Cómo elegir el mejor software de incorporación (paso a paso + plantilla RFP)
Bienvenidos a esta presentación de InvestGlass sobre el onboarding digital. Soy Alexander, el CEO de InvestGlass, y durante esta presentación le mostraremos cómo onboard prospectos, proceder con la remediación KYC, y off board de sus clientes. Añadiremos 50 preguntas que debería utilizar para responder a su próxima solicitud de propuesta.
InvestGlass es una plataforma de automatización de ventas: la solución suiza número uno sin presencia en EE.UU. Puede desplegarse en sus propios servidores o alojarse en servidores suizos. InvestGlass es una empresa familiar suiza que ofrece todas las herramientas necesarias para la automatización.
Actualmente atendemos a más de 120 clientes en todo el mundo, en los sectores de finanzas, seguros, gobiernos, asociaciones, clubes y empresas de todos los tamaños. Los clientes nos eligen porque buscan una solución soberana suiza con residencia de datos en Suiza, en su propio país o en una nube privada.
Productos básicos y proceso de incorporación
Automatizamos todo el recorrido, desde la prospección hasta la distribución, con ocho productos básicos: onboarding, CRM, automatización, proceso de aprobación, portal de clientes, elaboración de informes, marketing, gestión de carteras y gestión de incidencias.
A la hora de crear el onboarding para su empresa, el primer paso es definir la experiencia que desea ofrecer:
- Autointegración de los clientes
- Gestores de relaciones que empujan formularios
- Modelos híbridos en los que los gestores preparan los datos antes de que los clientes potenciales rellenen los formularios
A continuación, configuramos su marca (colores, diseño, estilos) y definimos el flujo de trabajo de incorporación. La configuración suele durar entre 1 y 4 semanas, tras las cuales probamos, ponemos en marcha y mejoramos continuamente los informes.
Automatización, IA y formularios digitales
Una cuestión clave es qué partes del onboarding deben automatizarse. La automatización basada en reglas permite tareas como filtrar formularios, comprobar el estado de las PEP o marcar el país de origen, para luego activar alertas o tareas. Los procesos de aprobación también pueden automatizarse, exigiendo a los compañeros que voten la apertura de cuentas, las condiciones de riesgo o la aprobación de tarifas.
La IA mejora aún más la incorporación al convertir los formularios existentes en campos CRM estructurados y cargas útiles JSON. Esto ahorra horas de trabajo, especialmente cuando se fusionan formularios multilingües (por ejemplo, inglés, francés, alemán, chino) en un formato digital unificado.
Nuestro código no creador de formularios le permite diseñar formularios de incorporación profesionales sin codificación. La información se puede reutilizar en todos los formularios con paquetes, reduciendo las entradas duplicadas.
Seguridad, conformidad y flujos de trabajo multipartitos
InvestGlass garantiza la seguridad mediante registros de auditoría, gestión de documentos, aplicaciones móviles, autenticación de dos factores (2FA) y acceso seguro mediante código QR. Los formularios pueden rellenarse previamente con datos para garantizar que solo accede a ellos el cliente adecuado.
Las comprobaciones KYC/KYB/KYT se integran con proveedores externos a través de API. Nuestro sistema admite relaciones complejas (empresas, fideicomisos, familias) con múltiples UBO y LPOA, definiendo permisos de acceso al portal, firmas y visualización de cuentas.
Los flujos de trabajo de firma digital permiten que varias partes firmen documentos de forma segura, con registros de auditoría que capturan direcciones IP, marcas de tiempo y validaciones 2FA. La incorporación de varias partes puede ocultar los campos confidenciales de los visitantes no autorizados, lo que garantiza la privacidad.
Autorizaciones, corrección de KYC e informes
Nuestro proceso de aprobación se puede personalizar con secuencias de varios pasos y grupos de aprobadores, que abarcan aperturas de cuentas, revisiones W8/W9, correcciones KYC y bajas.
La corrección de KYC puede activarse por:
- Suscripción a un nuevo servicio
- Revisiones periódicas (por ejemplo, cada 5-10 años)
- Incidentes como identificaciones caducadas o nuevas designaciones PEP
Todas las acciones se controlan en paneles de informes en tiempo real, que ponen de relieve la eficiencia de los procesos, los cuellos de botella y las oportunidades de automatización. Los clientes pueden elegir entre la automatización total, la supervisión totalmente manual o enfoques híbridos que combinan IA, reglas y revisión humana.
InvestGlass incorporación digital agiliza los viajes de los clientes, automatiza el cumplimiento de las normativas y mejora la seguridad, al tiempo que le ofrece un control total sobre la marca y los flujos de trabajo.
