Principales estrategias para reducir las licencias de Salesforce y recortar costes hoy mismo

¿Necesita reducir las licencias de Salesforce? Descubra formas efectivas de reducir costes mediante la gestión eficaz de licencias de Salesforce, la optimización del uso de licencias, la realización de auditorías periódicas y la negociación de mejores acuerdos. Obtenga los consejos esenciales para gestionar sus gastos de Salesforce de forma eficaz.

Principales conclusiones

• Comprender y adaptar los tipos de licencia de Salesforce a las necesidades de los usuarios puede reducir los costes de forma significativa y evitar gastos excesivos.

• Las auditorías periódicas de licencias ayudan a identificar las licencias infrautilizadas y a garantizar la alineación con las necesidades de la organización, evitando así gastos innecesarios.

• Negociar los términos del contrato de forma eficaz, incluyendo discusiones basadas en datos y compromisos a largo plazo, puede suponer un ahorro sustancial en las licencias de Salesforce.

Tipos de licencia de Salesforce

Las licencias de Salesforce sirven como más que simples pases de entrada, ya que asignan acceso a funcionalidades y herramientas alineadas con roles distintos dentro de tu organización. Las licencias de usuario de Salesforce son cruciales para determinar el acceso de los usuarios a características y aplicaciones específicas, por lo que es fundamental seleccionar las licencias adecuadas para optimizar los costos y la funcionalidad. Es crucial comprender las diferentes opciones de licencias de Salesforce disponibles, que es el primer paso para maximizar su utilidad. Entre ellas se encuentran ediciones clave como Growth, Professional y Salesforce Enterprise Edition, cada una adaptada para satisfacer diferentes escalas y necesidades organizacionales. Existen licencias especializadas, como las de uso empresarial y de plataforma, que se pueden personalizar según lo que tu negocio requiera.

Es esencial asegurarse de que a cada usuario se le asigna el tipo de licencia correcto. Por ejemplo, las licencias de funciones permiten a los usuarios acceder solo a ciertas funciones que necesitan sin tener que pasar a niveles de suscripción más caros; este enfoque ayuda a reducir los costos de manera efectiva. Al alinear cuidadosamente su selección de licencias empresariales o de plataforma de Salesforce con sus necesidades comerciales específicas, puede reducir significativamente los gastos al evitar el pago de funciones superfluas.

Comparación de los costes de licencia de Salesforce

Los costes de las licencias de Salesforce pueden variar ampliamente, oscilando normalmente entre $25 y $330 por usuario al mes, dependiendo de la edición y las funciones. Por ejemplo, el plan Salesforce Essentials cuesta $25 por usuario al mes, la edición Professional comienza en $80 por usuario al mes y la edición Enterprise comienza en $165 por usuario al mes. Las licencias de Salesforce Platform, que son más asequibles, empiezan en $25 por usuario al mes para la versión Starter y $100 para la versión Plus. El coste de las licencias de Salesforce depende de las opciones de licencia específicas elegidas.

Varios factores influyen en los costes de licencias de Salesforce, incluidos los tipos de licencias necesarias, las funcionalidades requeridas y las demandas empresariales específicas. Comprender estos factores y seleccionar cuidadosamente las licencias adecuadas puede ayudar a reducir significativamente los costes de licencias de Salesforce.

La gestión eficaz de las licencias de Salesforce garantiza que su inversión se ajusta a las necesidades empresariales, evitando costes innecesarios mediante estrategias de optimización de licencias de Salesforce.

Evaluar las necesidades de la empresa y el uso de licencias

La evaluación de las necesidades empresariales y el uso de licencias es un paso crucial para optimizar los costes de licencias de Salesforce. Implica una evaluación exhaustiva de cómo su organización utiliza actualmente las licencias de Salesforce, identificando las ineficiencias y asegurándose de que las licencias están alineadas con los requisitos empresariales reales. Al comprender las necesidades específicas de cada departamento y grupo de usuarios, puede tomar decisiones informadas que eviten el gasto excesivo y la infrautilización.

