Come dovrebbero le istituzioni finanziarie gestire le Persone Politicamente Esposte (PEP)?

Introduzione alle Persone Esposte Politicamente (PEP)

Una persona politicamente esposta (PEP) è qualcuno che ricopre o ha ricoperto una funzione pubblica di rilievo. Il termine ‘PEP’ è ampiamente utilizzato nei processi di compliance, valutazione del rischio e due diligence all'interno del istituzioni finanziarie. L'identificazione e il monitoraggio dei PEP sono una componente fondamentale degli sforzi antiriciclaggio (AML), poiché tali individui presentano un rischio più elevato di corruzione, concussione e riciclaggio di denaro a causa della loro capacità di controllare o influenzare fondi pubblici, contratti e decisioni normative.

Lo stato PEP si estende oltre l'individuo principale a determinati familiari e stretti collaboratori che possono fungere da intermediari per occultare ricchezze illecite. Coniugi, figli e soci in affari compaiono frequentemente nelle indagini che coinvolgono beni statali sottratti.

Il concetto moderno di PEP è emerso a seguito di scandali epocali come il caso Abacha degli anni '90, in cui il dittatore nigeriano Sani Abacha saccheggiò sistematicamente circa 1,43-1,45 miliardi di dollari dalla Banca Centrale della Nigeria. Ciò ha spinto il Gruppo di azione finanziaria internazionale (GAFI) e le autorità di regolamentazione dell'UE a sviluppare misure mirate a partire dai primi anni 2000. Gli istituti finanziari sono tenuti per legge a identificare le PEP per garantire che non facilitino flussi finanziari illegali.

Essere una PEP (Persona Politicamente Esposta) non è un reato in sé. La designazione semplicemente innesca una maggiore attenzione da parte di banche e imprese regolamentate per mitigare i rischi associati alla potenziale corruzione o al finanziamento del terrorismo. La legislazione sulla conformità specifica per le PEP affronta il legame tra corruzione governativa, riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo.

InvestGlass supporta l'identificazione automatizzata delle PEP e il monitoraggio continuo come parte del suo sovrano Soluzione svizzera di CRM e onboarding, che aiuta le istituzioni finanziarie a soddisfare i propri obblighi legali senza fare affidamento su infrastrutture cloud americane o cinesi. La maggior parte delle istituzioni finanziarie esegue un monitoraggio rafforzato dei conti associati a PEP nell'ambito della due diligence continua.

Che cos'è una Persona Politicamente Esposta (PEP)?

Il termine persona politicamente esposta si riferisce a individui ai quali è affidata una funzione pubblica di rilievo, sia a livello nazionale che estero. Ciò include funzionari governativi, ovvero individui che ricoprono posizioni di alto rango o di influenza nel proprio paese, come presidenti, primi ministri e membri del parlamento, e che sono soggetti a un maggiore scrutinio a causa dei potenziali rischi associati alle loro transazioni finanziarie. Il Gruppo d'azione finanziaria definisce questa categoria includendo:

• Capi di Stato o di governo
• Politici anziani e ministri del governo
• Membri del parlamento e funzionari eletti
• Giudici anziani e funzionari militari
• Membri del consiglio di amministrazione della banca centrale
• Dirigenti senior di organizzazioni statali

Il Gruppo d'azione finanziaria (GAFI) fornisce una definizione di PEP che molti paesi adottano, la quale include le persone che ricoprono o hanno ricoperto posizioni pubbliche significative.

Le persone politicamente esposte (PEP) sono considerate a più alto rischio perché possono controllare fondi pubblici, licenze e decisioni normative. Questo accesso crea opportunità per appropriazione indebita, tangenti negli appalti pubblici e arricchimento illecito.

Le tipologie comuni di reati finanziari che coinvolgono i PEP includono:

Tipologia	Descrizione
Appropriazione indebita	Furto o appropriazione indebita di fondi statali
Frode negli appalti	Tangenti sugli appalti pubblici
Società di comodo	Occultamento della titolarità effettiva dei beni
Conti offshore	Trasferimento di fondi verso giurisdizioni con scarsa vigilanza

Le definizioni PEP vengono interpretate attraverso una prospettiva basata sul rischio. Non tutte le PEP presentano rischi significativi uguali. Un ex consigliere locale merita un trattamento diverso rispetto a un ministro delle finanze in carica proveniente da una giurisdizione ad alto tasso di corruzione.

