ما أهم 5 مزايا للتوقيعات الرقمية مع تقنية RPA؟
مع وضع COVID هذا - أصبح الأمن حجر الزاوية في قيمنا ومتطلباتنا عند التعامل مع الرقمنة!
ما المقصود بالتشغيل الروبوتي للعمليات (RPA)؟
أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) هي استخدام "روبوتات" برامج الكمبيوتر للتعامل مع المهام الرقمية المتكررة القائمة على القواعد. على سبيل المثال ، ملء نفس المعلومات في أماكن متعددة ، أو إعادة إدخال البيانات ، أو النسخ واللصق. نحن نجمع بين تقنية InvestGlass RPA والتوقيع الرقمي للحصول على كفاءة عملية لا تضاهى. النماذج الرقمية ذاتية التنفيذ وستعمل العمليات الآلية على تسريع توقيعات المستندات.
تتصدر الفضائح المتعلقة بقضايا خصوصية البيانات الصفحة الأولى كل يوم. من سنودن إلى Facebook و WhatsApp ، أصبح الأفراد أكثر تشككا وحذرا عند التعامل مع التكنولوجيا. دون الذهاب إلى أبعد من ديف إيجر في الدائرة ، يمكن للجميع الموافقة على مخاطر انتهاكات خصوصية البيانات.
وبالتالي ، يصبح الجدل الدائر حول التوقيعات الرقمية واضحا وواضحا. في هذه المقالة ، سنشرح ماهية التوقيعات الإلكترونية ، وكيف تعمل تقنية التوقيع الرقمي ، وكيفية قبول واستخدام التوقيعات الرقمية داخل منصة CRM ، وخاصة InvestGlass وشركائنا في واجهة برمجة التطبيقات ؛ إثبات فوائد التوقيعات الإلكترونية والأمان الإضافي لاستخدام هذه التكنولوجيا.
ما هو التوقيع الإلكتروني الأفضل؟
هل يمكن للتوقيعات الإلكترونية تجاوز توقيعات المستندات الورقية ؟ في بيئتنا الرقمية أكثر من أي وقت مضى ، ألقى الوباء الحالي بظلاله على الشكوك حول جدوى الاجتماعات الشخصية والضغط من أجل طرق بعيدة للتعامل مع أي موقف تقريبا. من الواضح أن هذا ينطبق على التوقيعات.
ما هو التوقيع الإلكتروني؟ التوقيع الإلكتروني أو التوقيع الرقمي أو التوقيع الإلكتروني هو وسيلة رقمية قانونية لمنح الموافقة أو الموافقة على المستندات الرقمية والنماذج والاستبيانات والاستطلاعات وما إلى ذلك. في مجتمعنا الرقمي ، يمكن نظريا استبدال أي عملية توقيع وتبسيط عمليات المبيعات وجمع البيانات. توجد العديد من موفري التوقيع الرقمي مثل DocuSign و GlobalSign و Signatys و Connective و Skribble و Adobe Sign وما إلى ذلك. تعتمد حلول التوقيع الإلكتروني على البنى التحتية التي تسمى البنية التحتية للمفتاح العام PKI. تقوم البنية التحتية للمفتاح العام بتجميع الشهادات الرقمية وتشفير مفتاح التوقيع العام اللازم لتوفير بيئة توقيع آمنة.
كيف تصبح مزود توقيع إلكتروني معترف به رسميا؟ سويسرا والاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة ومعظم الدول أو الحكومات لديها سلطات تصديق ومؤسسات وأشخاص يحكمون ويحكمون التوقيعات الإلكترونية وإمكانية تطبيقها. المتطلبات الأمنية مطلوبة ويجب على مقدمي الخدمات الوفاء بها حتى يتمكنوا من تقديم شهادات توقيع ملزمة قانونا. في أوروبا ، تصور لائحة eIDAS للاتحاد الأوروبي قاعدة التحقق من الصحة.
