Automatisierung von Rechnungen

Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel Zeit Sie verlieren, wenn Sie Prozesse nicht automatisieren, die von einer Maschine schneller und besser erledigt werden könnten? Der Verwaltungsaufwand ist zu einer ineffizienten Tötungsmethode für Mitarbeiter und Unternehmen geworden. Vor allem die Verwaltung von Zahlungen und Rechnungen ist zeitaufwändig und erfordert einen automatisierten Arbeitsablauf. Die manuelle Rechnungsverarbeitung schränkt die Möglichkeiten Ihres Unternehmens ein, doppelte oder verspätete Zahlungen zu erkennen, was zu Überzahlungen führen könnte. Automatisierte Rechnungsverarbeitung bedeutet, dass alle Rechnungen automatisch gespeichert, dem richtigen Workflow zugewiesen und elektronisch zur Genehmigung weitergeleitet werden können - damit Ihre Finanzen ohne Unterbrechung zirkulieren, egal wie viele Rechnungen Sie haben.

Der manuelle Rechnungsstellungsprozess kann viele Probleme verursachen, die sich in den folgenden Punkten zusammenfassen lassen: 

• ArbeitskräfteManuelle Rechnungsstellung erfordert Mitarbeiter und Arbeitskraft, die für eine andere, effizientere Aufgabe verwendet werden könnte.
• ZeitmanagementRechnungsverwaltung und Zulassungen Zeit brauchen.
• Überwachung der DatenDie Daten müssen manuell eingegeben werden, was das Risiko von Fehleingaben und fehlenden oder falschen Kontaktinformationen erhöht.
• Kosten: Datenprobleme können sowohl zusätzliche Kosten als auch entgangene Einnahmen verursachen.
• Unklarheit: Der manuelle Rechnungsstellungsprozess führte zu einem unklaren Rechnungsstatus und Problemen bei der Textbewertung. 

Eine offensichtliche Lösung kann bei diesen Problemen helfen. Dieser Artikel befasst sich mit der Automatisierung und wie man eine automatisierter Rechnungsstellungsprozess.

Rechnungen erstellen: Der Einfluss der Buchhaltung!

Geschäftsprozesse und Online-Zahlungen sind in der Regel mit Papierrechnungen und einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Unabhängig davon, ob Sie Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen verwenden, können alle Ihre Rechnungen in zwei Typen unterteilt werden:

• Die Forderungen und unbezahlten Rechnungen
• Die Einnahmen und die Unternehmensfinanzen

Debitorenbuchhaltung für die automatisierte Rechnungsbearbeitung

Auch wenn kleine Unternehmen und Unternehmer in der Regel mit Kostenvoranschlägen arbeiten, ist es üblich, Rechnungen zu versenden, wenn sie mit B2B-Fachleuten zu tun haben. Rechnungen dienen als Zahlungsaufforderung, stellen den Betrag dar, den der Kunde dem Unternehmen schuldet, und erläutern die Einzelheiten des Vorgangs, das Fälligkeitsdatum und ggf. die Verzugsgebühren. Ein System zur Rechnungsstellung vor der Zahlung wird in der Regel eingesetzt, um die Prognosen und damit den Cashflow zu verbessern.

In der Buchhaltung stellt die Rechnung die “Forderungen” für das Unternehmen und die “Verbindlichkeiten” für den Kunden dar. Die Rechnung ist im Wesentlichen eine Zahlungsaufforderung, die innerhalb einer bestimmten Frist (z. B. 15 oder 30 Tage) zu begleichen ist. Für verspätete Zahlungen werden Strafen verhängt, und für Kunden, die früh zahlen, werden in der Regel Rabatte gewährt, was die Kunden dazu veranlasst, schneller zu zahlen. Die manuelle Weiterleitung von Dokumenten kann jedoch zu weiteren Verzögerungen führen und sogar verlorene Rechnungen.