La definizione di PEP varia a livello globale, ma generalmente comprende individui che ricoprono ruoli di alto livello nel governo o nelle organizzazioni internazionali, nonché i loro familiari e stretti collaboratori.

Categorie e Tipi di PEP

Le moderne normative AML e i quadri KYC distinguono tra diverse categorie di PEP per supportare un trattamento basato sul rischio.

PEP nazionali

I PEPo nazionali occupano posizioni di rilievo all'interno del proprio paese. Esempi includono:

• Membri di un gabinetto nazionale
• Ufficiali superiori delle forze armate
• Alti funzionari delle agenzie fiscali o doganali nazionali
• Importanti esponenti politici

PEP estere

Le PEP straniere sono spesso considerate ad alto rischio a causa delle sfide giurisdizionali nel verificare le informazioni. Questa categoria include figure politiche estere di alto profilo come ministri, ambasciatori e funzionari di alto rango in altri paesi.

Organizzazioni Internazionali PEPs

Gli PEP (Persone Politicamente Esposte) internazionali ricoprono ruoli di alto livello in organismi quali le Nazioni Unite, il Fondo Monetario Internazionale, la Banca Mondiale e le banche di sviluppo regionali. I membri del consiglio di amministrazione e i dirigenti di queste organizzazioni internazionali richiedono un'adeguata vigilanza.

Molti regimi normativi includono anche persone in ruoli dirigenziali in imprese a partecipazione statale, fondi sovrani e banche centrali, dove l'influenza sui fondi pubblici rimane sostanziale.

Familiari e associati stretti di PEP

I familiari stretti e gli associati stretti delle PEP sono inclusi nei requisiti di screening perché possono essere utilizzati per detenere o spostare beni per conto della PEP principale.

I familiari stretti tipicamente inclusi sono:

• Coniugi e partner
• Bambini e genitori
• Fratelli

Alcune giurisdizioni estendono la copertura ai suoceri, ai generi/nuore e ad altri parenti che vivono nella stessa famiglia.

I stretti collaboratori sono persone con stretti legami professionali o personali noti con una PEP. Ciò include:

• Articolazione beneficiari effettivi di società o fiduciarie
• Individui che condividono congiuntamente proprietà effettiva di un'entità giuridica
• Qualsiasi partner commerciale con legami finanziari significativi

I processi di due diligence dovrebbero anche identificare gli individui con la titolarità effettiva esclusiva di beni o conti, poiché ciò è fondamentale per la trasparenza e la conformità alle normative antiriciclaggio (AML).

I flussi di onboarding di InvestGlass possono acquisire sistematicamente le relazioni familiari e di associazione. La piattaforma segnala automaticamente le parti correlate rispetto ai set di dati PEP, supporto clienti requisiti di identificazione.

Beneficial Ownership e PEP

La titolarità effettiva svolge un ruolo fondamentale nell'identificazione e nella gestione dei rischi associati alle persone politicamente esposte (PEP). Nel contesto dell'antiriciclaggio e del contrasto al finanziamento del terrorismo, la titolarità effettiva si riferisce alla persona fisica o alle persone fisiche che in ultima istanza possiedono o controllano un'entità giuridica, come una società, un trust o una partnership. Per gli istituti finanziari, la comprensione della titolarità effettiva è essenziale, in quanto aiuta a scoprire relazioni nascoste e potenziali rischi che potrebbero non essere immediatamente evidenti durante la normale procedura di onboarding del cliente.

Quando è coinvolta una PEP (Persona Esposta Politicamente), il rischio di riciclaggio di denaro e altri reati finanziari aumenta, in particolare se il beneficiario effettivo è un membro della famiglia immediata o un associato stretto. Tali individui possono essere utilizzati per oscurare la reale proprietà di beni o per facilitare il movimento di fondi illeciti. Il Financial Action Task Force (FATF) e altri organismi di regolamentazione sottolineano l'importanza di identificare non solo la PEP stessa, ma anche qualsiasi beneficiario effettivo ad essa collegato, tra cui coniugi, figli, genitori e partner commerciali. Questo approccio più ampio garantisce che le istituzioni finanziarie possano identificare le PEP e valutare l'intero spettro dei rischi potenziali.

Gli istituti finanziari sono tenuti a implementare procedure basate sul rischio per identificare i titolari effettivi e valutare la loro relazione con eventuali persone politicamente esposte (PEP). Ciò comporta l'esecuzione di una due diligence approfondita, la verifica dell'identità dei titolari effettivi e la comprensione della natura della relazione commerciale. Misure di due diligence rafforzata sono particolarmente importanti quando si trattano clienti ad alto rischio, come le PEP straniere o coloro che ricoprono una posizione pubblica di rilievo. Anche il monitoraggio continuo è fondamentale, poiché i cambiamenti nella titolarità effettiva o l'emergere di nuovi associati stretti possono alterare il profilo di rischio di un cliente.