La evaluación periódica de sus licencias de Salesforce ayuda a identificar las áreas en las que podría estar pagando más de lo necesario. Por ejemplo, algunos usuarios podrían tener acceso a funciones que rara vez utilizan, mientras que otros podrían necesitar funcionalidades adicionales para realizar sus tareas de forma más eficaz. Este proceso de evaluación no sólo ayuda a reducir los costes de licencias de Salesforce, sino que también mejora la productividad general al garantizar que cada usuario dispone de las herramientas adecuadas.

Alineación de las licencias de Salesforce con las necesidades empresariales

Alinear las licencias de Salesforce con las necesidades empresariales implica un enfoque estratégico para comprender los requisitos específicos de cada departamento y grupo de usuarios dentro de su organización. Este proceso incluye la identificación de las características y funcionalidades requeridas por cada usuario, así como la determinación del nivel adecuado de acceso necesario para desempeñar sus funciones de forma eficaz. Al alinear las licencias con las necesidades empresariales, las organizaciones pueden evitar los problemas de exceso o falta de licencias y maximizar el valor de su inversión en Salesforce.

Para lograr esta alineación, las organizaciones deben

• Realizar auditorías periódicas de las licencias: Las auditorías periódicas ayudan a identificar áreas de ineficacia y a garantizar que las licencias se utilizan de forma eficaz. Este proceso implica revisar las asignaciones actuales de licencias y los patrones de uso para identificar cualquier discrepancia o licencias infrautilizadas.

• Evaluar las funciones y responsabilidades de los usuarios: Comprender las funciones y responsabilidades específicas de cada usuario es esencial para determinar el nivel de acceso necesario. Esta evaluación ayuda a asignar las licencias adecuadas que se ajusten a las funciones laborales del usuario.

• Identifique las características y funcionalidades necesarias: Los distintos grupos de usuarios pueden necesitar características y funcionalidades diferentes. Al identificar estas necesidades, las organizaciones pueden garantizar que los usuarios tengan acceso a las herramientas que necesitan sin pagar por funciones innecesarias.

• Considerar el crecimiento y la escalabilidad futuros: A medida que su organización crezca, también lo harán sus necesidades de Salesforce. Es importante tener en cuenta el crecimiento y la escalabilidad futuros al alinear las licencias con las necesidades empresariales. Esta previsión ayuda a tomar decisiones informadas que respaldan los objetivos a largo plazo.

• Supervisar y ajustar continuamente el uso de licencias: Las necesidades de licencias pueden cambiar con el tiempo. La supervisión y el ajuste continuos del uso de licencias garantizan que su organización se mantenga alineada con sus necesidades empresariales y evita costes innecesarios.

Siguiendo estos pasos, las organizaciones pueden alinear eficazmente sus licencias de Salesforce con sus necesidades empresariales, garantizando un uso y una rentabilidad óptimos.

Auditorías periódicas de licencias

La auditoría periódica del uso de licencias de Salesforce garantiza que se ajusta a las necesidades cambiantes de una organización, evitando así gastos innecesarios. Cuando se producen cambios organizativos como la rotación de personal o un cambio en la estrategia empresarial, es esencial reevaluar las distribuciones de licencias actuales para confirmar que se corresponden con los requisitos operativos de su empresa. Plataformas como Zluri pueden contribuir a reducir los gastos superfluos al ofrecer información sobre el grado de participación de los usuarios en el uso de sus licencias e identificar las que no se utilizan plenamente.

Descuidar la realización de estas auditorías con regularidad puede dar lugar a que se pasen por alto usuarios que no están activos, con el consiguiente gasto injustificado de recursos financieros. Identificar a los usuarios inactivos o que utilizan las licencias de forma esporádica permite a las empresas cancelar las licencias innecesarias y reducir costes. Involucrar a los gestores en discusiones sobre el acceso necesario también puede ayudar a optimizar la asignación de licencias.

