10 buenas prácticas para poner en marcha una plataforma de activos digitales

Para poner en marcha una plataforma de activos digitales, se necesita un plan claro y las herramientas adecuadas. Esta guía cubre 10 pasos esenciales, desde la auditoría de activos hasta la selección de una solución DAM. Sigue estos pasos para crear una plataforma que satisfaga tus necesidades y respalde tus objetivos empresariales.

Principales conclusiones

• Llevar a cabo una auditoría exhaustiva de los activos digitales para evaluar los recursos existentes, identificar las lagunas y fundamentar las futuras estrategias de gestión.
• Defina objetivos empresariales claros e involucre a las partes interesadas para alinear su estrategia de gestión de activos digitales con los objetivos de la organización.
• Seleccione una solución de gestión de activos digitales fácil de usar que se integre con los sistemas existentes e incluya sólidas medidas de seguridad y funciones de gestión de metadatos.

Realizar una auditoría de activos digitales

El primer paso para crear una plataforma de gestión de activos digitales eficaz es realizar una auditoría exhaustiva de los activos digitales. Este proceso implica hacer un inventario de los activos digitales existentes, incluyendo imágenes, vídeos, archivos de audio, documentos y otros tipos de contenidos digitales. Una auditoría evalúa el estado actual de estos activos, examinando su calidad, organización, metadatos y patrones de uso, y permite cargar activos de forma eficiente. Esto es crucial para la creación de activos y para compartir activos digitales.

Realizar esta auditoría le ayudará a identificar lagunas en sus procesos de gestión de activos. Es posible que descubra que tiene menos activos utilizables de forma efectiva de lo que se pensaba en un principio, lo que puede afectar significativamente a sus estrategias futuras. Además, este proceso pondrá de manifiesto cualquier activo obsoleto o irrelevante, lo que le permitirá mantener un sistema de gestión de activos digitales más eficiente.

En última instancia, una auditoría de activos digitales proporciona una imagen clara de lo que tiene, lo que necesita y la mejor manera de organizar y gestionar sus recursos digitales de cara al futuro. Sienta las bases para los pasos posteriores en el desarrollo de una estrategia DAM sólida, garantizando que sus esfuerzos estén bien informados y orientados.

Defina sus objetivos empresariales

Comprender los objetivos y la visión de su organización es crucial para desarrollar una estrategia eficaz de gestión de activos digitales. Definir sus objetivos empresariales garantiza que su iniciativa DAM se alinee con necesidades más amplias, tales como marketing mejoras, gestión de la marca y satisfacción del cliente.

Involucrar a las partes interesadas de varios departamentos durante la fase de planificación proporciona información valiosa sobre los requisitos exclusivos de su estrategia de gestión de activos digitales. Unas metas y unos objetivos claros permiten establecer metas específicas y mensurables, lo que garantiza que los esfuerzos de gestión de activos digitales estén en consonancia con la estrategia empresarial y se pueda realizar un seguimiento de su éxito.

Establecer funciones y responsabilidades claras dentro de su iniciativa DAM es esencial para distribuir las responsabilidades a fin de garantizar la rendición de cuentas y la eficacia de los flujos de trabajo. Integrar las evaluaciones tecnológicas en su estrategia ayuda a agilizar los procesos y mejorar la eficacia operativa. Comprender las capacidades y limitaciones técnicas de la solución DAM elegida le permitirá tomar decisiones informadas que respalden sus objetivos empresariales generales.

En última instancia, una estrategia DAM bien definida que se alinee con los objetivos más amplios de su organización mejorará la colaboración, maximizará el impacto de sus activos digitales e impulsará el crecimiento empresarial.

Elija la solución de gestión de activos digitales adecuada

Seleccionar la solución de gestión de activos digitales adecuada es un paso fundamental en su viaje. La solución ideal de gestión de activos digitales debe ser capaz de adaptarse a medida que su empresa crece y aumenta la variedad de activos creativos. Entre las principales características que hay que tener en cuenta están las funciones de búsqueda avanzada, que aumentan la eficacia al permitir a los usuarios encontrar activos mediante filtros y palabras clave.

