Jakie jest 5 najważniejszych zalet podpisów cyfrowych z RPA?

Wraz z rosnącym uzależnieniem od rozwiązań cyfrowych, cyberbezpieczeństwo stało się kluczowym priorytetem dla firm na całym świecie. Pandemia COVID-19 przyspieszyła transformację cyfrową, ale doprowadziła również do znacznego wzrostu cyberprzestępczości. Na przykład w Wielkiej Brytanii odnotowano 24% wzrost liczby przestępstw związanych z oszustwami w roku kończącym się w marcu 2021 r., łącznie 4,6 mln incydentów. Additionally, the FBI observed a fourfold increase in cybercrime complaints during the early months of the pandemic.  As organizations embrace digitalization, ensuring robust security measures such as encryption, multi-factor authentication, and continuous monitoring is essential to protect sensitive data and maintain trust.

Czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA)?

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) to wykorzystanie ‘robotów’ oprogramowania komputerowego do obsługi powtarzalnych, opartych na regułach zadań cyfrowych. Na przykład wypełnianie tych samych informacji w wielu miejscach, ponowne wprowadzanie danych lub kopiowanie i wklejanie. Łączymy InvestGlass RPA z podpisem cyfrowym, aby uzyskać niezrównaną wydajność procesu. Formularze cyfrowe są samospełniające się i zautomatyzowane procesy przyspieszy podpisywanie dokumentów. 

Skandale dotyczące prywatności danych codziennie trafiają na pierwsze strony gazet. Od Snowdena po Facebooka i WhatsApp, ludzie są coraz bardziej sceptyczni i ostrożni w kontaktach z technologią. Nie posuwając się tak daleko jak Dave Egger w Koło, Każdy może zgodzić się na ryzyko naruszenia prywatności danych.

W związku z tym trwająca debata na temat podpisów cyfrowych staje się oczywista i oczywista. W tym artykule wyjaśnimy, czym są podpisy elektroniczne, jak działa technologia podpisu cyfrowego oraz jak akceptować i wykorzystywać podpisy cyfrowe w ramach platformy CRM, głównie InvestGlass i naszych partnerów API; udowadniając korzyści płynące z podpisów elektronicznych i dodatkowe bezpieczeństwo korzystania z takiej technologii.

Który podpis elektroniczny jest najlepszy?

Czy Podpisy elektroniczne wypierają dokumenty papierowe podpisy? W naszym coraz bardziej zdigitalizowanym środowisku obecna pandemia wywołała wątpliwości co do wykonalności osobistych spotkań i presję na zdalne sposoby radzenia sobie z niemal każdą sytuacją. Najwyraźniej dotyczy to również podpisów.

Co to jest podpis elektroniczny? Podpis elektroniczny, podpis cyfrowy lub podpis elektroniczny jest prawnym podpisem cyfrowym oznacza zatwierdzanie lub wyrażanie zgody na cyfrowe dokumenty, formularze, kwestionariusze, ankiety itp. W naszym zdigitalizowanym społeczeństwie może on teoretycznie zastąpić każdy proces podpisywania i uprościć procesy sprzedaży i gromadzenia danych. Istnieje wielu dostawców podpisów cyfrowych, takich jak DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign itp. Rozwiązania podpisu elektronicznego oparte są na infrastrukturze zwanej infrastrukturą klucza publicznego PKI. Infrastruktura klucza publicznego grupuje certyfikaty cyfrowe i szyfrowanie klucza podpisu publicznego potrzebne do zapewnienia bezpiecznego środowiska podpisywania.

Jak zostać oficjalnie uznanym dostawcą podpisu elektronicznego? Szwajcaria, Unia Europejska, Stany Zjednoczone i większość stanów lub rządów posiada urzędy certyfikacji, instytucje i osoby regulujące i rządzące podpisami elektronicznymi i ich stosowalnością. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa są wysokie i dostawcy muszą je spełnić, aby móc dostarczać prawnie wiążące certyfikaty podpisów. W Europie Unia Europejska eIDAS przedstawia regułę walidacji.

Pięć największych zalet podpisu cyfrowego? 

1 - Wydajność/Szybkość 

Po pierwsze i najważniejsze, podpisywanie dokumentów w formie cyfrowej nie ma odpowiednika w formie papierowej, jeśli chodzi o zarządzanie czasem i łatwość użytkowania. Podczas procesu sprzedaży konieczne jest zebranie wielu podpisów od różnych osób. Obciążenie administracyjne może utrudnić sprzedaż, a czasami całkowicie anulować umowę. W rzeczywistości, oprócz Twojego podpisu i drugiej strony, współpracownicy i kierownicy wyższego szczebla mogą być zobowiązani do złożenia podpisu, co wydłuża proces. Korzystanie z podpisów elektronicznych w firmie może być rozwiązaniem, które pozwoli zaoszczędzić koszty. Czas to pieniądz!