La realización de auditorías frecuentes desempeña un papel crucial no sólo para garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia, sino que también ayuda a supervisar y evitar la utilización no autorizada de los activos de software.

Optimización de las funciones y permisos de los usuarios

La racionalización de las funciones y permisos de los usuarios es un enfoque crucial para gestionar las licencias de Salesforce de forma eficaz. Al optimizar la asignación de licencias, no sólo reducirá los gastos, sino que también mejorará la eficacia operativa. La implementación del acceso basado en funciones garantiza que los usuarios reciban los niveles de acceso adecuados de acuerdo con sus funciones. Esta sincronización se ajusta eficazmente a sus responsabilidades y aumenta el rendimiento al limitar la creación de funciones innecesarias para titulares de licencias específicos, especialmente las basadas en funciones externas mediante Account Role Optimization (ARO).

Mantenerse al día con las actualizaciones de las versiones de Salesforce permite a las organizaciones adoptar nuevas funciones que contribuyen al ahorro de costes. La configuración de notificaciones automatizadas para los vencimientos inminentes de las licencias fomenta los procesos de renovación oportunos y el cumplimiento de las normativas, una práctica vital para mantener el cumplimiento y maximizar la utilización de las licencias existentes.

Elegir las licencias y los productos adecuados

Elegir las licencias y productos adecuados es fundamental para optimizar los costes de licencias de Salesforce. Este proceso implica seleccionar las licencias y productos más rentables que satisfagan las necesidades específicas de su organización. Con una gran variedad de licencias y productos de Salesforce disponibles, realizar la elección correcta puede tener un impacto significativo en sus costes generales y en la eficacia de su implementación de Salesforce.

Para elegir las licencias y los productos adecuados, tenga en cuenta los siguientes consejos:

• Entender sus necesidades: Empiece por comprender las necesidades específicas de su organización. Identifique las características y funcionalidades que necesitan los distintos departamentos y grupos de usuarios. Este conocimiento le ayudará a seleccionar licencias que proporcionen las herramientas necesarias sin pagar por funciones innecesarias.

• Comparar opciones de licencia: Salesforce ofrece varias opciones de licencia, cada una con funciones y precios diferentes. Compare estas opciones para determinar qué licencias se adaptan mejor a sus necesidades. Por ejemplo, si determinados usuarios sólo necesitan funcionalidades básicas, considere optar por licencias más asequibles como las licencias de Salesforce Platform.

• Evaluar la rentabilidad: Evalúe la rentabilidad de las distintas licencias y productos. Considere el coste total de propiedad, incluidos los costes de suscripción, las tarifas de implementación y los ahorros potenciales derivados de un uso optimizado. La elección de licencias rentables puede reducir significativamente sus costes de licencias de Salesforce.

• Aproveche las herramientas de gestión de licencias de Salesforce: Utilice herramientas como License Management App (LMA) y Zluri para supervisar el uso de las licencias y optimizar su asignación. Estas herramientas proporcionan información valiosa sobre la interacción de los usuarios y ayudan a tomar decisiones informadas sobre la gestión de licencias.

• Planificar las necesidades futuras: A la hora de elegir las licencias, tenga en cuenta el crecimiento y la escalabilidad futuros de su empresa. Opte por licencias que puedan adaptarse a futuras expansiones y necesidades empresariales en evolución. Esta previsión garantiza que su inversión en Salesforce permanezca alineada con sus objetivos a largo plazo.

Al seleccionar cuidadosamente las licencias y productos adecuados, las organizaciones pueden optimizar sus costes de licencias de Salesforce, garantizando que obtienen el máximo valor de su inversión a la vez que satisfacen sus necesidades empresariales específicas.