La incorporación digital de InvestGlass agiliza la experiencia del cliente, automatiza el cumplimiento y mejora la seguridad, a la vez que le ofrece un control total sobre la marca y los flujos de trabajo.
Preguntas frecuentes para elaborar su solicitud de propuesta
¿Nos falta alguna pregunta? ¡Háganoslo saber!
- Idiomas
¿Cuántos archivos tiene actualmente? ¿El proceso de apertura de cuentas será multilingüe o tendrá procesos de apertura de cuentas separados por idioma?
- Documentos pro forma
¿Cuántos PDF deben permanecer en formato pro forma, por ejemplo W8NW9IMIBen, libre paso o seguro de vida?
- Contacto frente a cuenta
¿Sus documentos deben basarse en los contactos o en las cuentas?
Incorporación digital con InvestGlass
- Documentos de fórmulas (A, K, T)
¿Sus documentos contienen formularios como A, K o T que deben permanecer en proforma?
- Paquetes de apertura de cuentas
¿Ha definido paquetes para la apertura de cuentas? ¿Pueden agruparse por familias de productos?
- Common law frente a Derecho civil
¿Ha establecido diferentes paquetes en función del Derecho consuetudinario o del Derecho civil?
- Proceso de firma digital con InvestGlass
¿Dispone de un proceso de firma digital? ¿Espera utilizar el sistema InvestGlass con 2FA, registro de IP/ID/sello de tiempo? ¿Acepta firmas con tableta de firma? ¿Debería ocultarse la tableta de firma para cada UBO/LPOA? ¿Deberían ocultarse determinados campos de un UBO a otro?
- Verificación de identidad
Al abrir una cuenta, ¿aceptan casos sin una reunión inicial con un empleado del banco, o debe un empleado verificar primero el documento de identidad?
- Participación de los prospectos
¿Cómo espera que el cliente potencial lleve a cabo el proceso de apertura de cuentas?
- Documentos de apoyo
¿Cuántos documentos (DNI, prueba de patrimonio, comprobantes fiscales, etc.) espera reunir para las cuentas de particulares y empresas? ¿Ha normalizado los elementos necesarios?
- Países restringidos
¿Van a bloquear la apertura de cuentas a distancia para determinados países?
- Paquetes de documentos
Si se rellenan varios formularios a la vez, ¿le gustaría que se reagruparan en paquetes para mayor eficacia?
- Dispositivos y canales
¿Espera que la apertura de la cuenta se realice a través del móvil, la tableta, el ordenador o mediante un proceso híbrido basado en papel?
- Duración
¿Cuánto se tarda en abrir una cuenta?
- Iniciación por terceros
¿Las aperturas de cuentas las realizarán terceros, como gestores de activos externos o introductores de empresas?
- Preguntas obligatorias
¿Ha definido las respuestas mínimas requeridas para cada formulario? ¿Son obligatorias todas las preguntas?
- Simuladores
¿Incluyen sus formularios simuladores? En caso afirmativo, ¿cuáles?
- Guardar y continuar más tarde
¿Permite guardar los formularios para rellenarlos más tarde? En caso afirmativo, ¿dispone de un control de versiones de los formularios para garantizar su validez?
- Múltiples UBO
En el caso de varios UBO, ¿se permite la cumplimentación secuencial o debe cumplimentarlo todo un solo UBO?
- Integración con InvestGlass CRM y otros CRM
Una vez completados los documentos, ¿se introducirán las actualizaciones en un CRM de terceros? En caso afirmativo, ¿tiene ejemplos de esquemas o JSON (información del cliente, conocimientos, experiencia, necesidades)?
- Formato PDF
¿Los PDF generados deben coincidir exactamente con el formato existente, o pueden hacerse pequeñas modificaciones?
- Flujo de aprobación
Al aprobar aperturas de cuentas, ¿los aprobadores revisarán campos individuales o el PDF/paquete completo? ¿Podría facilitarnos su flujo de trabajo actual?
- Remediación KYC
¿Realizan correcciones KYC? En caso afirmativo, ¿qué proceso aplica?
- Notificaciones por expiración
¿Espera que InvestGlass notifique si los datos o documentos caducan? En caso afirmativo, ¿qué proceso debe seguirse?
- Comprobación de la reputación y el nombre
¿Utiliza herramientas como World-Check, North Data o controles de reputación de criptocarteras para las listas AML, CFTC y PEP? ¿Deberían integrarse en el proceso de apertura de cuentas y dónde deberían mostrarse las banderas?
