Należytej staranności wobec klienta (CDD) to systematyczny proces, w ramach którego instytucje finansowe identyfikować, weryfikować i oceniać swoich klientów w celu zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. CDD stanowi kluczowy środek stosowany w walce z praniem pieniędzy, zapewniający instytucjom finansowym możliwość wykrywania podejrzanych działań oraz przestrzegania przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML). Jeśli odpowiadasz za zgodność z przepisami w banku, firmie zajmującej się zarządzaniem majątkiem, firmie z branży fintech lub firmie płatniczej, zrozumienie i wdrożenie wymogów dotyczących należytej staranności wobec klienta ma fundamentalne znaczenie dla wypełniania Twoich obowiązków regulacyjnych.
CDD jest wymogiem prawnym w ramach ram przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w Wielkiej Brytanii, UE, Szwajcarii i yryswikcjach na całym świecie. Obowiązki te dotyczą w szerokim zakresie banków, dostawców usług płatniczych, firm fintech, zarządzających majątkiem, ubezpieczycieli, innych instytucji finansowych oraz każdego podmiotu gospodarczego podlegającego regulacjom AML.
W swojej cześci rdzennej, CDD skupia się na czterech działaniach: identyfikacji klienta, przeprowadzeniu weryfikacja tożsamości, zrozumienie struktury własności rzeczywiste atividades, ocenę ryzyka i przeprowadzanie bieżącego monitorowania. Wymagania te stanowią kręgosłup każdego skutecznego programu compliance i kierują codziennymi decyzjami dotyczącymi przyjmowania klientów, utrzymywania z nimi relacji lub ich kończenia. CDD pomaga instytucjom finansowym oceniać ryzyko i zarządzać ryzykiem powiązanym z tożsamością klientów, ich działalnością finansową oraz relacjami ze stronami trzecimi.
InvestGlass, jako szwajcarska suwerenny Rozwiązanie klasy CRM i onboarding zostało zaprojektowane tak, aby operacjonalizować te wymagania CDD w ramach jednej platformy. Firmy mogą zarządzać całym cyklem życia CDD bez polegania na amerykańskiej lub chińskiej infrastrukturze chmurowej, zachowując pełną kontrolę nad wrażliwymi danymi klientów.
Wraz z unijnym Szósta dyrektywa w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AMLD6) przyjęta w 2023 r., z terminem transpozycji do 2027 r., wraz z ewoluującymi wytycznymi FATF dotyczącymi aktywów wirtualnych i własności rzeczywistej, sprawiają, że otoczenie regulacyjne stale się zaostrza. Wymogi regulacyjne obejmują obecnie gromadzenie i weryfikację wymaganych informacji o własności rzeczywistej w celu zwiększenia przejrzystości i zapobiegania przestępstwom finansowym. Niniejszy artykuł stanowi praktyczny przewodnik dotyczący spełniania wymogów należytej staranności wobec klienta w 2024 roku i później.
Czym jest należyta staranność wobec klienta (CDD)?
Należyta staranność wobec klienta (CDD) to proces identyfikacji i weryfikacji klientów, oceny ryzyka ich udziału w praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu oraz zrozumienia charakteru i celu relacji biznesowej, w tym dogłębnego zrozumienia działalności klienta. Celem CDD jest ograniczenie ryzyka, takiego jak pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu, co stanowi podstawowy filar szerszych ram AML i KYC.
Koncepcja CDD wywodzi się z zaleceń FATF, które wpływają na globalne standardy od 2012 roku, a aktualizacje z 2024 roku odzwierciedlają ewoluujące zagrożenia. W Wielkiej Brytanii obowiązki wynikają z Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy z 2017 roku (z późniejszymi zmianami uwzględniającymi rok 2024). Ramy prawne UE opierają się na dyrektywach AMLD4, AMLD5 i AMLD6, podczas gdy Szwajcaria opiera się na swojej Ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz rozporządzeniach FINMA.
CDD ma zastosowanie do klientów indywidualnych, korporacji, trustów, fundacji i innych struktur prawnych. Niezależnie od tego, czy wdrażany jest klient bankowości prywatnej, małe lub średnie przedsiębiorstwo ubiegające się o finansowanie handlu, czy dostawca usług w zakresie wirtualnych aktywów, zastosowanie mają te same podstawowe wymagania, choć z różnym nasileniem w zależności od ryzyka.
Rozróżnienie między początkową weryfikacją tożsamości klienta (CDD) podczas wdrażania a bieżącą weryfikacją (CDD) w trakcie cykl życia klienta jest kluczowa. Wiele instytucji określa obecnie bieżące CDD mianem wiecznego KYC (perpetual KYC), co odzwierciedla potrzebę ciągłego, a nie okresowego przeglądu. W ramach tego procesu określenie profilu ryzyka klienta jest niezbędne, ponieważ wyznacza ono poziom bieżącego monitorowania, szczegółowość wymaganych informacji oraz stosowanie zwiększonej należytej staranności wobec klientów stanowiących większe ryzyko. CDD bezpośrednio wpływa na podejmowanie decyzji opartych na ryzyku: czy pozyskać klienta, utrzymać relację, nałożyć ograniczenia, czy całkowicie zrezygnować ze współpracy.
