Come un piccolo errore nelle e-mail può danneggiare la credibilità del vostro marchio

el frenetico mondo digitale di oggi, ogni interazione con i clienti è un'opportunità per creare fiducia e rafforzare il vostro marchio. Tuttavia, anche piccoli errori nelle campagne e-mail, come la mancanza di dettagli di personalizzazione o dati errati, possono avere un impatto significativo sulla credibilità del vostro marchio. In particolare, 52% di clienti sono propensi a cercare alternative se le e-mail mancano di personalizzazione. 

Questi errori di posta elettronica spesso si traducono in vari messaggi di errore, che possono essere classificati in errori dell'utente, del dominio e dell'antispam, ognuno dei quali richiede una specifica procedura di risoluzione dei problemi.

La buona notizia è che con InvestGlass’con la nuova e potente funzione di anteprima delle e-mail, queste preoccupazioni appartengono ormai al passato. Dite addio agli errori imbarazzanti e date il benvenuto a e-mail curate e professionali, ogni volta.

Capire gli errori delle e-mail

Nel regno di marketing via e-mail, La comprensione dei tipi di errori che possono verificarsi è fondamentale per mantenere un'immagine professionale. Gli errori di posta elettronica possono essere classificati a grandi linee in diversi tipi:

Tipi di errori e-mail

• Errori di sintassi: Si verificano quando c'è un errore nell'indirizzo e-mail o nella configurazione del client e-mail. Ad esempio, un simbolo “@” mancante o uno spazio in più possono determinare un indirizzo e-mail non valido, causando un messaggio di errore e impedendo la consegna dell'e-mail.
• Errori del server: Si verificano quando c'è un problema con il server di posta, come un problema di connessione o un sovraccarico del server. Un esempio comune è il caso in cui il server SMTP non funziona, causando il rimbalzo delle e-mail con codici di errore.
• Errori di autenticazione: Si verificano quando il client di posta elettronica non riesce ad autenticarsi con il server di posta, spesso a causa di credenziali di accesso errate. Questo può portare al temuto messaggio di errore “utente sconosciuto”.
• Errori di contenuto: Si verificano quando c'è un problema con il contenuto dell'e-mail, come un link interrotto o un allegato danneggiato. I link interrotti possono frustrare i destinatari, mentre gli allegati danneggiati possono impedire l'accesso a informazioni importanti.

Comprendendo questi errori comuni nelle e-mail, potete adottare misure proattive per prevenirli e garantire che le vostre campagne e-mail si svolgano senza problemi.

Diamo un'occhiata più da vicino alla funzione di anteprima delle e-mail di InvestGlass per i diversi client di posta elettronica

Quando preparate la vostra prossima campagna e-mail utilizzando InvestGlass, avrete accesso a una suite di strumenti progettati per assicurarvi che i vostri messaggi colpiscano sempre nel segno:

Per prima cosa, scegliete il modello perfetto: Che si tratti dell'invio di un invito a un evento esclusivo, di una newsletter aziendale o di un'e-mail di follow-up per correggere un errore precedente, InvestGlass semplifica la scelta e la personalizzazione di un modello adatto alle vostre esigenze.

Quindi, ricontrollare le variabili: Invece di sperare che i campi dinamici (come Nome, Fonte del piombo, o Paese) si popolano correttamente, ora è possibile visualizzare l'anteprima dell'e-mail e individuare eventuali informazioni mancanti prima che arrivi nella casella di posta del cliente.

Individuare gli errori e correggerli in pochi secondi: Se qualcosa non sembra del tutto corretto, come un nome mancante o un codice confuso al posto del nome di un paese, è possibile tornare nell'editor, aggiornare i dettagli e visualizzare nuovamente l'anteprima.

Inviate un'e-mail di prova per avere la certezza finale: Per essere assolutamente sicuri che la vostra e-mail sia impeccabile, potete inviare un messaggio di prova direttamente nella vostra casella di posta. In questo modo, vedrete esattamente ciò che vedrà il vostro cliente e avrete la sicurezza di premere ‘Invia’ senza ripensamenti.

Perché questa funzione cambia le carte in tavola per la vostra attività di email marketing?

