Die ultimative Anleitung zum mühelosen Online-Signieren eines PDF-Dokuments

Elektronische Signaturen sind inzwischen weithin akzeptiert, wobei die Weltmarkt für digitale Signaturen wird bis 2029 voraussichtlich $35 Mrd. erreichen (Bloomberg). Tools wie Adobe Acrobat, DocuSign und Smallpdf ermöglichen es den Nutzern, PDFs schnell online zu unterschreiben, so dass Drucken und Scannen überflüssig werden. Studien zeigen, dass E-Signaturen verkürzen die Bearbeitungszeit von Dokumenten um 80%, und machen sie zu einem Muss für Unternehmen und Privatpersonen (Forbes).

InvestGlass bietet eine einzigartige Signaturlösung, da Sie die gesamte Lösung in der Schweiz hosten können. Dies ist eine perfekte Alternative zu HelloSign oder Docusign. Mit nur wenigen Klicks können Sie Signaturen speichern, Formularfelder in bestehende juristische Dokumente einfügen und einen Signaturtyp zuweisen, ein Dokument unterschreiben oder ein PDF online signieren.

Die wichtigsten Erkenntnisse für die moderne elektronische Signatur

• Elektronische Unterschriften haben in vielen Rechtsordnungen das gleiche rechtliche Gewicht wie handschriftliche Unterschriften, wobei digitale Unterschriften durch kryptografische Maßnahmen zusätzliche Sicherheit bieten.
• Es gibt plattformspezifische Werkzeuge wie Adobe Acrobat für Windows, Preview für Mac und native Apps für iOS- und Android-Geräte, die das elektronische Signieren von PDFs erleichtern und Flexibilität und Komfort bieten.
• Webbasierte PDF-Tools bieten eine universelle Lösung für das Signieren von Dokumenten auf verschiedenen Betriebssystemen, mit zusätzlichen Funktionen für Einfachheit und Sicherheit wie Drag-and-Drop für Datei-Uploads, Verschlüsselung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Elektronische Signaturen verstehen

Elektronische Signaturen, gesetzlich anerkannt in der UK und EU, werden häufig für Online-Transaktionen verwendet. Die Weltmarkt für elektronische Signaturen, im Wert von $2,8 Milliarden im Jahr 2020, wird voraussichtlich auf $14,1 Milliarden bis 2026 (CAGR 31%). Für digitale Signaturen, eine sicherere Untergruppe, wird ein Wachstum von $10,8 Milliarden im Jahr 2025 zu $118,88 Milliarden bis 2032 (CAGR 40.9%). (Fortune Business Einblicke).

Sie mögen zwar ähnlich klingen, Digitale Signaturen unterscheiden sich von elektronischen ein. Sie verwenden kryptografische Techniken, um die Authentizität und Integrität eines digitalen Dokuments zu überprüfen, und erfordern ein digitales Zertifikat, das von einer vertrauenswürdigen dritten Partei ausgestellt wird. Eine digitale Signatur verwendet die Public Key Infrastructure (PKI), um einen eindeutigen Schlüssel für das zu signierende Dokument zu erstellen. Die sicherste Stufe, die qualifizierte elektronische Signatur, erfordert eine Zertifizierungsstelle, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen.

Vereinfacht gesagt, zeigen elektronische Signaturen vor allem die Zustimmung zum Inhalt eines Dokuments, während digitale Signaturen Sicherheitsmerkmale bieten, die die Authentizität des Dokuments und die Identität des Unterzeichners bestätigen.

Kurzanleitung zur elektronischen Unterzeichnung von PDF-Dateien auf verschiedenen Plattformen

Unabhängig davon, ob Sie Windows verwenden, einen Mac bevorzugen oder sich auf mobile Geräte verlassen, es gibt eine Methode, mit der Sie PDFs elektronisch signieren können. Lassen Sie uns einen Blick auf diese verschiedenen Plattformen werfen, die jeweils ihre eigenen Ansätze und Werkzeuge bieten, mit denen Sie Ihre PDFs mühelos signieren können.

