Racionalización de la gestión de riesgos: Guía de herramientas automatizadas de supervisión del cumplimiento en 2024

Con unas exigencias normativas cada vez más complejas, la supervisión automatizada del cumplimiento se erige en faro de eficacia y fiabilidad para las empresas. Al permitir la supervisión en tiempo real y la gestión proactiva de riesgos, estas herramientas están remodelando las estrategias de cumplimiento. Esta guía le mostrará las principales ventajas y los conocimientos prácticos necesarios para comprender e implantar esta tecnología en su plataforma de operaciones de cumplimiento cotidianas y para proteger su empresa contra los riesgos de incumplimiento.

Principales conclusiones

• Las herramientas automatizadas de control del cumplimiento aumentan la eficacia y la precisión, reducen el riesgo de incumplimiento y de multas, y agilizan la gestión de datos y los procesos de auditoría.
• La integración con los sistemas existentes, las alertas en tiempo real y los cuadros de mando personalizables son características clave de las herramientas automatizadas de supervisión del cumplimiento que mejoran la toma de decisiones y mantienen actualizado el estado de cumplimiento.
• Aplicación con éxito de la supervisión automatizada del cumplimiento implica evaluar las necesidades de cumplimiento, una cuidadosa implantación e integración, y la provisión de formación y apoyo a los empleados.

La importancia del control automatizado del cumplimiento

En el entorno empresarial actual, disponer de sistemas automatizados de control del cumplimiento es esencial para mantener la eficacia de las operaciones, y no una mera comodidad. Al invertir en este tipo de tecnologías, las empresas pueden lograr un cumplimiento continuo de las normas legales y reglamentarias, mejorar su resistencia frente a posibles infracciones de estos requisitos y minimizar la exposición al riesgo. Esto es especialmente vital para las entidades que gestionan datos delicados. La integración de información en tiempo real en una plataforma accesible garantiza una mayor eficacia organizativa.

Utilizar herramientas como el cumplimiento software de gestión para automatizar el proceso de gestión de las tareas de cumplimiento representa un enfoque optimizado para satisfacer las condiciones obligatorias. Estas soluciones avanzadas de automatización del cumplimiento no solo reducen la necesidad de intervención manual, sino que también aportan varias ventajas clave: mejoran la productividad general de la empresa, garantizan mayores niveles de precisión en todos los flujos de trabajo, aceleran la gestión de procesos con gran volumen de datos y ofrecen capacidades que permiten reflejar inmediatamente los cambios mediante actualizaciones al minuto.

Minimizar los errores humanos con las herramientas de automatización de InvestGlass

La capacidad intrínseca de la automatización para reducir el error humano es especialmente beneficiosa en el ámbito de la cumplimiento de la normativa. Esto se traduce en una menor probabilidad de incumplimiento, una menor exposición al riesgo de multas y un aumento significativo de los ingresos. ahorro de tiempo. Automatización de InvestGlass sacan partido de ello al encargarse de las tareas repetitivas que conllevan los procesos de cumplimiento y reducir la probabilidad de que los humanos cometan errores.

En consecuencia, se producen menos errores en las actividades de cumplimiento, lo que se traduce en una disminución de los riesgos generales relacionados con el mismo, al tiempo que se reducen las posibilidades de sanciones y multas. Pero esto no es más que el principio de las ventajas.

Mediante la implantación de flujos de trabajo automatizados en materia de cumplimiento, no sólo se garantiza una mayor precisión en los informes y análisis relativos a cuestiones de cumplimiento, sino que también se contribuye de forma decisiva a establecer una base sólida tanto para un marco de cumplimiento global como para una estrategia de gestión de riesgos eficaz.

Auditorías simplificadas

Antes, las auditorías se asociaban a menudo con ser arduas y prolongadas. La llegada de las herramientas de automatización del cumplimiento ha transformado significativamente esta perspectiva. Estos innovadores instrumentos funcionan en armonía con diversas herramientas de productividad para alcanzar varios objetivos.

• Consolidan la administración tanto de las tareas de cumplimiento como de la documentación relacionada
• Racionalizar sustancialmente las operaciones de auditoría
• Simplificar los protocolos de realización de auditorías
• Garantizar que las auditorías se llevan a cabo utilizando datos actuales y precisos presentados de forma clara en un informe de auditoría. salpicadero

Este enfoque moderno ha mejorado enormemente la forma en que las empresas abordan los procesos de auditoría, haciéndolos más eficientes.

