Was sind die 5 wichtigsten Vorteile von digitalen Signaturen mit RPA?
Die COVID-19-Pandemie hat den digitalen Wandel beschleunigt, aber auch zu einem erheblichen Anstieg der Cyberkriminalität geführt. So meldete beispielsweise das Vereinigte Königreich einen 24% Anstieg der Betrugsdelikte in dem Jahr, das im März 2021 endet, auf insgesamt 4,6 Millionen Vorfälle. Darüber hinaus beobachtete das FBI in den ersten Monaten der Pandemie einen vierfachen Anstieg der Beschwerden über Cyberkriminalität. Im Zuge der Digitalisierung von Unternehmen sind robuste Sicherheitsmaßnahmen - wie Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und kontinuierliche Überwachung - unerlässlich, um sensible Daten zu schützen und das Vertrauen zu erhalten.
Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)?
Unter robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) versteht man den Einsatz von Computersoftware-‘Robotern’ zur Erledigung sich wiederholender, regelbasierter digitaler Aufgaben. Zum Beispiel das Ausfüllen der gleichen Informationen an mehreren Stellen, das erneute Eingeben von Daten oder das Kopieren und Einfügen. Wir kombinieren InvestGlass RPA mit einer digitalen Signatur, um eine unschlagbare Prozesseffizienz zu erreichen. Digitale Formulare sind selbsterfüllend und automatisierte Verfahren wird die Unterzeichnung von Dokumenten beschleunigen.
Skandale um den Datenschutz machen jeden Tag Schlagzeilen. Von Snowden über Facebook bis hin zu WhatsApp - die Menschen werden immer skeptischer und vorsichtiger im Umgang mit Technologie. Ohne so weit zu gehen wie Dave Egger in der Kreis, kann jeder dem Risiko von Datenschutzverletzungen zustimmen.
Infolgedessen wird die anhaltende Debatte über digitale Signaturen offensichtlich und offensichtlich. In diesem Artikel werden wir erklären, was elektronische Signaturen sind, wie die Technologie der digitalen Signatur funktioniert und wie man digitale Signaturen innerhalb einer CRM-Plattform akzeptiert und nutzt, vor allem mit InvestGlass und unseren API-Partnern; wir zeigen die Vorteile elektronischer Signaturen und die zusätzliche Sicherheit, die der Einsatz dieser Technologie bietet.
Welche elektronische Unterschrift ist die beste?
Dose Elektronische Unterschriften überholen das Papierdokument Unterschriften? In unserem zunehmend digitalisierten Umfeld hat die derzeitige Pandemie Zweifel an der Durchführbarkeit von persönlichen Treffen aufkommen lassen und den Druck erhöht, fast jede Situation aus der Ferne zu bewältigen. Das gilt natürlich auch für Unterschriften.
Was ist eine e-Signatur? Eine e-Signatur, digitale Signatur oder elektronische Signatur ist eine rechtsgültige digitale bedeutet, dass man seine Zustimmung oder sein Einverständnis zu digitalen Dokumenten, Formularen, Fragebögen, Umfragen usw. gibt. In unserer digitalisierten Gesellschaft kann sie theoretisch jedes Unterschriftsverfahren ersetzen und die Verkaufs- und Datenerfassungsprozesse vereinfachen. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern digitaler Signaturen wie DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, etc. Lösungen für elektronische Signaturen basieren auf Infrastrukturen, die als Public Key Infrastructure (PKI) bezeichnet werden. Die Public-Key-Infrastruktur fasst digitale Zertifikate und die Verschlüsselung des öffentlichen Signierschlüssels zusammen, die für eine sichere Signierumgebung erforderlich sind.