Eingänge und Zahlungen der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Quittungen werden in der Regel verwendet, um dem Kunden zu garantieren, dass die Transaktion korrekt und ohne Probleme durchgeführt wurde. Auf Unternehmensseite ermöglichen sie eine korrekte Buchführung, Aufzeichnung und Bestätigung der Transaktion. Quittungen sind im Handel üblich, etwa in Lebensmittelgeschäften oder beim Online-Shopping.

Möglichkeiten zur Automatisierung von Aufgaben innerhalb Ihrer Rechnungsbearbeitung

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihren Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie dies tun:

• Verwenden Sie eine All-in-One-Lösung wie InvestGlass Invoice Automation Solution,
• Verwenden Sie ein spezielles Automatisierungstool, oder
• Verlassen Sie sich auf native Integrationen und Funktionen, die in einigen der von Ihnen bereits verwendeten Anwendungen vorhanden sind.

Die Vielzahl der Methoden ermöglicht es Ihnen, diejenige auszuwählen, die für Ihr Geschäftsmodell und Ihre Größe am sinnvollsten ist. Vor diesem Hintergrund werden in diesem Artikel sechs Möglichkeiten zur Automatisierung Ihres Rechnungsmanagementsystems vorgestellt.

1. Dateneingabe in der Filiale für die Rechnungsbearbeitung

Während des Verkaufsprozesses sammeln die Verkaufsteams in der Regel eine große Menge an Informationen über Kunden, Interessenten und Klienten. Diese Informationen werden dann verwendet, um die Arbeit anderer Teammitglieder, wie z. B. der Sachbearbeiter für die Rechnungsstellung, zu minimieren. Dies ist der Punkt Automatisierung und vor allem CRM-Software einziehen wird. Die Verkaufsautomatisierung über Formulare verlagert die Arbeit auf den Kunden und nicht auf den Mitarbeiter. Außerdem wird durch die Erfassung von Daten und Zahlungsdaten in einem CRM-System eine doppelte Eingabe durch Wiederverwendung dieser Daten in einer späteren Phase des Verkaufsprozesses vermieden. Workflow-Automatisierung verwaltet automatisch Genehmigungs-Workflows und leitet Ausnahmen zur Überprüfung weiter, während gleichzeitig ein Datenpfad für alle Übergaben zwischen Menschen und Automatisierung aufrechterhalten wird. Ziel ist es, die Kosten und die manuelle Dateneingabe durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen zu reduzieren. Ein gutes ERP-System sollte die Automatisierung des Kreditoren-Workflows beinhalten. Zahlungsabwicklung und Bargeldmanagement werden ebenso erfasst wie Skonti. Künstliche Intelligenz kann auch beim Scannen mit optischer Zeichenerkennung oder OCR-Technologie helfen - KI mit maschinellem Lernen.

Ein CRM ist eine Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, die die Verwaltung von Teams, Aufgaben, Kontakten und Rechnungen erleichtert.

Wenn Sie Ihr Fakturierungstool über eine API oder eine Integration direkt mit Ihrem CRM verbinden, sparen Sie wertvolle Zeit, da das Rechnungsverwaltungssystem direkt auf die Daten aus dem CRM zugreift und doppelte Eingaben durch die Mitarbeiter bei der Erstellung von Rechnungen vermieden werden.

Dies wirkt sich direkt auf das Zeitmanagement, die Datenverwaltung und die Korrektheit aus, da menschliche Fehler beim Kopieren/Eingeben von Daten vermieden werden. 

2. PDF generieren und für die Buchhaltung speichern

Der Kernpunkt eines effizienten Rechnungsverwaltungssystems besteht darin, Ihre Finanzvorgänge zu dokumentieren, sei es auf Papier oder elektronisch. Die Aufzeichnungen gewährleisten nämlich die Zahlung, die sichere Prüfung und die Transparenz. Ein klarer Überblick über Ihre Forderungen verbessert die:

• Ihre Fähigkeit, Nachfassaktionen und Mahnungen zu versenden,
• Ihre Leichtigkeit, die Anforderungen der Rechnungsprüfung zu erfüllen, und 
• Ihre Transparenz gegenüber Ihren Kunden und Behörden.