InvestGlass wbudowuje te koncepcje CDD w konfigurowalne cyfrowy onboarding podróży klientów i przepływów pracy CRM, zapewniając spójne stosowanie zasad we wszystkich jurysdykcjach i typach klientów.
Zarządzanie ryzykiem i ocena ryzyka
Zarządzanie ryzykiem i jego ocena mają zasadnicze znaczenie dla procesu należytej staranności wobec klienta (CDD), stanowiąc kręgosłup skutecznych strategii przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu dla instytucji finansowych. Zgodnie z wymogami Sieci ds. Przestępstw Finansowych (FinCEN) oraz globalnymi ramami regulacyjnymi, instytucje finansowe muszą przeprowadzać kompleksowe oceny ryzyka w celu identyfikacji i mitygacji zagrożeń związanych z relacjami z klientami, w tym tych stwarzanych przez pranie pieniędzy, finansowanie terroryzmu i inne przestępstwa finansowe.
Solidny proces należytej staranności rozpoczyna się od gromadzenia i weryfikacji informacji o kliencie, w tym informacji o beneficjencie rzeczywistym w przypadku klientów będących osobami prawnymi. Poprzez identyfikację beneficjentów rzeczywistych oraz zrozumienie struktury i celu podmiotów prawnych, instytucje mogą precyzyjnie ocenić profil ryzyka każdego klienta. Ocena ta nie jest działaniem jednorazowym; stanowi ciągły obowiązek wymagający stałego monitorowania transakcji i relacji z klientem w celu terminowego wykrywania i zgłaszania podejrzanych transakcji.
Reguła CDD wymaga, aby objęte nią instytucje finansowe ustanowiły i utrzymywały pisemne procedury określające oparte na ryzyku procedury przeprowadzania bieżącej należytej staranności wobec klientów. Procedury te muszą być dostosowane do apetytu na ryzyko danej instytucji oraz wymogów regulacyjnych, zapewniając, że zarówno klienci indywidualni, jak i osoby prawne podlegają odpowiednim poziomom weryfikacji. Klienci o niższym ryzyku mogą podlegać uproszczonym środkom należytej staranności, podczas gdy klienci podwyższonego ryzyka, tacy jak osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne lub osoby o skomplikowanych strukturach własnościowych, wymagają wzmożonej należytej staranności i częstszych przeglądów.
Skuteczne zarządzanie ryzykiem obejmuje również weryfikację beneficjentów rzeczywistych, w szczególności osób sprawujących znaczącą odpowiedzialność za kontrolę lub zarządzanie podmiotem prawnym. Instytucje muszą uwzględnić szereg czynników ryzyka, w tym negatywne doniesienia medialne, kontrolę aktywów zagranicznych oraz obecność osób o znaczącej odpowiedzialności lub wpływie. Kontrole wewnętrzne, takie jak regularne szkolenia pracowników, niezależne testy i ścieżki audytu, są niezbędne do zapewnienia zgodności z Ustawą o tajemnicy bankowej oraz innymi wymogami regulacyjnymi.
Ciągłe monitorowanie jest kluczowym elementem procesu CDD. Instytucje finansowe muszą utrzymywać aktualne informacje o klientach i przeprowadzać bieżące przeglądy w celu identyfikacji zmian ryzyka klienta, takich jak nowi beneficjenci rzeczywści, zmiany w działalności gospodarczej lub nietypowe wzorce transakcyjne. Pozwala to instytucjom na szybkie reagowanie na pojawiające się zagrożenia i zgłaszanie podejrzanej działalności zgodnie z wymogami prawa.
W praktyce zarządzanie ryzykiem i jego ocena stanowią podstawę każdego etapu cyklu życia należytej staranności wobec klienta, począwszy od wstępnej identyfikacji i weryfikacji klienta, poprzez ocenę ryzyka i zatwierdzenie, aż po bieżący monitoring i okresowe przeglądy. Wdrażając skuteczne procedury oparte na ryzyku i prowadząc dokładną dokumentację, instytucje finansowe mogą zapobiegać przestępstwom finansowym, chronić integralność systemu finansowego oraz zapewnić zgodność z przepisami regulacyjnymi.
Ostatecznie proaktywne podejście do zarządzania ryzykiem i jego oceny pomaga instytucjom nie tylko spełniać obowiązki prawne, ale także buduje zaufanie zarówno klientów, jak i regulatorów. Wdrażając te zasady do swoich procesów CDD, instytucje finansowe mogą chronić swoją działalność przed ewoluującymi zagrożeniami związanymi z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu.