Le aspettative normative variano a seconda della giurisdizione, ma il principio sottostante rimane coerente: gli istituti finanziari devono essere in grado di identificare e verificare la proprietà effettiva per mitigare il rischio. Ad esempio, l'ente governativo australiano richiede la segnalazione di attività sospette che coinvolgono PEP e i loro titolari effettivi, mentre gli standard internazionali richiedono revisioni e aggiornamenti regolari delle informazioni sulla proprietà effettiva. La segnalazione di attività sospette e il monitoraggio continuo sono strumenti essenziali per rilevare e prevenire reati finanziari collegati a persone politicamente esposte e alle loro reti.

È importante riconoscere che non tutte le persone politicamente esposte (PEP) o i loro beneficiari effettivi presentano lo stesso livello di rischio. Una valutazione del rischio robusta dovrebbe considerare fattori quali la natura dell'entità legale, la posizione geografica della PEP, la fonte dei fondi e la solidità della relazione commerciale. Adattando le misure di due diligence alle circostanze specifiche, le istituzioni finanziarie possono concentrare le risorse dove sono più necessarie ed evitare interruzioni non necessarie per i clienti a basso rischio.

In sintesi, una gestione efficace della titolarità effettiva in relazione ai PEP (Persone Politicamente Esposte) è una pietra angolare della conformità antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo. Identificando i titolari effettivi, conducendo un monitoraggio continuo e applicando procedure basate sul rischio, le istituzioni finanziarie possono mitigare il rischio di riciclaggio di denaro, proteggere l'integrità del sistema finanziario e adempiere ai propri obblighi legali ai sensi delle normative globali e locali.

Quadro normativo per le persone politicamente esposte

Il quadro internazionale è incentrato sulle Raccomandazioni del GAFI, che influenzano i regimi antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo in oltre 200 giurisdizioni. La Raccomandazione 12 del GAFI impone specificamente processi di adeguata verifica rafforzata per le persone politicamente esposte.

L'Unione Europea ha integrato i concetti di PEP nei successivi regolamenti antiriciclaggio:

Direttiva	Anno	Sviluppo chiave
Terza AMLD	2005	Primi requisiti formali PEP
Quarta AMLD	2015	Esteso ai PEP nazionali
Quinta AMLD	2018	Registri dei titolari effettivi rafforzati
Sesta AMLD	2020	Responsabilità penale aggravata
Pacchetto AML 2024	2024	Attività crittografiche e registri pubblici BO

Le implementazioni nazionali variano. Le normative del Regno Unito contro il riciclaggio di denaro richiedono di trattare gli ex-PEP come ad alto rischio per almeno 12 mesi. Le linee guida canadesi PCMLTFA segnalano i PEP per cinque anni. Le notice MAS di Singapore enfatizzano il fuzzy matching e i controlli sui media avversi.

Non esiste un elenco ufficiale globale di PEP. Gli enti regolatori definiscono i principi e richiedono alle imprese di applicare procedure basate sul rischio e una due diligence rafforzata. Le sanzioni per controlli inadeguati sono severe. Santander ha ricevuto una multa di 107,4 milioni di sterline nel 2022 per inadempienze AML, inclusa la mancata supervisione delle PEP.

Perché l'identificazione PEP è importante per AML e KYC

L'identificazione PEP è direttamente collegata agli obiettivi fondamentali dei regimi mondiali antiriciclaggio, antifinanziamento del terrorismo e anticorruzione.

L'identificazione precoce all'apertura del conto supporta un'accurata classificazione del rischio del cliente e adeguate misure di diligenza. Ciò riduce l'esposizione a:

• Riciclaggio di denaro attraverso società di comodo
• Violazioni delle sanzioni
• Arricchimento illecito da corruzione
• Alti rischi di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo

Lo scandalo 1MDB ha messo chiaramente in luce questi potenziali rischi. Funzionari malesi hanno riciclato circa 1,4-1,5 miliardi di ringgit attraverso persone politicamente esposte (PEP) e loro collaboratori, con conseguenti sanzioni per oltre 1,4-1,5 miliardi di ringgit a carico delle banche coinvolte.

