Ein Leitfaden für das, was Ihr Mitarbeiterportal enthalten sollte
Ein Mitarbeiterportal ist das Rückgrat der Personalabteilung eines Unternehmens. Es kann dazu beitragen, Ihre Arbeitsabläufe zu straffen, die Effizienz zu steigern und den Mitarbeitern Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie die Grundlagen nicht übersehen. Im Folgenden finden Sie fünf Dinge, die ein Mitarbeiterportal enthalten sollte:
1) Ein Helpdesk für schnelle Fragen zu Politik und Verfahren
erstellen. neue Dokumente und Formulare je nach Bedarf, ohne mehrere Prozesse zu durchlaufen.
Veröffentlichen Sie relevante Mitteilungen für die Mitarbeiter im Portal, damit alle Mitarbeiter darauf zugreifen können.
Machen Sie Ihren Helpdesk rund um die Uhr über Live-Chat oder Telefonanrufe mit Mitarbeitern, die Hilfe benötigen, erreichbar
Leistungen und Urlaub: Das Portal sollte Informationen über Sozialleistungen und Urlaub enthalten. Auf diese Weise können die Mitarbeiter die Optionen sehen, die für sie am besten geeignet sind. Dazu gehören die folgenden Themen: Krankenversicherung, Altersvorsorge, Studienbeihilfeprogramme und Verfügbarkeit von Urlaubs- und Krankheitszeiten.
2) Urlaubsverfolgung mit Genehmigungsworkflow
Nach der Anmeldeseite sollten Ihre Mitarbeiter Zugang zu einem Kalender mit allen Terminen haben, die sie frei nehmen können. Das aktuelle Datum sollte hervorgehoben sein. Wenn Sie auf einen anderen Tag klicken, öffnet sich ein Fenster mit allen freien Tagen für diesen Monat, einschließlich Urlaubs- und Krankheitszeiten.
Das Mitarbeiterportal sollte auch einen Genehmigungs-Workflow enthalten, um Genehmigungen durch Ihr Helpdesk-System zu verfolgen, damit Sie Genehmigungen durch einzelne Mitarbeiter oder Gruppen von Mitarbeitern besser verwalten können. Wenn ein Mitarbeiter mehr als drei aufeinanderfolgende freie Tage im Voraus beantragt, löst dies eine automatische Benachrichtigung der Personalabteilung aus, die den Antrag genehmigt; wird er abgelehnt, müssen vor der Genehmigung möglicherweise weitere Maßnahmen ergriffen werden, z. B. das Einholen von Informationen über den Grund der Abwesenheit (z. B. ein ärztliches Attest).
Da InvestGlass mit Finanzintermediären arbeitet, haben wir einen Reiseantrag erstellen Widget, das alle Kontakte einfriert, die Sie während der Reise nicht besuchen werden.
3) Formulare für Ausgabenberichte, damit Sie wissen, wie viel Geld bei Firmenveranstaltungen ausgegeben wird
Ein direkter Link zur Rechnungserstellung erleichtert die Erstellung einer Spesenabrechnung. Alle Ausgaben und Rechnungen können in das System hochgeladen werden, und alle Mitarbeiter haben Zugriff auf diese Informationen.
Erstellen Sie Ihre eigenen Spesenabrechnungsformulare, damit Sie wissen, wie viel Geld bei Firmenveranstaltungen ausgegeben wird. Oder zumindest, wohin das Geld geflossen ist!
Wenn es Probleme mit Berichten oder Rechnungen gibt, senden Sie diese über eine Helpdesk-Anfrage, die automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung von der Personalabteilung auslösen; wenn vor der Genehmigung weitere Maßnahmen erforderlich sind, z. B. die Einholung weiterer Informationen darüber, warum der Antragsteller möglicherweise nicht für die Genehmigung von Urlaubsanträgen zur Verfügung steht, müssen diese Maßnahmen zuerst erfolgen.
4) Ein Organigramm, damit jeder weiß, wer wem unterstellt ist
Die Termin- und Schichtverwaltung sollte pro Gruppe sichtbar sein und die Beiträge sollten nach Datum abgelegt werden.
Dies hilft bei der Einteilung der Mitarbeiter für Projekte und stellt sicher, dass jeder weiß, wer sein Vorgesetzter ist. Die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden können, wenn etwas passiert, das weitere Unterstützung oder Klärung erfordert.
Die Art und Weise, wie Beiträge geplant werden sollten, erleichtert es den Vorgesetzten auch, zu sehen, welche Zeit ein Mitarbeiter genommen hat und wann er wieder verfügbar ist.
Ein Organigramm erleichtert es den Mitarbeitern der Personalabteilung, all diese Informationen auf einen Blick zu finden - egal, ob eine Person für die Social-Media-Konten Ihres Unternehmens zuständig ist oder ob fünf Personen in verschiedenen Schichten arbeiten, alles ist immer noch leicht zu finden, ohne dass zusätzliche Hilfe von anderen Abteilungen, wie z. B. der IT-Abteilung, benötigt wird, um die Informationen abzurufen, weil die Abläufe in diesem Bereich unklar sind.
5) Internes Nachrichtensystem für Sofortkommunikation
Die gesamte Kommunikation kann über eine Chat-Kommunikationsmittel.
Dies kann dazu beitragen, Beziehungen zu denjenigen aufzubauen, die vielleicht nicht die Zeit haben, regelmäßig E-Mails zu bearbeiten.
Das Chatsystem macht auch Telefonanrufe überflüssig, die oft unbequemer sind als Chats, da sie viel von der kostbaren Zeit des Gesprächspartners in Anspruch nehmen. Außerdem gibt es keine Garantie, dass der Gesprächspartner gerade verfügbar ist.