Podstawowe wymogi należytej staranności wobec klienta (cztery filary)
Powszechnie uznane cztery elementy należytej staranności wobec klienta (CDD) są zgodne z regułą CDD FinCEN (weszła w życie w maju 2018 r.) oraz praktyką międzynarodową. Filar te mają zastosowanie na całym świecie, chociaż Wielka Brytania, UE, Szwajcaria i Singapur wyrażają je w nieco odmiennym języku prawnym.
Niniejsza sekcja analizuje po kolei każdy z filarów: identyfikację i weryfikację klienta, własność rzeczywistą, zrozumienie celu i charakteru oraz bieżące monitorowanie. Dalsze sekcje powiążą te filary z praktycznymi listami kontrolnymi i cyfrowymi przepływami pracy, które można wdrożyć w platformach takich jak InvestGlass.
1. Identyfikacja i weryfikacja klienta (ID&V)
Proces należytej staranności rozpoczyna się od identyfikacji klientów przy użyciu wiarygodnych, niezależnych źródeł przed nawiązaniem relacji biznesowej lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnych przekraczających progi regulacyjne. Na przykład UE i Wielka Brytania zazwyczaj stosują zwiększoną kontrolę w przypadku pojedynczych transakcji przekraczających 10 000 EUR lub równowartość w walucie lokalnej.
W przypadku klientów indywidualnych instytucje gromadzą: pełne imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, obywatelstwo oraz dane kontaktowe. W przypadku klientów korporacyjnych dane obejmują numer wpisu do rejestru spółek, formę prawną, adres siedziby oraz dane dyrektorów.
Metody weryfikacji klientów obejmują:
Metoda | Aplikacja |
|---|---|
Dowód tożsamości wydany przez rząd | Paszporty, prawa jazdy |
Elektroniczne weryfikacje tożsamości | Biura informacji kredytowej, systemy eID |
Weryfikacja tożsamości wideo (Video KYC) z detekcją żywotności | Zdalne wdrażanie klientów z segmentu HNW |
Weryfikacja bazy danych | Companies House, rejestry państwowe |
Wymagania brytyjskiego programu identyfikacji klientów (UK Customer Identification Programme), 5. i 6. dyrektywa UE w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AMLD5 i AMLD6) oraz szwajcarska ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy określają akceptowalne metody weryfikacji. Cyfrowe formularze wdrażania klientów InvestGlass, funkcje przesyłania dokumentów, kontrola obecności (liveness checks) oraz integracje API z dostawcami tożsamości mogą zautomatyzować proces weryfikacji i identyfikacji tożsamości (ID&V), jednocześnie bezpiecznie przechowując dowody w szwajcarskiej infrastrukturze lub w modelu lokalnym (on-premise).
Praktyczny przykład: w 2024 roku szwajcarski bank prywatny pozyskał nowego klienta o wysokiej wartości aktywów (HNWI) zdalnie, wykorzystując cyfrową weryfikację tożsamości oraz wideoweryfikację KYC, co skróciło czas ręcznego przeglądu przy jednoczesnym zachowaniu pełnej ścieżki audytu.
2. Identyfikacja i weryfikacja beneficjentów rzeczywistych
Własność rzeczywista odnosi się do osób fizycznych, które ostatecznie posiadają lub kontrolują podmiot prawny lub strukturę prawną. Większość systemów prawnych stosuje próg własności wynoszący 25 procent, chociaż niektóre instytucje stosują niższe progi w scenariuszach wysokiego ryzyka. Wymóg identyfikacji beneficjentów rzeczywistych ma kluczowe znaczenie dla zapobiegania przestępczości finansowej za pośrednictwem złożonych struktur korporacyjnych.
Praktyczne kroki obejmują pozyskanie schematów własności, przegląd rejestrów akcjonariuszy, analizę wielopoziomowych struktur korporacyjnych oraz identyfikację osób sprawujących istotną kontrolę. W przypadkach, gdy struktura własnościowa jest nieprzejrzysta, firmy muszą zidentyfikować starszą kadrę zarządzającą jako rozwiązanie zastępcze. Reguła CDD FinCEN, wymogi unijnych rejestrów beneficjentów rzeczywistych oraz brytyjski system osób sprawujących istotną kontrolę – wszystkie te regulacje kodyfikują te obowiązki.
Scenariusze wysokiego ryzyka wymagają szczególnej uwagi: złożone struktury offshore, nominalni akcjonariusze oraz jurysdykcje o słabej przejrzystości korporacyjnej wymagają zwiększonej kontroli. Wielopoziomowy klient korporacyjny z nominalnymi udziałowcami w kilku jurysdykcjach wymaga ustalenia ostatecznych beneficjentów rzeczywistych i aktualizacji rejestrów w przypadku zmiany udziałowców.
