Wie erstelle ich eine digitale elektronische Signatur? Ein vollständiger Leitfaden für 2025

Der Übergang zu papierlosen Arbeitsabläufen hat elektronische Signaturen zu einem unverzichtbaren Instrument für Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen gemacht. Von der Unterzeichnung von Arbeitsverträgen bis zum Abschluss von Geschäften - die Fähigkeit, eine digitale elektronische Signatur zu erstellen und anzuwenden, ist in unserer zunehmend vernetzten Welt zu einer grundlegenden Fähigkeit geworden. Dieser umfassende Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie über die Erstellung digitaler elektronischer Signaturen wissen müssen, vom Verständnis des rechtlichen Rahmens bis hin zur Implementierung bewährter Sicherheitsverfahren.

Verstehen von elektronischen und digitalen Signaturen

Bevor wir uns mit dem Erstellungsprozess befassen, ist es wichtig zu verstehen, was elektronische und digitale Signaturen eigentlich sind. Obwohl diese Begriffe in der Umgangssprache häufig synonym verwendet werden, handelt es sich um unterschiedliche Konzepte mit unterschiedlichen technischen Implementierungen und Sicherheitsstufen.

Eine elektronische Signatur (oder E-Signatur) wird durch den U.S. Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act definiert als “ein elektronisches Geräusch, Symbol oder Verfahren, das an einen Vertrag oder eine andere Aufzeichnung angehängt oder damit logisch verbunden ist und von einer Person mit der Absicht, die Aufzeichnung zu unterzeichnen, ausgeführt oder angenommen wird”. [1] Einfacher ausgedrückt, ist eine elektronische Signatur jede elektronische Methode, die verwendet wird, um die Annahme einer Vereinbarung oder einer Aufzeichnung anzuzeigen. Diese weit gefasste Definition umfasst alles, vom Anklicken einer “Ich stimme zu”-Schaltfläche auf einer Website bis zum Zeichnen Ihrer Unterschrift mit dem Finger auf einem Tablet-Bildschirm.

Eine digitale Signatur hingegen stellt eine spezielle Untergruppe elektronischer Signaturen dar, die eine fortgeschrittene kryptografische Technologie verwendet. Laut DocuSign sind digitale Signaturen “eine spezielle Art von elektronischen Signaturen, die auf einer Technologie namens Public Key Infrastructure oder PKI basieren”. [2] Diese Technologie verwendet mathematische Algorithmen, um einen einzigartigen digitalen Fingerabdruck zu erstellen, der sowohl die Identität des Unterzeichners als auch die Integrität des Dokuments verifiziert. Wenn auch nur ein einziges Zeichen in einem digital signierten Dokument nach der Unterzeichnung geändert wird, wird die Signatur ungültig, wodurch ein Sicherheitsniveau erreicht wird, mit dem herkömmliche elektronische Signaturen nicht mithalten können.

Hauptunterschiede zwischen elektronischen und digitalen Signaturen

Merkmal	Elektronische Unterschrift	Digitale Unterschrift
Definition	Jedes elektronische Geräusch, Symbol oder Verfahren, das zur Unterzeichnung verwendet wird	Spezifischer Typ mit Public Key Infrastructure (PKI)-Technologie
Technologie	Verschiedene Methoden, darunter getippte Namen, gezeichnete Unterschriften, biometrische Daten	Kryptographische Algorithmen mit digitalen Zertifikaten
Sicherheitsstufe	Einfach bis moderat, je nach Umsetzung	Hohe Sicherheit durch Verschlüsselung und Manipulationserkennung
Authentifizierung	Kann E-Mail-Überprüfung, IP-Protokollierung, Zugangscodes umfassen	Überprüfung der Zertifizierungsstelle (CA) mit öffentlichen/privaten Schlüsselpaaren
Integrität der Dokumente	Eingeschränkte Manipulationserkennung	Automatische Ungültigkeitserklärung, wenn das Dokument geändert wird
Anwendungsfälle	Interne Dokumente, Routineverträge, B2C-Transaktionen	Rechtlich bindende Verträge, Finanzvereinbarungen, regulierte Branchen
Kosten	In der Regel niedriger oder kostenlos	Häufig höher aufgrund von Zertifikatsanforderungen

