Come scegliere il miglior software di onboarding (passo dopo passo + modello RFP)
Benvenuti a questa presentazione di InvestGlass sull'onboarding digitale. Sono Alexander, il CEO di InvestGlass, e nel corso di questa presentazione vi mostreremo come fare l'onboarding dei potenziali clienti, come procedere con la bonifica KYC e come fare l'offboarding dei vostri clienti. Aggiungeremo 50 domande che dovreste utilizzare per rispondere alla vostra prossima richiesta di offerta!
InvestGlass è una piattaforma di automazione delle vendite, la soluzione svizzera numero uno senza impronta statunitense. Può essere distribuita sui vostri server o ospitata su server svizzeri. InvestGlass è un'azienda svizzera a conduzione familiare che offre tutti gli strumenti necessari per l'automazione.
Attualmente serviamo oltre 120 clienti in tutto il mondo, tra finanza, assicurazioni, governi, associazioni, club e aziende di ogni dimensione. I clienti ci scelgono perché cercano una soluzione sovrana svizzera con dati residenti in Svizzera, nel proprio Paese o su un cloud privato.
Prodotti principali e processo di inserimento
Automatizziamo l'intero percorso dalla prospezione alla distribuzione con otto prodotti principali: onboarding, CRM, automazione, processo di approvazione, portale clienti, reportistica, marketing, gestione del portafoglio e gestione degli incidenti.
Quando si costruisce l'onboarding per la propria azienda, il primo passo è definire l'esperienza che si vuole offrire:
- Auto-apprendimento da parte dei clienti
- Gestori di relazioni che spingono i moduli
- Modelli ibridi in cui i manager preparano i dati prima che i prospect compilino i moduli
Configuriamo quindi il vostro branding (colori, layout, stili) e definiamo il flusso di lavoro di onboarding. La configurazione tipica richiede da 1 a 4 settimane, dopodiché effettuiamo test, andiamo in onda e miglioriamo continuamente la reportistica.
Automazione, intelligenza artificiale e moduli digitali
Una domanda fondamentale è quali parti dell'onboarding debbano essere automatizzate. L'automazione basata su regole consente di svolgere attività come il filtraggio dei moduli, la verifica dello status di PEP o la segnalazione del Paese di origine, attivando poi avvisi o attività. Anche i processi di approvazione possono essere automatizzati, richiedendo ai colleghi di votare l'apertura di un conto, le condizioni di rischio o le approvazioni tariffarie.
L'intelligenza artificiale migliora ulteriormente l'onboarding convertendo i moduli esistenti in campi CRM strutturati e payload JSON. Ciò consente di risparmiare ore di lavoro, soprattutto quando si tratta di unire moduli multilingue (ad esempio, inglese, francese, tedesco, cinese) in un formato digitale unificato.
Il nostro no-code costruttore di moduli consente di progettare moduli di onboarding professionali senza bisogno di codifica. Le informazioni possono essere riutilizzate in tutti i moduli con pacchetti, riducendo le voci duplicate.
Sicurezza, conformità e flussi di lavoro multiparte
InvestGlass garantisce la sicurezza attraverso audit trail, gestione dei documenti, app mobili, autenticazione a due fattori (2FA) e accesso sicuro con codice QR. I moduli possono essere precompilati con i dati, per garantire che solo il cliente giusto vi acceda.
I controlli KYC/KYB/KYT sono integrati con fornitori terzi tramite API. Il nostro sistema supporta relazioni complesse (società, trust, famiglie) con più UBO e LPOA, definendo le autorizzazioni per l'accesso al portale, le firme e la visualizzazione dei conti.
I flussi di lavoro di firma digitale consentono a più parti di firmare i documenti in modo sicuro, con audit trail che catturano indirizzi IP, timestamp e convalide 2FA. L'onboarding a più parti può nascondere i campi sensibili a spettatori non autorizzati, garantendo la privacy.
Approvazioni, rimedio KYC e rendicontazione
Il nostro processo di approvazione è personalizzabile con sequenze in più fasi e gruppi di approvatori, che coprono aperture di conti, revisioni W8/W9, rimedi KYC e offboarding.
La bonifica KYC può essere attivata da:
- Abbonamento a un nuovo servizio
- Revisioni periodiche (ad esempio, ogni 5-10 anni)
- Incidenti come ID scaduti o nuove designazioni PEP
Tutte le azioni sono tracciate in dashboard di reportistica in tempo reale, che evidenziano l'efficienza dei processi, i colli di bottiglia e le opportunità di automazione. I clienti possono scegliere tra automazione completa, supervisione manuale completa o approcci ibridi che combinano IA, regole e revisione umana.