InvestGlass przechowuje uporządkowane dane dotyczące beneficjentów rzeczywistych w systemie CRM, łączy powiązane podmioty i przeprowadza okresowe weryfikacje list sankcyjnych oraz PEP zarówno dla klientów, jak i ich UBO. Takie podejście zapewnia, że firmy mogą systematycznie gromadzić informacje o własności rzeczywistej i weryfikować beneficjentów rzeczywistych z bazami danych organów regulacyjnych.
3. Zrozumienie charakteru i celu relacji
Poza ustaleniem tożsamości firmy muszą zrozumieć, dlaczego klient otwiera rachunek, jakich produktów będzie używał oraz jaki jest oczekiwany wzorzec jego aktywności. Informacje te kształtują profil ryzyka klienta i stanowią podstawę bieżącego monitorowania.
Zebrane informacje zazwyczaj obejmują:
- Uzasadnienie otwarcia rachunku i planowane produkty
- Oczekiwane wolumeny transakcji i kontrahenci
- Źródło pochodzenia środków oraz, w przypadku osób wyższego ryzyka, źródło pochodzenia majątku
- Główne rodzaje działalności gospodarczej i zasięg geograficzny
Dla brytyjskiego MŚP poszukującego konta bieżącego i finansowania handlu oznacza to uwzględnienie oczekiwanych wolumenów handlowych i lokalizacji dostawców. W przypadku szwajcarskiego zewnętrzny zarządzający aktywami otwarcie rachunków powierniczych wiąże się ze zrozumieniem klas aktywów oraz obsługiwanych typów klientów. W przypadku fintechu wdrażającego sprzedawców e-commerce w całej UE oznacza to udokumentowanie wolumenów transakcji i przepływów płatności.
Informacje te są wykorzystywane do oceny ryzyka klienta, łącząc czynniki takie jak typ klienta, ryzyko produktu, ryzyko kanału i ryzyko kraju. InvestGlass umożliwia firmom konfigurację cyfrowych kwestionariuszy, macierzy oceny ryzyka oraz przepływów pracy zatwierdzania, dostosowanych do ich pisemnej polityki CDD i apetytu na ryzyko.
4. Bieżące monitorowanie i aktualizacja informacji
CDD nie jest jednorazowym wydarzeniem. Wymogi regulacyjne nakazują firmom przeprowadzanie bieżącego monitorowania transakcji i relacji z klientami, przy czym intensywność tego monitorowania jest określana na podstawie ryzyka.
Praktyczne działania monitorujące obejmują:
Aktywność | Częstotliwość |
|---|---|
Automatyczne monitorowanie transakcji | Ciągły |
Okresowa aktualizacja KYC | 1 rok, 3 lata lub 5 lat według przedziału ryzyka |
Recenzje ad hoc | Uruchamiane przez alerty lub negatywne doniesienia medialne |
Informacje o beneficjencie rzeczywistym oraz kluczowe dane klientów muszą być aktualizowane w przypadku wystąpienia istotnych zmian, takich jak nowy akcjonariusz większościowy, zmiana rezydencji lub nagły wzrost liczby płatności transgranicznych. Brytyjski organ nadzoru finansowego FCA, szwajcarski FINMA oraz unijne organy nadzorcze oczekują dowodów skutecznego, ciągłego monitorowania.
Rozważmy scenariusz: klient zajmujący się inwestycjami w nieruchomości zaczyna szybko kupować i sprzedawać nieruchomości w sposób niezgodny z jego deklarowanym celem biznesowym. Wyzwala to alert, który skłania do przeprowadzenia doraźnego przeglądu CDD oraz potencjalnych wzmożonych środków należytej staranności.
InvestGlass koordynuje przypomnienia, przydzielanie zadań, zarządzanie sprawami, gromadzenie dokumentów oraz ponowną ocenę ryzyka w oparciu o strumienie danych w czasie rzeczywistym i wyzwalacze oparte na regułach, co pomaga firmom w systematycznym prowadzeniu bieżącego monitorowania.
Rodzaje należytej staranności wobec klienta: uproszczona, standardowa i zaostrzona
Wielka Brytania, UE i większość innych systemów prawnych wyróżniają trzy poziomy należytej staranności wobec klienta (CDD): uproszczoną należytą staranność (SDD), standardową CDD oraz pogłębioną należytą staranność (EDD). Poziomy te odzwierciedlają podejście oparte na analizie ryzyka, które stanowi podstawę nowoczesnych ram przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML).
Instytucje z świata rzeczywistego często wdrażają dalszą szczegółowość, taką jak podpoziomy w ramach EDD dla segmentów o ultra wysokim ryzyku, takich jak bankowość korespondencka czy dostawcy usług w zakresie aktywów wirtualnych. InvestGlass obsługuje formularze warunkowe i rozgałęzianie przepływów pracy, dzięki czemu system automatycznie stosuje odpowiedni poziom CDD na podstawie oceny ryzyka.
