Semplificare la gestione del rischio: Una guida agli strumenti di monitoraggio automatizzato della conformità nel 2024

Con la crescente complessità dei requisiti normativi, il monitoraggio automatizzato della conformità rappresenta un faro di efficienza e affidabilità per le aziende. Consentendo una supervisione in tempo reale e una gestione proattiva del rischio, questi strumenti stanno ridisegnando le strategie di conformità. Questa guida vi illustrerà i vantaggi principali e le informazioni utili per comprendere e implementare questa tecnologia nella vostra piattaforma di operazioni quotidiane di conformità e per proteggere la vostra azienda dalle insidie della non conformità.

Punti di forza

• Gli strumenti di monitoraggio automatizzato della conformità aumentano l'efficienza e l'accuratezza, riducono il rischio di non conformità e di multe e semplificano la gestione dei dati e i processi di audit.
• L'integrazione con i sistemi esistenti, gli avvisi in tempo reale e i cruscotti personalizzabili sono le caratteristiche principali degli strumenti di monitoraggio automatizzato della conformità che migliorano il processo decisionale e mantengono aggiornato lo stato di conformità.
• Implementazione di successo Il monitoraggio automatizzato della conformità comporta la valutazione delle esigenze di conformità, un'attenta distribuzione e integrazione e la fornitura di formazione e assistenza ai dipendenti.

L'importanza del monitoraggio automatico della conformità

Nell'attuale contesto aziendale, disporre di sistemi automatizzati di monitoraggio della conformità è essenziale per mantenere un'operatività efficace, piuttosto che una mera comodità. Investendo in queste tecnologie, le aziende possono ottenere una conformità continua agli standard legali e normativi, migliorare la loro resistenza contro potenziali violazioni di tali requisiti e ridurre al minimo l'esposizione al rischio. Ciò è particolarmente importante per le entità che gestiscono dati delicati. L'integrazione di informazioni in tempo reale in un'unica piattaforma accessibile garantisce una maggiore efficacia organizzativa.

Utilizzando strumenti come la compliance software di gestione per automatizzare il processo di gestione delle attività di conformità rappresenta un approccio ottimizzato per soddisfare le condizioni obbligatorie. Queste soluzioni avanzate di automazione della conformità non solo riducono la necessità di interventi manuali, ma offrono anche diversi vantaggi chiave: migliorano la produttività aziendale complessiva, assicurano livelli più elevati di precisione nei flussi di lavoro, accelerano la gestione dei processi ad alta intensità di dati e offrono funzionalità che consentono di riflettere immediatamente le modifiche attraverso aggiornamenti aggiornati.

Ridurre al minimo l'errore umano con gli strumenti di automazione di InvestGlass

L'intrinseca capacità dell'automazione di ridurre l'errore umano è particolarmente vantaggiosa nel campo del conformità normativa. Questo si traduce in una minore probabilità di non conformità, in una minore esposizione al rischio di multe e in una significativa riduzione dei costi di gestione. risparmio di tempo. Automazione di InvestGlass Gli strumenti sfruttano questo aspetto assumendo compiti ripetitivi nei processi di conformità e riducendo la probabilità di errori da parte dell'uomo.

Di conseguenza, si riducono gli errori nell'ambito delle attività di conformità, con conseguente diminuzione dei rischi complessivi ad essa correlati e, al contempo, delle possibilità di incorrere in sanzioni e multe. Ma questo è solo un aspetto dei vantaggi.

L'implementazione di flussi di lavoro automatizzati per la compliance non solo garantisce una maggiore accuratezza nel reporting e nell'analisi delle questioni di compliance, ma contribuisce anche a creare una solida base per un quadro di compliance completo e una strategia di gestione del rischio efficace.

Audit semplificati

In passato, gli audit erano spesso associati a un'attività ardua e prolungata. L'avvento degli strumenti di automazione della conformità ha trasformato questa prospettiva in modo significativo. Questi strumenti innovativi lavorano in armonia con una serie di strumenti di produttività per raggiungere diversi obiettivi.

• Consolidano la gestione delle attività di conformità e della relativa documentazione.
• Semplificare notevolmente le operazioni di auditing
• Semplificare i protocolli per l'esecuzione degli audit.
• Garantire che gli audit vengano eseguiti utilizzando dati aggiornati e precisi, presentati in modo chiaro su un cruscotto

Questo approccio moderno ha migliorato notevolmente il modo in cui le aziende affrontano i processi di audit, rendendoli più efficienti.