¿Cuál es el impacto? Las auditorías se han convertido en asuntos más elegantes, que requieren menos horas y recursos para prepararse para una evaluación, al tiempo que ofrecen una visión inmediata de la precisión de los resultados. conformidad directamente a los auditores internos y a la alta dirección. Un caso excelente es el de InvestGlass, que se dedica al software de aplicaciones de flujo de trabajo. Gracias a estas soluciones automatizadas de control del cumplimiento, consiguieron reducir a la mitad el tiempo de preparación necesario para las auditorías.

Adaptación a los cambios normativos

La naturaleza de la normativa cambia constantemente. Las herramientas de automatización de costes del software de gestión del cumplimiento permiten una rápida adaptación a estos cambios alertando a los responsables del cumplimiento y ayudando a actualizar rápidamente el sistema. Las sofisticadas capacidades de integración de un sistema de gestión del cumplimiento son fundamentales para automatizar la alineación de los controles con los diversos requisitos de cumplimiento, simplificando la conformidad con numerosos marcos normativos.

Las actualizaciones y modificaciones de la normativa se gestionan y difunden eficazmente a través de cuadros de mando e instrumentos de cumplimiento especializados, lo que fomenta la toma de decisiones acertadas en toda la entidad. El empleo de procedimientos de cumplimiento automatizados refuerza la observancia de los procedimientos, garantizando que los métodos operativos se mantengan actualizados en medio del cambiante terreno de la regulación.

Características principales de las herramientas InvestGlass de control automático del cumplimiento de la normativa

En una era impulsada por la tecnología, no se puede subestimar el poder de la IA. Las herramientas automatizadas de supervisión del cumplimiento de InvestGlass aprovechan la tecnología basada en IA, como la indexación inteligente y el aprendizaje automático, para agilizar los procesos manuales, minimizar la posibilidad de error humano y garantizar una estructuración e indexación precisas de los documentos importantes. Gracias a la IA, estas herramientas analizan implacablemente los datos para identificar los riesgos de cumplimiento y las posibles lagunas, sustituyendo las comprobaciones manuales de cumplimiento y centralizando los procedimientos.

Estas herramientas también incorporan funciones que ofrecen una supervisión continua, un seguimiento proactivo de los problemas, informes simplificados y perspectivas procesables a lo largo de todo el ciclo de vida del cumplimiento. Con cuadros de mando personalizables, como los que ofrece InvestGlass, las organizaciones pueden obtener una visión personalizada del estado de cumplimiento, incluidos mapas de calor de riesgos e informes de auditoría.

Capacidad de integración

La fusión de sistemas en procesos automatizados de gestión del cumplimiento es fundamental para la recopilación precisa de datos y la detección inmediata de cualquier desviación del cumplimiento en múltiples plataformas. Cumplimiento software de automatización se fusiona sin esfuerzo con herramientas organizativas comunes como Jira, Slack y Microsoft Teams a través de una plataforma de automatización del cumplimiento, lo que refuerza el proceso de gestión al mantener la supervisión continua y la gestión de la información de cumplimiento a través de diferentes canales.

Al aprovechar las funciones de integración que ofrecen los instrumentos de supervisión, las partes interesadas pueden beneficiarse de una representación actualizada del cumplimiento de la normativa por parte de su empresa. Esto facilita la cooperación entre departamentos y garantiza la uniformidad en la gestión del cumplimiento. Por ejemplo, Very Good Security (VGS) proporciona una capa intermedia que alinea los marcos tecnológicos con los requisitos normativos, acelerando la conformidad con puntos de referencia como SOC 2 y PCI. Del mismo modo, Cflow -una herramienta de automatización de flujos de trabajo que no requiere codificación- impulsa la eficiencia en la gestión de la conformidad, al tiempo que ofrece compatibilidad con más de mil aplicaciones.

Alertas y notificaciones en tiempo real con las herramientas básicas existentes

En el rápido ritmo del entorno empresarial actual, las actualizaciones en tiempo real que obtienen el cumplimiento de la seguridad de la información, son vitales para mejorar la toma de decisiones y la gestión de riesgos. Los sistemas automatizados de software de cumplimiento de normativas cuentan con funciones de alerta que supervisan continuamente la empresa, garantizando la mejora de la postura de seguridad y el cumplimiento de las normativas. Las acciones inmediatas sobre anomalías detectadas a través de notificaciones en tiempo real garantizan que se tomen medidas correctivas rápidamente para mantener el cumplimiento.