Uproszczona należyta staranność
Uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego obejmują kontrole o obniżonej intensywności stosowane w wyraźnie zdefiniowanych scenariuszach niskiego ryzyka dopuszczonych przez prawo. Przykłady obejmują niektóre spółki giełdowe, organy publiczne lub instrumenty płatnicze o niskiej wartości.
Uproszczona należyta staranność (SDD) nie oznacza braku staranności. Zamiast tego dopuszcza mniejszą liczbę punktów danych, rzadsze przeglądy lub, w stosownych przypadkach, opieranie się na informacjach publicznych. Firmy muszą udokumentować swoje uzasadnienie i zachować dowody. Organy nadzorcze oczekują ostrożnego stosowania SDD, a jej niewłaściwe zastosowanie może spotkać się z krytyką regulacyjną.
Zasady polityki InvestGlass mogą automatycznie przypisywać przepływy pracy SDD z lżejszymi kwestionariuszami i dłuższymi cyklami przeglądu dla klientów o niższym ryzyku, zachowując jednocześnie pełną ścieżkę audytu w celu spełnienia wymogów regulatorów.
Standardowa analiza due diligence klienta
Standardowe środki bezpieczeństwa finansowego (CDD) to domyślny poziom stosowany wobec większości klientów. Obejmują one pełną identyfikację i weryfikację, podstawową ocenę ryzyka oraz standardowe monitorowanie transakcji.
Typowe kroki obejmują:
- Zgromadź główne informacje o tożsamości i kliencie
- Zweryfikuj za pomocą niezależnych źródeł
- Weryfikacja pod kątem list sankcyjnych i PEP
- Określ cel i oczekiwaną aktywność
- Oblicz początkowy wynik ryzyka
Bank detaliczny w Wielkiej Brytanii przyjmujący klienta krajowego pobierającego wynagrodzenie w 2024 roku zastosowałby standardowe środki bezpieczeństwa finansowego (CDD): weryfikację eID, screening sankcyjny oraz udokumentowanie celu rachunku. InvestGlass wstępnie konfiguruje standardowe ścieżki CDD dla różnych linii produktów, zapewniając spójne gromadzenie danych oraz ułatwiając zgodność z przepisami i sprawozdawczość.
Wzmocniona należyta staranność (EDD)
EDD stosuje się do klientów, produktów, kanałów lub obszarów geograficznych wysokiego ryzyka. Wiąże się z głębszym dochodzeniem i dokładniejszym monitorowaniem niż standardowe CDD.
Czynniki wyzwalające EDD obejmują:
- Osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne (PEP)
- Złożone struktury własnościowe
- Zdalny onboarding transgraniczny
- Kraje wysokiego ryzyka z szarej lub czarnej listy FATF
- Prywatne o wysokiej wartości relacje bankowe
Środki podwyższonej należytej staranności (EDD) zazwyczaj obejmują pozyskanie dodatkowych dokumentów tożsamości, szczegółowe potwierdzenie źródła majątku i źródła pochodzenia funduszy, zatwierdzenie przez wyższą kadrę zarządzającą oraz częstsze cykle przeglądów.
Wdrażanie PEP-a z jurysdykcji wysokiego ryzyka w 2025 roku będzie wymagało kompleksowej dokumentacji w tle, intensywnego monitorowania negatywnych materiałów prasowych (adverse media) oraz zatwierdzenia przez wyższego szczebla kadrę zarządzającą ds. zgodności (compliance).
InvestGlass wspiera pogłębioną weryfikację klientów (EDD) poprzez dynamiczne ocenianie ryzyka, wielopoziomowe przepływy pracy zatwierdzania, integrację z bazami danych negatywnych doniesień medialnych i PEP oraz konfigurowalne częstotliwości przeglądów.
Proces należytej staranności wobec klienta i praktyczna lista kontrolna
Przekształcenie wymogów regulacyjnych w praktyczny, krok po kroku proces należytej staranności pomaga zespołom ds. zgodności działać w sposób spójny. Chronologiczny przebieg zazwyczaj obejmuje: ocenę ryzyka przed wdrożeniem, weryfikację KYC/CDD podczas wdrożenia, zatwierdzenie otwarcia rachunku oraz monitorowanie po wdrożeniu.
Przedwdrożenie: Sprawdź potencjalnego klienta pod kątem list sankcyjnych i oceń wstępne czynniki ryzyka przed zebraniem szczegółowych informacji.
Gromadzenie i weryfikacja danych: Zbierz dane identyfikacyjne klientów, informacje o faktycznych właścicielach oraz dokumentację dotyczącą celu. Zweryfikuj te dane, korzystając z niezależnych źródeł, i zgromadź dowody.
Przesiewanie: Przeprowadź weryfikację klienta oraz zidentyfikowanych beneficjentów rzeczywistych pod kątem sankcji, statusu PEP i negatywnych doniesień medialnych (adverse media). Udokumentuj wyniki i eskaluj trafienia do przeglądu.