Non si tratta solo di evitare piccoli errori, ma di mostrare la vostra professionalità, di creare fiducia con ogni messaggio e di garantire che la vostra comunicazione rifletta gli elevati standard del vostro marchio. Con la funzione di anteprima delle e-mail di InvestGlass, potrete:

• Risparmiate il tempo prezioso precedentemente sprecato per le correzioni avanti e indietro.
• Ridurre il rischio che l'errore umano sfugga alle maglie della rete.
• Fornite email ben realizzate, prive di errori e altamente personalizzate ogni singola volta.

In breve, non è una semplice e-mail: è il vostro marchio, la vostra reputazione e la vostra promessa di eccellenza racchiusi in ogni messaggio che inviate.

Padroneggiare la comunicazione via e-mail: Evitare gli errori più comuni, gli indirizzi di posta elettronica non validi e garantire una consegna professionale

Nel frenetico mondo dell'email marketing, anche i più piccoli errori possono avere conseguenze significative. Che si tratti di un messaggio di errore dovuto a un server di posta mal configurato, di indirizzi e-mail non validi che rimbalzano o di un indirizzo del destinatario digitato male, questi errori possono interrompere la comunicazione e danneggiare l'immagine professionale del vostro marchio.

Le e-mail inviate alla persona sbagliata o quelle con immagini non funzionanti e HTML non supportato possono generare confusione e frustrazione. Un amministratore di sistema potrebbe intervenire per risolvere un problema tecnico, ma a quel punto il danno per il successo della campagna potrebbe essere già fatto. Seguire le linee guida del marchio e ricontrollare ogni dettaglio, come l'oggetto e i campi bcc, è essenziale per garantire che ogni e-mail risponda ai vostri standard professionali.

Quando si creano le e-mail, è importante considerare anche il design reattivo per gli schermi più piccoli e i dispositivi mobili. Le e-mail con un rendering scadente, le GIF animate che non si caricano o i link blu difficili da toccare sui dispositivi mobili possono allontanare rapidamente i lettori.

Allo stesso modo, errori di sintassi nel contenuto dell'e-mail o proprietà CSS non corrispondenti possono causare un'apparizione non professionale nei diversi client di posta elettronica. Inoltre, alcuni screen reader potrebbero non riuscire a interpretare e-mail scritte male o formattate in modo errato, impedendo ai destinatari di comprendere il messaggio. Evitare di inserire informazioni sensibili nelle e-mail inviate tramite i server IMAP e SMTP è una buona regola da seguire per evitare violazioni accidentali dei dati.

Uno dei problemi più comuni nelle campagne di email marketing è il riscontro di codici di errore durante l'invio di un grande volume di email. Che si tratti di un problema di tempo di connessione con il server di posta o di un errore causato dal raggiungimento dei limiti di invio del provider di posta elettronica, questi problemi possono impedire al messaggio di raggiungere il pubblico.

Inoltre, l'inclusione di alternative di testo semplice per le e-mail con formattazione pesante garantisce l'accessibilità su tutte le piattaforme. L'uso di testi alternativi per le immagini garantisce inoltre che il messaggio rimanga chiaro, anche se le immagini non si caricano. Testate sempre le e-mail su schermi e dispositivi diversi prima di cliccare sul pulsante di invio per evitare errori comuni che potrebbero danneggiare la vostra reputazione.

Infine, parliamo del tono. Un'e-mail di scuse scritta con un tono sbagliato dopo un'e-mail inviata per sbaglio può riparare o peggiorare la situazione. È fondamentale mantenere un tono professionale in tutta la corrispondenza, sia che ci si rivolga a molti destinatari tramite copia carbone o copia carbone cieca (BCC).

Prestate attenzione ai limiti di dimensione dei file, perché gli allegati troppo grandi potrebbero non essere ricevuti. Utilizzate i punti elenco per la chiarezza, evitate l'uso eccessivo di lettere maiuscole nei vostri messaggi e attenetevi al mezzo migliore per il tipo di messaggio che state inviando. Che si tratti di un follow-up dopo un problema di sintassi o di risolvere un'e-mail non funzionante, è essenziale mantenere ottimizzata la scheda generale delle impostazioni e-mail.