Aprovechamiento de las herramientas de gestión de licencias de Salesforce

Herramientas como License Management App (LMA) y Zluri desempeñan un papel crucial en el control del uso de aplicaciones y la supervisión de las licencias de Salesforce en AppExchange. Estos instrumentos ofrecen análisis exhaustivos relacionados con la interacción de los usuarios, destacando las funciones que se utilizan de forma sustancial para ayudar a una gestión eficaz de las licencias de Salesforce. Aprovechar la automatización para asignar o revocar licencias minimiza la carga de trabajo manual al tiempo que garantiza que los recursos se utilizan de forma rentable.

El proceso de gestión de permisos en Salesforce puede agilizarse mediante la automatización, que implica la concesión o retirada de permisos en función de parámetros específicos predeterminados. También es posible integrar campos personalizados en la LMA para recopilar datos a medida pertinentes para requisitos empresariales concretos.

El uso de cuadros de mando durante la fase de configuración de la LMA puede ser beneficioso para descubrir posibles discrepancias en las configuraciones y mejorar la capacidad general de seguimiento.

Negociación de contratos de Salesforce para obtener mejores condiciones

Negociar eficazmente un contrato de Salesforce puede suponer un importante ahorro de costes, especialmente cuando se trata de una cantidad significativa de licencias. Durante la fase de renovación, los clientes tienen la posibilidad de conseguir descuentos que pueden oscilar entre 10% y 25%. Iniciar estas conversaciones entre 8 y 10 meses antes de que expire el contrato actual permite disponer de tiempo suficiente para entablar conversaciones en profundidad y lograr mejores condiciones contractuales. Al negociar límites firmes a los aumentos de precios en la renovación, se protege contra costes potencialmente desorbitados.

Estar bien informado sobre sus requisitos de licencia y renegociar los términos de forma competente puede dar lugar a precios ventajosos durante un periodo prolongado. Es fundamental llevar un registro de los precios máximos negociados para no perder esas ventajas en las siguientes renovaciones. Contemplar diferentes enfoques, ya sea ampliando o reduciendo sus compromisos, puede mejorar la gestión de su acuerdo de Salesforce para obtener una eficacia y un beneficio óptimos.

Preparación de datos para la negociación de contratos

Los datos de uso histórico son vitales para asegurar unas condiciones de contrato favorables. El tamaño de la empresa, el tamaño medio de los acuerdos, el sector y los límites presupuestarios estimados deben tenerse en cuenta a la hora de establecer las expectativas de precios de las licencias de Salesforce. Herramientas como Zluri ayudan a los responsables de TI a tomar decisiones informadas sobre qué contratos continuar y cuáles eliminar.

Conseguir un contrato favorable requiere preparación, estrategia y colaboración. Presentando datos claros y patrones de uso, puede presentar argumentos convincentes para obtener mejores condiciones y ahorrar costes.

Estrategias para una negociación eficaz

La utilización de puntos de referencia proporciona información valiosa basada en datos para unas negociaciones que sean a la vez competitivas y equitativas. Aplicando estos puntos de referencia, se puede obtener una posición ventajosa para conseguir precios más favorables y mejorar las condiciones de los acuerdos contractuales.

El inicio de conversaciones informales con Salesforce sirve de precursor para cultivar un entorno que conduzca a resultados de negociación ventajosos. Cuando los puntos de referencia se combinan con un clima de negociación constructivo, el resultado suele ser un acuerdo con mejores condiciones.

Explorar alternativas rentables

Explorar opciones más asequibles en lugar de Salesforce puede suponer importantes reducciones de costes. Al centrarse en estrategias para reducir los costes de suscripción de Salesforce, como comprender la estructura de costes y aprovechar los datos de mercado para obtener mejores condiciones de licencia, las organizaciones pueden optimizar su gasto global. Para aquellos que no necesiten CRM optar por licencias comunitarias, conectores y soluciones de AppExchange puede ser una opción más económica. La transición a plataformas diferentes puede reducir sustancialmente el coste total de propiedad, y algunos usuarios pueden ahorrar hasta 42%.

