôlé avant l'ouverture du compte.

Dès la première interaction, les gestionnaires de relations acquièrent une vision à 360 degrés du client, y compris des questionnaires, des profils de risque et des préférences en matière d'adéquation.

InvestGlass intègre l'onboarding à la gestion de portefeuille, marketing l'automatisation, et le portail client pour un parcours complet du cycle de vie du client

Introduction à l'embarquement des clients avec InvestGlass CRM

La pression sur les banques, les gestionnaires de patrimoine et les assureurs n'a jamais été aussi forte. Les régulateurs exigent une documentation rigoureuse. Les clients s'attendent à pouvoir ouvrir des comptes à partir de leur smartphone. Et chaque jour passé à mélanger des formulaires papier est un jour où vos concurrents avancent plus vite.

InvestGlass est une plateforme de crm souveraine suisse conçue précisément pour cette réalité. Conçue pour les entités réglementées qui ont besoin d'un onboarding sécurisé, la plateforme héberge les données en Suisse ou sur site pour répondre aux exigences en matière de résidence des données et de GDPR. Il ne s'agit pas d'un outil de vente générique adapté à la finance. Il est spécialement conçu pour les institutions financières qui naviguent dans des paysages de conformité complexes.

Cet article vous guide pas à pas à travers un processus d'intégration typique à l'intérieur d'InvestGlass. Depuis le premier contact jusqu'à l'activation du compte et la configuration du portefeuille, vous découvrirez comment remplacer les formulaires papier, les emails dispersés et les feuilles de calcul manuelles par un flux de travail numérique rationalisé. InvestGlass combine des enregistrements CRM, des formulaires sans code, des flux de travail automatisés et une assistance IA pour créer une expérience transparente pour votre équipe et vos clients.

Ce guide est rédigé du point de vue d'InvestGlass et se concentre sur des cas d'utilisation pratiques plutôt que sur la théorie générique du CRM. Que vous travailliez dans une banque privée à Genève, que vous gériez des actifs pour des investisseurs institutionnels ou que vous soyez responsable de la conformité dans une compagnie d'assurance, les principes énoncés ici s'appliquent directement à votre entreprise.

Préparer votre CRM InvestGlass pour l'intégration

Avant d'accueillir votre premier client, une configuration adéquate jette les bases de tout ce qui suivra. Quelques heures d'installation réfléchie permettent d'économiser des centaines d'heures sur le long terme.

Définir les pipelines d'accueil

InvestGlass utilise des pipelines pour visualiser où en est chaque prospect ou client dans son parcours. Pour une institution financière typique, les étapes peuvent inclure :

Stade du pipeline	Description
Perspectives d'avenir	Le premier contact a été pris, mais aucun formulaire n'a encore été envoyé
KYC démarré	Le client a reçu les formulaires d'intégration
Approuvé par KYC	La conformité a validé tous les documents
Compte ouvert	Le système bancaire central a attribué un numéro de compte
Premier financement	Dépôt initial ou transfert reçu
Pleinement actif	Le client est opérationnel avec un accès au portail

Ces étapes permettent aux gestionnaires des relations de se concentrer sur les bonnes priorités tout en donnant à la direction une visibilité claire sur les taux de conversion et les goulets d'étranglement.

Personnalisation des champs du CRM

Les administrateurs peuvent personnaliser les champs dans InvestGlass pour capturer les points de données spécifiques dont votre institution a besoin :

• Informations sur la résidence fiscale et la nationalité
• Classification MiFID II ou LSFin
• Objectifs d'investissement et appétit pour le risque
• Documentation sur l'origine des richesses et des fonds
• Déclarations des personnes politiquement exposées

Cette personnalisation garantit que chaque élément de données collecté lors de l'accueil des clients alimente directement vos systèmes de conformité et de reporting.