L'impatto? Gli audit sono diventati più eleganti e richiedono meno ore e risorse per prepararsi a una valutazione, offrendo al contempo informazioni immediate su un'analisi accurata. conformità stati direttamente ai revisori interni e al top management. Un caso eccellente è quello di InvestGlass, che si occupa di software applicativo per flussi di lavoro. Grazie a queste soluzioni automatizzate di monitoraggio della conformità, sono riusciti a dimezzare i tempi di preparazione agli audit.

Adattamento ai cambiamenti normativi

La natura delle normative è in continua evoluzione. Gli strumenti di automazione dei costi del software di gestione della conformità consentono di adattarsi rapidamente a questi cambiamenti, avvisando i responsabili della conformità e favorendo un rapido aggiornamento del sistema. Le sofisticate capacità di integrazione di un sistema di gestione della conformità sono fondamentali per automatizzare l'allineamento dei controlli ai diversi requisiti di conformità, semplificando la conformità a numerosi quadri normativi.

Gli aggiornamenti e le modifiche alle normative vengono gestiti e diffusi in modo efficiente attraverso dashboard e strumenti di compliance specializzati, favorendo un processo decisionale solido in tutta l'azienda. L'impiego di procedure di compliance automatizzate rafforza l'osservanza delle procedure, garantendo che i metodi operativi rimangano aggiornati in un contesto normativo in continua evoluzione.

Caratteristiche principali del monitoraggio automatico della conformità Strumenti InvestGlass

In un'epoca guidata dalla tecnologia, il potere dell'IA non può essere sottovalutato. Gli strumenti di monitoraggio automatizzato della conformità di InvestGlass sfruttano la tecnologia basata sull'intelligenza artificiale, come l'Intelligent Indexing e l'apprendimento automatico, per snellire i processi manuali, ridurre al minimo la possibilità di errore umano e garantire una strutturazione e indicizzazione accurata dei documenti importanti. Grazie all'intelligenza artificiale, questi strumenti analizzano senza sosta i dati per identificare i rischi di conformità e le potenziali lacune, sostituendo i controlli di conformità manuali e centralizzando le procedure.

Questi strumenti sono dotati di funzioni che offrono un monitoraggio continuo, una tracciabilità proattiva dei problemi, una reportistica semplificata e approfondimenti praticabili durante l'intero ciclo di vita della compliance. Grazie a dashboard personalizzabili, come quelli offerti da InvestGlass, le organizzazioni possono ottenere una visione personalizzata dello stato di conformità, comprese mappe di calore del rischio e rapporti di audit.

Capacità di integrazione

La fusione dei sistemi in processi automatizzati di gestione della conformità è fondamentale per la raccolta accurata dei dati e per il rilevamento immediato di eventuali deviazioni dalla conformità su più piattaforme. Conformità software di automazione si fonde facilmente con gli strumenti organizzativi più comuni, come Jira, Slack e Microsoft Teams, attraverso una piattaforma di automazione della conformità, rafforzando il processo di gestione e mantenendo una supervisione continua e la gestione delle informazioni sulla conformità attraverso diversi canali.

Sfruttando le funzioni di integrazione offerte dagli strumenti di monitoraggio, le parti interessate possono beneficiare di una rappresentazione aggiornata dell'aderenza della loro azienda alle normative. Ciò facilita il miglioramento degli sforzi di cooperazione tra i reparti, garantendo l'uniformità nella gestione delle conformità. Per esempio, Very Good Security (VGS) fornisce un livello intermedio che allinea i quadri tecnologici con i requisiti normativi, accelerando la conformità a parametri come SOC 2 e PCI. Allo stesso modo, Cflow, uno strumento di automazione dei flussi di lavoro che non richiede alcuna codifica, favorisce l'efficienza nella gestione delle conformità, offrendo al contempo la compatibilità con più di mille applicazioni.

Avvisi e notifiche in tempo reale con gli strumenti principali esistenti

Nel rapido ritmo dell'ambiente aziendale odierno, gli aggiornamenti in tempo reale per ottenere la conformità della sicurezza delle informazioni sono fondamentali per migliorare il processo decisionale e la gestione del rischio. I sistemi software di conformità automatizzati sono dotati di funzionalità di allerta che monitorano continuamente l'azienda, assicurando una migliore posizione di sicurezza e conformità. Le azioni immediate sulle anomalie rilevate tramite notifiche in tempo reale garantiscono l'adozione rapida di misure correttive per mantenere la conformità.