أهم 5 فوائد للتوقيع الرقمي؟
1 - الكفاءة / السرعة
أولا وقبل كل شيء ، توقيع المستندات رقميا ليس مكافئا ورقيا فيما يتعلق بإدارة الوقت وسهولة الاستخدام. أثناء عملية البيع ، يجب جمع العديد من التوقيعات من مجموعة من الأفراد المختلفين. يمكن أن يعيق العبء الإداري البيع ، وفي بعض الأحيان ، يلغي الاتفاقية تماما. في الواقع ، إلى جانب توقيعك والطرف الآخر ، قد يطلب من المتعاونين وكبار المديرين التوقيع مما يطيل العملية. قد يكون استخدام التوقيعات الإلكترونية في عملك هو الحل الموفر للتكاليف الذي يحدث فرقا. الوقت هو المال!
2 – تجربة المستخدم
الميزة الثانية التي تم التقليل من شأنها هي تحسين تجربة المستخدم: لم يكن توقيع المستندات بهذه السهولة من قبل. يتم تبسيط عملية الطباعة والتوقيع والمسح الضوئي لإرسال نفس المستند مرة أخرى لفتح طلب توقيع بريد إلكتروني. تستغرق العملية برمتها أقل من دقيقتين.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن واجهة المستخدم قابلة للتخصيص والتخصيص مع علامتك التجارية وألوانك مما يتيح تخصيص تجربة عميلك.
3 – الامتثال القانوني
ثالثا ، تجسد تقنية التوقيع الرقمي لوائح واضحة مثل eIDAS للاتحاد الأوروبي. تضع هذه القواعد الملزمة الأساس الواضح لموفري التوقيع الرقمي وتوفر النزاهة في حالة حدوث نزاع قانوني.
علاوة على ذلك ، تتطلب الأصالة تحديد الهوية من خلال عاملين المصادقة أو حتى التحقق من الهوية.
4 – الأمن
رابعا ، كما ذكرنا للتو ، يوفر عاملان للمصادقة والتحقق من الهوية مستوى عال من الأمان فيما يتعلق بالوصول إلى المستندات وقدرات التوقيع. هذه الحقيقة هي في الواقع أهم حجة مضادة للأشخاص الذين يشكون من مشكلة خصوصية البيانات الخاصة بالتوقيعات الإلكترونية. في الواقع ، كيف يتم استلام المستند لكل بريد إلكتروني ثم طباعته بشكل أكثر أمانا؟ بالإضافة إلى ذلك ، حتى في حالات الانتهاكات الأمنية ، فإن تشفير البيانات يجعل من الصعب استخراجها. يضمن هذا التشفير أيضا عدم تمكن أي شخص من تعديل المستند بعد التوقيع ، مما يعني أنه لا يوجد خطر من قيام شخص ما بإضافة صفحة جديدة أو إزالة صفحة من الاتفاقية.
إذا لم يكن هذا كافيا ، فإن المصادقة الثنائية (2FA) - عاملان للمصادقة - تضمن عدم تمكن أي شخص من نسخ أو تزوير توقيعك واستخدامه في سياق آخر.
فيما يتعلق بخيارات النشر ، يستخدم معظم موفري التوقيع الرقمي تكوين SAAS ؛ ومع ذلك ، فإن النشر المحلي هو اتجاه متزايد ويمكننا أن نتوقع من جميع مقدمي الخدمات تمكين مثل هذا الخيار في المستقبل القريب.
5 - انخفاض تكاليف المعاملات
وأخيرا، يمكن أن تؤدي أتمتة عملية التوقيع الإلكتروني إلى التخفيف من الآثار المالية المترتبة على الأخطاء البشرية، مثل أخطاء التوقيع أو فقدان المستندات؛ الأخطاء التي تبطئ العملية وتسبب مشاكل في النفقات إذا لم يتم اكتشافها. تضمن التوقيعات الإلكترونية أن كل شيء على ما يرام ، مما يمنع إصلاح المشكلات والنفقات المرتبطة بها. التركيز على النفقات ، وتراكم توفير التكاليف على الورق ، والمسح الضوئي ، والنسخ ، والبريد ، والحزم ، وما إلى ذلك يبدو ضئيلا ولكنه يصل إلى وفورات كبيرة.
تعد عملية التوقيع الرقمي أكثر كفاءة وودية وأكثر امتثالا من توقيع المستند الورقي العادي. علاوة على ذلك ، فإن التعزيز الأمني الذي توفره هذه الأدوات الإلكترونية بالإضافة إلى انخفاض تكاليف العمالة والمواد التي ينطوي عليها الأمر هو المزايا الرئيسية للتوقيعات الإلكترونية.
