Le principali strategie per ridurre le licenze di Salesforce e tagliare i costi oggi stesso
Avete bisogno di ridurre le licenze Salesforce? Scoprite i modi efficaci per ridurre i costi attraverso una gestione efficace delle licenze Salesforce, ottimizzando l'uso delle licenze, conducendo controlli regolari e negoziando offerte migliori. Scoprite i consigli essenziali per gestire in modo efficiente le spese di Salesforce.
Punti di forza
Comprendere e adattare i tipi di licenza Salesforce alle esigenze degli utenti può ridurre significativamente i costi ed evitare spese eccessive.
Controlli regolari delle licenze aiutano a identificare le licenze sottoutilizzate e a garantire l'allineamento con le esigenze dell'organizzazione, evitando così spese inutili.
Una negoziazione efficace dei termini contrattuali, che includa discussioni basate sui dati e impegni a lungo termine, può portare a risparmi sostanziali sulle licenze Salesforce.
Conoscere i tipi di licenza di Salesforce
Le licenze di Salesforce sono più che semplici biglietti d'ingresso: assegnano l'accesso a funzionalità e strumenti allineati a ruoli distinti all'interno dell'organizzazione. Le licenze utente di Salesforce sono fondamentali per determinare l'accesso degli utenti a funzioni e applicazioni specifiche, rendendo essenziale la scelta delle licenze giuste per ottimizzare costi e funzionalità. È fondamentale comprendere le diverse opzioni di licenza Salesforce disponibili, primo passo per massimizzarne l'utilità. Tra queste ci sono le edizioni principali, come Growth, Professional e Salesforce Enterprise Edition, ognuna delle quali è stata pensata per adattarsi alle diverse dimensioni ed esigenze delle organizzazioni. Esistono licenze specializzate, come quelle per l'uso di Enterprise e Platform, che possono essere personalizzate in base alle esigenze della vostra azienda.
È essenziale assicurarsi che a ogni utente sia assegnato il tipo di licenza corretto. Ad esempio, le licenze di funzionalità consentono agli utenti di accedere solo a determinate funzioni di cui hanno bisogno senza dover passare a livelli di abbonamento più costosi: questo approccio consente di ridurre efficacemente i costi. Allineando attentamente la scelta delle licenze aziendali o della piattaforma Salesforce alle vostre specifiche esigenze aziendali, potete ridurre significativamente le spese evitando di pagare per funzioni superflue.
Confronto dei costi di licenza di Salesforce
I costi delle licenze di Salesforce possono variare notevolmente, in genere da $25 a $330 per utente al mese, a seconda dell'edizione e delle funzionalità. Ad esempio, il piano Salesforce Essentials costa $25 per utente al mese, l'edizione Professional parte da $80 per utente al mese e l'edizione Enterprise parte da $165 per utente al mese. Le licenze di Salesforce Platform, più convenienti, partono da $25 per utente al mese per la versione Starter e $100 per la versione Plus. Il costo della licenza Salesforce è influenzato dalle specifiche opzioni di licenza scelte.
Diversi fattori influenzano i costi delle licenze Salesforce, tra cui i tipi di licenze necessarie, le funzionalità richieste e le specifiche esigenze aziendali. La comprensione di questi fattori e l'attenta selezione delle licenze giuste possono contribuire a ridurre in modo significativo i costi delle licenze Salesforce.
La gestione efficace delle licenze Salesforce garantisce l'allineamento dell'investimento alle esigenze aziendali, evitando costi inutili grazie alle strategie di ottimizzazione delle licenze Salesforce.
Valutazione delle esigenze aziendali e dell'utilizzo delle licenze
La valutazione delle esigenze aziendali e dell'utilizzo delle licenze è un passo fondamentale per ottimizzare i costi delle licenze Salesforce. Si tratta di una valutazione approfondita del modo in cui l'organizzazione utilizza attualmente le licenze Salesforce, identificando le inefficienze e assicurando che le licenze siano allineate ai requisiti aziendali effettivi. Comprendendo le esigenze specifiche di ciascun reparto e gruppo di utenti, è possibile prendere decisioni informate per evitare spese eccessive e sottoutilizzo.
