Crear un portal del empleado eficaz es esencial para mejorar la comunicación interna e impulsar la productividad dentro de una organización. Un portal del empleado sirve como plataforma centralizada en la que el personal puede acceder a los recursos de la empresa, colaborar en proyectos y mantenerse informado sobre las actualizaciones corporativas. La implantación de un portal de este tipo puede suponer un aumento de 20% la satisfacción de los empleados y un 87% mejora de la retención de empleados.
Para crear un portal del empleado de éxito, es fundamental definir unos objetivos claros, implicar a las partes interesadas en el proceso de planificación y asegurarse de que la plataforma sea fácil de usar y se ajuste a la imagen de marca de la empresa. Actualizar periódicamente el portal con contenidos y funciones pertinentes que respondan a las necesidades de los empleados fomentará aún más el compromiso y promoverá una cultura organizativa positiva.
En este artículo, encontrará las mejores lecciones que hemos aprendido sobre la creación de portales de empleados. Sea su empresa pequeña o grande, siempre encontrará en InvestGlass la mejor manera de recopilar y compartir contenidos con sus empleados. creador de formularios.
Un portal del empleado está hecho para que todos los miembros de tu equipo accedan a la información que necesitan dentro o fuera de la oficina. InvestGlass es una gran plataforma para compartir los mejores contenidos y organizarlos de forma sencilla sin perder un ápice de calidad.
Cuando los empleados empiecen a trabajar para su empresa, compartirán con usted sus datos personales, incluido el DNI. El portal del empleado es una excelente forma de mantenerse al día sobre los eventos de la empresa, los acontecimientos, la información importante y mucho más. Describiremos los distintos pasos para que sus empleados participen en un portal del empleado. plataforma digital. Incluso para las pequeñas empresas, el portal del cliente será útil para recopilar contenidos relevantes.
¿Cómo crear un portal del empleado?
1. Identifique la finalidad del portal del empleado de su empresa.
Todas las empresas deberían tener claro qué puede hacer por ellas un portal del empleado. A continuación expondremos algunos objetivos que nuestros clientes pretenden alcanzar en su portal del empleado:
- Modernizar actividades operativas como la recogida de datos con formularios digitales.
- Invite a los equipos a colaborar de forma segura con archivos compartidos comunes
- Fomentar actividades sociales como la caridad y aumentar compromiso social con las campañas
- Centralice en pocos segundos la comunicación de empresa a empleado
La plataforma se utiliza para recopilar tareas y asegurarse de que sus empleados entienden los objetivos de la empresa. Como la plataforma es totalmente modular, dispondrá de múltiples opciones de colaboración. Cualquier persona de la empresa puede pilotar el portal y no se necesitan conocimientos informáticos para personalizar el portal del empleado. Esto significa que cualquier persona del departamento de RRHH podrá personalizar el portal para recopilar documentos y crear un lugar de trabajo centrado en los valores.
El portal también está conectado al CRM así como la automatización de escritorios. Automatización de tareas y proceso de aprobación facilitará el trabajo diario del departamento de RRHH, así como la extracción de solicitudes de viaje.
2. Defina sus necesidades.
Una empresa es un trabajo de un solo equipo, por eso es importante reunir toda la información en un solo lugar. Un portal del empleado es una forma fantástica de reunir a todos los usuarios en una misma tecnología.
El portal es, en cierto modo, una herramienta de compromiso social, por lo que es importante que recabe toda la información para indemnizar a los empleados por sus necesidades y características preferidas. En ocasiones especiales, como Navidad, puede ser útil dar prioridad a los eventos de la empresa.
3. Determinar el diseño del portal del empleado.
El portal es totalmente personalizable, por lo que puede introducir en él su propio logotipo, color y verborrea. Es importante ampliar su empresa marca del portal. El portal forma parte de su identidad de marca. Puede gestionar la modularidad en función de grupos de etiquetas y equipos. Crear una intranet sencilla es extremadamente fácil. El portal puede integrarse en su sitio web.
Hay varios aspectos de diseño cruciales que el equipo de InvestGlass recomienda para un éxito óptimo:
- Segmente su portal en grupos de equipos, por ejemplo por línea de negocio y grupo de trabajo.
- Muestre la gestión de documentos, la gestión de eventos, las ferias corporativas, la creación de comunidades, las conexiones sociales, las ofertas de empleo internas, las políticas y procedimientos de la empresa, los flujos de trabajo, las ofertas de responsabilidad corporativa, los nuevos productos y mucho más.
- Incluir salas de chat
- Mostrar vídeos con la cultura de la empresa
El portal del empleado debe contener información sobre RRHH, como las políticas de la empresa, las normas corporativas y las expectativas empresariales. Por lo tanto, el portal también debería reducir las llamadas telefónicas y los correos electrónicos al departamento de RRHH. A los nuevos empleados les gustará encontrar toda la información en un portal en línea y no en un grueso paquete de papel.
Su portal también debe ser visualmente bello y atractivo. Como espacio de trabajo digital para sus empleados, debe ser alegre y mostrar las novedades de la empresa.
Con el registro de archivos y carpetas de InvestGlass, los documentos se etiquetarán y distribuirán en función de su importancia. Mantendrá todos los documentos debidamente etiquetados y estructurados en un software de portal del empleado seguro.
Le aconsejamos que anime a sus empleados a rellenar perfiles personales para que otros empleados con InvestGlass FORM.
4. Asigne a los empleados las funciones adecuadas.
El portal InvestGlass ofrece un sofisticado sistema de “quién ve qué”. Esto significa que los departamentos de recursos humanos podrán controlar qué información es visible desde qué departamento o empleado. Esta función puede ser muy útil para las pequeñas empresas, pero es imprescindible para las grandes organizaciones.
