En guide til, hvad din medarbejderportal bør indeholde
En medarbejderportal er rygraden i en virksomheds HR-afdeling. Den kan hjælpe med at strømline dine arbejdsgange, skabe effektivitet og give medarbejderne ressourcer. Det er dog vigtigt ikke at overse det grundlæggende. Her er fem ting, som en medarbejderportal bør indeholde:
1) En helpdesk til hurtige spørgsmål om politikker og procedurer
Opret nye dokumenter og formularer efter behov uden at gå gennem flere processer.
Offentliggør relevant medarbejderrettet kommunikation på portalen, så alle medarbejdere kan få adgang til den.
Gør din helpdesk tilgængelig 24/7 via live chat eller telefonopkald med medarbejdere, der har brug for hjælp
Fordele og orlov: Portalen bør indeholde oplysninger om personalegoder og orlov. På den måde kan medarbejderne se mulighederne og finde ud af, hvad der fungerer bedst for dem. Dette omfatter følgende emner: sundhedsforsikring, pensionsordninger, undervisningsstøtteprogrammer og ferie/sygdom.
2) Sporing af fravær med godkendelsesworkflow
Efter login-siden skal dine medarbejdere have adgang til en kalender med alle de datoer, hvor de kan holde fri. Den aktuelle dato bør være fremhævet. Hvis man klikker på en anden dag, kommer der et vindue med alle fridage i den pågældende måned, inklusive ferie og sygdom.
Medarbejderportalen bør også indeholde et godkendelsesworkflow til at spore godkendelser gennem dit helpdesk-system, så du bedre kan styre godkendelser af individuelle medarbejdere eller grupper af medarbejdere. Når en medarbejder anmoder om mere end tre sammenhængende fridage i forvejen, udløser det en automatisk meddelelse fra HR om at give tilladelse til anmodningen; hvis den afvises, kan der være behov for yderligere handlinger før godkendelse, f.eks. indsamling af oplysninger om, hvorfor de ikke er tilgængelige (f.eks. lægeerklæring).
Da InvestGlass handler med finansielle formidlere, har vi opbygget en rejseanmodning widget, der fryser alle kontakter, som du ikke vil besøge under rejsen.
3) Udgiftsrapporteringsskemaer, så du ved, hvad der bliver brugt af penge på firmaevents
Et direkte link til fakturagenerering vil lette processen med at generere en udgiftsrapport. Alle udgifter og fakturaer kan uploades til systemet, og alle medarbejdere vil have adgang til disse oplysninger.
Byg dine egne udgiftsrapporteringsformularer, så du ved, hvad der bliver brugt af penge til firmaevents. Eller i det mindste hvor de blev af!
Hvis der er problemer med rapporter eller fakturaer, skal du sende dem via en helpdesk-anmodning, som vil automatisk udløser en e-mailnotifikation fra HR; hvis der skal ske yderligere handlinger før godkendelse, såsom at indsamle flere oplysninger om, hvorfor de måske ikke er tilgængelige for godkendelse af orlovsansøgninger, skal disse handlinger ske først.
4) Et organisationsdiagram, så alle ved, hvem der rapporterer til hvem
Skema- og vagtstyring skal være synlig pr. gruppe, og indlæg skal arkiveres efter dato.
Det vil hjælpe med at planlægge medarbejdere til projekter og sikre, at alle er enige om, hvem deres supervisorer er. Medarbejderne ved, hvor de skal henvende sig, hvis der sker noget, som kræver yderligere hjælp eller afklaring.
Den måde, opslagene skal planlægges på, gør det også lettere for lederne at se, hvad en medarbejder har taget af fri, og hvornår vedkommende er ledig igen.
Et organisationsdiagram gør det nemt for HR-medarbejdere at finde alle disse oplysninger på et øjeblik - uanset om du har én person med ansvar for din virksomheds sociale mediekonti eller fem personer, der arbejder på forskellige skift, kan alt stadig nemt findes uden at skulle have yderligere hjælp fra andre afdelinger som IT for at hente dem på grund af forvirring over, hvordan tingene fungerer her.
5) Internt beskedsystem til øjeblikkelig kommunikation
Al kommunikation kan deles via en chat-kommunikationsværktøj.
Det kan hjælpe med at opbygge relationer til dem, der måske ikke har tid til at håndtere e-mails regelmæssigt.
Chatsystemet eliminerer også behovet for telefonopkald - som ofte er mere upraktiske end chats, fordi de tager så meget af ens dyrebare tid. Der er heller ingen garanti for, at den, du kommunikerer med, er tilgængelig i øjeblikket.
De, der foretrækker at tale, kan i stedet bruge stemme- eller videoopkald til at få deres pointe igennem, hvilket gør det endnu nemmere for alle involverede.