Configuration des rôles et des autorisations des utilisateurs

Tout le monde n'a pas besoin de tout voir. InvestGlass permet des paramètres de permission granulaires de sorte que :

• Les gestionnaires de relations accèdent aux clients et aux opportunités qui leur sont attribués
• Les responsables de la conformité examinent l'ensemble de la documentation KYC et les files d'attente d'approbation.
• Le personnel du back-office gère la configuration du compte sans consulter les détails de l'investissement.
• Les tableaux de bord de gestion présentent des mesures agrégées sans exposer les données individuelles des clients.

Connexion aux systèmes centraux

Pour une efficacité maximale, connectez InvestGlass à votre système bancaire central ou à votre système de portefeuille via l'API. Cette synchronisation signifie que lorsqu'un numéro de compte est créé dans votre plateforme bancaire, le statut d'intégration dans InvestGlass est automatiquement mis à jour. Aucun rapprochement manuel n'est nécessaire.

Conception de formulaires numériques d'accueil et d'identification des clients (KYC)

Les formulaires InvestGlass sont des formulaires numériques sans code utilisés pour collecter les données d'accueil et les documents KYC des clients de la banque privée, de la banque de détail et des clients institutionnels. Les créateur de formulaires permet aux équipes chargées de la conformité, du marketing et des opérations de collaborer à la conception sans avoir besoin de connaissances en programmation.

Création d'un formulaire d'accueil pour les gestionnaires de patrimoine

Prenons un exemple pratique pour un client du secteur de la gestion de patrimoine en Suisse. Votre formulaire pourrait recueillir :

Section Identité

• Nom légal complet et date de naissance
• Numéro de passeport ou de carte d'identité nationale
• Adresse résidentielle actuelle avec preuve de l'adresse téléchargée

Section du profil financier

• Fourchette de revenus annuels
• Valeur nette hors résidence principale
• Explication de la source de richesse
• Expérience en matière d'investissement par classe d'actifs

Section d'aptitude

• Horizon d'investissement (court, moyen, long terme)
• Questionnaire sur la tolérance au risque
• Besoins de liquidités
• Restrictions ou préférences spécifiques en matière d'investissement

Utilisation des champs dynamiques et de la logique conditionnelle

La véritable puissance émerge avec la logique conditionnelle. Un formulaire de compte d'entreprise peut automatiquement demander :

• Bénéficiaires effectifs détenant plus de 25%
• Informations sur les directeurs et les signataires
• Documents d'enregistrement de l'entreprise
• Diagrammes de la structure de l'entreprise

De son côté, le client de détail voit une version simplifiée, axée sur les détails individuels. Ce comportement dynamique permet aux formulaires d'être concis tout en garantissant que vous recueillez exactement ce que la réglementation exige.

Champs obligatoires et téléchargement de documents

Les formulaires peuvent imposer des champs obligatoires pour les données KYC essentielles :

• Numéro de passeport ou carte d'identité nationale
• Numéro d'identification fiscale
• Déclaration PEP et questions sur les sanctions
• Accusé de réception des conditions générales signé

Les champs de téléchargement de fichiers permettent aux clients de joindre des documents directement dans InvestGlass. Les copies de pièces d'identité, les justificatifs de domicile, les relevés bancaires et les preuves de l'origine de la richesse sont tous regroupés dans un seul dossier client, sans pièces jointes à l'email.

Lancer un parcours d'accueil des nouveaux clients

Voici exactement ce qui se passe lorsqu'un gestionnaire de relations commence un nouveau projet. l'embarquement numérique dans InvestGlass.

Étape 1 : Création de la fiche contact

Le chargé de relations crée un nouvel enregistrement de prospect ou de contact dans le système de gestion des relations avec la clientèle. Il enregistre la première réunion ou le premier appel, note les objectifs déclarés par le client et affecte le prospect au processus d'intégration approprié.

Étape 2 : Sélectionner et envoyer le formulaire d'accueil

En fonction du type de produit, le gestionnaire sélectionne le modèle de formulaire InvestGlass adéquat :

• Mandat discrétionnaire pour les clients déléguant les décisions d'investissement
• Mandat de conseil pour les clients souhaitant des recommandations avant la négociation
• Proposition de police d'assurance pour les produits de protection
• Compte de dépôt pour les clients qui gèrent leurs propres investissements

Le formulaire est envoyé par un lien sécurisé ou directement via le portail client. Aucune donnée sensible ne transite par un courrier électronique non crypté.