2 - Doświadczenie użytkownika

Drugą niedocenianą zaletą jest poprawa komfortu użytkowania: Podpisywanie dokumentów nigdy nie było tak proste. Proces drukowania, podpisywania i skanowania w celu odesłania tego samego dokumentu został uproszczony do otwarcia prośby o podpisanie wiadomości e-mail. Cały proces zajmuje mniej niż dwie minuty.

Ponadto interfejs użytkownika można dostosować i spersonalizować za pomocą marki i kolorów, co umożliwia dostosowanie doświadczenia klienta.

3 - Zgodność z prawem 

Po trzecie, technologia podpisu cyfrowego obejmuje jasne przepisy, takie jak eIDAS dla Unii Europejskiej. Te wiążące zasady stanowią jasną podstawę dla dostawców podpisu cyfrowego i zapewniają integralność w przypadku sporu prawnego.

Ponadto autentyczność wymaga identyfikacji za pomocą dwóch czynników uwierzytelniania lub nawet kontroli tożsamości.

4 - Bezpieczeństwo 

Po czwarte, jak już wspomniano, dwuskładnikowe uwierzytelnianie i weryfikacja tożsamości zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa w zakresie dostępu do dokumentów i możliwości ich podpisywania. Fakt ten jest w rzeczywistości najważniejszym kontrargumentem dla osób narzekających na kwestię prywatności danych związanych z podpisami elektronicznymi. W jaki sposób otrzymanie dokumentu pocztą elektroniczną, a następnie jego wydrukowanie jest bezpieczniejsze? Dodatkowo, nawet w przypadku naruszenia bezpieczeństwa, szyfrowanie danych utrudnia ich wydobycie. Szyfrowanie zapewnia również, że nikt nie może zmodyfikować dokumentu po podpisaniu, co oznacza, że nie ma ryzyka, że ktoś doda nową stronę lub usunie jedną z umów.

Gdyby tego było mało, 2FA - uwierzytelnianie dwuskładnikowe - zapewnia, że nikt nie może skopiować lub sfałszować podpisu i użyć go w innym kontekście.

Jeśli chodzi o opcje wdrażania, większość dostawców podpisów cyfrowych korzysta z konfiguracji SAAS; jednak wdrażanie lokalne jest rosnącym trendem i możemy oczekiwać, że wszyscy dostawcy włączą taką opcję w najbliższej przyszłości.

5 - Niższe koszty transakcji

Wreszcie, automatyzacja procesu podpisu elektronicznego może złagodzić finansowe konsekwencje błędów ludzkich, takich jak pomyłki przy podpisywaniu lub utrata dokumentów; błędy, które spowalniają proces i powodują problemy z wydatkami, jeśli nie zostaną wykryte. Podpisy elektroniczne zapewniają, że wszystko jest w porządku, zapobiegając naprawianiu problemów i związanych z nimi wydatków. Skupiając się na wydatkach, kumulacja oszczędności na papierze, skanach, kopiach, poczcie, paczkach itp. wydaje się minimalna, ale sumuje się do znacznych oszczędności.

Proces podpisu cyfrowego jest bardziej wydajny, przyjazny i zgodny z przepisami niż zwykły podpis na dokumencie papierowym. Co więcej, zwiększenie bezpieczeństwa zapewniane przez takie narzędzia elektroniczne, a także niższe koszty pracy i materiałów są kluczowymi zaletami podpisów elektronicznych.

Automatyzacja procesu podpisu cyfrowego

InvestGlass jest szwajcarską firmą CRM, która łączy w sobie PMS, Portal Klienta i Cyfrowy onboarding narzędzia. Platforma zapewnia dwóch partnerów podpisu cyfrowego: Signatys i Connective. Aby skorzystać z wybranego systemu podpisu elektronicznego, należy skontaktować się z zespołem InvestGlass w celu aktywacji takiej funkcji.

Jak korzystać z podpisów cyfrowych w InvestGlass? Istnieją dwa sposoby:

1. Ręczne uruchomienie podpisu cyfrowego

2. Zautomatyzowany podpis elektroniczny - to zrobotyzowana automatyzacja procesów

Ręczne uruchomienie podpisu cyfrowego

Na platformie InvestGlass można zapisywać dokumenty, dokumenty związane z potencjalnymi klientami i klientami, a nawet dokumenty związane z obiektami, takimi jak papiery wartościowe lub rachunki. Z tych dokumentów PDF lub pakietów dokumentów można ręcznie zażądać podpisów cyfrowych od swoich kontaktów lub odpowiednich kontaktów.