- Informes
¿Espera informes sobre la eficacia de la apertura de cuentas, las tasas de abandono, los tiempos de finalización, los tipos de formularios, los equipos, los empleados, los contratos, los aprobadores y los procesos de aprobación?
- Herramientas KYC
¿Qué herramientas de CSC utiliza actualmente o tiene previsto utilizar (por ejemplo, verificación de documentos, comprobaciones biométricas, identificación por vídeo)? ¿Deberían integrarse estas herramientas en el proceso de apertura de cuentas y cómo deberían mostrarse los resultados?
- Necesidades de alojamiento, soberanía y residencia
¿Tiene requisitos específicos de alojamiento en relación con la soberanía y residencia de los datos (por ejemplo, alojamiento en Suiza, la UE u otras jurisdicciones)? ¿Existen restricciones normativas que debamos conocer para almacenar y procesar los datos de los clientes?
- Conexión a Active Directory
¿Necesita una conexión con el Directorio Activo de sus miembros para la autenticación y la gestión de usuarios? ¿Deben gestionarse los derechos de acceso de los banqueros o empleados a través de esta integración?
- Métodos de autenticación de usuarios
¿Qué métodos de autenticación requiere para clientes y banqueros (por ejemplo, SSO, MFA, biometría)?
- Gestión de sesiones
¿Debe el sistema imponer tiempos de espera de sesión, reautenticación o restricciones de dispositivos?
- Financiación inicial
¿Debe el proceso de apertura de cuenta permitir o exigir instrucciones de primer ingreso o transferencia?
- Integración de pagos
¿Necesita integración con sistemas de pago (por ejemplo, SWIFT, SEPA, raíles internos) como parte de la incorporación?
- Cumplimiento de las normas de accesibilidad
¿Exige que el proceso de incorporación cumpla las normas de accesibilidad (por ejemplo, WCAG, ADA)?
- Idioma alternativo
Si un documento no está disponible en el idioma elegido por el cliente, ¿debe el sistema pasar por defecto al inglés o bloquear la incorporación?
- Experiencia guiada
¿Espera que el proceso de incorporación incluya flujos guiados, información sobre herramientas, asistentes o asistencia por chat en directo?
- Conservación de datos
¿Durante cuánto tiempo deben almacenarse los datos de incorporación y con arreglo a qué políticas de conservación y archivo?
- Registro de auditoría
¿Necesita una pista de auditoría inmutable para registrar quién hizo qué cambios y cuándo, con fines normativos?
Permiso de registro y auditoría
- Informes personalizados
¿Necesita cuadros de mando o informes sobre tasas de abandono, errores en los documentos, plazos de aprobación o cuellos de botella?
- Integración bancaria básica
¿Debe el sistema enviar los datos de incorporación completados a su plataforma bancaria central, o sólo a InvestGlass CRM?
- Terceros API con InvestGlass API
¿Necesita integraciones con terceros, como autoridades fiscales, agencias de crédito o reguladores?
- Disponibilidad de la API
¿Necesita API expuestas para socios o sólo para uso interno?
API de InvestGlass
- Flujos de trabajo específicos de cada jurisdicción
¿Debe diferir la incorporación en función del domicilio o la jurisdicción del cliente (por ejemplo, FATCA, CRS, MiFID II, FINMA)?
- Frecuencia de examen de las sanciones
¿Las sanciones y el control PEP deben realizarse sólo en el momento de la contratación o de forma continua posteriormente?
- Gestión del consentimiento
¿Necesita almacenar el consentimiento electrónico (por ejemplo, para GDPR, avisos de privacidad, términos y condiciones)?
- Acceso basado en funciones
¿Deben los empleados tener permisos basados en funciones para acceder sólo a sus propios clientes, o una visibilidad más amplia del equipo?
- Delegación
¿Debería un banquero poder transferir un caso de incorporación a otro banquero a mitad del proceso?
- Entorno de formación
¿Necesita un modo "sandbox" para que los empleados practiquen el proceso de incorporación sin crear datos en tiempo real?
- Incorporación de varias entidades
¿Necesita poder dar de alta a varias entidades relacionadas a la vez (por ejemplo, cuentas de empresas con filiales o grupos familiares)?
- Control de versiones de documentos
¿Debería el sistema incluir el control de versiones de los documentos para realizar un seguimiento de las actualizaciones, evitar que se utilicen formularios obsoletos y garantizar el cumplimiento de la normativa?
¿Nos falta alguna pregunta? ¡Háganoslo saber!