Étape 3 : Le client complète l'expérience numérique

Le client bénéficie d'une expérience de marque là où il le peut :

• Remplir les formulaires sur ordinateur ou sur mobile
• Sauvegarder la progression et revenir plus tard
• Télécharger les documents requis dans les formats acceptés
• Signer numériquement sans rien imprimer

Pour les clients du commerce de détail, l'ensemble du processus prend généralement de 10 à 30 minutes. Avec l'application mobile, certains comptes simples sont traités en 5 minutes seulement.

Étape 4 : Rappels automatisés

InvestGlass peut envoyer des rappels automatiques par email ou SMS aux clients qui n'ont pas encore soumis leur formulaire ou à qui il manque des documents. Cette automatisation élimine les appels de suivi gênants et maintient l'élan sans effort manuel.

Automatisation des contrôles de conformité, de connaissance du client et de lutte contre le blanchiment d'argent

InvestGlass s'adresse aux institutions financières réglementées qui doivent se conformer aux directives KYC, AML, LSFin et MiFID II. La plateforme intègre la conformité à chaque étape plutôt que de la traiter après coup.

Cartographie automatique des données

Lorsqu'un client soumet son formulaire, les données sont automatiquement transférées dans l'enregistrement CRM. Les responsables de la conformité peuvent examiner des profils complets dans un seul écran, au lieu de rechercher des documents dans des courriels et des dossiers.

Flux de travail pour l'évaluation des risques et le filtrage

Les flux de travail d'InvestGlass peuvent se déclencher :

• Evaluation automatisée des risques sur la base de critères configurables
• Intégration de l'examen des PPE et des sanctions
• Acheminement des clients à haut risque vers les files d'attente d'examen manuel
• Assignation d'une tâche de diligence raisonnable améliorée

Flux d'approbation

Aucun compte ne peut être marqué comme ouvert tant que les approbateurs désignés n'ont pas apposé leur signature numérique. Ces flux de travail d'approbation fonctionnent en mode sériel ou parallèle :

Type de flux de travail	Comment ça marche
En série	La conformité approuve d'abord, puis la gestion, puis les opérations.
Parallèle	Plusieurs équipes votent simultanément sur les contacts, les documents et les comptes.
Hybride	Certaines approbations se font en parallèle, d'autres nécessitent une signature séquentielle.

Les rejets entraînent automatiquement des demandes de documents ciblés aux clients ou aux responsables des relations, créant ainsi une boucle fermée jusqu'à l'obtention d'un consensus.

Exemple concret

Une banque commerciale de Zurich a utilisé InvestGlass pour s'assurer que chaque nouveau client passe une liste de contrôle AML avant qu'un portefeuille ne soit financé. Le résultat ? Le délai d'ouverture de compte est passé de 40 jours à seulement 2 jours. Les constatations d'audit liées à une documentation incomplète ont pratiquement disparu.

Utiliser l'IA et l'automatisation pour rationaliser l'accueil des nouveaux arrivants

InvestGlass intègre l'IA, y compris des modèles linguistiques étendus, pour réduire les tâches répétitives des équipes de front office et de conformité lors de l'onboarding.

Résumés des risques alimentés par l'IA

L'IA peut résumer les longs questionnaires KYC en un profil de risque concis qui apparaît dans le dossier du client. Avant un appel de bienvenue, le chargé de clientèle dispose d'une vue d'ensemble claire plutôt que de faire défiler des pages de réponses brutes.