Eine Automatisierungssoftware erledigt das für Sie automatisch, indem sie Rechnungen in PDF-Dateien in den entsprechenden Ordnern speichert. Sie können dann jederzeit und von jedem Ort aus auf die erforderlichen Informationen zugreifen.

Dies ist der Ort, an dem ein komplettes CRM wird interessant, da die Software Rechnungen in dem jeweiligen Kontakt speichern kann, zu dem sie gehören. Außerdem speichert sie einen Prüfpfad für den Fall, dass eine Rechnung versehentlich entfernt oder gelöscht wird. 

Die Automatisierungsfunktion von InvestGlass ermöglicht es, aus Rechnungen automatisch PDF-Dateien zu erstellen und sie dort zu speichern, wo sie benötigt werden. Die Plattform kann sie auch an eine E-Mail-Adresse oder ein Portal zur sicheren Aufbewahrung oder zur Weitergabe an Kunden senden.

3. Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung

Sowohl bei integrierten Lösungen als auch bei Add-Ons sind Formulare ein zentrales Merkmal. Sie ermöglichen eine einfache Datenübermittlung und verlagern manchmal die Arbeitslast auf den Kunden. Bei der Verlagerung des Arbeitsaufwands sollten jedoch die Erfahrung und das Engagement des Kunden im Vordergrund stehen.

Abgesehen davon, dass Formulare in der Regel von den Kunden ausgefüllt werden, bieten sie auch andere Vorteile wie Konsistenz, Benutzerfreundlichkeit und individuelle Gestaltung. Die Informationen des digitalen Formulars werden direkt im CRM abgebildet und können vom Team Ihrer Mitarbeiter leicht wiederverwendet werden, während das benutzerdefinierte Design und die Einfachheit der Dateneingabe den Kunden bei der Stange halten.

Aus diesen Formularen können über eine Automatisierungsfunktion automatisch Rechnungen erstellt werden. Die einzigen obligatorischen Informationen sind:

• die Währung, die standardmäßig ausgewählt werden kann, um Probleme zu vermeiden,
• das Fälligkeitsdatum, das bei der Einreichung des digitalen Formulars festgelegt werden kann, und
• die Rechnungsnummer, die nach dem Zufallsprinzip generiert werden kann.

Sobald diese Informationen ausgefüllt sind, wird die Rechnung erstellt und kann an Kunden oder Interessenten übermittelt werden.

Wiederkehrende Rechnungen

Mit den Automatisierungsmöglichkeiten von InvestGlass können für langfristige Kunden regelmäßig wiederkehrende Rechnungen erstellt werden, z. B. auf monatlicher Basis. Dies hilft, Fehler und das Vergessen des Versands zu vermeiden. Aber auch das erneute Abtippen der Informationen wird so vermieden. Sowohl der Zeitraum als auch die Wiederholung können für jeden Kunden manuell festgelegt werden. 

Diese Automatisierung hat wichtige Auswirkungen auf die Buchhaltung und die Budgetierung. Die Vorhersage des Cashflows und die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows waren noch nie so einfach.

4. Automatisches Versenden von E-Mails 

Eine Rechnung zu versenden, wenn sie erstellt wurde, mag als eine einfache und unkomplizierte Aufgabe erscheinen. Dennoch gibt es menschliche Fehler, und der Zeitaufwand muss berücksichtigt werden.