Una valutazione regolare delle licenze di Salesforce aiuta a individuare le aree in cui si potrebbe pagare più del necessario. Ad esempio, alcuni utenti potrebbero avere accesso a funzioni che usano raramente, mentre altri potrebbero aver bisogno di funzionalità aggiuntive per svolgere le loro attività in modo più efficiente. Questo processo di valutazione non solo aiuta a ridurre i costi delle licenze Salesforce, ma migliora anche la produttività complessiva, garantendo che ogni utente abbia a disposizione gli strumenti giusti.
Allineamento delle licenze Salesforce alle esigenze aziendali
L'allineamento delle licenze Salesforce alle esigenze aziendali richiede un approccio strategico per comprendere i requisiti specifici di ogni reparto e gruppo di utenti all'interno dell'organizzazione. Questo processo comprende l'identificazione delle caratteristiche e delle funzionalità richieste da ciascun utente, nonché la determinazione del livello di accesso appropriato necessario per svolgere efficacemente il proprio ruolo. Allineando le licenze alle esigenze aziendali, le organizzazioni possono evitare le insidie di una licenza eccessiva o insufficiente e massimizzare il valore del loro investimento in Salesforce.
Per ottenere questo allineamento, le organizzazioni dovrebbero:
Conduzione di verifiche periodiche delle licenze: Le verifiche periodiche aiutano a identificare le aree di inefficienza e a garantire un uso efficace delle licenze. Questo processo prevede la revisione delle allocazioni attuali delle licenze e dei modelli di utilizzo per identificare eventuali discrepanze o licenze sottoutilizzate.
Valutare i ruoli e le responsabilità degli utenti: La comprensione dei ruoli e delle responsabilità specifiche di ciascun utente è essenziale per determinare il livello di accesso richiesto. Questa valutazione aiuta ad assegnare le licenze adeguate alle funzioni lavorative dell'utente.
Identificare le caratteristiche e le funzionalità richieste: Gruppi di utenti diversi possono richiedere caratteristiche e funzionalità diverse. Identificando queste esigenze, le organizzazioni possono garantire agli utenti l'accesso agli strumenti di cui hanno bisogno, senza pagare per funzionalità non necessarie.
Considerare la crescita e la scalabilità future: Con la crescita della vostra organizzazione, cresceranno anche le vostre esigenze di Salesforce. È importante tenere conto della crescita futura e della scalabilità quando si allineano le licenze alle esigenze aziendali. Questa previsione aiuta a prendere decisioni informate che supportano gli obiettivi a lungo termine.
Monitorare e regolare continuamente l'uso delle licenze: Le esigenze di licenza possono cambiare nel tempo. Il monitoraggio continuo e la regolazione dell'utilizzo delle licenze assicurano che l'organizzazione rimanga in linea con le proprie esigenze aziendali ed eviti costi inutili.
Seguendo questi passaggi, le organizzazioni possono allineare efficacemente le loro licenze Salesforce con le loro esigenze aziendali, garantendo un utilizzo ottimale e l'efficienza dei costi.
Conduzione di verifiche periodiche delle licenze
La verifica regolare dell'utilizzo delle licenze Salesforce garantisce l'allineamento con le esigenze in evoluzione di un'organizzazione, evitando così spese inutili. In caso di cambiamenti organizzativi, come l'avvicendamento del personale o un cambiamento nella strategia aziendale, è essenziale rivalutare le attuali distribuzioni di licenze per verificare che corrispondano ai requisiti operativi dell'azienda. Piattaforme come Zluri possono essere utili per ridurre le spese superflue, offrendo informazioni su come gli utenti utilizzano attivamente le loro licenze e individuando quelle che non vengono utilizzate appieno.
Se si trascura di eseguire regolarmente questi controlli, si rischia di trascurare utenti non attivi, con conseguente dispendio di risorse finanziarie non giustificato. L'identificazione degli utenti inattivi o che utilizzano sporadicamente le licenze consente alle aziende di cancellare le licenze non necessarie e di ridurre i costi. Coinvolgere i manager per discutere degli accessi necessari può anche aiutare a ottimizzare l'allocazione delle licenze.
