Quali sono i 5 principali vantaggi della firma digitale con RPA?
La pandemia COVID-19 ha accelerato la trasformazione digitale, ma ha anche portato a un aumento significativo della criminalità informatica. Ad esempio, il Regno Unito ha registrato un 24% aumento dei reati di frode nell'anno conclusosi a marzo 2021, per un totale di 4,6 milioni di episodi. Inoltre, l'FBI ha osservato un aumento di quattro volte delle denunce per crimini informatici durante i primi mesi della pandemia. Poiché le organizzazioni abbracciano la digitalizzazione, garantire misure di sicurezza solide, come la crittografia, l'autenticazione a più fattori e il monitoraggio continuo, è essenziale per proteggere i dati sensibili e mantenere la fiducia.
Che cos'è l'automazione robotica dei processi (RPA)?
L'automazione robotica dei processi (RPA) è l'uso di ‘robot’ informatici per gestire attività digitali ripetitive e basate su regole. Ad esempio, la compilazione delle stesse informazioni in più punti, la reimmissione di dati o il copia e incolla. Combiniamo l'RPA di InvestGlass con la firma digitale per ottenere un'efficienza di processo imbattibile. I moduli digitali sono auto-completi e processi automatizzati velocizzerà la firma dei documenti.
Gli scandali sulla privacy dei dati finiscono in prima pagina ogni giorno. Da Snowden a Facebook e WhatsApp, gli individui sono sempre più scettici e attenti quando hanno a che fare con la tecnologia. Senza spingersi fino a Dave Egger nel Cerchio, Tutti possono accettare il rischio di violazione della privacy.
Di conseguenza, il dibattito in corso sulle firme digitali diventa ovvio ed evidente. In questo articolo spiegheremo cosa sono le firme elettroniche, come funziona la tecnologia delle firme digitali e come accettare e utilizzare le firme digitali all'interno di una piattaforma CRM, principalmente InvestGlass e i nostri partner API, dimostrando i vantaggi delle firme elettroniche e la maggiore sicurezza dell'utilizzo di tale tecnologia.
Quale firma elettronica è la migliore?
Può Le firme elettroniche superano i documenti cartacei firme? Nel nostro ambiente sempre più digitalizzato, l'attuale pandemia ha messo in ombra i dubbi sulla fattibilità delle riunioni di persona e ha spinto a cercare modi remoti per affrontare quasi tutte le situazioni. Evidentemente, questo vale anche per le firme.
Che cos'è una firma elettronica? Una firma elettronica, una firma digitale, o La firma elettronica è una firma digitale legale significa dare l'approvazione o il consenso su documenti digitali, moduli, questionari, sondaggi e così via. Nella nostra società digitalizzata, può teoricamente sostituire qualsiasi processo di firma e semplificare i processi di vendita e raccolta dati. Esistono numerosi fornitori di firma digitale, come DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, ecc. Le soluzioni di firma elettronica si basano su infrastrutture chiamate infrastrutture a chiave pubblica PKI. L'infrastruttura a chiave pubblica raggruppa i certificati digitali e la chiave di firma pubblica necessaria per fornire un ambiente di firma sicuro.
Come diventare un fornitore di firma elettronica ufficialmente riconosciuto? In Svizzera, nell'Unione Europea, negli Stati Uniti e nella maggior parte degli Stati o dei governi esistono autorità di certificazione, istituzioni e persone che regolano e governano le firme elettroniche e la loro applicabilità. I requisiti di sicurezza sono esigenti e i fornitori devono soddisfarli per poter fornire certificati di firma legalmente vincolanti. In Europa, l'Unione Europea eIDAS rappresenta la regola di convalida.
I 5 principali vantaggi della firma digitale?
1 - Efficienza/Velocità
Innanzitutto, la firma digitale dei documenti non è equivalente alla carta per quanto riguarda la gestione del tempo e la facilità d'uso. Durante un processo di vendita, è necessario raccogliere molte firme da diverse persone. L'onere amministrativo può ostacolare la vendita e, talvolta, annullare completamente l'accordo. In realtà, oltre alla vostra firma e a quella della controparte, può essere richiesta la firma di collaboratori e dirigenti, il che allunga il processo. L'utilizzo della firma elettronica nella vostra azienda può essere la soluzione che fa la differenza in termini di risparmio di costi. Il tempo è denaro!
