Hvad er de fem største fordele ved digitale signaturer med RPA?

Med den stigende afhængighed af digitale løsninger er cybersikkerhed blevet en kritisk prioritet for virksomheder over hele verden. COVID-19-pandemien fremskyndede den digitale transformation, men den førte også til en betydelig stigning i cyberkriminalitet. For eksempel rapporterede Storbritannien en 24% stigning i svindelforbrydelser i det år, der sluttede i marts 2021, i alt 4,6 millioner hændelser. Derudover observerede FBI en firedobling af antallet af klager over cyberkriminalitet i de første måneder af pandemien. Når organisationer omfavner digitalisering, er det vigtigt at sikre robuste sikkerhedsforanstaltninger - såsom kryptering, multifaktorautentificering og kontinuerlig overvågning - for at beskytte følsomme data og bevare tilliden.

Hvad er robotbaseret procesautomatisering (RPA)?

Robotic process automation (RPA) er brugen af computersoftware-robotter til at håndtere gentagne, regelbaserede digitale opgaver. For eksempel at udfylde de samme oplysninger flere steder, genindtaste data eller kopiere og indsætte. Vi kombinerer InvestGlass RPA med en digital signatur for at opnå en uovertruffen proceseffektivitet. Digitale formularer er selvopfyldende og Automatiserede processer vil gøre det hurtigere at underskrive dokumenter. 

Skandaler om databeskyttelse er på forsiderne hver dag. Fra Snowden til Facebook og WhatsApp bliver folk mere og mere skeptiske og forsigtige, når de har med teknologi at gøre. Uden at gå så langt som Dave Egger i Cirkel, kan alle blive enige om risikoen for brud på datasikkerheden.

Derfor bliver den igangværende debat om digitale signaturer indlysende og tydelig. I denne artikel vil vi forklare, hvad e-signaturer er, hvordan digital signaturteknologi fungerer, og hvordan man accepterer og bruger digitale signaturer i en CRM-platform, hovedsageligt InvestGlass og vores API-partnere, hvilket viser fordelene ved elektroniske signaturer og den øgede sikkerhed ved at bruge denne teknologi.

Hvilken e-signatur er bedst?

Kan Elektroniske signaturer overhaler papirdokumenter underskrifter? I vores stadig mere digitaliserede miljø har den nuværende pandemi skabt tvivl om, hvorvidt det er muligt at holde personlige møder, og der er pres på for at finde fjernmåder til at håndtere næsten enhver situation. Det gælder tydeligvis også for underskrifter.

Hvad er en e-signatur? En e-signatur, digital signatur eller elektronisk signatur er en juridisk digital betyder at give godkendelse eller samtykke til digitale dokumenter, formularer, spørgeskemaer, undersøgelser og så videre. I vores digitaliserede samfund kan det teoretisk set erstatte enhver underskriftsproces og forenkle salgs- og dataindsamlingsprocesserne. Der findes mange udbydere af digitale signaturer, f.eks. DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign osv. E-signaturløsninger er baseret på infrastrukturer kaldet public key infrastructure PKI. Offentlig nøgleinfrastruktur samler digitale certifikater og den offentlige signeringsnøglekryptering, der er nødvendig for at skabe et sikkert signeringsmiljø.

Hvordan bliver man en officielt anerkendt udbyder af e-signaturer? Schweiz, EU, USA og de fleste stater eller regeringer har certifikatmyndigheder, institutioner og personer, der styrer og bestemmer over elektroniske signaturer og deres anvendelighed. Sikkerhedskravene er høje, og udbyderne skal opfylde dem for at kunne levere juridisk bindende signeringscertifikater. I Europa har Den Europæiske Union eIDAS regulering viser valideringsreglen.

De 5 største fordele ved den digitale signatur? 

1 - Effektivitet/hastighed 

Først og fremmest er det at underskrive dokumenter digitalt ikke det samme som at underskrive på papir, når det gælder tidsstyring og brugervenlighed. I løbet af en salgsproces skal der indsamles mange underskrifter fra en række forskellige personer. Den administrative byrde kan hæmme salget og nogle gange helt annullere aftalen. Ud over din og modpartens underskrift kan det faktisk være nødvendigt, at samarbejdspartnere og ledere underskriver, hvilket forlænger processen. Brug af e-signaturer i din virksomhed kan meget vel være den omkostningsbesparende løsning, der gør forskellen. Tid er penge!