Herramientas de automatización del cumplimiento:

• Controlar y supervisar los procedimientos de cumplimiento
• Emitir alertas cuando se detecten posibles infracciones
• Ayuda para advertir de las crisis por incumplimiento
• Proporcionar una forma oportuna de abordar posibles problemas antes de que se agraven
• Resolución instantánea de problemas mediante alertas en tiempo real
• Servir como herramienta eficaz de automatización del cumplimiento en comparación con los procesos manuales.

Las alertas en tiempo real permiten a las organizaciones identificar y rectificar rápidamente los problemas de incumplimiento, evitando sanciones y daños a la reputación.

Informes y cuadros de mando personalizables

Garantizar un conocimiento sólido de la situación de cumplimiento de una organización es fundamental para su gestión eficaz. Las herramientas de automatización del cumplimiento vienen con funciones de elaboración de informes personalizables que permiten a las organizaciones modificar la forma en que se presentan los datos de cumplimiento, atendiendo a las necesidades de las distintas partes interesadas y facilitando un análisis en profundidad mediante opciones detalladas de desglose. La integración de una plataforma de gestión del cumplimiento puede aumentar estas funcionalidades, promoviendo una estrategia completa para automatizar aún más los procesos de supervisión del cumplimiento.

La utilización de un cuadro de mandos de cumplimiento ofrece una instantánea estructurada de la adhesión de una organización al programa de cumplimiento mediante:

• Seguimiento y vigilancia de la información relativa a los requisitos obligatorios específicos
• Generación inmediata de informes y notificaciones
• Aumentar la transparencia de las actividades relacionadas con la adherencia

Estos informes y cuadros de mando ofrecen adaptabilidad, ya que pueden ajustarse en función de distintos periodos de tiempo, marcos normativos o segmentos empresariales diferenciados, lo que permite obtener vistas dinámicas del estado de conformidad de la organización.

Implantar en su organización la supervisión automatizada del cumplimiento de la normativa

El despliegue de la supervisión automatizada del cumplimiento es un procedimiento exhaustivo que incluye las siguientes etapas:

• Evaluación de los requisitos de conformidad
• Ejecución de procedimientos de configuración
• Integración con los sistemas existentes
• Mantenimiento y asistencia continuos

Este proceso no consiste simplemente en introducir una solución automática y esperar que resuelva de forma autónoma todos los problemas relacionados con el cumplimiento. Más bien requiere un plan deliberado que incluya la evaluación de los cumplimientos necesarios, la creación de las herramientas pertinentes y la formación y asistencia del personal.

La adopción de soluciones automatizadas para controlar el cumplimiento de las normas permite agilizar considerablemente las tareas, lo que aumenta la productividad y, al mismo tiempo, convierte a la organización en una entidad digna de confianza a los ojos de su clientela. No obstante, esta implantación requiere una ejecución cautelosa, ya que una dependencia excesiva o una elección incorrecta de los recursos de automatización podría amplificar los riesgos, incurrir en gastos adicionales y dar lugar a operaciones más complejas.

Evaluación de las necesidades de cumplimiento

Para iniciar la supervisión automatizada del cumplimiento dentro de su organización, es crucial reconocer en primer lugar las normas y puntos de referencia exactos que son relevantes, como los relacionados con las leyes de seguridad de datos, las normativas específicas del sector y las obligaciones de información financiera. Posteriormente, evalúe meticulosamente los protocolos y mecanismos de control existentes para identificar cualquier deficiencia o debilidad relativa a la automatización de los requisitos de cumplimiento.

Para cada normativa identificada para este proceso, establezca objetivos precisos vinculados a las necesidades de cumplimiento. Éstos pueden ir desde la ejecución de políticas específicas y la consecución de los niveles básicos de seguridad establecidos hasta la conservación adecuada de los registros esenciales. A continuación paso implica seleccione herramientas avanzadas diseñadas para la automatización que se ajusten a sus necesidades específicas de cumplimiento de normativas: deben admitir sólidas capacidades de supervisión junto con funcionalidades para la generación de informes, la salvaguarda de la integridad de los datos y la gestión eficaz de los flujos de trabajo.

Despliegue e integración

La implantación y fusión de herramientas de control del cumplimiento en los sistemas actuales es una fase esencial. Estos instrumentos deben configurarse para registrar la información pertinente y producir informes obligatorios. La racionalización de las políticas, las evaluaciones, los controles de supervisión y las respuestas depende de la integración satisfactoria del software de automatización del cumplimiento con las infraestructuras establecidas.