أتمتة عملية التوقيع الرقمي
InvestGlass هي شركة CRM مقرها سويسرا تعيد تجميع PMS وبوابة العميل وأدوات الإعداد الرقمية . توفر المنصة شريكين للتوقيع الرقمي: Signatys و Connective. من أجل استخدام نظام التوقيع الإلكتروني الذي تختاره ، يرجى الاتصال بفريق InvestGlass لتفعيل هذه الميزة.
كيف يمكنك استخدام التوقيعات الرقمية مع InvestGlass؟ هناك طريقتان:
1. إطلاق توقيع رقمي يدويا
2. التوقيع الإلكتروني الآلي - إنه أتمتة العمليات الروبوتية
إطلاق توقيع رقمي يدويا
ضمن منصة InvestGlass ، يمكنك حفظ مستنداتك أو المستندات المتعلقة بالعملاء المحتملين والعملاء ، أو حتى المستندات المتعلقة بأشياء مثل الأوراق المالية أو الحسابات. من مستندات pdf أو حزم المستندات هذه ، يمكنك طلب التوقيعات الرقمية يدويا من جهات الاتصال الخاصة بك أو جهات الاتصال ذات الصلة.
نوع آخر من المستندات التي قد تتطلب تحديد الهوية والمصادقة هو النماذج والدراسات الاستقصائية. يستخدم InvestGlass مفهوم النماذج لأسباب عديدة تتراوح من معالجة KYC إلى مقترحات الاستثمار ، ومن جمع العملاء المحتملين إلى استطلاعات محددة. قد يلزم توقيع الإجابات من النماذج لإثبات الهوية وسلامة المستند. لذلك ، بمجرد إرسال نموذج ، يمكنك بدء عملية التوقيع الرقمي يدويا ؛ ومع ذلك ، يمكن أيضا أتمتة هذه العملية.
أتمتة العمليات الروبوتية والتوقيع الإلكتروني
يمكن طلب أي مستند يدويا للتوقيع. ومع ذلك ، فإن الأتمتة ممكنة عند تقديم النموذج الرقمي. لذلك ، اعتمادا على القاعدة المحددة ، يتم إرسال طلبات التوقيع الرقمي تلقائيا عند إرسال النموذج. يجب استيفاء شرطين: يجب أن تمتلك بيانات جهة الاتصال عنوان بريد إلكتروني صالحا ورقم هاتف صالحا. بدون هذين الشرطين الأساسيين ، لن تتمكن الخوارزمية من بدء العملية. لا يمكن تأكيد المفتاح الخاص للتوقيع الرقمي إلا باستخدام مصادقة عاملين ، تتطلب عنوان بريد إلكتروني ورقم هاتف.
بمجرد بدء العملية ، ستتلقى جهات الاتصال ذات الصلة رسالة بريد إلكتروني تطلب توقيعا إلكترونيا على مستندات أو عقود محددة. لأول مرة ، ستقوم المنصة بإنشاء توقيع رقمي لك بهويتك. بعد تعيين التوقيع ، سيرسل لك مزود خدمة الثقة رمز تأكيد عبر رسالة ، مما سيزيد من مستويات الأمان.
لا تحاول ، دعنا نفعل ذلك!
تخضع التوقيعات الإلكترونية للوائح صارمة ومتطورة باستمرار تضعها سلطة مصدقة. يعيق هذا التحسين الأمني المخاطر على خصوصية البيانات ويوفر بعض المزايا غير القابلة للنقاش على التوقيعات الورقية العادية. هذه الطريقة الجديدة للتوقيع عصرية بشكل خاص مع استقرار الوباء ويصبح الوضع الطبيعي الجديد.
إذا كنت لا تزال مترددا - وهو ما تفعله الشركات في البداية - فنحن نقدم أيضا خدمة مختلطة تمزج الورق والتنسيق الرقمي في نفس عملية الموافقة - لضمان استمرارية الأعمال أثناء التحول الرقمي.
بشكل افتراضي ، يوفر لك InvestGlass شريكين في التوقيع الإلكتروني ، Connective و Signatys ، والتي لها اختلافات محددة. فيما يتعلق بالدعم ، لا تتردد في الاتصال بفريقنا عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف وسنجيب بكل سرور على جميع أسئلتك ونساعدك في اتخاذ قرار بشأن أفضل حل حسب احتياجاتك.