Strumenti di automazione della conformità:

• Controllare e monitorare le procedure di conformità
• Emettere avvisi quando vengono rilevate potenziali violazioni della conformità.
• Aiutare ad avvisare delle crisi di violazione della conformità
• Fornire un modo tempestivo per affrontare i potenziali problemi prima che si aggravino.
• Consentite la risoluzione immediata dei problemi attraverso avvisi in tempo reale
• Serve come strumento di automazione della conformità efficiente rispetto ai processi manuali

Gli avvisi in tempo reale consentono alle organizzazioni di identificare e correggere tempestivamente i problemi di non conformità, evitando sanzioni e danni alla reputazione.

Reporting e cruscotti personalizzabili

Garantire una solida conoscenza della posizione di conformità di un'organizzazione è fondamentale per la sua gestione efficace. Gli strumenti di automazione della conformità sono dotati di funzioni di reporting personalizzabili che consentono alle organizzazioni di modificare il modo in cui vengono presentati i dati sulla conformità, rispondendo alle esigenze dei vari stakeholder e facilitando un'analisi approfondita attraverso opzioni di drill-down dettagliate. L'integrazione di una piattaforma di gestione della conformità può aumentare queste funzionalità, promuovendo una strategia completa per automatizzare ulteriormente i processi di monitoraggio della conformità.

L'utilizzo di un cruscotto di conformità fornisce un'istantanea strutturata dell'aderenza di un'organizzazione al programma di conformità:

• Tenere traccia e sorvegliare le informazioni relative a specifici requisiti obbligatori.
• Generazione di report e notifiche immediate
• Migliorare la trasparenza delle attività legate all'aderenza

Questi report e dashboard sono adattabili in quanto possono essere regolati in base a diversi periodi di tempo, quadri normativi o segmenti aziendali distinti, consentendo una visione dinamica dello stato di conformità dell'organizzazione.

Implementazione del monitoraggio automatizzato della conformità nella vostra organizzazione

L'implementazione del monitoraggio automatizzato della conformità è una procedura completa che comprende le seguenti fasi:

• Valutazione dei requisiti di conformità
• Esecuzione delle procedure di configurazione
• Integrazione con i sistemi esistenti
• Garantire la manutenzione e il supporto continui

Questo processo non consiste semplicemente nell'introdurre una soluzione automatica e aspettarsi che questa risolva autonomamente ogni problema di conformità. Piuttosto, richiede un piano deliberato che comprenda la valutazione delle conformità necessarie, l'impostazione di strumenti pertinenti e la fornitura di formazione e assistenza ai membri del personale.

L'adozione di soluzioni automatizzate per il monitoraggio della conformità può accelerare in modo significativo le attività, aumentando la produttività e affermando al contempo l'organizzazione come entità affidabile agli occhi dei clienti. Tuttavia, questa implementazione richiede un'esecuzione cauta, poiché un'eccessiva dipendenza dalle risorse di automazione o una scelta errata delle stesse potrebbe amplificare i rischi, incorrere in spese aggiuntive e portare a operazioni più complesse.

Valutare le esigenze di conformità

Per avviare il monitoraggio automatizzato della conformità all'interno della vostra organizzazione, è fondamentale innanzitutto riconoscere le regole e i parametri di riferimento esatti, come quelli relativi alle leggi sulla sicurezza dei dati, alle normative specifiche del settore e agli obblighi di rendicontazione finanziaria. Successivamente, valutate meticolosamente i protocolli e i meccanismi di controllo esistenti per identificare eventuali carenze o punti deboli relativi all'automazione dei requisiti di conformità.

Per ogni normativa identificata per questo processo, stabilire obiettivi precisi legati alle esigenze di aderenza. Questi possono andare dall'esecuzione di politiche specifiche, al raggiungimento di linee di base di sicurezza stabilite, fino alla conservazione appropriata di documenti essenziali. A seguito di ciò il passo prevede selezionare strumenti avanzati progettati per l'automazione che siano in linea con le vostre esigenze specifiche di conformità: devono supportare solide capacità di monitoraggio insieme a funzionalità per la generazione di report, la salvaguardia dell'integrità dei dati e la gestione efficace dei flussi di lavoro.