Die Unterscheidung zwischen diesen beiden Arten von Signaturen ist entscheidend für die Wahl der richtigen Lösung für Ihre Bedürfnisse. In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Unterschiede aufgeführt:

Die Wahl zwischen einer elektronischen Signatur und einer digitalen Signatur hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Für routinemäßige Geschäftsdokumente und interne Genehmigungen reicht in der Regel eine standardmäßige elektronische Signatur aus. Bei Transaktionen mit hohem Risiko, bei Dokumenten, die eine strenge Einhaltung von Vorschriften erfordern, oder in Situationen, in denen die Integrität des Dokuments von größter Bedeutung ist, bietet eine digitale Signatur jedoch die erforderliche zusätzliche Sicherheit und den rechtlichen Schutz.

Der rechtliche Rahmen für elektronische Signaturen

Eine der am häufigsten gestellten Fragen zu elektronischen Signaturen betrifft deren Rechtsgültigkeit. Die gute Nachricht ist, dass elektronische Signaturen in den meisten Ländern der Welt rechtlich anerkannt und durchsetzbar sind, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Gesetzgebung der Vereinigten Staaten

In den Vereinigten Staaten stützt sich die rechtliche Grundlage für elektronische Signaturen auf zwei Hauptgesetze:

Das ESIGN-Gesetz (Electronic Signatures in Global and National Commerce) wurde im Jahr 2000 von der Bundesregierung erlassen, um den elektronischen Handel zu erleichtern und die rechtliche Anerkennung elektronischer Unterschriften und Aufzeichnungen zu gewährleisten. Das Gesetz legt fest, dass “einer Unterschrift, einem Vertrag oder einer anderen Aufzeichnung, die sich auf eine solche Transaktion bezieht, die rechtliche Wirkung, Gültigkeit oder Durchsetzbarkeit nicht allein deshalb verweigert werden darf, weil sie in elektronischer Form vorliegt”. [3] Dieses Bundesgesetz gilt landesweit und ersetzt alle widersprüchlichen einzelstaatlichen Gesetze, wodurch ein einheitlicher Standard im ganzen Land geschaffen wird.

Das einheitliche Gesetz über elektronische Transaktionen (Uniform Electronic Transactions Act, UETA) bietet einen ergänzenden Rahmen auf staatlicher Ebene. Das 1999 verabschiedete UETA wurde von 49 Bundesstaaten, dem District of Columbia, Puerto Rico und den U.S. Virgin Islands übernommen. [3] New York hat das UETA zwar nicht übernommen, aber mit dem Electronic Signatures and Records Act (ESRA) eine ähnliche Gesetzgebung erlassen, die eine vergleichbare rechtliche Anerkennung elektronischer Signaturen vorsieht.

Sowohl ESIGN als auch UETA legen fest, dass elektronische Signaturen das gleiche rechtliche Gewicht haben wie herkömmliche handschriftliche Unterschriften, vorausgesetzt, dass alle Parteien der elektronischen Geschäftsabwicklung zustimmen und die elektronische Signatur der Person zugeordnet werden kann, die unterschrieben hat.

Internationale Anerkennung

Außerhalb der Vereinigten Staaten genießen elektronische Signaturen weltweit eine breite rechtliche Anerkennung:

Die Europäische Union arbeitet nach der eIDAS-Verordnung (Elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste), die 2016 in Kraft getreten ist. Mit dieser Verordnung wird ein umfassender Rahmen für elektronische Signaturen in allen EU-Mitgliedstaaten geschaffen, der die grenzüberschreitende Anerkennung gewährleistet und drei Stufen elektronischer Signaturen definiert: Einfache elektronische Signaturen (SES), fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES). [4]