I rischi reputazionali per banche, gestori patrimoniali, assicuratori e fintech sono sostanziali. Facilitare la corruzione di alto profilo danneggia la fiducia dei clienti e invita all'intervento normativo.

InvestGlass integra il controllo PEP e sanzioni in onboarding digitale e flussi di lavoro CRM. Questo aiuta le istituzioni a soddisfare la loro strategia di conformità in modo efficiente mantenendo la sovranità dei dati.

Liste PEP, set di dati e screening

Lo screening PEP si basa su set di dati compilati da fornitori commerciali utilizzando registri pubblici, gazzette ufficiali, elenchi di sanzioni e fonti mediatiche.

Organizzazioni come le Nazioni Unite e la CIA pubblicano determinati elenchi ufficiali pubblici, ma questi non sono set di dati PEP completi. Coprono ruoli specifici o individui sanzionati anziché una copertura PEP completa.

I limiti delle liste gratuite o statiche includono:

• Informazioni obsolete
• Copertura incompleta dei mercati emergenti
• Tassi più elevati di falsi positivi
• Partite perse a causa di variazioni del nome

Le aziende regolamentate utilizzano tipicamente strumenti di screening elettronici che si aggiornano quotidianamente. Questi strumenti consentono il controllo dei nomi non esatto, filtri per nazionalità e punteggi di rischio basati sul ruolo per identificare accuratamente i PEP.

InvestGlass si collega a fornitori fidati di dati PEP e sanzioni. I clienti possono eseguire screening PEP interamente all'interno di un ambiente sovrano svizzero, mantenendo il controllo sui dati sensibili ed evitando di dipendere da ecosistemi cloud americani o cinesi.

Due Diligence Avanzata (EDD) per PEP

La due diligence potenziata distingue il trattamento delle PEP ("persone politicamente esposte") dalla normale due diligence sulla clientela applicata ai clienti a basso rischio.

Le misure comuni di EDD includono:

• Ottenere informazioni dettagliate sull'origine del patrimonio e sull'origine dei fondi
• Approvazione del senior management prima di stabilire una relazione commerciale
• Limiti transazionali più restrittivi sui conti bancari
• Verifica indipendente utilizzando registri pubblici e registri delle imprese
• Protocolli di screening media avversi e segnalazione di attività sospette

Le aziende dovrebbero documentare attentamente i passaggi dell'EDD, mantenere registri di audit e garantire revisioni periodiche proporzionate al livello di esposizione politica.

I workflow e le checklist di conformità di InvestGlass possono essere configurati per attivare automaticamente le attività EDD quando viene rilevato uno stato PEP durante la creazione di un rapporto con il cliente.

Monitoraggio Continuo e Durata dello Stato della PEP

Il rischio PEP non termina al momento dell'onboarding. Condurre un monitoraggio continuo delle transazioni, del comportamento e dei cambiamenti nei ruoli politici rimane essenziale per tutta la durata della relazione continuativa con il cliente.

La guida della FATF e le pratiche comuni del settore suggeriscono che un individuo continui a essere trattato come una PEP per almeno 12-18 mesi dopo aver lasciato l'incarico. Alcune giurisdizioni estendono questo periodo in base alla valutazione del rischio.

I familiari e gli associati stretti possono rimanere soggetti a controlli legati alle PEP finché continua la relazione sottostante.

Le tecniche di monitoraggio tipiche includono:

• Avvisi automatici su transazioni ampie o insolite
• Revisioni periodiche dei singoli conti cliente
• Verifica aggiornata rispetto ai dati PEP e alle sanzioni
• Identificazione e escalation di attività sospette

Gli strumenti di automazione e AI di InvestGlass supportano la valutazione continua del rischio. I dati sensibili dei clienti rimangono all'interno di infrastrutture svizzere o on-premise, proteggendo la sovranità dei dati.

Approccio basato sul rischio e profilazione del rischio del cliente

Il GAFI e la maggior parte dei regolatori promuovono un approccio basato sul rischio consentendo un trattamento differenziato delle persone politicamente esposte in base al loro effettivo livello di rischio.

I principali fattori di rischio includono:

Fattore	Esempio di Rischio Maggiore	Esempio a basso rischio
Anzianità di ruolo	Capo di Stato	Consigliere comunale
Rischio paese	Venezuela (IPC 14/100)	Danimarca (IPC 90/100)
Settore	Difesa, risorse naturali	Istruzione, arti
Modelli di transazione	Grandi trasferimenti irregolari	Versamenti salariali stabili

Non tutte le PEP rappresentano lo stesso rischio. Un ex consigliere di una democrazia stabile potrebbe necessitare di controlli semplificati, mentre un ministro della difesa in carica di una nazione ad alto tasso di corruzione richiede controlli completi EDD e limiti alle transazioni.