Las sólidas funciones de gestión de marca son esenciales para mantener la coherencia de la marca y la utilización eficaz de los activos de marketing. Las capacidades de integración deben ser una prioridad, garantizando que su solución DAM pueda conectarse sin problemas con diversas campañas de marketing y publicidad y plataformas creativas. Esta integración permite agilizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad en toda la organización para mantener la coherencia de la marca y las campañas publicitarias.

Los sistemas fáciles de usar con interfaz de usuario visual son cruciales para una gestión eficiente de los activos, ya que facilitan a los equipos la navegación y la interacción con la plataforma. Ejemplos como Brandfolder, que ofrece una interfaz visual elegante y fácil de usar, y Adobe Creative Cloud, conocido por sus amplias capacidades de integración, son excelentes opciones a tener en cuenta en la gestión de activos creativos y la producción creativa.

Evaluar cuidadosamente sus necesidades, los requisitos de integración y la escalabilidad de las soluciones DAM ayuda a seleccionar la plataforma adecuada para respaldar sus esfuerzos de gestión de activos digitales e impulsar el éxito empresarial.

Desarrollar metadatos y convenciones de etiquetado

El etiquetado eficaz de metadatos es crucial para superar los retos que plantea la búsqueda y gestión eficaz de activos digitales. Entre los aspectos clave se incluyen:

• Los metadatos proporcionan un contexto esencial sobre los activos digitales, ayudando a los usuarios a comprender su contenido sin necesidad de abrir cada archivo.
• El establecimiento de taxonomías estructuradas garantiza la coherencia en el uso de las palabras clave.
• El uso coherente de palabras clave reduce los errores de etiquetado en la gestión de metadatos.

AI-El etiquetado automático puede mejorar significativamente la eficacia de los metadatos al generar automáticamente palabras clave relevantes. Esta tecnología no sólo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión y coherencia de los metadatos. La implementación de flujos de trabajo basados en metadatos permite la actualización automática de los metadatos en función de condiciones específicas, lo que agiliza aún más los procesos de gestión de activos mediante la automatización de tareas repetitivas con inteligencia artificial.

Las convenciones de nomenclatura desempeñan un papel fundamental a la hora de apoyar la organización, facilitar la localización y simplificar el mantenimiento de los activos digitales. El desarrollo de metadatos y convenciones de etiquetado claros y coherentes garantiza que sus activos digitales sean fáciles de localizar, comprender y utilizar, lo que en última instancia mejora la eficiencia de su sistema DAM.

Implantar controles de acceso y medidas de seguridad sólidos

Protección de sus activos digitales del acceso no autorizado es primordial. Implantar controles de acceso y medidas de seguridad sólidos en su sistema DAM es esencial para salvaguardar los contenidos digitales sensibles. Entre los aspectos clave se incluyen:

• El control de acceso basado en roles (RBAC) asigna permisos en función de los roles de los usuarios.
• RBAC mejora la seguridad.
• RBAC garantiza que sólo el personal autorizado pueda acceder a activos específicos.

Los métodos de verificación de usuarios, como las contraseñas, la biometría y la autenticación multifactor, son cruciales para verificar las identidades de los usuarios y mantener un acceso seguro a sus activos digitales. Las revisiones periódicas de los derechos de acceso son necesarias para adaptarse a los cambios en las funciones y responsabilidades dentro de su organización, garantizando que los controles de acceso y las funciones de seguridad sigan siendo eficaces y estén actualizados.

Los registros de auditoría de los sistemas DAM rastrean la actividad de los usuarios, lo que ayuda a supervisar el cumplimiento de la legislación y a investigar los incidentes de seguridad. Formar a los usuarios en las mejores prácticas de control de acceso también es vital para mantener la seguridad, la integridad de los datos y el cumplimiento de la normativa. La aplicación de estas medidas crea un entorno de gestión de activos digitales seguro y bien controlado.