L'esecuzione di audit frequenti svolge un ruolo cruciale non solo nel garantire il rispetto degli accordi di licenza, ma anche nel monitorare e prevenire l'utilizzo non autorizzato delle risorse software.
Ottimizzazione dei ruoli e delle autorizzazioni degli utenti
La razionalizzazione dei ruoli e delle autorizzazioni degli utenti è un approccio cruciale per gestire efficacemente le licenze di Salesforce. Ottimizzando l'allocazione delle licenze, non solo si riducono le spese, ma si migliora anche l'efficacia operativa. L'implementazione dell'accesso basato sui ruoli assicura che gli utenti ricevano livelli di accesso appropriati in linea con le loro mansioni. Questa sincronizzazione corrisponde efficacemente alle loro responsabilità e aumenta le prestazioni limitando la creazione di ruoli non necessari per i titolari di licenze specifiche, in particolare quelli basati su ruoli esterni attraverso l'Account Role Optimization (ARO).
Rimanere aggiornati sugli aggiornamenti delle versioni di Salesforce consente alle organizzazioni di adottare nuove funzionalità che contribuiscono a ridurre i costi. L'impostazione di notifiche automatiche per l'imminente scadenza delle licenze favorisce la tempestività dei processi di rinnovo e l'aderenza alle normative: una pratica fondamentale per mantenere la conformità e massimizzare l'utilizzo delle licenze esistenti.
Scegliere le licenze e i prodotti giusti
La scelta delle licenze e dei prodotti giusti è fondamentale per ottimizzare i costi delle licenze Salesforce. Questo processo comporta la selezione delle licenze e dei prodotti più convenienti che soddisfano le esigenze specifiche della vostra organizzazione. Con una varietà di licenze e prodotti Salesforce disponibili, la scelta giusta può avere un impatto significativo sui costi complessivi e sull'efficienza dell'implementazione di Salesforce.
Per scegliere le licenze e i prodotti giusti, considerate i seguenti suggerimenti:
Comprendere i requisiti: Iniziate a comprendere le esigenze specifiche della vostra organizzazione. Identificate le caratteristiche e le funzionalità richieste dai diversi reparti e gruppi di utenti. Questa comprensione vi aiuterà a selezionare le licenze che forniscono gli strumenti necessari senza pagare per funzionalità non necessarie.
Confronta le opzioni di licenza: Salesforce offre varie opzioni di licenza, ciascuna con caratteristiche e prezzi diversi. Confrontate queste opzioni per determinare quali licenze soddisfano meglio le vostre esigenze. Ad esempio, se alcuni utenti hanno bisogno solo di funzionalità di base, si può optare per licenze più convenienti, come le licenze per la piattaforma Salesforce.
Valutare il rapporto costo-efficacia: Valutare il rapporto costo-efficacia di licenze e prodotti diversi. Considerate il costo totale di proprietà, compresi i costi di abbonamento, le spese di implementazione e i potenziali risparmi derivanti dall'ottimizzazione dell'uso. La scelta di licenze economicamente vantaggiose può ridurre significativamente i costi di licenza di Salesforce.
Sfruttare gli strumenti di gestione delle licenze di Salesforce: Utilizzate strumenti come License Management App (LMA) e Zluri per monitorare l'utilizzo delle licenze e ottimizzarne l'allocazione. Questi strumenti forniscono preziose informazioni sull'interazione degli utenti e aiutano a prendere decisioni informate sulla gestione delle licenze.
Pianificare le esigenze future: Considerate la crescita e la scalabilità future dell'organizzazione quando scegliete le licenze. Optate per licenze in grado di soddisfare l'espansione futura e l'evoluzione delle esigenze aziendali. Questa lungimiranza garantisce che l'investimento in Salesforce rimanga allineato agli obiettivi a lungo termine.
Selezionando con cura le licenze e i prodotti giusti, le organizzazioni possono ottimizzare i costi delle licenze Salesforce, assicurandosi di ottenere il massimo valore dal loro investimento e di soddisfare le loro specifiche esigenze aziendali.