PDFs unter Windows mühelos signieren

Gute Nachrichten für Windows-Benutzer! Es ist ganz einfach, eine PDF-Datei auf Ihrer Plattform zu signieren. So geht's:

1. Öffnen Sie Adobe Acrobat Reader DC.
2. Wählen Sie die Option ‘Ausfüllen und Unterschreiben’.
3. Wählen Sie, ob Sie Ihre Unterschrift tippen, zeichnen oder ein Bild hochladen möchten.
4. Fügen Sie Ihre Unterschrift zu Ihrem Dokument hinzu.
5. Speichern Sie Ihre Unterschrift zur späteren Verwendung.

Dies ermöglicht eine flexible Gestaltung der Dokumente elektronisch unterzeichnen. Und das Beste daran? Sie können Ihre Unterschrift zur späteren Verwendung speichern und so den Unterzeichnungsprozess für wiederkehrende Nutzer beschleunigen.

Was aber, wenn Ihre Unterschrift zu groß oder zu klein ist oder nicht genau an der richtigen Stelle steht? Kein Grund zur Sorge! Adobe Acrobat Reader DC bietet die Möglichkeit, die Größe und Platzierung der Unterschrift so anzupassen, dass sie gut in Ihre PDF-Datei passt.

Mac-Benutzer: Unterschreiben mit Vorschau

Mac-Benutzer, auch Sie sind dabei! Die integrierte Anwendung Vorschau ermöglicht es Ihnen, Ihre PDFs zu signieren. Stellen Sie sich vor, Sie haben soeben die gewünschte PDF-Datei in Vorschau geöffnet. Klicken Sie auf die Option ‘Signieren’, und schon können Sie eine elektronische Signatur hinzufügen.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, wie Sie Ihre Signatur erstellen können. Sie haben zwei Möglichkeiten. Die erste besteht darin, das Symbol "Markieren" zu öffnen, das Symbol "Signatur" auszuwählen und mit dem Trackpad Ihre Signatur zu zeichnen. Die zweite Möglichkeit besteht darin, Ihren Namen auf einem weißen Papier zu unterschreiben und mit der Kamera zu fotografieren, was Preview dann in eine virtuelle Unterschrift zum Einfügen in PDF-Dateien umwandelt.

Einmal erstellt, werden Ihre elektronischen Unterschriften automatisch in der Vorschau-App gespeichert, so dass Sie sie verwenden können:

• Auswahl aus mehreren gespeicherten Signaturen für zukünftige Dokumente
• Passen Sie die Größe und Position Ihrer Unterschrift für eine präzise Platzierung im Dokument an
• Anpassen Ihrer Unterschrift, einschließlich Ändern ihrer Farbe

iOS-Geräte: Unterschreiben unterwegs

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Annehmlichkeiten von Mobilgeräten zu erkennen. Wenn Sie ein iOS-Nutzer sind, können Sie u. a. das Markierungswerkzeug in der Mail-App verwenden, um Signaturen zu Ihren PDFs hinzuzufügen, ohne dass zusätzliche Apps erforderlich sind. Sie können verschiedene Stufen der Deckkraft und der Schriftstärke auswählen, um Ihre Signatur individuell zu gestalten.

Was aber, wenn Sie beim Unterschreiben einen Fehler machen? Keine Sorge, denn iOS Markup bietet ein Radiergummi-Werkzeug, um unerwünschte Teile zu entfernen, und ein Lasso-Werkzeug, um die Signatur an eine andere Stelle innerhalb des Dokuments zu verschieben. Darüber hinaus ist iOS Markup auch in die App "Dateien" integriert und erleichtert das Hinzufügen von Unterschriften zu PDFs, die auf dem Gerät gespeichert sind.

Android-Signaturlösungen

Wir haben auch für Android-Nutzer gesorgt! Adobe Fill & Sign ist eine empfohlene App, mit der Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten kostenlos auf Ihren Geräten signieren können. Um ein PDF zu signieren, müssen Sie nur..:

1. Die App herunterladen
2. Öffnen Sie Ihre PDF-Datei
3. Wählen Sie ‘Ausfüllen & Unterschreiben’.’
4. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift oder laden Sie eine gespeicherte Unterschrift hoch
5. Tippen Sie auf ‘Fertig’, um sie anzuwenden.