Wie wird man ein offiziell anerkannter eSignatur-Anbieter? In der Schweiz, der Europäischen Union, den Vereinigten Staaten und den meisten Staaten oder Regierungen gibt es Zertifizierungsbehörden, Institutionen und Personen, die über elektronische Signaturen und deren Anwendbarkeit entscheiden. Die Sicherheitsanforderungen sind hoch und die Anbieter müssen sie erfüllen, um rechtsverbindliche Signaturzertifikate ausstellen zu können. In Europa hat die Europäische Union eIDAS Regelung stellt die Validierungsregel dar.
Die 5 wichtigsten Vorteile der digitalen Signatur?
1 - Effizienz/Geschwindigkeit
In erster Linie ist die digitale Unterzeichnung von Dokumenten in Bezug auf Zeitmanagement und Benutzerfreundlichkeit nicht mit dem Papier gleichzusetzen. Während eines Verkaufsprozesses müssen viele Unterschriften von verschiedenen Personen gesammelt werden. Dieser Verwaltungsaufwand kann den Verkauf behindern und manchmal sogar den Vertrag ganz zunichte machen. Neben Ihrer Unterschrift und der des Vertragspartners müssen unter Umständen auch Mitarbeiter und leitende Angestellte unterschreiben, was den Prozess in die Länge zieht. Der Einsatz elektronischer Signaturen in Ihrem Unternehmen kann durchaus die kostensparende Lösung sein, die den Unterschied ausmacht. Zeit ist Geld!
2 - Benutzererfahrung
Ein zweiter unterschätzter Vorteil ist die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit: Das Unterschreiben von Dokumenten war noch nie so einfach. Der Prozess des Druckens, Unterschreibens und Scannens, um dasselbe Dokument zurückzusenden, wird durch das Öffnen einer E-Mail-Anfrage zum Unterschreiben vereinfacht. Der gesamte Vorgang dauert weniger als zwei Minuten.
Darüber hinaus ist die Benutzeroberfläche anpassbar und kann mit Ihrem Branding und Ihren Farben personalisiert werden, was eine maßgeschneiderte Anpassung an die Bedürfnisse Ihrer Kunden ermöglicht.
3 - Einhaltung von Rechtsvorschriften
Drittens enthält die Technologie der digitalen Signatur klare Vorschriften wie die eIDAS für die Europäische Union. Diese verbindlichen Regeln schaffen eine klare Grundlage für Anbieter digitaler Signaturen und sorgen für Integrität im Falle von Rechtsstreitigkeiten.
Darüber hinaus erfordert die Authentizität eine Identifizierung durch eine zweifache Authentifizierung oder sogar eine Identitätsprüfung.
4 - Sicherheit
Viertens bieten, wie bereits erwähnt, die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die ID-Prüfung ein hohes Maß an Sicherheit in Bezug auf den Dokumentenzugang und die Unterschriftsmöglichkeiten. Diese Tatsache ist eigentlich das wichtigste Gegenargument zu den Klagen über den Datenschutz bei elektronischen Signaturen. Wie kann es denn sicherer sein, das Dokument per E-Mail zu erhalten und es dann auszudrucken? Außerdem ist es durch die Verschlüsselung der Daten selbst im Falle von Sicherheitsverletzungen schwierig, sie zu extrahieren. Diese Verschlüsselung stellt auch sicher, dass niemand das Dokument nach der Unterschrift ändern kann, d. h. es besteht nicht die Gefahr, dass jemand eine neue Seite hinzufügt oder eine Seite aus der Vereinbarung entfernt.
Als ob dies nicht schon genug wäre, sorgt die 2FA - Zwei-Faktoren-Authentifizierung - dafür, dass niemand Ihre Signatur kopieren oder fälschen und in einem anderen Kontext verwenden kann.
Was die Bereitstellungsoptionen betrifft, so verwenden die meisten Anbieter digitaler Signaturen eine SAAS-Konfiguration; dennoch ist die Bereitstellung vor Ort ein wachsender Trend, und wir können davon ausgehen, dass alle Anbieter in naher Zukunft eine solche Option anbieten werden.