Ocena ryzyka i zatwierdzenie: Oblicz profil ryzyka klienta, korzystając ze zdefiniowanych kryteriów. Kieruj przypadki wyższego ryzyka do zatwierdzenia przez kadrę kierowniczą zgodnie z kontrolami wewnętrznymi.
Trwająca aktualizacja: Należy zaplanować okresowe przeglądy procedur KYC w oparciu o przedziały ryzyka. Należy skonfigurować powiadomienia dotyczące istotnych zmian lub podejrzanych transakcji.
Europejska firma zajmująca się zarządzaniem majątkiem ujednoliciła proces identyfikacji klienta (CDD) we wszystkich swoich podmiotach w UE i Szwajcarii, stosując ujednolicony przebieg pracy, co pozwoliło zastąpić rozproszone arkusze kalkulacyjne jednym wiarygodnym źródłem informacji. Czas trwania procesu wdrażania nowych klientów skrócił się z tygodni do dni.
InvestGlass służy jako pojedyncze repozytorium danych CDD, wspierając każdy etap listy kontrolnej za pomocą formularzy cyfrowych, integracji oraz dokumentacji gotowej do audytu.
Wymagania dotyczące należytej staranności wobec klienta w kluczowych jurysdykcjach
Instytucje finansowe często prowadzą działalność transgraniczną i potrzebują zharmonizowanych procesów, które spełniają wymogi wielu organów regulacyjnych. W niniejszym rozdziale porównano wymogi dotyczące należytej staranności wobec klienta (CDD) obowiązujące w Wielkiej Brytanii, Unii Europejskiej, Szwajcarii i Stanach Zjednoczonych.
InvestGlass stanowi europejską i szwajcarską alternatywę dla platform amerykańskich i chińskich, dzięki czemu jest idealnym rozwiązaniem dla firm pragnących scentralizować dane dotyczące należytej staranności w zakresie identyfikacji klientów (CDD) w ramach europejskich ram prawnych.
Wymagania dotyczące weryfikacji tożsamości klienta w Wielkiej Brytanii
Obowiązki obowiązujące w Wielkiej Brytanii wynikają z rozporządzeń z 2017 r. w sprawie prania pieniędzy, finansowania terroryzmu i przekazów pieniężnych, zaktualizowanych do 2023 r. Wytyczne w tej sprawie wydają Urząd Nadzoru Finansowego (Financial Conduct Authority) oraz Wspólna Grupa Sterująca ds. Prania Pieniędzy (Joint Money Laundering Steering Group).
Stosowanie procedury CDD jest wymagane przy nawiązywaniu relacji biznesowych, przeprowadzaniu sporadycznych transakcji o wartości przekraczającej równowartość 10 000 EUR, w przypadku podejrzenia prania pieniędzy lub wątpliwości co do wcześniej uzyskanych informacji. System dotyczący osób sprawujących znaczącą kontrolę wymaga identyfikacji rzeczywistych właścicieli na podstawie danych z rejestru Companies House.
Brytyjskie przepisy określają uproszczone, standardowe i zaostrzone kategorie należytej staranności ze szczególnym uwzględnieniem osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP), korespondentów bankowych oraz państw trzecich wysokiego ryzyka. System InvestGlass można skonfigurować tak, aby odzwierciedlał przepisy specyficzne dla Wielkiej Brytanii, w tym okresy przechowywania dokumentacji wymagane przez FCA oraz odpowiednie procedury oparte na analizie ryzyka.
Wymagania UE dotyczące należytej staranności wobec klienta
Dyrektywy UE AMLD4, AMLD5 i AMLD6 określają ramy dotyczące należytej staranności wobec klienta (CDD), w tym podejście oparte na ryzyku, identyfikację rzeczywistych właścicieli (UBO), centralne rejestry rzeczywistych właścicieli oraz obowiązkową wzmocnioną należytą staranność (EDD) w odniesieniu do państw trzecich wysokiego ryzyka.
Pakiet UE dotyczący przeciwdziałania praniu pieniędzy przewiduje utworzenie Urzędu ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy (AMLA), który ma rozpocząć działalność około 2026 r. i będzie odpowiedzialny za harmonizację nadzoru transgranicznego. Zmiany wprowadzone w latach 2020 i 2021 rozszerzyły zakres wymogów na dostawców usług związanych z aktywami wirtualnymi.
InvestGlass wspiera grupy działające w wielu krajach UE, stosując jednolity standard due diligence (CDD) dla całej grupy, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności w zakresie lokalnych odstępstw i różnic językowych w ramach tej samej platformy.
Szwajcarskie wymogi dotyczące należytej staranności wobec klienta
Szwajcarska ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz rozporządzenia FINMA wymagają identyfikacji stron umowy i rzeczywistych właścicieli, wyjaśnienia ekonomicznych przesłanek transakcji oraz udokumentowania źródła pochodzenia środków, zwłaszcza w bankowości prywatnej.