Als Alternative zu Adobe Fill & Sign können Sie sich für SignWell entscheiden, mit dem Sie bis zu drei Dokumente pro Monat kostenlos signieren können. Eine weitere alternative App für die Unterzeichnung von Dokumenten auf Android ist SignNow, die mehr Funktionen bietet und bis zu fünf Unterschriften pro Monat kostenlos zulässt.

Optimieren Sie Ihren Unterzeichnungsprozess mit webbasierten Tools

Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre PDFs direkt von Ihrem Webbrowser aus signieren, ohne Software installieren zu müssen oder vom Betriebssystem Ihres Geräts abhängig zu sein. Hier kommen webbasierte Tools ins Spiel, die Ihnen eine bequeme und zugängliche Möglichkeit bieten, Ihre Dokumente zu signieren.

Chromebook-freundliches Signieren mit HelloSign

Für Chromebook-Benutzer bietet HelloSign eine Lösung. Mit diesem Web-Signierdienst können Sie:

• Bis zu drei Dokumente pro Monat kostenlos unterzeichnen
• Einfaches Hochladen von PDF-Dokumenten
• Hinzufügen einer gezeichneten oder als Bild hochgeladenen Unterschrift
• Das unterzeichnete Dokument direkt per E-Mail versenden oder herunterladen

Die Webschnittstelle macht den Unterzeichnungsprozess einfach und bequem.

Um Ihr Dokumentenmanagement zu verbessern, können Sie die Dropbox Sign Google Drive-Integration, früher bekannt als HelloSign, zur Synchronisierung mit Google Drive verwenden. Wenn diese Integration aktiviert ist, werden Ihre signierten oder für Signaturen gesammelten Dokumente automatisch in einem bestimmten Ordner in Google Drive gespeichert, allerdings gilt diese Funktion nur für Dokumente, die nach der Aktivierung erstellt wurden.

Linux Workarounds für die PDF-Signierung

Keine Sorge, Linux-Benutzer! Sie können auch webbasierte Tools wie HelloSign verwenden, um Ihre PDFs zu signieren. Und wenn Sie eine Desktop-Lösung bevorzugen, steht Ihnen Xournal zur Verfügung. Damit können Sie ein Bild Ihrer Signatur erstellen und in Ihre PDF-Datei einfügen.

Verbessern Sie Ihren Workflow mit kostenlosen PDF-Signaturwerkzeugen

Der Bereich der elektronischen Signaturen ist sehr umfangreich und hat einen fantastischen Vorteil: Viele kostenlose Signaturtools, wie z. B. PDF-Signaturtools, sind völlig kostenlos. Diese Werkzeuge machen nicht nur Ihren Arbeitsablauf effizienter, sondern sind auch umweltfreundlich. Verabschieden Sie sich vom lästigen Drucken und Scannen von Dokumenten!

Keine Installation erforderlich: Browser-Optionen

Online-PDF-Tools, wie z. B. PDF-Online-Signierdienste, erhöhen den Komfort:

• Wegfall der Software-Installation
• Die Möglichkeit, PDF-Dokumente direkt in einem Webbrowser zu unterschreiben
• Unterstützt alle Plattformen, so dass Sie Dokumente auf jedem Gerät mit Internetzugang unterschreiben können.

Einige Optionen zum Signieren von PDFs sind:

• DocFly: Hält den Prozess immer auf dem neuesten Stand und macht das Herunterladen jeglicher Software überflüssig
• PDF-Ausfüller: Ermöglicht den einfachen Zugriff auf und die Unterzeichnung von PDFs über den Browser, ohne dass das Dokument lokal gespeichert werden muss
• PDF Candy: Ermöglicht den einfachen Zugriff auf und die Unterzeichnung von PDFs über den Browser, ohne dass das Dokument lokal gespeichert werden muss

Mit diesen Optionen lassen sich PDFs bequem signieren, ohne dass man Software herunterladen oder das Dokument lokal speichern muss.