Diejenigen, die lieber sprechen, können stattdessen Sprach- oder Videoanrufe nutzen, um ihren Standpunkt darzulegen, was es für alle Beteiligten noch einfacher macht.
Interne Nachrichtensysteme eignen sich hervorragend, wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten - sei es in einem anderen Bundesland oder in einem anderen Land -, da diese Kommunikation sofort erfolgt.
Eine Aufgabe kann über ein einfaches InvestGlass-Tool verteilt werden.
Viele dieser Tools sind kostenlos, und einige lassen sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Ganz gleich, ob Sie einen Helpdesk einrichten oder einfach nur Formulare zum Ausfüllen benötigen.
InvestGlass wurde mit Blick auf die Benutzerfreundlichkeit entwickelt, damit die Mitarbeiter schnell und einfach durch das Portal navigieren können.
Was sollte ein Mitarbeiterportal beinhalten? Auf diese Frage gibt es keine einheitliche Antwort, da die Bedürfnisse der Mitarbeiter in jedem Unternehmen unterschiedlich sind. Viele moderne Portale verfügen heute über eine Vielzahl hilfreicher Funktionen, die die Kommunikation aus der Ferne einfacher machen als je zuvor. Interne Nachrichtensysteme wie Skype ermöglichen es Mitarbeitern, die an einem beliebigen Ort der Welt arbeiten, problemlos mit anderen Mitarbeitern zu kommunizieren.
Was ist das nächste Mitarbeiterportal für 2021?
Laut einer Gartner Bericht, über 85% von Unternehmen haben Mitarbeiterportale implementiert oder sind dabei, diese zu aktualisieren, um die digitale Arbeitsumgebung zu verbessern. Plattformen wie InvestGlass ermöglichen es Unternehmen, ihre Benutzeroberfläche an das Corporate Branding anzupassen und Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsregelungen und die interne Kommunikation effizient zu verwalten.
Mit dem InvestGlass-Portal können Sie sich ganz einfach auf Ihre Unternehmensfarben einstellen und Widgets auswählen, die Sie für den Registrierungsprozess, die Verwaltung von Benutzernamen, die Gehaltsabrechnung, die Urlaubsverwaltung, Ihre Unternehmensnachrichten, die Verwaltung von Karrieremöglichkeiten und die Zusammenfassung von Fragen in einer FAQ benötigen.
Ihr Portal repräsentiert Ihren Unternehmensgeist! Es ist die Familie!
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Häufig gestellte Fragen
1. Was ist ein Mitarbeiterportal?
Ein Mitarbeiterportal ist ein zentraler Knotenpunkt, über den Mitarbeiter auf HR-Ressourcen, Richtlinien und Tools zugreifen können. InvestGlass bietet ein vollständig anpassbares Portal, das mit dem Branding Ihres Unternehmens übereinstimmt und die internen Arbeitsabläufe rationalisiert.
2. Warum sollte ein Unternehmen ein Mitarbeiterportal einrichten?
Mitarbeiterportale sparen Zeit, reduzieren den Papierkram und verbessern die Kommunikation. Mit InvestGlass können Unternehmen Urlaubsanträge, Ausgabengenehmigungen und Onboarding-Prozesse automatisieren und so die Effizienz steigern.
3. Welche HR-Funktionen sollte ein Mitarbeiterportal enthalten?
Zu den wesentlichen Funktionen gehören Helpdesks, Urlaubsverfolgung, Informationen über Sozialleistungen und Ausgabenberichte. InvestGlass bietet all diese Funktionen und zusätzlich auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Widgets.
4. Wie vereinfacht InvestGlass die Urlaubsverfolgung?
Mitarbeiter können über einen integrierten Kalender Freizeit beantragen. InvestGlass automatisiert Genehmigungen, benachrichtigt Manager und enthält sogar ein Widget für Reiseanträge für Finanzvermittler.
5. Kann ein Mitarbeiterportal die Spesenabrechnung übernehmen?
Ja. InvestGlass ermöglicht es den Mitarbeitern, Ausgaben und Rechnungen direkt hochzuladen, während die Manager die Genehmigungen in Echtzeit verfolgen und so für Transparenz und Kontrolle sorgen.
6. Warum ist ein Organigramm wichtig?
Es zeigt die Berichtslinien und hilft bei der Zeitplanung und Kommunikation. InvestGlass macht Diagramme interaktiv und mit Mitarbeiterprofilen verknüpft, was die Sichtbarkeit verbessert.
7. Wie verbessert die interne Nachrichtenübermittlung die Zusammenarbeit?
Messaging-Tools ermöglichen eine schnelle, sofortige Kommunikation zwischen Teams. InvestGlass integriert Live-Chat, Sprach- und Videofunktionen für Remote- und Hybrid-Teams.
8. Kann InvestGlass die Verwaltung von Sozialleistungen unterstützen?
Ja. Die Portale von InvestGlass zentralisieren die Krankenversicherungs-, Renten- und Urlaubsrichtlinien und ermöglichen den Mitarbeitern jederzeit einen einfachen Zugriff auf ihre Leistungsinformationen.
9. Wie anpassbar ist das InvestGlass-Mitarbeiterportal?
InvestGlass ermöglicht ein vollständiges Branding mit Unternehmensfarben und lässt Sie aus einer breiten Palette von Widgets wählen, von Gehaltsabrechnungen bis hin zu Karriereseiten.
10. Warum InvestGlass als Mitarbeiterportal wählen?
InvestGlass wird in der Schweiz gehostet, ist sicher und auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt. Es hilft HR-Teams, Zeit zu sparen, verbessert das Engagement der Mitarbeiter und schafft ein Portal, das Ihre Unternehmenskultur widerspiegelt.