Las organizaciones deben tener en cuenta consideraciones cruciales como los factores clave a la hora de buscar alternativas Sistemas CRM a la vez que prestan atención a su posible expansión futura y a su capacidad de ampliación. Contratar a un consultor especializado en Salesforce podría resultar beneficioso para las empresas que contemplan alternativas a Salesforce. A medida que evolucionan las estrategias empresariales, puede surgir la necesidad de cambiar los sistemas CRM para que sigan alineados con los objetivos empresariales cambiantes y continúen proporcionando un apoyo eficaz.

Formar y capacitar a los usuarios

Los usuarios de Salesforce se benefician significativamente de una formación y asistencia adecuadas, que son cruciales para mejorar la eficacia y reducir los costes asociados a las licencias de Salesforce. Al mejorar el conocimiento de los usuarios sobre las funcionalidades de Salesforce, las empresas pueden obtener resultados superiores. La infrautilización de las licencias suele deberse a una formación insuficiente y a la falta de conocimiento sobre las funciones disponibles en la plataforma. La implementación de programas de formación estandarizados podría reducir en gran medida la demanda de licencias adicionales al reforzar la competencia de los usuarios.

La formación personalizada adaptada a las necesidades particulares permite a los usuarios manejar de forma eficaz funciones específicas dentro de Salesforce. Es probable que las personas debidamente formadas gestionen los datos con mayor destreza, reduciendo así los costes asociados a errores en las operaciones. Una formación completa sobre Salesforce no sólo evita los errores típicos, sino que también refuerza el uso de las mejores prácticas, lo que a su vez aumenta la productividad y eficacia generales.

Gestión eficaz del almacenamiento de datos

Gestionar eficazmente el almacenamiento de datos es crucial para reducir costes. Realizar auditorías periódicas de los datos permite localizar y eliminar la información duplicada, lo que racionaliza la utilización del almacenamiento. La aplicación de técnicas de compresión de datos puede reducir considerablemente el espacio de almacenamiento necesario. Establecer políticas de retención de datos garantiza que sólo se conserve la información necesaria, reduciendo así los gastos relacionados con el almacenamiento.

El empleo de métodos para archivar contenidos ayuda a liberar espacio en los sistemas de almacenamiento principales, a la vez que se mantiene un fácil acceso a los registros históricos. Las actualizaciones de Salesforce introducen regularmente funciones destinadas a mejorar la eficacia y reducir los gastos operativos.

La gestión adecuada del almacenamiento de datos ayuda a evitar cargos innecesarios, garantizando el uso económico de los recursos dentro de Salesforce.

Supervisión de actualizaciones y funciones

Estar al día de las últimas actualizaciones de las versiones de Salesforce puede ser ventajoso para aprovechar las nuevas funciones, mejorar la rentabilidad y reasignar las licencias de forma más eficaz. Al conocer las nuevas funciones de Salesforce, los equipos pueden distribuir mejor sus asignaciones de licencias. Garantizar una formación continua ayuda a los usuarios a mantenerse informados y competentes en la utilización de estas nuevas funciones.

Al incorporar la integración con sistemas como Salesforce Sales Cloud, la supervisión del uso de licencias de Salesforce de clientes específicos se vuelve significativamente más eficiente. Mantenerse al día de estas actualizaciones es crucial para utilizar Salesforce en todo su potencial, lo que se traduce en un ahorro de costes y una mejor asignación de recursos.

Planificación de las necesidades futuras

Es crucial prever los requisitos futuros para una gestión eficaz de las licencias de Salesforce. Es posible que se produzca una expansión de las demandas empresariales más allá de lo previsto originalmente, lo que pone de manifiesto la necesidad de estrategias con visión de futuro. La formulación de una estrategia a tres años vista puede ayudar a prever los próximos requisitos de licencias. Adaptar las implementaciones de Salesforce para satisfacer las necesidades inmediatas ofrece adaptabilidad a la hora de considerar mejoras posteriores.