Interne beskedsystemer er gode, hvis du vil have dine medarbejdere til at arbejde eksternt - uanset om det er i en anden stat eller et andet land - fordi denne kommunikation sker øjeblikkeligt.
En opgave kan fordeles via et simpelt InvestGlass-værktøj.
Mange af disse værktøjer er gratis, og nogle kan tilpasses din virksomheds behov. Uanset om du vil have en helpdesk eller bare har brug for formularer, som folk kan udfylde.
InvestGlass er designet med brugervenlighed for øje, så det er hurtigt og nemt for medarbejderne at navigere gennem portalen.
Hvad skal en medarbejderportal indeholde? Der er ikke noget entydigt svar, da hver virksomheds behov varierer med hensyn til, hvad deres arbejdsstyrke har brug for. Der er masser af nyttige funktioner i mange moderne portaler nu, som gør fjernkommunikation nemmere end nogensinde før. Interne beskedsystemer som Skype gør det muligt for fjernmedarbejdere, der arbejder hvor som helst i verden, nemt at kommunikere med andre, der arbejder
Hvad er den næste medarbejderportal i 2021?
Ifølge en Gartner rapport, over 85% af virksomheder har implementeret eller er i færd med at opgradere medarbejderportaler for at forbedre den digitale arbejdspladsoplevelse. Platforme som InvestGlass giver virksomheder mulighed for at tilpasse deres grænseflade med virksomhedens branding, administrere medarbejderregistre, lønninger, orlovspolitikker og intern kommunikation på en effektiv måde.
Med InvestGlass-portalen kan du nemt indstille dine virksomhedsfarver og vælge de widgets, du har brug for til registreringsprocessen, administration af brugernavn, lønseddel, ferieadministration, dine virksomhedsnyheder, administration af karrieremuligheder og gruppering af spørgsmål i en FAQ.
Din portal repræsenterer din virksomheds ånd! Det er familien!
Kom i gang i dag med din gratis prøveversion af InvestGlass
Ofte stillede spørgsmål
1. Hvad er en medarbejderportal?
En medarbejderportal er et centralt knudepunkt, hvor medarbejderne kan få adgang til HR-ressourcer, -politikker og -værktøjer. InvestGlass leverer en fuldt tilpasselig portal, der passer til din virksomheds branding og strømliner de interne arbejdsgange.
2. Hvorfor bør en virksomhed implementere en medarbejderportal?
Medarbejderportaler sparer tid, reducerer papirarbejdet og forbedrer kommunikationen. Med InvestGlass kan virksomheder automatisere ferieanmodninger, udgiftsgodkendelser og onboarding-processer og dermed øge effektiviteten.
3. Hvilke HR-funktioner bør en medarbejderportal indeholde?
Vigtige funktioner omfatter helpdesks, sporing af fravær, oplysninger om personalegoder og udgiftsrapportering. InvestGlass tilbyder alle disse funktioner plus tilpassede widgets, der er skræddersyet til din virksomhed.
4. Hvordan forenkler InvestGlass sporing af orlov?
Medarbejderne kan anmode om fri via en integreret kalender. InvestGlass automatiserer godkendelser, giver besked til ledere og indeholder endda en widget til rejseanmodninger for finansielle formidlere.
5. Kan en medarbejderportal håndtere udgiftsrapportering?
Ja. InvestGlass gør det muligt for medarbejderne at uploade udgifter og fakturaer direkte, mens lederne sporer godkendelser i realtid, hvilket sikrer gennemsigtighed og kontrol.
6. Hvorfor er et organisationsdiagram vigtigt?
Det viser rapporteringslinjer og hjælper med planlægning og kommunikation. InvestGlass gør diagrammer interaktive og knyttet til medarbejderprofiler, hvilket forbedrer synligheden.
7. Hvordan forbedrer interne beskeder samarbejdet?
Beskedværktøjer muliggør hurtig, øjeblikkelig kommunikation på tværs af teams. InvestGlass integrerer live chat-, stemme- og videofunktioner til fjern- og hybridteams.
8. Kan InvestGlass understøtte administration af personalegoder?
Ja. InvestGlass-portalerne centraliserer sundhedsforsikring, pension og orlovspolitikker, så medarbejderne altid har nem adgang til oplysninger om deres goder.
9. Hvor tilpasningsdygtig er InvestGlass-medarbejderportalen?
InvestGlass tillader fuld branding med virksomhedens farver og giver dig mulighed for at vælge mellem en lang række widgets, fra lønsedler til karrieresider.
10. Hvorfor vælge InvestGlass som medarbejderportal?
InvestGlass er hostet i Schweiz, sikkert og designet til at være nemt at bruge. Det hjælper HR-teams med at spare tid, forbedrer medarbejdernes engagement og skaber en portal, der afspejler din virksomhedskultur.