Die Kraft von Drag and Drop

Wussten Sie, dass Online-Tools wie PDF Filler, DocFly und SmallPDF das Signieren von PDF-Dokumenten durch die Einführung benutzerfreundlicher Drag-and-Drop-Funktionen vereinfacht haben? Mit einem kostenlosen PDF-Signaturtool wie PDF Filler können Sie schnell Dokumente zum Signieren hochladen, ohne durch komplexe Menüs navigieren zu müssen.

SmallPDF bietet die folgenden Funktionen:

• Drag-and-Drop-Funktion zum einfachen Hochladen von Dateien, einschließlich der Möglichkeit, PDF-Dateien abzulegen
• Integration mit Cloud-Diensten wie Google Drive und Dropbox
• Vereinfachte Dateiverwaltung und -organisation

Diese Funktionen verdeutlichen die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität des Tools.

DocFly ermöglicht es den Nutzern, Dateien zur Dropzone hinzuzufügen oder die Option ‘Upload’ für die herkömmliche Dateiauswahl zu wählen, wodurch die Verfügbarkeit von Drag-and-Drop als primäre Methode für das Hochladen von Dokumenten verstärkt wird.

Sicherheit und Rechtmäßigkeit von E-Signaturen

Vielleicht sind Sie neugierig auf die Sicherheitsvorkehrungen und rechtlichen Konsequenzen, die mit der Verwendung elektronischer Signaturen verbunden sind. Lassen Sie uns diese Aspekte näher beleuchten, damit Sie Ihre PDFs unbesorgt signieren können.

Sind elektronische Signaturen rechtlich bindend?

In den Vereinigten Staaten bilden der ESIGN Act und der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) den rechtlichen Rahmen für die Verwendung elektronischer Signaturen. Diese Gesetze stellen sicher, dass elektronische Unterschriften und Aufzeichnungen die gleichen rechtlichen Wirkungen haben wie ihre Gegenstücke auf Papier, wenn alle Parteien ihrer elektronischen Verwendung zustimmen.

In der EU wird mit der eIDAS-Verordnung eine einheitliche Rechtsgrundlage für elektronische Signaturen und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen geschaffen. Nach der eIDAS-Verordnung kann elektronischen Dokumenten und Signaturen nicht allein aufgrund ihres elektronischen Formats die Rechtsgültigkeit abgesprochen werden. Daher kann eine elektronische Signatur eine handschriftliche Unterschrift in fast allen persönlichen und geschäftlichen Kontexten rechtlich ersetzen. In den USA hängt die rechtliche Wirksamkeit einer elektronischen Signatur jedoch von der Fähigkeit ab, die Aufzeichnungen der elektronischen Signatur aufzubewahren und für alle Parteien, die Zugang zu dem Vertrag oder den Aufzeichnungen haben, genau zu reproduzieren.

Sicheres Aufbewahren Ihrer unterzeichneten Dokumente

Nachdem die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen geklärt ist, wollen wir uns nun der Sicherheit zuwenden. Werkzeuge wie PDF Buddy und Adobe Acrobat verwenden fortschrittliche Verschlüsselungsmethoden wie SSL und AES-256 Bit sowie den Schutz durch Kennwörter oder digitale Zertifikate, um die Sicherheit Ihrer signierten Dokumente zu gewährleisten. Mit Adobe Acrobat können Sie sogar die Bearbeitung einschränken und versteckte Informationen aus PDFs entfernen, um sich vor unbefugten Änderungen und Datenlecks zu schützen.

Webbasierte PDF-Editoren wie Sejda bieten mehrere Sicherheitsfunktionen zum Schutz Ihrer Daten:

• Automatisches Löschen von hochgeladenen Dateien
• Starker Passwortschutz
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Berechtigungen zur Verhinderung unbefugter Änderungen an den Verschlüsselungseinstellungen
• Computergenerierter, mit Zeitstempel versehener Prüfpfad zur Gewährleistung der Dokumentenintegrität

Wenn Sie diese bewährten Verfahren befolgen und diese Sicherheitsfunktionen nutzen, können Sie die Sicherheit und Integrität Ihrer PDF-Dokumente gewährleisten.