2 - Esperienza utente
Un secondo vantaggio sottovalutato è il miglioramento dell'esperienza dell'utente: Firmare documenti non è mai stato così facile. Il processo di stampa, firma e scansione per l'invio dello stesso documento è semplificato dall'apertura di una richiesta di firma via e-mail. L'intero processo richiede meno di due minuti.
Inoltre, l'interfaccia utente è personalizzabile e personalizzabile con il vostro marchio e i vostri colori, il che consente di personalizzare l'esperienza dei vostri clienti.
3 - Conformità legale
In terzo luogo, la tecnologia della firma digitale incorpora norme chiare come la eIDAS per l'Unione Europea. Queste regole vincolanti definiscono un terreno chiaro per i fornitori di firme digitali e garantiscono l'integrità in caso di controversie legali.
Inoltre, l'autenticità richiede l'identificazione attraverso l'autenticazione a due fattori o anche il controllo dell'identità.
4 - Sicurezza
In quarto luogo, come appena accennato, l'autenticazione a due fattori e i controlli dell'identità forniscono un elevato livello di sicurezza per quanto riguarda l'accesso ai documenti e le capacità di firma. Questo fatto è in realtà la controargomentazione più importante per chi si lamenta della questione della privacy dei dati delle firme elettroniche. Infatti, come può essere più sicuro ricevere il documento via e-mail e poi stamparlo? Inoltre, anche in caso di violazione della sicurezza, la crittografia dei dati ne rende difficile l'estrazione. La crittografia garantisce anche che nessuno possa modificare il documento dopo la firma, il che significa che non c'è il rischio che qualcuno aggiunga una nuova pagina o ne rimuova una dal contratto.
Se ciò non bastasse, la 2FA - autenticazione a due fattori - garantisce che nessuno possa copiare o falsificare la vostra firma e utilizzarla in un altro contesto.
Per quanto riguarda le opzioni di distribuzione, la maggior parte dei fornitori di firma digitale utilizza una configurazione SAAS; tuttavia, la distribuzione on-premise è una tendenza in crescita e possiamo aspettarci che tutti i fornitori abilitino questa opzione in un prossimo futuro.
5 - Riduzione dei costi di transazione
Infine, l'automazione del processo di firma elettronica può mitigare le implicazioni finanziarie degli errori umani, come gli errori di firma o la perdita di documenti; errori che rallentano il processo e causano problemi di spesa se non individuati. Le firme elettroniche assicurano che tutto sia in ordine, prevenendo la risoluzione dei problemi e le relative spese. Concentrandosi sulle spese, l'accumulo dei risparmi su carta, scansioni, copie, posta, pacchi, ecc. sembra minimo, ma si somma a un risparmio considerevole.
Il processo di firma digitale è più efficiente, più amichevole e più conforme rispetto alla firma di un normale documento cartaceo. Inoltre, il miglioramento della sicurezza fornito da questi strumenti elettronici e la riduzione dei costi di manodopera e dei materiali sono i principali vantaggi della firma elettronica.
Automatizzate il processo di firma digitale
InvestGlass è un CRM con sede in Svizzera che raggruppa PMS, Portale Clienti e Onboarding digitale strumenti. La piattaforma offre due partner per la firma digitale: Signatys e Connective. Per utilizzare il sistema di firma elettronica di vostra scelta, contattate il team di InvestGlass per attivare tale funzione.
Come si può utilizzare la firma digitale con InvestGlass? Ci sono due modi:
1. Lanciare manualmente una firma digitale
2. Firma elettronica automatizzata - è automazione robotica dei processi
Lanciare manualmente una firma digitale
All'interno della piattaforma InvestGlass, potete salvare i vostri documenti, documenti relativi a prospect e clienti, o anche documenti relativi a oggetti come titoli o conti. Da questi documenti pdf o pacchetti di documenti, potete richiedere manualmente le firme digitali ai vostri contatti o ai contatti rilevanti.
Un altro tipo di documento che potrebbe richiedere l'identificazione e l'autenticazione è costituito da moduli e sondaggi. InvestGlass utilizza il concetto di moduli per numerose ragioni, che vanno dalla bonifica KYC alle proposte d'investimento, dalla raccolta di informazioni a sondaggi specifici. Le risposte dei moduli potrebbero dover essere firmate per dimostrare l'identità e l'integrità del documento. Pertanto, una volta inviato un modulo, è possibile avviare manualmente un processo di firma digitale; tuttavia, questo processo può anche essere automatizzato.