Attribution automatisée des tâches

L'automatisation configurable dans InvestGlass peut :

• Assigner des tâches de suivi lorsque des conditions spécifiques sont remplies
• Programmation automatique des appels de bienvenue après l'approbation KYC
• Déclencher des notifications internes lorsqu'un client complète son application numérique
• Faire remonter aux superviseurs les cas d'embarquement qui n'aboutissent pas

Communications personnalisées

L'IA aide à générer des messages de bienvenue personnalisés ou des résumés de la politique d'investissement en fonction des informations collectées lors de l'accueil du client. Il ne s'agit pas de modèles génériques, mais de communications sur mesure qui font référence aux préférences exprimées par le client.

Protection des données en Suisse

Toute l'automatisation s'effectue dans l'environnement contrôlé d'InvestGlass. Les règles suisses de protection des données sont respectées, et il n'y a pas de partage de données non contrôlé avec des outils externes. Les informations relatives à vos clients restent à leur place.

Connecter l'intégration à la gestion de portefeuille et au portail client

L'intégration n'est pas terminée tant que le client ne peut pas voir ses comptes, gérer ses investissements et interagir avec votre institution. C'est là qu'InvestGlass se différencie vraiment.

Intégration transparente du portefeuille

Une fois que la conformité a approuvé le fichier, InvestGlass transmet les données du client aux modules du logiciel de gestion de portefeuille. Les instruments, les modèles et les mandats sont créés sans qu'il soit nécessaire de ressaisir les informations. La plateforme peut pré-remplir 20 à 44% des champs automatiquement, éliminant ainsi la saisie redondante de données.

Activation du portail client

Le portail client d'InvestGlass s'active directement à partir du CRM. Les clients bénéficient d'un accès sécurisé à :

• Leurs documents d'intégration et les accords signés
• Questionnaires d'adéquation et profils de risque
• Rapports sur le portefeuille et analyse des performances
• Messagerie sécurisée avec leur gestionnaire de relations

Intégration de l'automatisation du marketing

Les flux d'automatisation du marketing se connectent de manière à ce que les nouveaux clients reçoivent un contenu éducatif dans les 30 premiers jours. Cela peut inclure

• Des mises à jour sur les conditions du marché concernant leur portefeuille
• Tutoriels et présentations des fonctionnalités de la plate-forme
• Informations réglementaires requises par votre juridiction
• Invitations à des webinaires ou à des événements pour les clients

Cette intégration étroite réduit les erreurs, accélère le temps nécessaire au premier investissement et crée un parcours numérique continu au lieu d'un événement unique d'intégration.

Meilleures pratiques pour une intégration réussie des clients avec InvestGlass

La technologie seule ne suffit pas à transformer vos opérations. La conception des processus est tout aussi importante lors du déploiement d'InvestGlass.

Standardiser les modèles par segment

Créez des modèles d'accueil distincts pour les différents types de clients :

Segment de clientèle	Focus sur le modèle
Particuliers fortunés	Adéquation globale, source de richesse, structures complexes
Clients de détail	KYC simplifié, traitement plus rapide, optimisé pour les mobiles
PME et entreprises	Propriété effective, administrateurs, signataires autorisés
Investisseurs institutionnels	Questionnaires de diligence raisonnable, documentation du mandat

Contrôler les tableaux de bord pour détecter les goulets d'étranglement

Examiner régulièrement les données relatives à l'intégration dans les tableaux de bord d'InvestGlass. Les indicateurs clés à suivre sont les suivants :

• Délai moyen entre l'envoi du formulaire et l'approbation KYC
• Taux d'achèvement par type de formulaire
• Motifs de rejet les plus courants
• Points d'arrêt dans le parcours du client

Ces informations vous aident à comprendre où se situent les frictions et à améliorer continuellement vos processus.

Former vos équipes

Veiller à ce que les gestionnaires de relations et le personnel chargé de la conformité adoptent pleinement les fonctionnalités d'InvestGlass :

• Enregistrement des notes et des activités
• Création et affectation de tâches
• Déclencheurs de flux de travail et approbations
• Utilisation de rapports et de tableaux de bord

La puissance d'un outil dépend des personnes qui l'utilisent.