Kanada erkennt elektronische Signaturen im Rahmen des Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) an, wobei die spezifischen Anforderungen je nach Provinz variieren können. Australien erkennt elektronische Signaturen im Rahmen des Electronic Transactions Act 1999 an, während Indien die Rechtsgrundlage für elektronische Signaturen im Information Technology Act 2000 festlegt. [4]

Voraussetzungen für die Rechtsgültigkeit

Damit eine elektronische Signatur als rechtsgültig und durchsetzbar gilt, muss sie in der Regel mehrere Kriterien erfüllen:

1. die Absicht zu unterschreiben: Der Unterzeichner muss seine Absicht, das Dokument elektronisch zu unterschreiben, deutlich machen, oft durch eine ausdrückliche Handlung wie das Anklicken einer Schaltfläche “Unterschreiben” oder das Zeichnen seiner Unterschrift.

2. die Zustimmung zum elektronischen Geschäftsverkehr: Alle beteiligten Parteien müssen sich damit einverstanden erklären, die Transaktion elektronisch und nicht auf Papier abzuwickeln.

3. die Überprüfung der Identität: Es muss eine zuverlässige Methode zur Überprüfung der Identität des Unterzeichners geben, um sicherzustellen, dass die Unterschrift rechtmäßig ist und der richtigen Person zugeordnet werden kann.

4. Audit Trail: Viele Vorschriften verlangen eine detaillierte Aufzeichnung des Unterzeichnungsvorgangs, einschließlich Zeitstempel, IP-Adressen und aller während der Unterzeichnungssitzung durchgeführten Aktionen.

5. Aufbewahrung der Unterlagen: Das unterzeichnete Dokument muss in einem Format aufbewahrt werden, das von allen Parteien genau reproduziert und eingesehen werden kann.

Dokumente, die eine traditionelle Unterschrift erfordern können

Trotz der breiten Akzeptanz elektronischer Signaturen sind in einigen Rechtsordnungen für bestimmte Arten von Dokumenten nach wie vor herkömmliche “nasse” Unterschriften erforderlich. Dazu gehören in der Regel:

-Testamente, Trusts und Kodizille

-Gerichtliche Verfügungen und offizielle Gerichtsdokumente

Adoptions- und Scheidungspapiere

-Kündigungen von Versorgungsleistungen

Gesundheits- und Sicherheitshinweise

-Rückrufe von Produkten

-Immobilienurkunden und Hypothekenunterlagen (in einigen Staaten)

-Bestimmte Vollmachten

Überprüfen Sie immer die spezifischen Anforderungen in Ihrem Land, bevor Sie elektronische Signaturen für diese Art von Dokumenten verwenden.

Wie man eine digitale elektronische Signatur erstellt: Schritt-für-Schritt-Methoden

Die Erstellung einer digitalen elektronischen Signatur ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Es gibt mehrere Ansätze, von speziellen E-Signatur-Plattformen bis hin zu integrierten Funktionen in gängigen Softwareanwendungen. Schauen wir uns die effektivsten Methoden an.

Methode 1: Verwendung dedizierter E-Signatur-Plattformen

Dedizierte Plattformen für elektronische Signaturen bieten die umfassendste und sicherste Lösung für die Erstellung und Verwaltung digitaler Signaturen. Diese Dienste bieten robuste Funktionen wie Identitätsprüfung, Prüfpfade, Workflow-Automatisierung und Einhaltung verschiedener rechtlicher Standards.

Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign (ehemals Adobe Sign) ist eine der am weitesten verbreiteten Lösungen für elektronische Signaturen, insbesondere für Organisationen, die bereits Adobe-Produkte verwenden.

Erstellen einer Signatur in Adobe Acrobat:

1. öffnen Sie Ihr Dokument: Starten Sie Adobe Acrobat und öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie signieren möchten.

Rufen Sie das Werkzeug “Ausfüllen und Unterschreiben” auf: Klicken Sie auf das Symbol “Unterschreiben” in der Symbolleiste oder navigieren Sie zu “Werkzeuge” und wählen Sie "Ausfüllen und Unterschreiben".”