Automazione robotica dei processi e firma elettronica
Qualsiasi documento può essere richiesto manualmente per la firma. Tuttavia, automazione è possibile all'invio del modulo digitale. Pertanto, in base alla regola impostata, le richieste di firma digitale vengono inviate automaticamente all'invio del modulo. Devono essere soddisfatte due condizioni: i dati del contatto devono possedere un indirizzo e-mail e un numero di telefono validi. Senza questi due prerequisiti, l'algoritmo non sarà in grado di avviare il processo. Una chiave privata per una firma digitale può essere confermata solo utilizzando un'autenticazione a due fattori, che richiede un indirizzo e-mail e un numero di telefono.
Una volta avviato il processo, i contatti interessati riceveranno un'e-mail con la richiesta di firma elettronica su documenti o contratti specifici. Per la prima volta, il piattaforma creerà una piattaforma digitale firma per voi, con la vostra identità. Dopo aver impostato la firma, il fornitore di servizi fiduciari vi invierà un codice di conferma via messaggio, aumentando così i livelli di sicurezza.
Non provateci, facciamolo!
Le firme elettroniche sono regolate da norme rigorose e in continua evoluzione stabilite da un'autorità di certificazione. Questo miglioramento della sicurezza riduce il rischio per la privacy dei dati e offre alcuni vantaggi indiscutibili rispetto alle normali firme cartacee. Questo nuovo modo di firmare è particolarmente trendy, in quanto la pandemia si stabilizza e diventa la nuova normalità.
Se ancora esitate - cosa che le aziende fanno all'inizio - serviamo anche un servizio misto che mescola il formato cartaceo e quello digitale nello stesso processo di approvazione - per garantire la continuità aziendale durante la trasformazione digitale.
Per impostazione predefinita, InvestGlass mette a disposizione due partner per la firma elettronica, Connettivo e Signatys, che presentano differenze specifiche. In termini di assistenza, non esitate per contattare il nostro team via e-mail o per telefono e saremo lieti di rispondere a tutte le vostre domande e di aiutarvi a scegliere la soluzione migliore in base alle vostre esigenze.
Inizio con la prova di InvestGlass oggi stesso!
Domande frequenti sulla firma digitale
1. Che cos'è la firma digitale?
La firma digitale è un modo sicuro e legalmente vincolante per firmare i documenti online. Garantisce l'autenticità, l'integrità e la conformità senza bisogno di stampare o scansionare.
2. Le firme digitali di InvestGlass sono legalmente riconosciute?
Sì, sono conformi a UE eIDAS, Zertes Svizzera, e le leggi statunitensi sulla firma elettronica, rendendole legalmente valide in tutto il mondo.
3. In che modo InvestGlass garantisce la sicurezza della firma?
I documenti sono protetti da crittografia, autenticazione a due fattori e verifica dell'identità., impedendo manomissioni e frodi.
4. Con quali fornitori di firma si integra InvestGlass?
InvestGlass collabora con Firme e Connettivo, per offrirvi opzioni sicure, conformi e flessibili.
5. Posso automatizzare il processo di firma?
Sì. Con InvestGlass RPA, le firme digitali possono essere attivate automaticamente dopo l'invio di moduli o le fasi di onboarding.
6. Quali sono i principali vantaggi dell'utilizzo della firma digitale?
Risparmiano tempo, riducono i costi, migliorano l'esperienza dell'utente, garantiscono la conformità e offrono una sicurezza maggiore rispetto alle firme tradizionali su carta.
7. Posso ancora utilizzare firme cartacee con InvestGlass?
Sì. Per le aziende in fase di transizione, InvestGlass supporta flussi di lavoro ibridi combinare firme cartacee e digitali.
8. Il processo è facile per i clienti?
Assolutamente sì. I clienti ricevono una semplice richiesta via e-mail, fanno clic per firmare in modo sicuro e completano il processo in meno di due minuti.
9. Posso personalizzare l'esperienza di firma?
Sì. È possibile personalizzare l'interfaccia di firma con i propri dati. colori e logo del marchio, Creando un'esperienza di lavoro senza soluzione di continuità per i clienti.
10. Come si inizia con la firma digitale di InvestGlass?
Contattate il team di InvestGlass per attivare il vostro partner per la firma elettronica, oppure avviate un'operazione di prova gratuita per scoprire come la firma digitale si inserisce nei vostri flussi di lavoro.