Commencer par un pilote

Plutôt que de déployer le système dans l'ensemble de votre organisation, commencez par un projet pilote dans une région ou un secteur d'activité. Recueillez les réactions de l'équipe de première ligne. Affinez vos formulaires et vos flux de travail. Puis étendez InvestGlass à l'ensemble de l'organisation en toute confiance.

FAQ

InvestGlass CRM peut-il gérer des exigences d'onboarding multi-juridictionnelles ?

InvestGlass permet aux institutions de configurer différents modèles d'accueil, listes de contrôle et flux de travail pour les clients dans des juridictions distinctes telles que la Suisse, l'Union européenne, le Moyen-Orient ou l'Asie. Les champs et les documents obligatoires s'adaptent à chaque pays, aidant les équipes à se conformer aux réglementations locales en matière de KYC et de fiscalité sans avoir à maintenir des systèmes distincts. Les flux d'approbation peuvent également varier en fonction de la juridiction, de sorte que les relations à haut risque ou transfrontalières fassent l'objet d'étapes d'examen supplémentaires. Cette flexibilité rend la solution idéale pour les gestionnaires d'actifs et les banques opérant au-delà des frontières.

Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre InvestGlass pour l'onboarding ?

Les délais de mise en œuvre dépendent de la complexité, mais de nombreuses entreprises peuvent configurer les principaux processus d'intégration, les formulaires de base et les rôles des utilisateurs en quelques semaines. Les grandes banques qui prévoient des intégrations avec les banques centrales, les outils de gestion de portefeuille et les fournisseurs d'identité mènent généralement un projet par étapes sur plusieurs mois. Préparer à l'avance les formulaires existants, les politiques KYC et les modèles de données permet de raccourcir considérablement les délais de mise en œuvre et de test.

InvestGlass convient-il uniquement aux banques privées ?

Bien que de nombreuses banques privées utilisent InvestGlass, la plateforme est conçue pour les banques de détail, les gestionnaires d'actifs externes, les family offices, les assureurs, les sociétés immobilières et même les agences du secteur public. Toute organisation réglementée qui a besoin d'un "onboarding" numérique sécurisé, de flux de travail structurés et d'un hébergement de données en Suisse peut en bénéficier. Par exemple, un courtier en assurance peut numériser l'accueil des assurés avec InvestGlass, en assurant une collecte fluide des documents et un suivi de la conformité tout au long du processus.

Comment InvestGlass protège-t-il les données des clients pendant l'intégration ?

InvestGlass héberge les données dans des centres de données suisses ou dans des déploiements sur site, appliquant le cryptage en transit et au repos. Des autorisations granulaires, des pistes d'audit et des journaux d'approbation aident les institutions à démontrer leur conformité lors des audits réglementaires. Les clients remplissent les formulaires par le biais de liens ou de portails sécurisés, ce qui réduit la nécessité d'envoyer des documents personnels par courrier électronique non crypté. Cette approche reflète l'avenir de la protection des données dans les secteurs réglementés.

InvestGlass peut-il s'intégrer aux outils de vérification d'identité existants ?

InvestGlass se connecte, via une API, à des fournisseurs externes de vérification d'identité, à des plateformes de signature numérique et à des systèmes bancaires centraux. Cette intégration permet d'intégrer automatiquement les résultats de la vérification dans le CRM, que les équipes chargées de la conformité peuvent examiner sans quitter la plateforme. Lors de la découverte, les institutions devraient discuter de leurs fournisseurs actuels avec InvestGlass pour concevoir un plan d'intégration approprié qui s'adapte à leur pile technologique.

InvestGlass révolutionne la manière dont les institutions financières abordent l'accueil des clients. En combinant la souveraineté des données suisses avec une automatisation puissante, la plateforme vous aide à développer votre base de clients tout en maintenant les normes de conformité exigées par les régulateurs. Que vous souhaitiez gérer des relations complexes de banque privée ou rationaliser les ouvertures de comptes de détail, InvestGlass fournit le service et l'infrastructure pour y parvenir.

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