3. erstellen Sie Ihre Signatur: Wenn Sie zum ersten Mal unterschreiben, sehen Sie den Bereich Unterschrift oder Initialen mit drei Erstellungsoptionen:

-Typ: Geben Sie Ihren Namen in das Textfeld ein und wählen Sie aus verschiedenen Unterschriftsstilen aus. Sie können auf “Stil ändern” klicken, um verschiedene Schriftarten anzuzeigen.

-Zeichnen: Verwenden Sie Ihre Maus, Ihr Trackpad oder Ihren Touchscreen, um Ihre Unterschrift direkt zu zeichnen.

-Bild: Laden Sie ein Foto oder einen Scan Ihrer handschriftlichen Unterschrift hoch.

4. speichern Sie Ihre Signatur: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Signatur speichern”, um Ihre Unterschrift zur späteren Verwendung sicher in Adobe Document Cloud zu speichern. [5]

5. platzieren Sie Ihre Unterschrift: Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie Ihre Unterschrift im Dokument platzieren möchten. Über die Symbolleiste des Feldes können Sie die Größe und Position der Unterschrift ändern.

6. ausfüllen und teilen: Speichern Sie das signierte Dokument und teilen Sie es mit anderen Parteien per E-Mail oder Cloud-Speicher.

Mit dem Adobe-Werkzeug "Ausfüllen & Unterschreiben" können Sie auch die Farbe Ihrer Unterschrift auswählen und Optionen zum Hinzufügen von Initialen, Text, Häkchen und anderen Formularelementen nutzen.

DocuSign

DocuSign ist der Marktführer für elektronische Signaturlösungen und bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine umfangreichen Integrationsmöglichkeiten mit über 900 Geschäftsanwendungen.

Erstellen einer Signatur in DocuSign:

1. ein Konto erstellen: Melden Sie sich für ein DocuSign-Konto an (kostenlose Testversionen sind verfügbar).

2. laden Sie Ihr Dokument hoch: Klicken Sie auf “Start” und laden Sie das Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten.

3 Empfänger hinzufügen: Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Parteien ein, die das Dokument unterschreiben müssen.

4. erstellen Sie Ihre Signatur: Wenn Sie zum Unterschreiben aufgefordert werden, können Sie:

-Geben Sie Ihren Namen ein und wählen Sie einen Signaturstil

-Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit der Maus oder dem Touchscreen

-Hochladen eines Bildes von Ihrer Unterschrift

5. nehmen Sie Ihre Signatur an: Einmal erstellt, wird Ihre Unterschrift sicher gespeichert und kann für zukünftige Dokumente wiederverwendet werden.

6. schließen Sie die Unterzeichnung ab: Tragen Sie Ihre Unterschrift in die vorgesehenen Felder ein und klicken Sie auf “Fertigstellen”, um den Vorgang abzuschließen.

DocuSign bietet fortschrittliche Funktionen wie Unterschriftserinnerungen, Verfallsdaten, Kontrolle von Unterschriftsaufträgen und detaillierte Prüfprotokolle, die jede Aktion während des Unterzeichnungsprozesses verfolgen.

Methode 2: Erstellen von Signaturen in Microsoft Office

Microsoft Office-Anwendungen enthalten integrierte Funktionen zum Hinzufügen von Signaturzeilen und digitalen Signaturen zu Ihren Dokumenten.

Microsoft Word

Hinzufügen einer Unterschriftszeile:

1. positionieren Sie den Cursor: Klicken Sie auf die Stelle in Ihrem Dokument, an der die Unterschriftszeile erscheinen soll.

Fügen Sie die Unterschriftszeile ein: Navigieren Sie zur Registerkarte “Einfügen”, klicken Sie in der Gruppe “Text” auf “Signaturlinie” und wählen Sie “Microsoft Office Signaturlinie”.”

3. konfigurieren Sie die Signatureinstellungen: Geben Sie im Dialogfeld Informationen über den Unterzeichner ein, einschließlich Name, Titel und E-Mail-Adresse. Sie können auch Anweisungen für den Unterzeichner hinzufügen.