Diseñe una estructura de carpetas intuitiva

Una estructura de carpetas intuitiva es la columna vertebral de un sistema eficaz de gestión de activos digitales. La frecuencia con la que se accede a los activos debe guiar la organización de las carpetas. Una estructura jerárquica de carpetas, con carpetas y subcarpetas bien organizadas, mejora la capacidad de navegar y localizar archivos específicos con facilidad.

Entre los principios clave para una organización eficaz de las carpetas figuran los siguientes

• Establecer una jerarquía visual que refleje el flujo de trabajo y la estructura de su organización.
• Incorporar flexibilidad al diseño de la estructura de carpetas para dar cabida a futuros tipos de activos o departamentos.
• Utilizar convenciones de nomenclatura coherentes para que los archivos y carpetas sean fácilmente reconocibles y comprensibles para todos los usuarios.

El diseño de una estructura de carpetas bien organizada y flexible garantiza un acceso ágil a sus activos digitales, lo que facilita a los equipos creativos y a otros usuarios encontrar y utilizar los elementos básicos que necesitan para la creación de contenidos, incluido el almacenamiento seguro de archivos de vídeo en una ubicación central.

Integración con los sistemas existentes

Integrar su sistema de gestión de activos digitales con los sistemas existentes es crucial para crear un flujo de trabajo fluido. Defina sus objetivos de integración para garantizar un marco claro para la implantación de su sistema DAM. Tenga en cuenta los requisitos de integración y la flexibilidad con los sistemas actuales para garantizar una conectividad fluida con las herramientas existentes.

El software DAM moderno puede integrarse con una variedad de herramientas, como Adobe, G Suites, Shopify, Zoho y Slack, lo que permite flujos de trabajo unificados y automatizados. Por ejemplo, la solución DAM de Adobe se integra con Adobe Experience Manager Sites, Adobe Workfront y las aplicaciones de Adobe Creative Cloud. Brandfolder también puede integrarse con plataformas como Canto, proporcionando una mayor flexibilidad y funcionalidad en la gestión de activos.

Adoptar estándares abiertos y API en su sistema DAM facilita la integración con herramientas de software existentes y futuras. Garantizar la perfecta integración de su sistema DAM con otras herramientas mejora la eficiencia y la eficacia de sus esfuerzos de gestión de activos digitales.

Formación y apoyo completos

Una formación y asistencia completas son esenciales para la adopción y el uso continuado de su sistema de gestión de activos digitales. Las sesiones de formación deben adaptarse a las distintas funciones de los usuarios para satisfacer sus necesidades específicas. El uso de diversos formatos de formación, como sesiones presenciales y tutoriales de contenido en vídeo, puede mejorar el compromiso y la comprensión de los usuarios.

Establecer un modelo de ‘formación de formadores’ puede aprovechar la experiencia de los departamentos, proporcionando una mejor asistencia y garantizando que los usuarios tengan acceso a recursos bien informados. La formación continua es vital para mantener a los usuarios actualizados a medida que evoluciona el sistema DAM, y los cursos de actualización periódicos pueden ayudar a mantener la confianza y la competencia de los usuarios.

La elaboración de materiales de formación exhaustivos, la realización de sesiones de formación interactivas y la prestación de asistencia continua son componentes cruciales de una estrategia eficaz de gestión de activos digitales. Invertir en formación y asistencia garantiza que su equipo esté bien equipado para utilizar el sistema DAM en todo su potencial.

Supervisar y optimizar

Supervisar y optimizar su sistema de gestión de activos digitales es esencial para mantener su gestión eficiente. Entre los aspectos clave que hay que supervisar figuran el uso de los activos, las tasas de utilización y los cuellos de botella para mejorar el rendimiento. Recopilar información a través de sesiones periódicas con las partes interesadas es crucial para introducir mejoras informadas en el sistema.