Anpassen Ihrer Signatur

Nachdem wir uns nun mit den Grundlagen befasst haben, wollen wir nun eine persönlichere Facette von elektronischen Signaturen erkunden: die Anpassung. Elektronische Signaturen können durch Zeichnen, Schreiben oder Hochladen eines Bildes erstellt werden. Was aber, wenn Sie Ihrer elektronischen Unterschrift eine persönliche Note verleihen wollen?

Zu den fortgeschrittenen Anpassungsmöglichkeiten für elektronische Signaturen gehören die Verwendung von Bildern, Logos oder die Kombination von elektronischen Signaturen mit digitalen Zertifikaten für zusätzliche Authentizität. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und gestalten Sie eine Unterschrift, die einzigartig ist!

Navigieren durch Unterschriftsfelder in PDF-Formularen

Wir haben uns mit der Erstellung und Personalisierung Ihrer elektronischen Signatur beschäftigt. Aber wie sieht es mit dem Unterschreiben von PDF-Formularen aus? Wenn Sie Adobe Acrobat oder Acrobat Reader verwenden, haben Sie Glück! Öffnen Sie einfach Ihr Dokument und klicken Sie auf ‘Ausfüllen und Unterschreiben’ im rechten Fenster oder auf das Symbol "Unterschreiben" in der Symbolleiste.

Interaktive Formulare werden durch ein blaues Kästchen angezeigt, wenn der Mauszeiger über das Kästchen schwebt. Wenn Sie auf das blaue Kästchen klicken, wird der Cursor automatisch positioniert. Flache Formulare ohne interaktive Felder können auch ausgefüllt werden, indem Sie in der Symbolleiste auf ‘Text hinzufügen’ klicken und die gewünschte Stelle eintippen. Sie können sogar elektronische Unterschriften hinzufügen, indem Sie Ihren Namen eintippen, Ihre Unterschrift zeichnen oder ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift in das Unterschriftsfeld einfügen. Nach dem Unterschreiben können Sie die Größe und Position Ihrer Unterschrift nach Belieben anpassen.

Wenn Sie ein Bild für eine Unterschrift verwenden, achten Sie darauf, dass das gescannte oder fotografierte Bild keine Schatten aufweist. Sobald Sie Ihr PDF-Formular unterzeichnet haben, können Sie die Funktion ‘E-Signaturen anfordern’ in der Symbolleiste "Ausfüllen und Unterschreiben" verwenden, um das Formular zu senden.

Mühelose Freigabe und Speicherung von signierten PDFs

Nachdem Sie Ihre PDF-Datei signiert haben, müssen Sie sie entweder weitergeben oder speichern. Zum Glück können Sie dies ganz einfach per E-Mail oder über einen cloudbasierten Speicher tun. Die Annahme von signierten Dokumenten per E-Mail statt per Fax gilt als großer technologischer Sprung für Unternehmen, da sie den Komfort erhöht und eine globale Reichweite bietet.

Adobe Acrobat Sign ermöglicht beispielsweise den raschen Austausch von signierten PDF-Dokumenten per E-Mail. Die Unterzeichner erhalten einen E-Mail-Link, über den sie die Vereinbarungen einfach über einen Webbrowser oder ein mobiles Gerät unterzeichnen können, ohne sich für ein Adobe-Produkt anmelden oder ein Produkt erwerben zu müssen. Sie können sogar den Status aller zur elektronischen Unterzeichnung gesendeten Dokumente in Adobe Acrobat überwachen und über einen speziellen Bereich für Vereinbarungen auf eine vollständige Liste zugreifen.

Für eine sichere und zuverlässige PDF-Speicherung können Sie mit Online-Diensten wie SmallPDF eSign PDF Ihre Dokumente in der Cloud speichern. Denken Sie daran, dass die Sicherheit der Online-PDF-Speicherung von größter Bedeutung ist. Starke Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung verhindern unbefugten Zugriff und Datenverletzungen.