4. fügen Sie die Zeile ein: Klicken Sie auf “OK”, um die Unterschriftszeile in Ihr Dokument einzufügen.

Hinzufügen einer digitalen Signatur:

Für eine kryptografisch sichere digitale Signatur in Word benötigen Sie ein digitales Zertifikat von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle:

1. rufen Sie den Dokumentenschutz auf: Gehen Sie zu “Datei” > “Info” > “Dokument schützen” > “Eine digitale Signatur hinzufügen”.”

2. wählen Sie Ihr Zertifikat: Wählen Sie Ihr digitales Zertifikat aus der Liste der verfügbaren Zertifikate aus.

3.provide a purpose: Geben Sie den Grund für die Unterzeichnung des Dokuments an.

4. das Dokument unterschreiben: Klicken Sie auf “Unterschreiben”, um Ihre digitale Signatur anzubringen. Das Dokument wird als endgültig markiert und vor weiterer Bearbeitung geschützt.

Microsoft Excel und PowerPoint

Das Verfahren zum Hinzufügen digitaler Signaturen in Excel und PowerPoint ist ähnlich wie in Word:

1. navigieren Sie zu “Datei” > “Info”.”

2. klicken Sie auf “Arbeitsmappe schützen” (Excel) oder “Präsentation schützen” (PowerPoint)

3. wählen Sie “Eine digitale Signatur hinzufügen”.”

4. folgen Sie den Anweisungen, um die Unterzeichnung abzuschließen

Methode 3: Signaturen für mobile Geräte

Die Möglichkeit, Dokumente auf mobilen Geräten zu unterschreiben, wird für Berufstätige, die von unterwegs aus arbeiten oder häufig unterwegs sind, immer wichtiger.

iOS und iPadOS

Apples Mobilgeräte bieten über die Markup-Funktion integrierte Signaturfunktionen:

Mail und Markup verwenden:

1. öffnen Sie das Dokument: Erhalten Sie die PDF-Datei per E-Mail und tippen Sie auf , um sie zu öffnen.

2. auf Markierung zugreifen: Tippen Sie auf das Dokument und dann auf das Markierungssymbol (eine Stiftspitze in einem Kreis).

3. fügen Sie Ihre Signatur hinzu: Tippen Sie auf das “+”-Symbol und wählen Sie dann “Signatur”.”

4. erstellen Sie Ihre Unterschrift: Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit dem Finger oder dem Apple Pencil auf dem Bildschirm. Die Unterschrift wird automatisch zur späteren Verwendung gespeichert.

5. platzieren und Größe ändern: Ziehen Sie Ihre Signatur an die gewünschte Stelle und ändern Sie die Größe nach Bedarf.

6. speichern und teilen: Tippen Sie auf “Fertig” und teilen Sie das signierte Dokument.

Vorschau auf dem Mac verwenden:

1. die PDF-Datei in der Vorschau öffnen

2. klicken Sie auf die Schaltfläche “Markierungssymbolleiste anzeigen”.

3. auf die Schaltfläche “Unterschreiben” klicken

4. erstellen Sie Ihre Unterschrift mit dem Trackpad, der Kamera oder dem iPhone/iPad

5. klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument, um Ihre Unterschrift zu setzen

Android-Geräte

Android-Nutzer haben mehrere Möglichkeiten, elektronische Signaturen zu erstellen und anzuwenden:

Adobe Fill & Sign:

1. laden Sie die App herunter: Installieren Sie Adobe Fill & Sign aus dem Google Play Store (kostenlos).

2. öffnen Sie Ihr Dokument: Tippen Sie auf “Datei auswählen” und wählen Sie die PDF-Datei aus, die Sie signieren möchten.

3 Greifen Sie auf das Signaturwerkzeug zu: Tippen Sie auf das Stiftsymbol am unteren Rand des Bildschirms.

4. erstellen Sie Ihre Unterschrift: Wählen Sie “Unterschrift erstellen” und zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit Ihrem Finger.