Distribuzione e integrazione

L'implementazione e l'integrazione degli strumenti di monitoraggio della conformità nei sistemi attuali è una fase essenziale. Questi strumenti devono essere impostati per registrare le informazioni pertinenti e produrre report obbligatori. La semplificazione delle politiche, dei controlli di monitoraggio delle valutazioni e delle risposte dipende dal successo dell'integrazione del software di automazione della conformità con le infrastrutture esistenti.

È fondamentale delineare l'intero processo di conformità, dalla raccolta dei dati all'analisi, fino al reporting, inserendo l'automazione in ogni punto. È importante definire un approccio strategico che trasformi le necessità di certificazione in attività pratiche, stabilendo al contempo strategie di mitigazione e recupero.

Formazione e assistenza

L'implementazione e l'integrazione degli strumenti software per la compliance sono solo l'inizio. Un uso efficace e un'assistenza continua sono fondamentali perché il monitoraggio automatico della conformità funzioni con successo. È essenziale che i dipendenti ricevano una formazione approfondita sui processi aggiornati e su come utilizzare correttamente questi strumenti di automazione, sottolineando la loro responsabilità nel rispetto degli standard di conformità.

Per soddisfare le varie preferenze di apprendimento, come i metodi visivi, uditivi o cinestesici, i programmi di formazione dovrebbero essere diversi. Per mantenere un'assistenza continua dopo l'implementazione della formazione, un ‘campione dell'automazione’ nominato potrebbe fungere da punto di riferimento o, in alternativa, la creazione di un Centro di eccellenza potrebbe rivelarsi utile, fornendo una risorsa per risolvere potenziali problemi e promuovendo al contempo le migliori pratiche attraverso la condivisione di storie di successo.

I principali strumenti di monitoraggio automatizzato della conformità per il 2024

In vista del 2024, le organizzazioni hanno accesso a un'ampia scelta di strumenti per il monitoraggio automatizzato della conformità. Tra le opzioni principali vi sono:

• Laika
• Scrutinio
• Vanta
• HIPAA Uno

Ognuno di essi fornisce un cruscotto centralizzato che semplifica la gestione dell'aderenza alle normative, tra cui, ma non solo, HIPAA, GDPR e vari standard di sicurezza delle informazioni.

Strumenti come Scrut Automation, Sprinto, Secureframe, LogicGate - con il software GRC di Onspring incluso - offrono funzionalità di automazione specificamente orientate alla conformità e al monitoraggio di diversi benchmark di settore come SOC 2 e ISO 27001. Da automatizzare i processi come la raccolta delle prove in Scrut Automation o l'integrazione delle procedure standard in Vanta, oltre alla semplificazione dell'intero quadro di conformità grazie alle innovazioni di Secureframe. Questi sistemi sono finalizzati a soluzioni strategiche per la conformità, alleggerendo l'onere di mantenere la conformità normativa.

Superare le sfide del monitoraggio automatico della conformità

L'adozione di un monitoraggio automatizzato della conformità introduce diverse sfide, Come garantire la sicurezza dei dati e l'aderenza agli standard di conformità, mantenere la scalabilità e l'adattabilità dei sistemi, nonché la necessità di aggiornare gli strumenti in base all'evoluzione delle normative. Questi ostacoli possono essere superati con una strategia e una metodologia adeguate.

Un modo per preservare la conformità dei documenti è quello di adottare misure di controllo delle versioni che garantiscano l'uso esclusivo di documenti verificati e autorizzati. Integrando strumenti di formazione sulla sicurezza all'avanguardia, come le piattaforme automatiche di sensibilizzazione alla sicurezza, le aziende possono rafforzare contemporaneamente le misure di cybersecurity e la conformità alle normative.

Sicurezza e privacy dei dati

Garantire la sicurezza e la privacy dei dati è una componente fondamentale dell'automazione della conformità. In media, rimediare a una violazione dei dati costa alle aziende $7,5 milioni, evidenziando l'importanza finanziaria dell'implementazione di solide misure di sicurezza e conformità all'interno dei sistemi di compliance automatizzati. Considerando che 53% delle organizzazioni hanno subito almeno una violazione dei dati causata da terzi, è chiaro che in questi sistemi sono necessari controlli rigorosi per la sicurezza e la privacy dei dati.

Per rafforzare tali difese, il software di compliance si avvale di tecnologie come intelligenza artificiale (AI), machine learning (ML) e analisi sofisticate per crittografare le informazioni rispettando i requisiti normativi: passi indispensabili per tutelarsi dalle violazioni. Tuttavia, anche se questi strumenti automatizzano i processi di conformità e protezione, richiedono una supervisione umana per garantire l'efficacia. Senza un'adeguata configurazione o personalizzazione da parte di professionisti qualificati, rimane un rischio intrinseco di accesso non autorizzato al sistema e di potenziali violazioni.