2 - Brugeroplevelse

En anden undervurderet fordel er forbedringen af brugeroplevelsen: Det har aldrig været så nemt at underskrive dokumenter. Processen med at printe, underskrive og scanne for at sende det samme dokument tilbage er forenklet til at åbne en e-mailanmodning om underskrift. Hele processen tager mindre end to minutter.

Derudover kan brugergrænsefladen tilpasses og gøres personlig med din branding og dine farver, hvilket gør det muligt at skræddersy din kundes oplevelse.

3 - Overholdelse af lovgivningen 

For det tredje indeholder digital signatur-teknologi klare regler som f.eks. eIDAS for Den Europæiske Union. Disse bindende regler sætter klare rammer for udbydere af digitale signaturer og sikrer integritet i tilfælde af juridiske tvister.

Desuden kræver autenticitet identifikation via to-faktor-autentificering eller endda ID-kontrol.

4 - Sikkerhed 

For det fjerde giver to-faktor-autentificering og ID-kontrol som nævnt et højt sikkerhedsniveau i forhold til dokumentadgang og underskriftsmuligheder. Dette faktum er faktisk det vigtigste modargument til folk, der klager over databeskyttelsesproblemet ved e-signaturer. Hvordan er det mere sikkert at modtage dokumentet via e-mail og derefter udskrive det? Selv i tilfælde af sikkerhedsbrud gør krypteringen af data det desuden vanskeligt at udtrække dem. Krypteringen sikrer også, at ingen kan ændre dokumentet efter underskriften, hvilket betyder, at der ikke er nogen risiko for, at nogen tilføjer en ny side eller fjerner en side fra aftalen.

Som om det ikke var nok, sikrer 2FA - two factors authentification - at ingen kan kopiere eller forfalske din underskrift og bruge den i en anden sammenhæng.

Med hensyn til implementeringsmuligheder bruger de fleste udbydere af digitale signaturer SAAS-konfiguration; alligevel er lokal implementering en voksende tendens, og vi kan forvente, at alle udbydere vil aktivere en sådan mulighed i en nær fremtid.

5 - Lavere transaktionsomkostninger

Endelig kan automatisering af den elektroniske underskriftsproces mindske de økonomiske konsekvenser af menneskelige fejl, som f.eks. fejlsignering eller tab af dokumenter; fejl, der forsinker processen og skaber udgiftsproblemer, hvis de ikke opdages. Elektroniske signaturer sikrer, at alt er i orden, og forhindrer, at der opstår problemer og dermed forbundne udgifter. Hvis man fokuserer på udgifterne, virker besparelserne på papir, scanninger, kopier, post, pakker osv. minimale, men de udgør tilsammen en betydelig besparelse.

Den digitale signaturproces er mere effektiv, mere venlig og mere kompatibel end en underskrift på et almindeligt papirdokument. Desuden er den øgede sikkerhed, som sådanne elektroniske værktøjer giver, samt de lavere arbejds- og materialeomkostninger vigtige fordele ved e-signaturer.

Automatiser din digitale signaturproces

InvestGlass er en schweizisk baseret CRM-virksomhed, der samler PMS, kundeportal og Digital onboarding værktøjer. Platformen har to partnere til digital signatur: Signatys og Connective. For at bruge det e-signatursystem, du har valgt, bedes du kontakte InvestGlass-teamet for at aktivere en sådan funktion.

Hvordan kan du bruge digitale signaturer med InvestGlass? Der er to måder:

1. Manuelt lanceret en digital signatur

2. Automatiseret elektronisk signatur - det er Automatisering af robotprocesser

Manuelt lanceret en digital signatur

På InvestGlass-platformen kan du gemme dine dokumenter, dokumenter relateret til prospekter og kunder eller endda dokumenter relateret til objekter som værdipapirer eller konti. Fra disse pdf-dokumenter eller dokumentpakker kan du manuelt anmode om digitale signaturer fra dine kontakter eller relevante kontakter.

En anden type dokument, der kan kræve identifikation og autentificering, er formularer og undersøgelser. InvestGlass bruger begrebet formularer af mange årsager, lige fra KYC-sanering til investeringsforslag og fra indsamling af leads til specifikke undersøgelser. Svar fra formularer skal muligvis underskrives for at bevise identitet og dokumentintegritet. Når en formular er indsendt, kan du derfor manuelt starte en digital signaturproces, men denne proces kan også automatiseres.