5 - Niedrigere Transaktionskosten
Schließlich können durch die Automatisierung des elektronischen Unterschriftsprozesses die finanziellen Auswirkungen menschlicher Fehler, wie z. B. Unterschriftsfehler oder der Verlust von Dokumenten, verringert werden; Fehler, die den Prozess verlangsamen und Kosten verursachen, wenn sie unentdeckt bleiben. Elektronische Signaturen stellen sicher, dass alles in Ordnung ist, und verhindern so die Behebung von Problemen und die damit verbundenen Kosten. Betrachtet man die Kosten, so scheint die Summe der Einsparungen bei Papier, Scans, Kopien, Post, Paketen usw. minimal zu sein, aber sie summieren sich zu erheblichen Einsparungen.
Der Prozess der digitalen Signatur ist effizienter, freundlicher und gesetzeskonformer als die herkömmliche Unterschrift auf einem Papierdokument. Ein weiterer wichtiger Vorteil der elektronischen Signatur ist die höhere Sicherheit, die solche elektronischen Werkzeuge bieten, sowie die geringeren Arbeits- und Materialkosten.
Automatisieren Sie Ihren Prozess der digitalen Signatur
InvestGlass ist ein in der Schweiz ansässiger CRM-Anbieter, der PMS, Kundenportal und Digitales Onboarding Werkzeuge. Die Plattform bietet zwei Partner für digitale Signaturen: Signatys und Connective. Um das e-Signatur-System Ihrer Wahl zu nutzen, kontaktieren Sie bitte das InvestGlass-Team, um eine solche Funktion zu aktivieren.
Wie können Sie digitale Signaturen mit InvestGlass verwenden? Es gibt zwei Möglichkeiten:
1. Manuelle Einführung einer digitalen Signatur
2. Automatisierte elektronische Signatur - das ist robotergestützte Prozessautomatisierung
Manuelle Einführung einer digitalen Signatur
Auf der InvestGlass-Plattform können Sie Ihre Dokumente, Dokumente für Interessenten und Kunden oder auch Dokumente für Objekte wie Wertpapiere oder Konten speichern. Von diesen PDF-Dokumenten oder Dokumentenpaketen können Sie manuell digitale Signaturen von Ihren Kontakten oder relevanten Kontakten anfordern.
Eine weitere Art von Dokumenten, die eine Identifizierung und Authentifizierung erfordern können, sind Formulare und Umfragen. InvestGlass verwendet das Konzept der Formulare aus zahlreichen Gründen, die von der KYC-Sanierung bis zu Investitionsvorschlägen und von der Sammlung von Leads bis zu spezifischen Umfragen reichen. Antworten aus Formularen müssen unter Umständen unterzeichnet werden, um die Identität und die Integrität des Dokuments zu beweisen. Sobald ein Formular eingereicht wurde, können Sie daher manuell einen digitalen Unterschriftsprozess einleiten; dieser Prozess kann jedoch auch automatisiert werden.
Robotische Prozessautomatisierung und elektronische Unterschrift
Jedes Dokument kann manuell zur Unterschrift angefordert werden. Allerdings, Automatisierung ist bei der Übermittlung eines digitalen Formulars möglich. Daher werden, je nach eingestellter Regel, bei der Übermittlung des Formulars automatisch digitale Signaturanfragen gesendet. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein: Die Daten des Kontakts müssen eine gültige E-Mail-Adresse und eine gültige Telefonnummer enthalten. Ohne diese beiden Voraussetzungen ist der Algorithmus nicht in der Lage, den Prozess zu starten. Ein privater Schlüssel für eine digitale Signatur kann nur durch eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung bestätigt werden, die eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer erfordert.