Organizacje samoregulacyjne i wytyczne Szwajcarskiego Stowarzyszenia Bankierów zapewniają praktyczne standardy. Szwajcaria kładzie silny nacisk na ochronę danych zgodnie z federalną ustawą o ochronie danych (znowelizowaną w 2023 r.), preferując suwerenny hosting w celu zachowania poufności klientów.
InvestGlass to szwajcarska platforma zapewniająca suwerenność danych, która może być w całości hostowana w Szwajcarii lub w infrastrukturze należącej do klienta. Szwajcarski podmiot zarządzający majątkiem, który korzysta z InvestGlass do przeprowadzania procedur identyfikacji klientów (CDD) w odniesieniu do klientów transgranicznych z UE, Wielkiej Brytanii i Bliskiego Wschodu, czerpie korzyści zarówno z zgodności z przepisami, jak i suwerenności danych.
Stany Zjednoczone a zasada CDD FinCEN
Przepis dotyczący należytej staranności wobec klientów, wydany przez Amerykański Urząd ds. Przeciwdziałania Przestępstwom Finansowym (FinCEN), wszedł w życie w maju 2018 roku i wymaga od objętych nim instytucji finansowych identyfikacji oraz weryfikacji beneficjentów rzeczywistych klientów będących osobami prawnymi.
Przepis ten określa cztery elementy: identyfikację i weryfikację klienta, identyfikację rzeczywistego właściciela, ustalenie charakteru i celu transakcji oraz bieżące monitorowanie. Kluczowe odniesienia obejmują 31 C.F.R., części 1010, 1020, 1023, 1024 i 1026, a także wymogi dotyczące kontroli wewnętrznych, niezależnych testów, wyznaczonego specjalisty ds. zgodności oraz regularnych szkoleń.
Zgodnie z ustawą o tajemnicy bankowej instytucje finansowe objęte jej zakresem muszą posiadać pisemne procedury i zgłaszać podejrzane transakcje. Nawet firmy, które nie chcą korzystać z usług amerykańskich dostawców usług w chmurze, mogą spełnić te wymogi, korzystając z europejskiej platformy hostingowej, takiej jak InvestGlass, w przypadku obsługi klientów z USA.
Technologia, automatyzacja i należyta staranność wobec klienta
Ręczne, oparte na dokumentacji papierowej badanie due diligence (CDD) nie jest już opłacalne dla instytucji obsługujących dużą liczbę klientów lub mających do czynienia ze złożonymi strukturami korporacyjnymi. Proces wdrażania nowych klientów, który niegdyś trwał tygodnie, musi obecnie przebiegać w ciągu kilku dni, przy zachowaniu zgodności z przepisami.
Platformy RegTech zajmują się cyfryzacją procesów identyfikacji i weryfikacji (ID&V) oraz gromadzeniem danych, sankcje i badania przesiewowe PEP, zarządzanie przepływem pracy, przechowywanie dokumentów oraz ścieżki audytowe. Ta automatyzacja poprawia zarówno wydajność, jak i jakość dowodów udostępnianych organom regulacyjnym.
Europejskie rozwiązania o niezależnym charakterze, takie jak InvestGlass, różnią się od amerykańskich czy chińskich platform technologicznych. Lokalizacja danych, kontrola nad kluczami szyfrującymi oraz zgodność z europejską kulturą ochrony prywatności mają znaczenie dla instytucji zarządzających wrażliwymi relacjami z klientami.
Kluczowe możliwości technologiczne obejmują:
- Integracje API z dostawcami danych KYC
- Przepływy pracy oparte na regułach z logiką warunkową
- Analiza ryzyka i ocena ryzyka wspomagane przez sztuczną inteligencję
- Raporty w panelu kontrolnym dla osób odpowiedzialnych za zgodność z przepisami oraz zarządów
Średniej wielkości europejski bank przeszedł z arkuszy kalkulacyjnych i opartych na poczcie elektronicznej procesów weryfikacji klientów (CDD) na zintegrowaną platformę. Czas wdrażania klientów skrócił się z kilku tygodni do kilku dni, a ścieżki audytu stały się natychmiast dostępne.
Jak InvestGlass wspiera zgodną z przepisami i suwerenną identyfikację klienta (CDD)
InvestGlass to szwajcarska platforma do automatyzacji zarządzania relacjami z klientami (CRM), procesu wdrażania nowych klientów oraz zapewniania zgodności z przepisami, stworzona z myślą o instytucjach finansowych, podmiotach zarządzających majątkiem, ubezpieczycielach i innych podmiotach podlegających regulacjom, dla których suwerenność danych ma priorytetowe znaczenie.
Platforma obejmuje cały cykl życia procesu due diligence klienta (CDD): cyfrowe formularze rejestracyjne, weryfikację tożsamości i dokumentów, identyfikację rzeczywistych właścicieli, ocenę ryzyka, procesy zatwierdzania, bieżące zadania monitorujące oraz przypomnienia o okresowych przeglądach. Wszystkie te elementy znajdują się w jednym profilu klienta wraz z pełną historią audytową.