Resulta crucial esbozar todo el proceso de cumplimiento -desde la recopilación de datos hasta su análisis, pasando por la elaboración de informes-, introduciendo la automatización en cada coyuntura. Es importante diseñar un enfoque estratégico que convierta las necesidades de certificación en tareas prácticas, al tiempo que se establecen estrategias de mitigación y recuperación.

Formación y asistencia

El despliegue y la integración de las herramientas de software de cumplimiento no es más que el principio. El uso eficaz y el apoyo continuo son cruciales para que la supervisión automatizada del cumplimiento funcione con éxito. Es esencial que los empleados reciban una formación exhaustiva sobre los procesos actualizados, así como sobre la forma de utilizar correctamente estas herramientas de automatización, lo que subrayará su responsabilidad en el mantenimiento de las normas de cumplimiento.

Para adaptarse a las distintas preferencias de aprendizaje, como los métodos visuales, auditivos o cinestésicos, los programas de formación deben ser diversos. Para mantener una asistencia continua tras la implantación de la formación, podría designarse a un ‘campeón de la automatización’ que sirviera de punto de referencia o, alternativamente, establecer un Centro de Excelencia podría resultar beneficioso al proporcionar un recurso para resolver posibles problemas y, al mismo tiempo, promover las mejores prácticas mediante el intercambio de casos de éxito.

Principales herramientas automatizadas de supervisión del cumplimiento de la normativa para 2024

De cara a 2024, las organizaciones tienen acceso a una amplia selección de herramientas para la supervisión automatizada del cumplimiento. Entre las principales opciones se encuentran:

• Laika
• Escrutar
• Vanta
• HIPAA Uno

Cada uno de ellos proporciona un panel de control centralizado que simplifica la gestión del cumplimiento de las normativas, incluidas, entre otras, HIPAA, GDPR y diversas normas de seguridad de la información.

Herramientas como Scrut Automation, Sprinto, Secureframe, LogicGate -con el software GRC de Onspring incluido- ofrecen capacidades de automatización orientadas específicamente al cumplimiento y la supervisión a través de varios puntos de referencia del sector como SOC 2, ISO 27001. En automatización de procesos como la recopilación de pruebas en Scrut Automation o la integración de procedimientos estándar en Vanta, junto con la racionalización de todos los marcos de cumplimiento mediante las innovaciones de Secureframe. Estos sistemas funcionan como soluciones de cumplimiento estratégicas que alivian la carga de mantener la conformidad normativa.

Superar los retos del control automatizado del cumplimiento de la normativa

La adopción de la supervisión automatizada del cumplimiento de la normativa plantea varios retos, Los problemas de seguridad de los datos y de cumplimiento de las normas, el mantenimiento de la escalabilidad y la adaptabilidad de los sistemas, así como la necesidad de actualizar las herramientas en función de la evolución de la normativa, son algunos de ellos. Estos obstáculos pueden superarse con una estrategia y una metodología adecuadas.

Una forma de preservar la conformidad de los documentos es mediante medidas de control de versiones que garanticen que sólo se utilizan documentos verificados y autorizados. Mediante la integración de herramientas de formación en seguridad de vanguardia, como las plataformas automáticas de concienciación en seguridad inteligente, las empresas pueden reforzar simultáneamente tanto las medidas de ciberseguridad como la conformidad normativa.

Seguridad y privacidad de los datos

Garantizar la seguridad y la privacidad de los datos es un componente crítico de la automatización del cumplimiento. Por término medio, la reparación de una filtración de datos cuesta a las empresas $7,5 millones, lo que pone de relieve la importancia económica de aplicar medidas sólidas de seguridad y cumplimiento en los sistemas automatizados de cumplimiento. Teniendo en cuenta que 53% de las organizaciones han sufrido al menos una violación de datos causada por terceros, está claro que en estos sistemas son necesarios controles estrictos de la seguridad y la privacidad de los datos.

Para reforzar estas defensas, el software de cumplimiento aprovecha tecnologías como inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (ML) y análisis sofisticados para cifrar la información y cumplir al mismo tiempo los requisitos normativos, pasos imprescindibles para protegerse contra las infracciones. Sin embargo, aunque estas herramientas automatizan los procesos de cumplimiento y protección, siguen necesitando supervisión humana para garantizar su eficacia. Sin una configuración o personalización adecuadas por parte de profesionales cualificados, sigue existiendo un riesgo inherente de acceso no autorizado al sistema y de posibles infracciones.