Scalabilità e flessibilità

Per sostenere un efficace monitoraggio della conformità a fronte di una continua evoluzione protezione dei dati è fondamentale che gli strumenti di automazione della privacy siano scalabili e flessibili. Questa adattabilità garantisce che possano gestire i continui aggiornamenti necessari per rimanere conformi al panorama dinamico della legislazione sulla protezione dei dati.

Casi di studio: Storie di successo nel monitoraggio automatizzato della conformità

I casi di studio offrono una prova tangibile di come gli strumenti di monitoraggio della conformità automatizzati possano apportare notevoli benefici alle organizzazioni. Un caso degno di nota riguarda un'azienda specializzata in servizi di infrastruttura Internet che ha adottato MetricStream per mantenere l'aderenza a regole intricate, tra cui quelle stabilite da SOX e HIPAA.

Incorporando il sistema di MetricStream, l'organizzazione è stata in grado di automatizzare le procedure operative e di creare un archivio consolidato per i controlli. Inoltre, ha integrato con successo gli elementi del COSO nelle operazioni aziendali. I risultati sono stati sostanziali. Tra questi, il miglioramento della trasparenza e della visibilità, la semplificazione della gestione dei controlli interni grazie all'automazione, la riduzione del rischio associato a problemi di non conformità, la gestione del rischio del fornitore e la maggiore fiducia degli stakeholder.

Sintesi

In conclusione, il monitoraggio automatizzato della conformità rappresenta una svolta per le aziende nel 2024. Riducendo al minimo l'errore umano, semplificando gli audit e adattandosi rapidamente ai cambiamenti normativi, questi strumenti aiutano le organizzazioni a gestire i rischi, a minimizzare le multe e a garantire operazioni efficienti. Le caratteristiche principali di questi strumenti software per la conformità includono la tecnologia basata sull'intelligenza artificiale, il monitoraggio continuo, la tracciabilità proattiva dei problemi e la personalizzazione di report e dashboard.

L'implementazione di un monitoraggio automatizzato della conformità, sebbene impegnativa, è un'impresa utile. Valutando le esigenze, distribuendo e integrando gli strumenti e fornendo formazione e assistenza, le organizzazioni possono gestire efficacemente la conformità, aumentare l'efficienza e mantenere una solida posizione di sicurezza.

Domande frequenti

Cosa significa conformità automatizzata?

Utilizzando la tecnologia per ridurre la dipendenza dalle attività manuali e migliorare la capacità di adempiere ai crescenti obblighi di conformità, la compliance automatizzata sostituisce i processi manuali con strumenti avanzati quali intelligenza artificiale.

Qual è il significato di monitoraggio della conformità?

Il monitoraggio della conformità comporta la pratica sistematica di tracciare e verificare che le aziende rispettino le politiche interne e i mandati normativi esterni, individuando eventuali rischi potenziali per la conformità nelle loro attività.

L'obiettivo principale è quello di assistere le aziende nell'implementazione di politiche di conformità uniformi, mantenendo una costante aderenza alle normative e prevenendo i casi di non conformità.

In che modo il monitoraggio automatizzato della conformità riduce gli errori umani?

Il monitoraggio automatizzato della conformità riduce l'errore umano automatizzando le attività ripetitive all'interno dei processi di conformità, riducendo così il rischio complessivo di conformità e la probabilità di incorrere in multe e sanzioni.

Come si adattano i sistemi di compliance automatizzati ai cambiamenti normativi?

I sistemi di conformità automatizzati avvisano il personale e aiutano ad aggiornare rapidamente il sistema per adattarlo alle modifiche normative. Inoltre, facilitano l'adesione a più standard normativi grazie alla mappatura automatica dei controlli.

Quali sono le fasi di implementazione del monitoraggio automatico della conformità?

Iniziate valutando i requisiti di conformità per mettere in atto un sistema di monitoraggio automatico della conformità. In seguito, è necessario impostare e mantenere i controlli di sicurezza, unire gli strumenti necessari per il monitoraggio nei sistemi e offrire un'adeguata formazione e assistenza ai membri del personale. In questo modo si garantisce che siano ben informati e che possano utilizzare in modo efficiente gli strumenti di automazione forniti ai fini della conformità.