Maximale Effizienz mit erweiterten PDF-Werkzeugen

Fortschrittliche PDF-Werkzeuge verfügen über Funktionen, die die Effizienz optimieren. Sie verfügen häufig über:

• Die Möglichkeit, Unterschriften von mehreren Parteien anzufordern, um den Unterzeichnungsprozess zu rationalisieren
• Die Möglichkeit, den Status jeder Unterschrift zu verfolgen
• Die Möglichkeit, Benachrichtigungen und Erinnerungen zu versenden
• Die Möglichkeit, detaillierte Prüfpfade für Transaktionen einzusehen

Diese Funktionen können Ihren PDF-Workflow erheblich verbessern und den Unterzeichnungsprozess effizienter und organisierter gestalten.

Nehmen Sie zum Beispiel DocuSign. Nachdem eine Signatur in DocuSign erstellt wurde, wird sie für die zukünftige Verwendung gespeichert, was es einfach macht, dieselbe personalisierte Signatur für mehrere Dokumente zu verwenden. BulkSigner bietet die folgenden Funktionen:

• Massenunterzeichnung von Dokumenten, Unterstützung mehrerer PDF-Dateien mit festgelegten Unterzeichnungspositionen auf ausgewählten Seiten oder Dokumenten
• Integration mit Anwendungen von Drittanbietern
• Mehrere Signaturen über mehr als einen USB-Anschluss
• Anpassung des Erscheinungsbildes der digitalen Signatur
• Möglichkeit, passwortgeschützte Dateien digital zu signieren

Diese Funktionen verdeutlichen die fortschrittlichen Möglichkeiten von PDF-Werkzeugen bei der Verarbeitung sicherer Dokumente.

Zusammenfassung

Wir haben die Landschaft der elektronischen Signaturen durchforstet, ihre Rechtmäßigkeit und Sicherheit, die Vorteile verschiedener Plattformen und Tools sowie den Prozess der Erstellung und Anpassung Ihrer elektronischen Signatur untersucht. Die digitale Welt bietet unendlich viele Möglichkeiten zum Signieren von PDFs, von Windows bis Mac, iOS bis Android und sogar webbasierte Tools. Mit fortschrittlichen Funktionen, Sicherheitsmaßnahmen und Legalität bieten elektronische Signaturen eine bequeme, umweltfreundliche und effiziente Alternative zu herkömmlichen Papierunterschriften.

Häufig gestellte Fragen

Wie aktiviere ich die digitale Signatur in PDF?

Um die digitale Signatur in einem PDF-Dokument zu aktivieren, öffnen Sie das PDF-Dokument, klicken Sie auf das Symbol Unterschreiben in der Symbolleiste und wählen Sie dann, ob Sie Ihre Unterschrift oder nur Ihre Initialen hinzufügen möchten. So können Sie das Dokument digital unterschreiben.

Wie fülle ich eine PDF-Datei kostenlos aus und signiere sie?

Um eine PDF-Datei kostenlos auszufüllen und zu unterschreiben, können Sie Tools wie DocuSign eSignature verwenden, bei denen Sie das Dokument hochladen, Felder zum Ausfüllen durch den Unterzeichner hinzufügen und es dann zur Unterschrift versenden. Eine andere Möglichkeit ist die kostenlose App Adobe Fill & Sign, mit der Sie jedes Formular schnell und einfach ausfüllen, unterschreiben und versenden können.

Sind elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Ja, elektronische Signaturen sind in vielen Rechtsordnungen, einschließlich der USA und der EU, rechtsverbindlich, dank Gesetzen wie dem ESIGN Act, UETA und der eIDAS-Verordnung.

Was ist der Unterschied zwischen elektronischen Signaturen und digitalen Signaturen?

Der Hauptunterschied zwischen elektronischen Signaturen und digitalen Signaturen besteht darin, dass elektronische Signaturen die Zustimmung zum Inhalt eines Dokuments anzeigen, während digitale Signaturen die Authentizität und Integrität des Dokuments durch Verschlüsselung gewährleisten.

Wie kann ich meine unterzeichneten Dokumente sicher aufbewahren?

Um Ihre signierten Dokumente zu schützen, verwenden Sie fortschrittliche Verschlüsselungsmethoden, Passwortschutz, automatisches Löschen hochgeladener Dateien, sichere Passwörter, Multi-Faktor-Authentifizierung und setzen Sie Berechtigungen fest, um unbefugten Zugriff zu verhindern.