Escalabilidad y flexibilidad

Para mantener un control eficaz del cumplimiento frente a los cambios constantes protección de datos es fundamental que las herramientas de automatización de la privacidad sean escalables y flexibles. Esta adaptabilidad garantiza que puedan gestionar las continuas actualizaciones necesarias para seguir cumpliendo el dinámico panorama de la legislación sobre protección de datos.

Casos prácticos: Casos de éxito en el control automatizado del cumplimiento

Los casos prácticos ofrecen pruebas tangibles de cómo las herramientas de supervisión del cumplimiento automatizadas pueden beneficiar significativamente a las organizaciones. Un caso notable es el de una empresa especializada en servicios de infraestructura de Internet que adoptó MetricStream para mantener el cumplimiento de intrincadas normas, incluidas las estipuladas por SOX e HIPAA.

Al incorporar el sistema de MetricStream, la organización pudo automatizar sus procedimientos operativos y crear un repositorio consolidado de controles. También integró con éxito elementos de COSO en sus operaciones empresariales. Los resultados fueron sustanciales. Incluyeron una mayor transparencia y visibilidad, una gestión racionalizada de los controles internos gracias a la automatización, una reducción del riesgo asociado a los problemas de incumplimiento, y una gestión del riesgo de los proveedores y una mayor confianza entre las partes interesadas.

Resumen

En conclusión, la supervisión automatizada del cumplimiento normativo cambiará las reglas del juego para las empresas en 2024. Al minimizar los errores humanos, agilizar las auditorías y adaptarse rápidamente a los cambios normativos, estas herramientas ayudan a las organizaciones a gestionar los riesgos, minimizar las multas y garantizar operaciones eficientes. Entre las características clave de estas herramientas de software de cumplimiento se incluyen la tecnología basada en IA, la supervisión continua, el seguimiento proactivo de problemas y la elaboración de informes y cuadros de mando personalizables.

La implantación de una supervisión automatizada del cumplimiento de la normativa, aunque difícil, es una empresa que merece la pena. Evaluando las necesidades, desplegando e integrando herramientas, y proporcionando formación y asistencia, las organizaciones pueden gestionar eficazmente el cumplimiento, aumentar la eficiencia y mantener una postura de seguridad sólida.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa cumplimiento automatizado?

Mediante el uso de la tecnología para disminuir la dependencia de las tareas manuales y mejorar la capacidad de cumplir con las crecientes obligaciones de cumplimiento, el cumplimiento automatizado cambia los procesos manuales por herramientas avanzadas como inteligencia artificial.

¿Qué significa control del cumplimiento?

El control del cumplimiento implica la práctica sistemática de seguir y verificar que las empresas se atienen tanto a las políticas internas como a los mandatos normativos externos, señalando cualquier riesgo potencial para el cumplimiento en sus actividades.

El objetivo principal es ayudar a las empresas a aplicar políticas de cumplimiento uniformes que mantengan un cumplimiento constante de la normativa y eviten preventivamente los casos de incumplimiento.

¿Cómo reduce el error humano el control automatizado del cumplimiento?

La supervisión automatizada del cumplimiento reduce los errores humanos al automatizar las tareas repetitivas dentro de los procesos de cumplimiento, lo que disminuye el riesgo general de cumplimiento y la probabilidad de incurrir en multas y sanciones.

¿Cómo se adaptan los sistemas automatizados de cumplimiento a los cambios normativos?

Los sistemas automatizados de cumplimiento alertan al personal y ayudan a actualizar rápidamente el sistema para adaptarlo a los cambios normativos. También facilitan el cumplimiento de múltiples normas reglamentarias mediante la asignación automatizada de controles.

¿Qué pasos hay que dar para implantar la supervisión automatizada del cumplimiento?

Empiece por evaluar los requisitos de cumplimiento para poner en marcha un sistema automatizado de supervisión del cumplimiento. A continuación, establezca y mantenga controles de seguridad, integre las herramientas necesarias para la supervisión en sus sistemas y ofrezca formación adecuada junto con apoyo a los miembros del personal. Esto garantiza que estén bien informados y puedan utilizar eficazmente las herramientas de automatización proporcionadas a efectos de cumplimiento.