Le aziende possono utilizzare modelli di punteggio per classificare i clienti PEP in categorie di rischio basso, medio e alto, allineando di conseguenza gli sforzi di monitoraggio.

InvestGlass CRM e conformità I moduli integrano framework personalizzati per il punteggio del rischio. I profili di rischio vengono visualizzati direttamente nei record dei clienti, supportando una gestione ponderata delle PEP.

Come identificare se una persona è una PEP

L'identificazione pratica del PEP segue passaggi strutturati durante l'inizializzazione o la revisione periodica.

Passo 1: Raccogliere dati personali dettagliati

Raccogliere nome completo, data di nascita, nazionalità, incarichi pubblici ricoperti e partecipazioni di proprietà effettiva.

Passo 2: Filtra rispetto ai dataset

Esegui controlli automatici su individui e parti correlate rispetto ai set di dati attuali su PEP, sanzioni e watchlist. Includi controlli rispetto a qualsiasi lista di enti governativi australiani o altre fonti localmente pertinenti.

Passaggio 3: applicare le definizioni locali

Interpretare i risultati rispetto alle definizioni legali locali e ai criteri delle politiche interne. Casi limite, come ruoli dirigenziali nelle federazioni sportive, potrebbero richiedere un'escalation.

Passaggio 4: Documenta le decisioni

Registrare la motivazione della classificazione o declassificazione PEP, mantenendo tracce di controllo per la revisione normativa.

I moduli di onboarding clienti, i questionari KYC e i motori di screening di InvestGlass possono essere configurati per gestire sistematicamente le PEP, segnalando potenziali corrispondenze per la revisione della conformità.

Obblighi e migliori pratiche per lo screening PEP

Mentre alcune giurisdizioni potrebbero non imporre un requisito statutario esplicito per la verifica degli elenchi PEP, i regolatori si aspettano generalmente meccanismi ragionevoli ed efficaci.

Le migliori pratiche per lo screening PEP includono:

• Incorporare lo screening nei flussi di lavoro di onboarding digitale
• Ri-screening periodico dell'intera clientela
• Screening dei titolari effettivi, degli amministratori e dei firmatari
• Mantenimento di politiche interne chiare che definiscano i criteri PEP
• Definire l'appetito per il rischio, i livelli di approvazione e i processi di escalation per le persone politicamente esposte ad alto rischio

La formazione del personale è essenziale. Gestori di relazioni, i responsabili della conformità e i team di front office dovrebbero riconoscere gli indicatori PEP e i campanelli d'allarme attraverso una formazione periodica specifica del servizio.

InvestGlass supporta queste best practice attraverso regole di policy configurabili, flussi di approvazione e documentazione integrata delle procedure. Ciò aiuta le istituzioni a mantenere una solida conformità alle normative antiriciclaggio.

InvestGlass come Soluzione Sovrana per la Gestione del Rischio PEP

InvestGlass è una piattaforma CRM e di automazione sovrana svizzera progettata per costruito per le banche, gestori patrimoniali, assicuratori e altre istituzioni regolamentate che cercano alternative alle piattaforme tecnologiche americane o cinesi.

La piattaforma può essere ospitata in Svizzera o distribuita in locale. Ciò garantisce alle istituzioni il pieno controllo sui dati PEP e protegge la sovranità delle informazioni dei clienti.

InvestGlass combina funzionalità essenziali in un unico ambiente:

• Onboarding digitale con moduli KYC integrati
• PEP e controlli sanzionatori contro fornitori di dati attendibili
• Strumenti di gestione del portafoglio
• Comunicazione con il cliente e automazione del marketing
• Automazione dei flussi di lavoro di conformità

I vantaggi della sovranità dei dati includono l'allineamento con le aspettative europee in materia di privacy e la riduzione delle preoccupazioni relative al trasferimento transfrontaliero di dati quando si gestiscono informazioni politiche sensibili.

Le organizzazioni che cercano una soluzione sicura, europea e focalizzata sulla sovranità per la conformità PEP possono centralizzare i loro flussi di lavoro su InvestGlass. Questo approccio protegge sia la posizione normativa che la fiducia dei clienti, evitando la dipendenza da ecosistemi tecnologici stranieri.