5. ¿Debe buscar en el mercado una solución adecuada o crear una gestión documental interna?
A las medianas y grandes empresas les encanta comprometerse en la gestión de proyectos ambiciosos. Construir el mejor portal del empleado no es algo que se cree de la nada. Con el portal que ofrecemos en InvestGlass, es extremadamente fácil crear su propia experiencia personalizada. Y descubrirá que en realidad es más fácil comprar una solución que motivarles a construirla desde cero.
5 funciones del portal del empleado que debe tener en cuenta
1. Buscar en
Su portal debe ser fácil de usar, así que intente limitar el contenido porque quiere un portal preparado para el autoservicio de los empleados. Tiene que animar a los empleados a buscar información por sí mismos. Los empleados tienen que encontrar la información que necesitan en menos de dos clics.
2. Blog
El blog es una forma estupenda de compartir contenidos, pero algunos empleados podrían preferir los vídeos. Hemos sugerido a varios clientes que utilicen Videoask para compartir grandes contenidos de forma interactiva.
3. Servicio de asistencia
Los empleados pueden tener problemas técnicos y preguntas que necesitan una respuesta rápida. Los departamentos de RRHH y TI pueden implantar un sistema de tickets dentro del portal del empleado para ofrecer a los empleados un lugar donde buscar ayuda técnica.
4. Movilidad
El portal es totalmente compatible con tabletas y teléfonos inteligentes. El portal del empleado es apto para su uso móvil como aplicación. Los negocios están en movimiento, así que los tablones de eventos estarán visibles en los smartphones de tus equipos.
5. Gamificación
La gamificación en la empresa tiene como objetivo aportar un poco de sana competencia y diversión al lugar de trabajo. Es una buena manera de mantener a los empleados plenamente comprometidos con su trabajo. Puede añadir algunas funciones como concursos, encuestas y sondeos de votación para que el portal sea más interactivo.
5 consejos para optimizar el portal del empleado de su empresa
1. Incluya una zona de preguntas frecuentes.
Las preguntas frecuentes son esenciales para el portal del empleado de cualquier empresa, ya que ayudan a reducir el número de llamadas y correos electrónicos a RRHH. Al crear una sección de preguntas frecuentes, se crea un espacio al que los empleados pueden acudir para encontrar respuestas sin tener que ponerse en contacto con el servicio de asistencia. Otra buena forma de optimizar tu portal del empleado es averiguar qué funciones o contenidos.
Responder a estas preguntas roba un tiempo precioso al personal de RR.HH. y a los compañeros de trabajo, que deberían concentrarse en sus propias tareas. Una forma de facilitar a los empleados el acceso a recursos e información es automatizar tareas y procesos dentro del propio portal del empleado. Por ejemplo, puede utilizar un sistema de seguimiento de candidatos para controlar las solicitudes de empleo.
2. Organice el portal.
Mantén la sencillez. Es mejor mostrar menos información que abrumar a los empleados con toneladas de información. Puedes organizar el portal por departamento o tipo de contenido para que todo esté organizado y sea fácil de navegar. Una forma de fomentar la participación de los empleados en el portal es añadir funciones interactivas como sondeos, encuestas y concursos.
3. Personalice el portal.
El objetivo principal es ayudar a los empleados a conectar y mantenerse en contacto. Recomendamos destacar las historias de éxito de los empleados, con fotos y citas de los mismos. Las historias de éxito de los empleados pueden aparecer en diferentes áreas del portal, como en la página de inicio o en las noticias de los empleados.
4. Asegúrese de que el portal sea fácil de navegar.
Que sea sencillo, con interfaces limpias. Los empleados deben ser capaces de familiarizarse plenamente en los primeros usos”.”
5. Promover los valores y objetivos de la empresa.
Seguro que Simon Sinek le ha hablado de WHY WHAT HOW. Y lo mismo ocurre con el portal del empleado de su empresa. Tienes que saber POR QUÉ estás construyendo un portal y para qué sirve. Al promover los valores y el propósito de la empresa, no sólo los empleados estarán más comprometidos en el portal, sino que también se sentirán más implicados en su trabajo. Muestre siempre los valores de la empresa a través del contenido, las funciones y el diseño, y creará un portal del que los empleados se sentirán orgullosos de formar parte.
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InvestGlass es su portal de empleados todo en uno que combina comunicación, gestión de eventos, gestión de tareas y uso compartido de archivos para ayudar a su equipo a alcanzar niveles óptimos de productividad.
Encontrará todas las herramientas que necesita para crear un potente portal de colaboración. El portal se aloja en Suiza o en sus propias instalaciones. La mayoría de las empresas optan por la nube suiza, pero puedes decidir alojarlo en tus servidores si tus políticas de RRHH son más protectoras.
La tecnología InvestGlass es totalmente personalizable para adaptarse a diversas necesidades.
Con InvestGlass, puedes:
- Almacene y comparta archivos en una ubicación segura, y complete su control automático de versiones y formularios digitales.
- Aprovechar la proceso de aprobación y herramientas de solicitud de viajes para reducir los intercambios de correo electrónico
- Gestionar y asignar tareas a los distintos miembros del equipo, y hacer un seguimiento de las mismas.
- Crear espacios de trabajo personalizados y tener en cuenta los proyectos de cada equipo
- Comprobación del nombre en la base de datos AML KYC como ONFIDO
Para crear una plataforma de productividad perfecta, nuestro equipo de especialistas le ayudará a navegar por las opciones y herramientas de InvestGlass. Nuestro equipo le ofrecerá varios ejemplos de intranets que hemos construido con sofisticadas políticas de acceso. Prepárese para cosechar ventajas digitales. ¿Está listo para probar la plataforma que encantará a sus responsables de RRHH?
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