Automatisering af robotprocesser og elektronisk signatur

Ethvert dokument kan manuelt anmodes om underskrift. Det kan man dog, Automatisering er mulig ved indsendelse af digitale formularer. Afhængigt af den indstillede regel sendes der derfor automatisk anmodninger om digital signatur ved indsendelse af formularer. To betingelser skal være opfyldt: Kontaktens data skal have en gyldig e-mailadresse og et gyldigt telefonnummer. Uden disse to forudsætninger vil algoritmen ikke være i stand til at starte processen. En privat nøgle til en digital signatur kan kun bekræftes ved hjælp af en to-faktor-autentificering, der kræver en e-mailadresse og et telefonnummer.

Når processen starter, vil de relevante kontakter modtage en e-mail med anmodning om en e-signatur på specifikke dokumenter eller kontrakter. For første gang kan platform vil skabe en digital signatur for dig med din identitet. Når du har indstillet signaturen, sender tillidstjenesteudbyderen dig en bekræftelseskode via besked, hvilket øger sikkerhedsniveauet.

Prøv ikke, lad os gøre det!

Elektroniske signaturer styres af strenge og stadigt udviklende regler, der fastsættes af en certifikatmyndighed. Denne sikkerhedsforbedring forhindrer risikoen for databeskyttelse og giver nogle ubestridelige fordele i forhold til normale papirsignaturer. Denne nye måde at underskrive på er især trendy, når pandemien stabiliserer sig og bliver den nye normal.

Hvis du stadig tøver - hvilket virksomheder gør i begyndelsen - tilbyder vi også en blandet service, der blander papir og digitalt format på samme tid. godkendelsesproces - for at sikre forretningskontinuitet under din digitale transformation. 

Som standard giver InvestGlass dig to partnere i e-signatur, Bindemiddel og Signatys, som har specifikke forskelle. Med hensyn til support skal du ikke tøve for at kontakte vores team via e-mail eller telefon og vi vil med glæde besvare alle dine spørgsmål og hjælpe dig med at vælge den bedste løsning i forhold til dine behov.

Start med en prøveversion af InvestGlass i dag!

Ofte stillede spørgsmål om digitale signaturer

1. Hvad er en digital signatur?

En digital signatur er en sikker, juridisk bindende måde at underskrive dokumenter på online. Den sikrer autenticitet, integritet og overholdelse uden behov for udskrivning eller scanning.

2. Er InvestGlass' digitale signaturer juridisk anerkendt?

Ja, de er i overensstemmelse med EU eIDAS, Schweiziske ZertES, og amerikanske love om elektroniske signaturer, hvilket gør dem juridisk gyldige i hele verden.

3. Hvordan sikrer InvestGlass signatursikkerhed?

Dokumenter er beskyttet med kryptering, to-faktor-autentificering og ID-verifikation, og forhindrer manipulation og svindel.

4. Hvilke signaturudbydere integrerer InvestGlass med?

InvestGlass samarbejder med Signaturer og Bindemiddel, Det giver dig sikre, kompatible og fleksible muligheder.

5. Kan jeg automatisere underskriftsprocessen?

Ja, det gør jeg. Med InvestGlass RPA kan digitale signaturer udløses automatisk efter indsendelse af formularer eller onboarding-trin.

6. Hvad er de største fordele ved at bruge digitale signaturer?

De sparer tid, reducerer omkostningerne, forbedrer brugeroplevelsen, sikrer compliance og giver større sikkerhed end traditionelle papirbaserede underskrifter.

7. Kan jeg stadig bruge papirunderskrifter med InvestGlass?

Ja, det gør jeg. For virksomheder i forandring understøtter InvestGlass hybride arbejdsgange kombinere papir- og digitale signaturer.

8. Er processen nem for kunderne?

Helt sikkert. Kunderne modtager en simpel e-mailanmodning, klikker for at underskrive sikkert og gennemfører processen på under to minutter.

9. Kan jeg tilpasse underskriftsoplevelsen?

Ja, du kan personliggøre signeringsgrænsefladen med din brandets farver og logo, og skabe en sømløs kundeoplevelse.

10. Hvordan kommer jeg i gang med InvestGlass' digitale signaturer?

Kontakt InvestGlass-teamet for at aktivere din e-signaturpartner, eller start en Gratis prøveperiode for at udforske, hvordan digitale signaturer passer ind i dine arbejdsgange.