Los clientes deben evaluar si necesitan un paquete completo de Salesforce o si sería adecuada una alternativa más rentable. Al decidir qué licencias adquirir como parte de su inversión en Salesforce, las organizaciones deben tener en cuenta el crecimiento y la escalabilidad previstos.

Mediante una planificación proactiva, las empresas se aseguran de obtener las licencias necesarias para cumplir sus objetivos a largo plazo.

Ahorro de costes a largo plazo

El ahorro de costes a largo plazo exige un enfoque estratégico de la gestión de licencias. Los acuerdos plurianuales pueden reducir el coste de las licencias por usuario, lo que ayuda a planificar el presupuesto para licencias. Los contratos a largo plazo estabilizan los costes y ofrecen previsibilidad presupuestaria a lo largo del tiempo. Estos acuerdos pueden reducir sustancialmente los costes, disminuyendo las tarifas por usuario.

Negociar condiciones en los contratos a largo plazo para limitar los aumentos de precios protege contra subidas inesperadas de los costes. Los acuerdos a largo plazo mejoran las previsiones financieras y minimizan las futuras fluctuaciones de precios.

Estos acuerdos mejoran el rendimiento de la inversión al garantizar precios menos afectados por los cambios del mercado.

Resumen

Para racionalizar los costes de licencias de Salesforce, es crucial comprender las distintas opciones de licencias disponibles, realizar auditorías constantes, garantizar mejores condiciones contractuales y asegurarse de que los usuarios reciben una formación completa. La utilización de herramientas diseñadas específicamente para la gestión de licencias de Salesforce y la consideración de alternativas más económicas pueden suponer un ahorro considerable. Prepararse para los próximos requisitos y comprometerse con contratos ampliados permite a las organizaciones consolidar su planificación financiera a la vez que maximizan los beneficios derivados de su inversión en Salesforce.

Ponga en marcha estas tácticas ahora para reducir los gastos relacionados con las licencias de Salesforce y mejorar la eficacia fiscal de su organización. La prosperidad de su empresa depende de tomar decisiones acertadas sobre cómo gestionar su cartera de licencias de Salesforce.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los distintos tipos de licencias de Salesforce?

Salesforce ofrece varias licencias, incluidas licencias Enterprise, Professional y Platform, cada una de ellas adaptada a requisitos empresariales específicos.

Comprender estas opciones le garantiza que selecciona la licencia adecuada para las necesidades de su organización.

¿Cómo pueden ayudar a reducir costes las auditorías periódicas de licencias?

Las auditorías periódicas de licencias pueden reducir significativamente los costes al identificar las licencias inactivas o infrautilizadas, lo que permite a las empresas desactivarlas y optimizar sus gastos.

¿Por qué es importante negociar los contratos de Salesforce?

Negociar contratos de Salesforce es vital porque le permite obtener descuentos y mejores condiciones, lo que puede suponer una reducción del coste total de sus licencias.

¿Cómo puede la formación de usuarios mejorar la utilización de licencias de Salesforce?

La formación de usuarios mejora significativamente la utilización de licencias de Salesforce al aumentar la capacidad de los usuarios y promover el uso eficaz de las funciones, reduciendo en última instancia la necesidad de varias licencias. Cuando los usuarios están bien formados, pueden aprovechar la plataforma de forma más eficaz.

¿Cuáles son algunas alternativas rentables a Salesforce CRM?

Zendesk y Microsoft Dynamics 365 son alternativas eficaces y rentables a Salesforce CRM, ya que ofrecen funciones de integración perfecta que pueden beneficiar a su negocio.

Considere la posibilidad de explorar estas opciones para una solución más económica.