Jak zautomatyzować proces zamawiania podróży z InvestGlass the Swiss CRM?
Obecny kryzys zdrowotny rzucił cień wątpliwości i ograniczeń na wiele działań i ustanowił nową normalność. Podróżowanie było jednym z najbardziej dotkniętych sektorów gospodarki, a osoby fizyczne doświadczyły poważnych ograniczeń w przemieszczaniu się. Oprócz niemożności podróżowania z powodu zamkniętych granic, testy PCR i kwarantanny utrudniły podróżowanie ze względu na dodatkowe koszty podróży i kłopoty, jakie powodują.
Koncentrując się na firmach i pracownikach, podróże służbowe stają się coraz rzadsze. Jednak wraz z powolnym otwieraniem się świata, podróże służbowe również. Zespoły zarządzające wymagają od pracowników i członków zespołów składania formularzy wniosków o podróż w celu podjęcia decyzji o zasadności takiego żądania. Niniejszy artykuł skupi się na wyjaśnieniu proces składania wniosków o podróż i zwiększenie wydajności dzięki automatyzacji oprogramowanie do digitalizacji procesu zatwierdzania wniosków o podróż.
Co to jest wniosek o podróż?
A formularz wniosku o podróż służbową to sposób prowadzenia dokumentacji w świecie podróży służbowych. Zapobiega korzystaniu z e-maili lub papieru. Pracownicy wypełniają formularz ze szczegółami podróży, kosztami podróży, planem podróży, wymaganiami dotyczącymi zakwaterowania i kluczowymi informacjami dotyczącymi ich podróży w widżecie InvestGlass “Travel Request”. Formularz wniosku o podróż jest następnie przesyłany, a proces zatwierdzania jest uruchamiany. Osoby - “zatwierdzające” - ustawione dla tego procesu zatwierdzania mogą następnie zaakceptować lub odrzucić wniosek o podróż.
Jak zautomatyzować koszty podróży?
W większości firm i instytucji wydatki poza podróżami są uwzględniane bezpośrednio za pośrednictwem wniosku o zwrot kosztów. Tutaj, dzięki wnioskowi o podróż InvestGlass, możesz łatwo gromadzić te dane w tym samym procesie.
Koszty podróży są głównym i centralnym punktem wniosków o podróż. Centrum kosztów musi ocenić prawdziwość wydatków za pomocą rozbudowanych procesów ręcznych. Dlatego też złożony wniosek dotyczący nadchodzącej podróży musi być jak najbardziej szczegółowy. Poza tym, wnioski o podróż są zazwyczaj powiązane z numerem faktury. Faktura ta dokładnie wyjaśnia działowi finansowemu zaplanowane w budżecie koszty. Podczas wystawiania faktury wprowadzanie danych może powodować błąd ludzki z powodu powtarzających się zadań. Mimo to taki system fakturowania pozostaje najczęściej używanym przepływem pracy przez pracowników i menedżerów.
Podróże są kluczem do nowej sprzedaży
Kto zatwierdzi wniosek o podróż?
Po przesłaniu formularza wniosku o podróż wraz ze wszystkimi wymaganymi informacjami, w tym numerami faktur. Zapotrzebowanie na podróż jest oceniane przez osoby zatwierdzające. Zatwierdzającym może być kierownik danej osoby, pracownik odpowiedzialny za politykę podróży lub dowolna osoba określona przez firmę.
Proces zatwierdzania może obejmować podpisy elektroniczne od zatwierdzających i 2FA za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Proces ten jest jednak zazwyczaj prosty i wymaga co najmniej 1 lub 2 osób zatwierdzających. Po zatwierdzeniu wniosku o podróż, na osobę wyjeżdżającą zwykle nakładane jest ograniczenie danych.
Jakie ograniczenia CRM będzie oferować wniosek o podróż?
Po sfinalizowaniu szczegółów projektu i szczegółów podróży, ustaleniu daty rozpoczęcia i ustaleniu kontaktów do odwiedzenia, proces zatwierdzania wniosku o podróż uruchamia automatyczne tymczasowe ograniczenie danych na czas trwania podróży. Ta automatyzacja zmniejsza liczbę błędów i pozwala uniknąć sytuacji, w której pracownik ma dostęp do danych podczas urlopu. System ten jest bardzo przydatny dla prywatnych banków lub każdej firmy, która chce ograniczyć dostęp do danych osobowych. CRM podczas podróży.
Co by się stało, gdybyś nie korzystał z systemu zgłoszeń podróży?
Brak odpowiedniego przepływu pracy związanego z digitalizacją wniosków o podróż stwarza wiele różnych wyzwań:
- Zarządzanie czasem i błędy ludzkie
- Śledzenie kluczowych informacji
- Brak kontroli nad kosztami podróży
- Ryzyko wycieku danych
- Słaba widoczność zarządzania
Połączenie tych wyzwań ma negatywny wpływ na wydajność zespołów i poziom stresu.
Jak przekonać firmę, że automatyzacja i cyfryzacja to właściwy kierunek?
W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym, usprawnienie operacji ma kluczowe znaczenie. Wykorzystanie narzędzi cyfrowych nie tylko przyspiesza procesy, ale także zwiększa dokładność poprzez płynną integrację z istniejącymi systemami. W rzeczywistości znacząca 72% liderów branży jest zgodnych że narzędzia cyfrowe wzmacniają odporność biznesową. Dla firm poszukujących wydajnego i opłacalnego rozwiązania, InvestGlass oferuje wyjątkową platformę automatyzacji przepływu pracy o niskim kodzie, dostosowaną do wniosków o podróż. Przyjazny dla użytkownika interfejs zapewnia minimalne szkolenie, umożliwiając szybkie przejście.
Planując podróż służbową, pracownik wprowadza jedynie cel podróży, trasę, przewidywane wydatki i inne istotne szczegóły. System zręcznie kieruje wniosek o zatwierdzenie podróży do odpowiedniego organu lub organów, w zależności od przewidywanych wydatków i wszelkich wniosków finansowych przed podróżą.
Poza bezpośrednim procesem, InvestGlass zapewnia firmom cenne informacje pozwalające na ciągłe udoskonalanie i przyspieszanie procesu zatwierdzania. Wskaźniki takie jak średni czas trwania zatwierdzenia, czas wykonania zadania przez użytkownika i wydajność pracowników są łatwo dostępne. Oznacza to, że niezależnie od skali firmy, system wniosków o podróże InvestGlass jest idealnym narzędziem do zapewnienia wydajnych i bezbłędnych operacji.