InvestGlass onboarding digitale semplifica il percorso dei clienti, automatizza la conformità e migliora la sicurezza, offrendo al contempo il pieno controllo del marchio e dei flussi di lavoro.
L'onboarding digitale di InvestGlass semplifica il percorso dei clienti, automatizza la conformità e migliora la sicurezza, offrendo al contempo il pieno controllo su branding e flussi di lavoro.
Domande frequenti per costruire la vostra richiesta di offerta
Ci manca qualche domanda? Fateci sapere!
- Le lingue
Quanti file avete attualmente? Il processo di apertura del conto sarà multilingue o avrete processi di apertura del conto separati per ogni lingua?
- Documenti proforma
Quanti PDF devono rimanere in formato proforma, ad esempio W8NW9IMIBen, libre passage o assicurazione sulla vita?
- Basato sui contatti o sugli account
I documenti devono essere basati sui contatti o sugli account?
L'on-boarding digitale con InvestGlass
- Documenti di formula (A, K, T)
I vostri documenti contengono forme come A, K o T che devono rimanere in proforma?
- Pacchetti di apertura del conto
Avete definito dei pacchetti per l'apertura del conto? Possono essere raggruppati per famiglie di prodotti?
- Common law e civil law
Avete stabilito pacchetti diversi a seconda della common law o della civil law?
- Processo di firma digitale con InvestGlass
Disponete di un processo di firma digitale? Prevedete di utilizzare il sistema InvestGlass con 2FA, IP/ID/registrazione dell'ora? Accettate firme su signature pad? Il signature pad deve essere nascosto per ogni UBO/LPOA? Alcuni campi devono essere nascosti da un UBO all'altro?
- Verifica dell'identità
Quando aprite un conto, accettate casi senza un incontro iniziale con un dipendente della banca o un dipendente deve prima verificare il documento d'identità?
- Coinvolgimento dei prospetti
Come vi aspettate che il processo di apertura del conto venga intrapreso dal potenziale cliente?
- Documenti di supporto
Quanti documenti (documenti d'identità, prove di ricchezza, ricevute fiscali, ecc.) prevedete di raccogliere per i conti individuali e aziendali? Avete standardizzato gli elementi richiesti?
- Paesi con restrizioni
Bloccherete l'apertura di conti a distanza per determinati paesi?
- Pacchetti di documenti
Se vengono compilati più moduli contemporaneamente, si desidera che vengano raggruppati in pacchetti per una maggiore efficienza?
- Dispositivi e canali
Prevedete che l'apertura del conto avvenga tramite cellulare, tablet, desktop o un processo ibrido basato sulla carta?
- Durata
Quanto tempo deve passare per l'apertura di un conto?
- Iniziativa di terzi
L'apertura dei conti sarà effettuata da terzi, come gestori patrimoniali esterni o business introducer?
- Domande obbligatorie
Avete definito le risposte minime richieste per ogni modulo? Tutte le domande sono obbligatorie?
- Simulatori
I vostri moduli includono dei simulatori? Se sì, quali?
- Salvare e continuare in seguito
Permettete di salvare i moduli e di completarli in un secondo momento? Se sì, disponete di un sistema di versioning dei moduli per garantirne la validità?
- UBO multipli
Per più UBO, è consentito il completamento sequenziale o un UBO deve completare tutto?
- Integrazione con InvestGlass CRM e altri CRM
Una volta completati i documenti, gli aggiornamenti confluiranno in un CRM di terze parti? Se sì, avete esempi di schemi o JSON (informazioni sul cliente, conoscenze, esperienze, esigenze)?
- Formattazione PDF
I PDF generati devono corrispondere esattamente al formato esistente o si possono apportare piccole modifiche?
- Flusso di lavoro di approvazione
Quando approvano le aperture dei conti, gli approvatori esaminano i singoli campi o l'intero PDF/pacchetto? Potreste fornire il vostro flusso di lavoro attuale?
- Bonifica KYC
Effettuate una bonifica KYC? Se sì, qual è il processo in atto?
- Notifiche di scadenza
Vi aspettate che InvestGlass vi informi se i dati o i documenti scadono? In caso affermativo, quale procedura si dovrebbe seguire?
- Controllo della reputazione e dei nomi
Utilizzate strumenti come World-Check, North Data o controlli sulla reputazione dei crypto-wallet per le liste AML, CFTC e PEP? Dovrebbero essere integrati nel processo di apertura del conto e dove dovrebbero essere visualizzati i flag?