Sobald der Prozess beginnt, erhalten die betreffenden Ansprechpartner eine E-Mail, in der sie um eine elektronische Unterschrift für bestimmte Dokumente oder Verträge gebeten werden. Zum ersten Mal wird die Plattform wird eine digitale Signatur für Sie mit Ihrer Identität. Nach dem Einstellen der Signatur sendet Ihnen der Vertrauensdiensteanbieter per Nachricht einen Bestätigungscode, der das Sicherheitsniveau erhöht.
Versuchen Sie es nicht, lassen Sie es uns tun!
Elektronische Signaturen unterliegen strengen und sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften, die von einer Zertifizierungsstelle festgelegt werden. Diese Sicherheitsverbesserung verhindert die Gefährdung des Datenschutzes und bietet einige unbestreitbare Vorteile gegenüber der normalen Unterschrift auf Papier. Diese neue Art des Unterschreibens liegt besonders im Trend, da sich die Pandemie stabilisiert und zur neuen Normalität wird.
Wenn Sie noch zögern - was bei vielen Unternehmen der Fall ist - bieten wir auch einen gemischten Service an, bei dem Papier und digitales Format in ein und demselben Genehmigungsverfahren - zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität während Ihrer digitalen Transformation.
InvestGlass stellt Ihnen standardmäßig zwei Partner für die elektronische Unterschrift zur Verfügung, Connective und Signatys, die spezifische Unterschiede aufweisen. In Bezug auf die Unterstützung, zögern Sie nicht um unser Team per E-Mail oder Telefon zu kontaktieren Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und helfen Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Start mit InvestGlass-Testversion heute!
Digitale Signaturen FAQ
1. Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist eine sichere, rechtsverbindliche Möglichkeit, Dokumente online zu unterzeichnen. Sie gewährleistet Authentizität, Integrität und Konformität, ohne dass sie ausgedruckt oder gescannt werden muss.
2. Sind die digitalen Signaturen von InvestGlass rechtlich anerkannt?
Ja. Sie erfüllen die EU eIDAS, Schweizer ZertES, und die US-Gesetze über elektronische Signaturen, wodurch sie weltweit rechtsgültig sind.
3. Wie gewährleistet InvestGlass die Sicherheit der Unterschriften?
Dokumente sind geschützt mit Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und ID-Verifizierung, um Manipulationen und Betrug zu verhindern.
4. Mit welchen Signaturanbietern ist InvestGlass integriert?
InvestGlass arbeitet zusammen mit Signatys und Connective, und bietet Ihnen sichere, konforme und flexible Optionen.
5. Kann ich den Signaturprozess automatisieren?
Ja. Mit InvestGlass RPA können digitale Signaturen automatisch nach Formularübermittlungen oder Onboarding-Schritten ausgelöst werden.
6. Was sind die Hauptvorteile der Verwendung digitaler Signaturen?
Sie sparen Zeit, senken die Kosten, verbessern die Benutzerfreundlichkeit, gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften und bieten mehr Sicherheit als herkömmliche papierbasierte Unterschriften.
7. Kann ich mit InvestGlass noch Papierunterschriften verwenden?
Ja. Für Unternehmen im Übergang unterstützt InvestGlass hybride Arbeitsabläufe Kombination von Papier und digitaler Unterschrift.
8. Ist das Verfahren für die Kunden einfach?
Unbedingt. Die Kunden erhalten eine einfache E-Mail-Anfrage, klicken auf eine sichere Unterschrift und schließen den Vorgang in weniger als zwei Minuten ab.
9. Kann ich die Unterschriftsleistung individuell anpassen?
Ja. Sie können die Unterschriftsschnittstelle mit Ihren Daten personalisieren. Markenfarben und Logo, und schaffen so ein nahtloses Kundenerlebnis.
10. Wie beginne ich mit den digitalen Signaturen von InvestGlass?
Wenden Sie sich an das InvestGlass-Team, um Ihren E-Signatur-Partner zu aktivieren, oder starten Sie eine kostenloser Test um herauszufinden, wie digitale Signaturen in Ihre Arbeitsabläufe passen.