5. anwenden und speichern: Setzen Sie Ihre Unterschrift auf das Dokument und speichern Sie die signierte Datei.

DocuSign Mobile:

Die DocuSign Mobile App bietet ein voll funktionsfähiges Unterschriftserlebnis auf Android-Geräten, mit den gleichen Möglichkeiten wie die Desktop-Version.

Methode 4: Kostenlose Online-Signaturgeneratoren

Für den gelegentlichen Gebrauch oder wenn Sie keine Software installieren wollen, bieten kostenlose Online-Signaturgeneratoren eine schnelle Lösung:

Beliebte kostenlose Optionen:

-SignWell: Bietet kostenlose elektronische Signaturen, für die kein Konto erforderlich ist

-Signaturely: Bietet einen kostenlosen Online-Signaturgenerator mit Typ- und Zeichenoptionen

-Canva Unterschriften-Generator: Ermöglicht die Erstellung stilisierter Unterschriften mit verschiedenen Schriftarten

-BoldSign: Bietet 25 kostenlose Unterschriftsanfragen pro Monat mit unbegrenzter Selbstsignatur

Mit diesen Tools können Sie in der Regel Ihre Unterschrift eintippen oder zeichnen und sie dann als Bilddatei herunterladen, die in Dokumente eingefügt werden kann.

Bewährte Sicherheitspraktiken für elektronische Signaturen

Elektronische Signaturen bieten zwar Bequemlichkeit und Effizienz, doch ist die Umsetzung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen unerlässlich, um ihre Gültigkeit zu gewährleisten und sie vor Betrug zu schützen.

Wählen Sie einen seriösen E-Signatur-Anbieter

Wählen Sie eine Lösung für elektronische Signaturen, die anerkannte Sicherheitsstandards und -vorschriften einhält. Achten Sie auf Anbieter, die ISO 27001 (den internationalen Standard für Informationssicherheitsmanagementsysteme) einhalten und Zertifizierungen für die Einhaltung einschlägiger Gesetze wie ESIGN, UETA und eIDAS anbieten. [4]

Die wichtigsten Sicherheitsmerkmale, auf die Sie achten sollten, sind:

-Verschlüsselung: Verschlüsselung während der Übertragung (TLS/SSL) und im Ruhezustand (AES-256) zum Schutz von Dokumenteninhalten und Signaturdaten

-Prüfpfade: Umfassende Protokollierung aller Aktionen, einschließlich Dokumentenzugriff, Ansichten und Unterschriftsereignisse

Multi-Faktor-Authentifizierung: Optionen für 2FA oder andere starke Authentifizierungsmethoden

-Manipulationserkennung: Technologie zur Erkennung von Änderungen am Dokument nach der Unterzeichnung

-sicherer Speicher: Geschützter Cloud-Speicher mit Redundanz- und Backup-Funktionen

Implementierung einer starken Authentifizierung

Die Identitätsprüfung ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Person, die ein Dokument unterzeichnet, auch diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Verschiedene Authentifizierungsmethoden bieten unterschiedliche Sicherheitsniveaus:

Grundlegende Authentifizierung:

E-Mail-Verifizierung (Anklicken eines Links, der an die E-Mail des Unterzeichners gesendet wird)

SMS-Verifizierung (Eingabe eines per SMS gesendeten Codes)

-Zugangscodes (getrennt vom Dokument freigegeben)

Erweiterte Authentifizierung:

-Wissensbasierte Authentifizierung (Beantwortung persönlicher Fragen)

-Identitätsprüfung (Hochladen eines amtlichen Ausweises)

-Biometrische Authentifizierung (Fingerabdruck oder Gesichtserkennung)

-Digitale Zertifikate (PKI-basierte Authentifizierung)

Wählen Sie die Authentifizierungsstufe, die der Sensibilität und den rechtlichen Anforderungen Ihrer Dokumente entspricht.