Innym rodzajem dokumentu, który może wymagać identyfikacji i uwierzytelnienia, są formularze i ankiety. InvestGlass wykorzystuje koncepcję formularzy z wielu powodów, od działań naprawczych KYC po propozycje inwestycyjne, od gromadzenia leadów po konkretne ankiety. Odpowiedzi z formularzy mogą wymagać podpisu w celu potwierdzenia tożsamości i integralności dokumentu. Dlatego po przesłaniu formularza można ręcznie uruchomić proces podpisu cyfrowego; proces ten można jednak również zautomatyzować.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów i podpis elektroniczny

Każdy dokument może zostać ręcznie poproszony o podpis. Jednakże, automatyzacja jest możliwe po przesłaniu formularza cyfrowego. W związku z tym, w zależności od ustawionej reguły, żądania podpisu cyfrowego są automatycznie wysyłane po przesłaniu formularza. Muszą być spełnione dwa warunki: dane kontaktu muszą zawierać prawidłowy adres e-mail i prawidłowy numer telefonu. Bez spełnienia tych dwóch warunków algorytm nie będzie w stanie uruchomić procesu. Klucz prywatny do podpisu cyfrowego można potwierdzić tylko za pomocą uwierzytelniania dwuskładnikowego, wymagającego adresu e-mail i numeru telefonu.

Po rozpoczęciu procesu odpowiednie osoby kontaktowe otrzymają wiadomość e-mail z prośbą o podpis elektroniczny na określonych dokumentach lub umowach. Po raz pierwszy stworzy cyfrową platformę podpis z podaniem tożsamości użytkownika. Po ustawieniu podpisu dostawca usług zaufania wyśle ci kod potwierdzający za pośrednictwem wiadomości, co zwiększy poziom bezpieczeństwa.

Nie próbuj, zróbmy to!

Podpisy elektroniczne podlegają rygorystycznym i stale zmieniającym się przepisom określonym przez urząd certyfikacji. To ulepszenie bezpieczeństwa zmniejsza ryzyko dla prywatności danych i zapewnia pewne niepodważalne korzyści w porównaniu ze zwykłymi podpisami papierowymi. Ten nowy sposób podpisywania jest szczególnie modny, gdy pandemia stabilizuje się i staje się nową normą.

Jeśli nadal się wahasz - co firmy robią na początku - oferujemy również usługę mieszaną, łączącą format papierowy i cyfrowy w tym samym formacie. proces zatwierdzania - aby zapewnić ciągłość biznesową podczas cyfrowej transformacji. 

Domyślnie InvestGlass zapewnia dwóch partnerów do podpisu elektronicznego, Łączący i Signatys, które mają specyficzne różnice. Jeśli chodzi o wsparcie, nie wahaj się aby skontaktować się z naszym zespołem przez e-mail lub telefon a chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i pomożemy wybrać najlepsze rozwiązanie w zależności od potrzeb.

Start z wersją próbną InvestGlass już dziś!

Często zadawane pytania dotyczące podpisów cyfrowych

1. Co to jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy to bezpieczny, prawnie wiążący sposób podpisywania dokumentów online. Zapewnia autentyczność, integralność i zgodność bez konieczności drukowania lub skanowania.

2. Czy podpisy cyfrowe InvestGlass są prawnie uznawane?

Tak, są one zgodne z EU eIDAS, Szwajcarski ZertES, i amerykańskie przepisy dotyczące podpisów elektronicznych, dzięki czemu są one prawnie ważne na całym świecie.

3. W jaki sposób InvestGlass zapewnia bezpieczeństwo podpisu?

Dokumenty są chronione za pomocą szyfrowanie, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i weryfikacja tożsamości, zapobiegając manipulacjom i oszustwom.

4. Z jakimi dostawcami podpisów integruje się InvestGlass?

InvestGlass współpracuje z Podpisy oraz Łączący, zapewniając bezpieczne, zgodne z przepisami i elastyczne opcje.

5. Czy mogę zautomatyzować proces podpisywania?

Tak. Dzięki InvestGlass RPA podpisy cyfrowe mogą być wyzwalane automatycznie po przesłaniu formularza lub wykonaniu kroków onboardingu.

6. Jakie są główne zalety korzystania z podpisów cyfrowych?

Oszczędzają czas, obniżają koszty, poprawiają komfort użytkowania, zapewniają zgodność z przepisami i zapewniają większe bezpieczeństwo niż tradycyjne podpisy papierowe.

7. Czy nadal mogę używać podpisów papierowych w InvestGlass?

Tak. Dla firm w okresie przejściowym InvestGlass obsługuje hybrydowe przepływy pracy łączenie podpisów papierowych i cyfrowych.

8. Czy proces jest łatwy dla klientów?

Absolutnie. Klienci otrzymują prostą prośbę pocztą elektroniczną, klikają, aby bezpiecznie podpisać i zakończyć proces w mniej niż dwie minuty.

9. Czy mogę dostosować sposób podpisywania?

Tak, możesz spersonalizować interfejs podpisywania za pomocą swoich kolory i logo marki, tworząc płynną obsługę klienta.

10. Jak rozpocząć korzystanie z podpisu cyfrowego InvestGlass?

Skontaktuj się z zespołem InvestGlass, aby aktywować swojego partnera e-podpisu lub rozpocznij subskrypcję bezpłatny okres próbny aby dowiedzieć się, jak podpisy cyfrowe pasują do przepływów pracy.