Sfruttare gli strumenti di gestione delle licenze di Salesforce
Strumenti come License Management App (LMA) e Zluri svolgono un ruolo cruciale nel monitoraggio dell'utilizzo delle applicazioni e nella supervisione delle licenze Salesforce su AppExchange. Questi strumenti offrono analisi complete relative all'interazione con gli utenti, evidenziando le funzionalità che vengono utilizzate in modo sostanziale per favorire una gestione efficiente delle licenze Salesforce. L'utilizzo dell'automazione per l'assegnazione o la revoca delle licenze riduce al minimo il carico di lavoro manuale, garantendo un utilizzo delle risorse efficiente dal punto di vista dei costi.
Il processo di gestione delle autorizzazioni all'interno di Salesforce può essere semplificato attraverso l'automazione, che prevede la concessione o la revoca delle autorizzazioni in base a specifici parametri predeterminati. È anche possibile integrare campi personalizzati nell'LMA, per raccogliere dati su misura in base a particolari esigenze aziendali.
L'impiego di dashboard durante la fase di impostazione della LMA può essere utile per scoprire eventuali discrepanze potenziali all'interno delle configurazioni, migliorando le capacità di tracciamento complessive.
Negoziare i contratti Salesforce per ottenere condizioni migliori
Una negoziazione efficace di un contratto Salesforce può portare a sostanziali risparmi sui costi, soprattutto quando si tratta di una quantità significativa di licenze. Durante la fase di rinnovo, i clienti hanno la possibilità di ottenere sconti che possono variare da 10% a 25%. Iniziare queste discussioni 8-10 mesi prima della scadenza del contratto in corso consente di avere tutto il tempo necessario per avviare conversazioni approfondite e ottenere condizioni contrattuali migliori. Negoziando limiti precisi agli aumenti di prezzo al momento del rinnovo, ci si tutela da costi potenzialmente esorbitanti.
Essere ben informati sui requisiti di licenza e rinegoziare i termini in modo efficace può portare a prezzi vantaggiosi per un periodo prolungato. È fondamentale tenere traccia di tutti i massimali di prezzo negoziati, per non perdere questi vantaggi durante i rinnovi successivi. Considerare approcci diversi, ampliando o riducendo i vostri impegni, può migliorare la gestione del vostro contratto Salesforce per ottenere efficienza e benefici ottimali.
Preparazione dei dati per la negoziazione del contratto
I dati storici di utilizzo sono fondamentali per garantire condizioni contrattuali favorevoli. Le dimensioni dell'azienda, la dimensione media delle transazioni, il settore e i limiti di budget stimati devono essere presi in considerazione quando si definiscono le aspettative di prezzo delle licenze Salesforce. Strumenti come Zluri aiutano i responsabili IT a prendere decisioni informate su quali contratti continuare e quali eliminare.
Per ottenere un contratto favorevole occorrono preparazione, strategia e collaborazione. Presentando dati chiari e schemi di utilizzo, è possibile ottenere condizioni migliori e risparmi sui costi.
Strategie per una negoziazione efficace
L'utilizzo di parametri di riferimento fornisce informazioni preziose basate su dati per negoziazioni competitive ed eque. Applicando questi parametri di riferimento, si può ottenere una posizione di vantaggio per ottenere prezzi più favorevoli e migliorare le condizioni degli accordi contrattuali.
L'avvio di conversazioni casuali con Salesforce funge da precursore per coltivare un ambiente favorevole a risultati negoziali vantaggiosi. Quando le intuizioni dei benchmark si combinano con un clima negoziale costruttivo, spesso si ottengono termini di accordo superiori.
Esplorare alternative economicamente vantaggiose
L'esplorazione di opzioni più convenienti al posto di Salesforce può portare a riduzioni significative dei costi. Concentrandosi sulle strategie per ridurre i costi di abbonamento a Salesforce, come la comprensione della struttura dei costi e lo sfruttamento dei dati di mercato per ottenere condizioni di licenza migliori, le organizzazioni possono ottimizzare la spesa complessiva. Per coloro che non hanno bisogno di una soluzione completa CRM Se si tratta di funzionalità, optare per le licenze della comunità, i connettori e le soluzioni dell'AppExchange potrebbe essere una scelta più economica. Il passaggio a piattaforme diverse può ridurre in modo sostanziale il costo totale di proprietà, con alcuni utenti che hanno registrato risparmi fino a 42%.