- Segnalazione
Vi aspettate una reportistica sull'efficienza dell'apertura dei conti, sui tassi di abbandono, sui tempi di completamento, sui tipi di moduli, sui team, sui dipendenti, sui contratti, sugli approvatori e sui processi di approvazione?
- Strumenti KYC
Quali strumenti KYC state utilizzando o prevedete di utilizzare (ad esempio, verifica dei documenti, controlli biometrici, identificazione video)? Questi strumenti dovrebbero essere integrati nel processo di apertura del conto e come dovrebbero essere visualizzati i risultati?
- Esigenze di ospitalità, sovranità e residenza
Avete requisiti specifici in materia di hosting per quanto riguarda la sovranità e la residenza dei dati (ad esempio, hosting in Svizzera, nell'UE o in altre giurisdizioni)? Ci sono vincoli normativi di cui dovremmo essere a conoscenza per l'archiviazione e l'elaborazione dei dati dei clienti?
- Connessione ad Active Directory
Avete bisogno di una connessione all'Active Directory dei vostri soci per l'autenticazione e la gestione degli utenti? I diritti di accesso per i banchieri o i dipendenti devono essere gestiti attraverso questa integrazione?
- Metodi di autenticazione degli utenti
Quali metodi di autenticazione richiedete per i clienti e i banchieri (ad es. SSO, MFA, biometria)?
- Gestione della sessione
Il sistema deve imporre il timeout della sessione, la ri-autenticazione o le restrizioni del dispositivo?
- Finanziamento iniziale
Il processo di apertura del conto deve consentire o richiedere istruzioni per il primo deposito o trasferimento?
- Integrazione dei pagamenti
Avete bisogno di un'integrazione con i sistemi di pagamento (ad es. SWIFT, SEPA, binari interni) come parte dell'onboarding?
- Conformità all'accessibilità
Il processo di onboarding deve essere conforme agli standard di accessibilità (ad es. WCAG, ADA)?
- Fallback della lingua
Se un documento non è disponibile nella lingua scelta dal cliente, il sistema deve impostare di default l'inglese o bloccare l'onboarding?
- Esperienza guidata
Vi aspettate che il processo di onboarding includa flussi guidati, tooltip, procedure guidate o assistenza via chat?
- Conservazione dei dati
Per quanto tempo devono essere conservati i dati di onboarding e in base a quali politiche di conservazione e archiviazione?
- Traccia di controllo
Avete bisogno di una traccia di audit immutabile per registrare chi ha apportato quali modifiche e quando, a fini normativi?
Autorizzazione dei record e audit
- Reporting personalizzato
Avete bisogno di dashboard o report su tassi di abbandono, errori nei documenti, tempi di approvazione o colli di bottiglia?
- Integrazione del core banking
Il sistema deve inviare i dati di onboarding completati alla vostra piattaforma bancaria principale o solo a InvestGlass CRM?
- Terze parti API con InvestGlass API
Avete bisogno di integrazioni con terze parti come le autorità fiscali, gli istituti di credito o le autorità di regolamentazione?
- Disponibilità API
Avete bisogno di API esposte per i partner o solo per uso interno?
API di InvestGlass
- Flussi di lavoro specifici per ogni giurisdizione
L'onboarding deve essere diverso a seconda del domicilio o della giurisdizione del cliente (ad es. FATCA, CRS, MiFID II, FINMA)?
- Frequenza di screening delle sanzioni
Lo screening delle sanzioni e della PEP deve essere effettuato solo al momento dell'onboarding o anche in seguito?
- Gestione del consenso
Avete bisogno di archiviare il consenso in formato elettronico (ad esempio per il GDPR, le informative sulla privacy, i termini e le condizioni)?
- Accesso basato sui ruoli
I dipendenti devono avere permessi basati sul ruolo per accedere solo ai propri clienti o una visibilità più ampia del team?
- Delegazione
Un banker deve poter trasferire un caso di onboarding a un altro banker a metà del processo?
- Ambiente di formazione
Avete bisogno di una modalità sandbox che consenta ai dipendenti di esercitarsi nel processo di onboarding senza creare dati in tempo reale?
- Onboarding di più entità
Dovete essere in grado di gestire più entità collegate contemporaneamente (ad esempio, conti aziendali con filiali o gruppi familiari)?
- Controllo della versione del documento
Il sistema deve includere la gestione delle versioni dei documenti per tenere traccia degli aggiornamenti, impedire l'uso di moduli obsoleti e garantire la conformità normativa?
Ci manca qualche domanda? Fateci sapere!