Lo mejor es recabar opiniones después de un periodo de adaptación considerable para garantizar que los usuarios puedan aportar ideas significativas. Analizar el modo en que los miembros del equipo buscan los activos y la eficacia del etiquetado y la estructura de carpetas ayuda a identificar áreas de mejora del flujo de trabajo.

Las revisiones periódicas y los comentarios de los usuarios son vitales para optimizar la estructura de carpetas y garantizar su eficacia. Supervisar y optimizar continuamente el sistema DAM y el control de versiones garantiza que siga siendo eficiente y satisfaga las necesidades cambiantes de la organización.

Prepare su plataforma de activos digitales para el futuro

Preparar para el futuro su plataforma de activos digitales y plataformas de presas es esencial para garantizar su éxito a largo plazo. Planificar el crecimiento futuro es crucial debido a la creciente producción de contenidos digitales y a la complejidad de los activos digitales. Los sistemas DAM basados en la nube ofrecen escalabilidad y accesibilidad, facilitando a los equipos la gestión remota de los activos.

Las organizaciones deben evaluar sus actuales infraestructuras DAM para conocer las opciones de escalabilidad. Los sistemas DAM preparados para el futuro deben ofrecer capacidades como:

• Transcodificación y renderización automáticas de archivos de gran tamaño, como vídeos 4K
• Funciones avanzadas de almacenamiento
• Funciones de organización mejoradas
• Capacidades de uso compartido mejoradas que superan a las herramientas básicas de intercambio de archivos Una plataforma DAM completa ofrece estas funciones avanzadas.

Invertir en un sistema de presas preparado para el futuro ayuda a garantizar que sus esfuerzos de gestión de activos digitales sigan siendo eficaces y adaptables al cambiante panorama digital.

Resumen

En resumen, la puesta en marcha de una plataforma de activos digitales implica varios pasos cruciales, desde la realización de una auditoría de activos digitales hasta la preparación del sistema DAM para el futuro. Cada paso desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar la eficiencia y la eficacia de sus esfuerzos de gestión de activos digitales.

Si sigue estas prácticas recomendadas, podrá crear una plataforma de gestión de activos digitales sólida y adaptable que satisfaga las necesidades cambiantes de su organización. Adopte estas estrategias y estará en el buen camino para lograr el éxito en la gestión de activos digitales.

Preguntas frecuentes

¿Por qué es importante realizar una auditoría de activos digitales?

Llevar a cabo una auditoría de activos digitales es crucial, ya que identifica lagunas y activos obsoletos, lo que permite a las organizaciones aplicar una estrategia de gestión de activos digitales (DAM) a medida para una gestión más eficiente.

¿Cómo elegir la solución de gestión de activos digitales adecuada?

Para elegir la solución de gestión de activos digitales adecuada, priorice características como las funcionalidades de búsqueda avanzada, las capacidades de integración, las interfaces fáciles de usar y la escalabilidad para asegurarse de que se ajusta a sus necesidades empresariales. Este enfoque le ayudará a seleccionar el sistema más adecuado para su organización.

¿Qué son los metadatos y las convenciones de etiquetado y por qué son importantes?

Los metadatos y las convenciones de etiquetado mejoran la organización y recuperación de activos digitales al proporcionar un contexto esencial. Su importancia radica en la mejora de la localización y la gestión de la información.

¿Cómo puedo garantizar la seguridad de mis activos digitales?

Para garantizar la seguridad de sus activos digitales, aplique controles de acceso sólidos, utilice el control de acceso basado en funciones (RBAC) y emplee métodos rigurosos de verificación de usuarios. Revisa periódicamente los derechos de acceso para mantener una seguridad óptima.

¿Qué significa preparar mi plataforma de activos digitales para el futuro?

Preparar su plataforma de activos digitales para el futuro significa implantar sistemas escalables basados en la nube que puedan adaptarse al crecimiento y gestionar eficazmente las necesidades avanzadas de almacenamiento. Este enfoque proactivo garantiza que su plataforma siga siendo adaptable a las demandas futuras.