Le organizzazioni devono tenere conto di considerazioni cruciali, come i fattori chiave, quando esaminano le alternative. Sistemi CRM e allo stesso tempo di prestare attenzione alla loro potenziale espansione futura e alla loro capacità di scalare. Rivolgersi a un consulente specializzato in Salesforce potrebbe rivelarsi vantaggioso per le aziende che stanno pensando di alternative a Salesforce. Con l'evolversi delle strategie aziendali, potrebbe sorgere la necessità di cambiare i sistemi CRM in modo che rimangano allineati con i mutevoli obiettivi aziendali e continuino a fornire un supporto efficace.
Formazione e responsabilizzazione degli utenti
Gli utenti di Salesforce traggono notevoli vantaggi da una formazione e un'assistenza adeguate, che sono fondamentali per migliorare l'efficienza e ridurre i costi associati alle licenze Salesforce. Migliorando le conoscenze degli utenti sulle funzionalità di Salesforce, le aziende possono ottenere risultati superiori. Il sottoutilizzo delle licenze deriva spesso da una formazione insufficiente e da una scarsa conoscenza delle funzionalità disponibili nella piattaforma. L'implementazione di programmi di formazione standardizzati potrebbe ridurre notevolmente la richiesta di licenze aggiuntive, rafforzando la competenza degli utenti.
La formazione personalizzata in base alle esigenze specifiche consente agli utenti di gestire in modo efficiente funzioni specifiche all'interno di Salesforce. Le persone adeguatamente formate sono in grado di gestire i dati in modo più efficace, riducendo così i costi associati agli errori nelle operazioni. Una formazione completa su Salesforce non solo evita gli errori tipici, ma rafforza anche l'utilizzo delle best practice, aumentando così la produttività e l'efficienza complessive.
Gestire in modo efficiente l'archiviazione dei dati
Gestire efficacemente l'archiviazione dei dati è fondamentale per ridurre i costi. Conducendo controlli regolari dei dati è possibile individuare ed eliminare le informazioni duplicate, ottimizzando così l'utilizzo dello spazio di archiviazione. L'implementazione di tecniche di compressione dei dati può ridurre notevolmente lo spazio di archiviazione necessario. La definizione di politiche di conservazione dei dati garantisce che vengano conservate solo le informazioni necessarie, riducendo così le spese di archiviazione.
L'impiego di metodi per l'archiviazione dei contenuti aiuta a liberare spazio nei sistemi di archiviazione principali, pur mantenendo un facile accesso ai record storici. Gli aggiornamenti di Salesforce introducono regolarmente funzionalità volte a migliorare l'efficienza e a ridurre le spese operative.
La corretta gestione dell'archiviazione dei dati aiuta a prevenire costi inutili, garantendo un uso economico delle risorse all'interno di Salesforce.
Monitoraggio degli aggiornamenti e delle funzionalità della release
Rimanere al passo con gli ultimi aggiornamenti delle versioni di Salesforce può essere vantaggioso per sfruttare le nuove funzionalità, migliorare l'efficienza dei costi e riallocare le licenze in modo più efficace. Conoscendo le nuove funzionalità aggiunte a Salesforce, i team possono distribuire meglio le licenze. Garantire una formazione continua aiuta gli utenti a rimanere informati e competenti nell'utilizzo di queste nuove funzionalità.
Grazie all'integrazione con sistemi come Salesforce Sales Cloud, il monitoraggio dell'utilizzo delle licenze Salesforce di specifici clienti diventa molto più efficiente. Mantenersi aggiornati con questi aggiornamenti è fondamentale per utilizzare Salesforce al massimo delle sue potenzialità, con conseguenti risparmi sui costi e una migliore allocazione delle risorse.