Prestando attenzione a questi errori comuni nelle e-mail e assicurandovi che ogni campagna sia in linea con le linee guida del vostro marchio, non solo ridurrete gli errori nelle e-mail, ma creerete anche un'esperienza più fluida per i vostri clienti e destinatari. Dopo tutto, nel mondo della comunicazione via e-mail, la precisione e l'attenzione ai dettagli sono le chiavi del successo.

Sicurezza delle e-mail e prevenzione degli errori

Garantire la sicurezza delle comunicazioni via e-mail è fondamentale per evitare errori e proteggere la reputazione del vostro marchio. Ecco alcune best practice da seguire:

Migliori pratiche di sicurezza per le e-mail

• Utilizzare password forti: Create password uniche e complesse per i vostri account di posta elettronica. Evitate di usare la stessa password per più account per ridurre il rischio di accesso non autorizzato.
• Abilitare l'autenticazione a due fattori: Aggiungete un ulteriore livello di sicurezza richiedendo una seconda forma di verifica, come un codice inviato al vostro telefono, per accedere al vostro account e-mail.
• Utilizzare un client di posta elettronica sicuro: Scegliete un client di posta elettronica che utilizzi la crittografia e che abbia una solida reputazione in termini di sicurezza. Questo aiuta a proteggere le vostre e-mail da intercettazioni o manomissioni.
• Siate prudenti con gli allegati: Evitate di aprire gli allegati provenienti da mittenti sconosciuti e utilizzate un software antivirus per scansionare gli allegati prima di aprirli. Questo aiuta a prevenire le infezioni da malware e le violazioni dei dati.
• Utilizzare un filtro antispam: Implementate un filtro antispam per bloccare le e-mail indesiderate e ridurre il rischio di attacchi di phishing. Questo aiuta a mantenere la casella di posta pulita e sicura.

Seguendo queste best practice per la sicurezza delle e-mail, è possibile ridurre al minimo il rischio di errori e garantire che le comunicazioni via e-mail rimangano sicure e professionali.

Scusarsi per gli errori delle e-mail

Anche con le migliori precauzioni, gli errori possono accadere. Quando accadono, è importante gestirli in modo professionale e ponderato. Ecco come valutare e affrontare gli errori delle e-mail:

Valutazione dell'errore

Nel valutare l'errore, considerare i seguenti fattori:

• Gravità dell'errore: Determinare la gravità dell'errore. Ha causato danni o disagi al destinatario? Ad esempio, l'invio di un'e-mail con un link non funzionante potrebbe essere meno grave dell'invio di informazioni sensibili alla persona sbagliata.
• Impatto sul destinatario: Valutate come l'errore ha influenzato il destinatario. Ha causato confusione o frustrazione? Capire il punto di vista del destinatario può aiutarvi a creare delle scuse più efficaci.
• L'intento dietro l'errore: Considerate se l'errore è stato intenzionale o non intenzionale. Si è trattato di un vero e proprio errore o del risultato di una disattenzione? Questo può influenzare il tono delle scuse.
• Le aspettative del destinatario: Riflettete su ciò che il destinatario si aspettava dall'e-mail. Stava cercando informazioni specifiche o una risposta particolare? Se le vostre scuse tengono conto di queste aspettative, potete rimediare alla situazione.

Valutando attentamente questi fattori, è possibile determinare la migliore linea d'azione quando ci si scusa per un errore di posta elettronica. Le scuse sincere e ben formulate possono contribuire a mantenere la credibilità del vostro marchio e a riparare i danni causati dall'errore.

Da oggi avrete il pieno controllo delle vostre campagne e-mail e del vostro server SMTP

Che si tratti del lancio di un evento emozionante, del follow-up di un lead o della condivisione di aggiornamenti importanti con i clienti, InvestGlass garantisce che ogni e-mail inviata sia curata, professionale e pixel-perfect.

Iniziate oggi stesso a utilizzare la funzione di anteprima delle e-mail di InvestGlass e guardate la vostra comunicazione raggiungere nuovi livelli di precisione e impatto.

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