Opcje hostingu obejmują Szwajcarię lub wdrożenie lokalne (on-premise). Firmy zachowują pełną kontrolę nad danymi klientów i unikają uzależnienia od amerykańskich lub chińskich chmur hipereskalowych. Podejście to jest zgodne z oczekiwaniami w zakresie zarządzania ryzykiem stawianymi przez organy regulacyjne, które kontrolują kwestie outsourcingu i lokalizacji danych.
InvestGlass współpracuje z zewnętrznymi dostawcami usług KYC w zakresie weryfikacji sankcji, osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP) oraz negatywnych informacji w mediach, centralizując wyniki tych weryfikacji wraz z danymi klientów. Funkcje zarządzania portfelem, automatyzacji marketingu oraz portalu klienta sprawiają, że dane z procesu due diligence (CDD) mogą służyć do budowania spersonalizowanych, a jednocześnie zgodnych z przepisami relacji z klientami bez konieczności powielania informacji w różnych systemach.
Firma z branży zarządzania majątkiem z siedzibą w UE wdrożyła rozwiązanie InvestGlass w trzech jurysdykcjach, osiągając dzięki ujednoliconej platformie szybszy proces wdrażania nowych klientów, skuteczniejsze mechanizmy kontroli przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz uproszczoną sprawozdawczość regulacyjną.
Nadzór, szkolenia i kultura w zakresie CDD
Sama technologia nie wystarczy. Skuteczne zarządzanie, udokumentowane zasady postępowania oraz szkolenia pracowników mają zasadnicze znaczenie dla spełnienia wymogów dotyczących należytej staranności w praktyce.
Przedsiębiorstwa powinny posiadać udokumentowaną politykę dotyczącą należytej staranności wobec klientów (CDD), zatwierdzoną przez zarząd, zawierającą jasno określone role i obowiązki działów obsługi klienta, operacyjnego oraz ds. zgodności. Regularne niezależne testy lub przeglądy w ramach audytu wewnętrznego pozwalają potwierdzić, że procesy CDD funkcjonują zgodnie z założeniami.
Szkolenia dla pracowników muszą być dostosowane do pełnionych funkcji i na bieżąco aktualizowane zgodnie ze zmianami w przepisach. Pracownicy działu obsługi klienta muszą wiedzieć, jakie informacje należy gromadzić i kiedy należy zgłaszać sprawy wyższym szczeblom. Pracownicy działu ds. zgodności z przepisami muszą posiadać dogłębną wiedzę na temat oceny ryzyka oraz wymagań regulacyjnych.
InvestGlass wspiera procesy zarządzania poprzez dzienniki audytowe, pulpity informacyjne dla kadry kierowniczej, raporty dotyczące odstępstw oraz procesy zatwierdzania oparte na przepływie pracy, odzwierciedlające struktury organizacyjne. Zarządy zazwyczaj monitorują takie wskaźniki, jak zaległe przeglądy KYC, czas realizacji procedur EDD oraz odsetek klientów posiadających kompletne informacje o rzeczywistych właścicielach.
Najważniejsze wnioski dotyczące wymogów należytej staranności wobec klienta
Cztery podstawowe wymogi dotyczące należytej staranności wobec klienta (identyfikacja klienta, ustalenie rzeczywistego beneficjenta, ustalenie celu oraz bieżący nadzór) pozostają niezmiennymi podstawami dla zespołów ds. zgodności na całym świecie. Trzy poziomy należytej staranności wobec klienta (uproszczony, standardowy i zaawansowany) odzwierciedlają podejście oparte na ryzyku, wymagane przez organy regulacyjne w różnych jurysdykcjach.
Oczekiwania regulacyjne w Wielkiej Brytanii, UE, Szwajcarii, USA i innych głównych ośrodkach nadal zbliżają się do podobnych zasad dotyczących identyfikacji klienta (CDD), nawet jeśli szczegółowe przepisy się różnią. Firmy działające transgranicznie korzystają ze zharmonizowanych procesów, które spełniają wymagania wielu regulatorów, pozostając przy tym wydajnymi i przyjaznymi dla klienta.
Zrównoważenie rygorystycznej zgodności z przepisami, efektywnej obsługi klienta oraz ochrony suwerenności danych klientów to wyzwanie dla współczesnych instytucji finansowych. Dla organizacji poszukujących zintegrowanego rozwiązania CDD i CRM hostowanego w Szwajcarii lub we własnej infrastrukturze (on-premise), niezależnego od amerykańskich i chińskich dostawców, InvestGlass oferuje atrakcyjną drogę naprzód. Zapoznaj się z wersją demonstracyjną lub porozmawiaj z zespołem InvestGlass na temat odwzorowania Twojej konkretnej polityki CDD w konfigurowalnych przepływach pracy, które zapewniają zgodność z przepisami i chronią suwerenność danych.