Diese sich wiederholende Aufgabe kann leicht vermieden und automatisiert werden, indem E-Mails automatisch bei der Rechnungserstellung erstellt und versendet werden. Ihre Mitarbeiter können automatisch eine rechnungsbasierte E-Mail mit Anpassungsvariablen unter Verwendung der Kontaktinformationen erstellen und versenden. Der E-Mail-Text und der Betreff müssen jedoch noch mithilfe einer vorgefertigten oder angepassten Vorlage festgelegt werden.

Sobald die E-Mail mit den Informationen aus der Buchhaltungssoftware versendet wurde, erhält der für den jeweiligen Kontakt zuständige Kundenbetreuer eine sofortige Benachrichtigung.

5. Aufgaben und Erinnerungen einrichten

Durch E-Mails wird sichergestellt, dass korrekte Rechnungen umgehend eingehen. Automatisierung kann erstellt werden, um automatische Mahnungen zur Vermeidung von Zahlungsverzug zu versenden. Immer wenn eine Zahlung nicht bezahlt wird, kann eine automatische Mahnung gesendet werden, anstatt einen Workflow für verspätete Zahlungen manuell zu erstellen und auszuführen.

Neben dem Versand von automatischen Erinnerungen per E-Mail an die Kunden können auch die Mitarbeiter des Unternehmens über Erinnerungen informiert werden. So können sie beim Kunden nachfragen, ob bei ihnen alles in Ordnung ist.

Aufgaben zur Rechnungsstellung können auch automatisch bei der Rechnungserstellung erfasst und erledigt werden, sobald die Rechnung bezahlt ist. Verwaltungsaufgaben und andere Aufgaben werden dem Mitarbeiter einfach mitgeteilt.

Diese Art der Automatisierung ist wichtig, da sich unbezahlte Rechnungen negativ auf Ihren Cashflow auswirken können.

Bonus: Das perfekte System zur Rechnungsverwaltung

Das ideale Rechnungsverwaltungssystem würde alle Ihre Fakturierungs- und Verkaufstools im Allgemeinen zusammenfassen. CRMs und All-in-One-Lösungen fassen Fakturierungssysteme und Vertrieb zusammen Marketing Automatisierung/Datenmanagement als beste Alternative für Unternehmen, die ihre Rechnungen automatisieren wollen.

InvestGlass kann auf Ihr gesamtes Unternehmen angewendet werden und hilft Ihnen, die Leistung Ihrer Mitarbeiter durch Zeiterfassung zu überwachen. Dies ist zunehmend wichtig für die Rechnungsstellung, da die Reaktionszeit bewertet und der Arbeitsablauf angepasst werden kann.

Gleichzeitig wird ein CRM Ihre Google Sheets oder Ihr Google Spreadsheet ersetzen, die Sie für den Versand von Rechnungen verwendet haben, und gleichzeitig Ihre Rechnungsstellung verbessern. Senden Sie Rechnungen einfach und fügen Sie bei Bedarf Trinkgelder und Rabatte hinzu.

Abschluss der Rechnungsautomatisierungslösung

Die Automatisierung von Rechnungen ist ein wichtiger Teil des Buchhaltungsprozesses und muss nicht im Weg stehen. Schließlich geht es im Geschäftsleben darum, Dienstleistungen und Produkte für Ihre Kunden bereitzustellen. Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Um zu automatisieren, müssen Sie nach Details Ausschau halten, wie Sie Ihre Buchhaltung umgehen können. InvestGlass bietet eine cloudbasierte Plattform, die Arbeitsabläufe automatisiert. Sie können benutzerdefinierte Workflows für die Rechnungsverwaltung erstellen. Diese Lösung wird Ihrem Finanzteam helfen, wichtigere Aufgaben zu erledigen.

InvestGlass verfügt über eine API zur Verbindung mit einem anderen Buchhaltungssystem. Warum? Weil der Verarbeitungsworkflow wiederkehrende Rechnungen und spezifische Mehrwertsteuerelemente verarbeiten sollte, die Sie möglicherweise bereits mit Ihrem Buchhaltungsteam haben.