Pianificazione delle esigenze future
È fondamentale prevedere i requisiti futuri per una gestione efficiente delle licenze Salesforce. È possibile che le richieste aziendali si espandano oltre le previsioni iniziali, evidenziando la necessità di strategie lungimiranti. Formulare una strategia che guardi a tre anni nel futuro può aiutare a prevedere i prossimi requisiti di licenza. La personalizzazione delle implementazioni di Salesforce per soddisfare le esigenze immediate offre un'adattabilità quando si considerano i miglioramenti successivi.
I clienti devono valutare se hanno bisogno di un pacchetto Salesforce completo o se un'alternativa più conveniente è adeguata. Nel decidere quali licenze acquistare come parte del loro investimento in Salesforce, le organizzazioni devono tenere conto della crescita e della scalabilità previste.
Impegnandosi in una pianificazione proattiva, le aziende si assicurano le licenze appropriate, essenziali per raggiungere i loro obiettivi a lungo termine.
Garantire risparmi a lungo termine
I risparmi a lungo termine richiedono un approccio strategico alla gestione delle licenze. Gli accordi pluriennali possono ridurre il costo delle licenze per utente, favorendo la pianificazione del budget per le licenze. I contratti a lungo termine stabilizzano i costi e offrono una prevedibilità del budget nel tempo. Tali accordi possono ridurre sostanzialmente i costi, abbassando le tariffe per utente.
La negoziazione di condizioni nei contratti a lungo termine per limitare gli aumenti dei prezzi protegge da aumenti imprevisti dei costi. Gli accordi a lungo termine migliorano le previsioni finanziarie e riducono al minimo le future fluttuazioni dei prezzi.
Tali accordi aumentano il ROI garantendo prezzi meno influenzati dalle variazioni di mercato.
Sintesi
Per razionalizzare i costi delle licenze Salesforce, è fondamentale comprendere le varie opzioni di licenza disponibili, eseguire verifiche costanti, garantire condizioni contrattuali migliori e assicurarsi che gli utenti siano accuratamente formati. L'utilizzo di strumenti specifici per la gestione delle licenze Salesforce e la considerazione di alternative più economiche possono portare a risparmi sostanziali. Prepararsi ai prossimi requisiti e impegnarsi a stipulare contratti estesi consente alle organizzazioni di consolidare la pianificazione finanziaria e di massimizzare i vantaggi derivanti dall'investimento in Salesforce.
Avviate subito queste tattiche per assistere a una riduzione delle spese relative alle licenze Salesforce e a un miglioramento dell'efficienza fiscale della vostra organizzazione. La prosperità della vostra azienda dipende da scelte oculate su come gestire il vostro portafoglio di licenze Salesforce.
Domande frequenti
Quali sono i diversi tipi di licenze Salesforce?
Salesforce offre diverse licenze, tra cui quelle Enterprise, Professional e Platform, ognuna delle quali è adatta a specifici requisiti aziendali.
La comprensione di queste opzioni assicura la scelta della licenza giusta per le esigenze della vostra organizzazione.
In che modo le verifiche periodiche delle licenze possono contribuire a ridurre i costi?
Controlli regolari delle licenze possono ridurre significativamente i costi identificando le licenze inattive o sottoutilizzate, consentendo alle aziende di disattivarle e di ottimizzare le spese.
Perché è importante negoziare i contratti Salesforce?
La negoziazione dei contratti Salesforce è fondamentale perché consente di ottenere sconti e condizioni migliori, che possono portare a una riduzione del costo totale delle licenze.
In che modo la formazione degli utenti può migliorare l'utilizzo delle licenze di Salesforce?
La formazione degli utenti migliora significativamente l'utilizzo delle licenze Salesforce, migliorando le capacità degli utenti e promuovendo l'uso efficace delle funzionalità, riducendo in ultima analisi la necessità di licenze multiple. Quando gli utenti sono ben formati, possono sfruttare la piattaforma in modo più efficiente.
Quali sono le alternative economiche al CRM di Salesforce?
Zendesk e Microsoft Dynamics 365 sono alternative efficaci e a basso costo a Salesforce CRM, e offrono funzioni di integrazione perfetta che possono essere utili alla vostra azienda.
Considerate di esplorare queste opzioni per una soluzione più economica.