Umfassende Prüfpfade beibehalten

Ein detaillierter Prüfpfad dient als Nachweis für den Unterzeichnungsprozess und kann entscheidend sein, wenn die Gültigkeit einer Unterschrift jemals in Frage gestellt wird. Ihre E-Signatur-Lösung sollte automatisch aufzeichnen:

-Wann und an wen das Dokument gesendet wurde

-Wann jeder Empfänger das Dokument geöffnet und angesehen hat

Die IP-Adresse und das Gerät, das für die Unterzeichnung verwendet wird

-Die genaue Uhrzeit und das Datum jeder Unterschrift

-Alle verwendeten Authentifizierungsmethoden

-Änderungen an dem Dokument

-Geografische Standortdaten (falls verfügbar)

Stellen Sie sicher, dass Audit-Protokolle manipulationssicher sind und bei Bedarf für Gerichtsverfahren exportiert werden können.

Schützen Sie Ihre digitale Identität

Behandeln Sie Ihre elektronische Unterschrift mit der gleichen Sorgfalt, die Sie auch Ihrer handschriftlichen Unterschrift widmen würden:

-Geben Sie niemals Ihre Anmeldedaten oder privaten Schlüssel weiter

-Verwenden Sie sichere, eindeutige Passwörter für Konten für elektronische Signaturen.

Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, wann immer sie verfügbar ist.

-Abmelden von gemeinsam genutzten Geräten nach der Unterzeichnung von Dokumenten

-Regelmäßige Überprüfung Ihrer Signieraktivitäten auf unbefugte Nutzung

-Sichern Sie Ihre digitalen Zertifikate und privaten Schlüssel

Benutzer über Sicherheitsbedrohungen aufklären

Menschliches Versagen ist nach wie vor eines der größten Sicherheitsrisiken. Klären Sie alle Benutzer in Ihrem Unternehmen darüber auf:

-Phishing-Angriffe: Betrügerische E-Mails, die den Anschein erwecken, dass es sich um Unterschriftsanfragen handelt, die aber darauf abzielen, Anmeldedaten zu stehlen

-Social Engineering: Manipulationstaktiken, mit denen Menschen dazu gebracht werden sollen, sensible Informationen preiszugeben

-Überprüfung von Dokumenten: Überprüfen Sie immer die Echtheit von Signaturanfragen, bevor Sie unterschreiben.

-Verdächtige Anfragen: Wie man potenziell betrügerische Signaturanfragen erkennt und meldet

Vergleich beliebter E-Signatur-Lösungen

Die Wahl der richtigen E-Signatur-Plattform hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen, Ihrem Budget und Ihren technischen Anforderungen ab. Hier finden Sie einen detaillierten Vergleich der führenden Lösungen aus dem Jahr 2025:

Plattform	Am besten für	Startpreis	Wesentliche Merkmale	Integrationen
DocuSign	Unternehmen & SMB	$15/Monat	Erweiterte Workflows, über 900 Integrationen, mobile Anwendungen, API-Zugang	Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace, SAP
Adobe Acrobat Sign	PDF-lastige Arbeitsabläufe	$12,99/Monat	Tiefe PDF-Integration, Adobe-Ökosystem, Massenversand	Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Salesforce
PandaDoc	Verkaufsteams	$35/Monat	Dokumentenautomatisierung, CRM-Integration, Analytik	HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho
SignNow	Budgetbewusste Nutzer	$8/Monat	Erschwingliche Preise, wesentliche Funktionen, mobile Anwendungen	Google Drive, Salesforce, Office 365
HelloSign (Dropbox Sign)	Kleine Unternehmen	$20/Monat	Benutzerfreundliche Oberfläche, Vorlagen, Dropbox-Integration	Dropbox, Google Drive, Slack, HubSpot
SignWell	Gelegentliche Nutzer	Freie Ebene verfügbar	Einfache Benutzeroberfläche, unbegrenzte Selbstsignierung im kostenlosen Tarif	Begrenzte Integrationen
BoldSign	Wachsende Unternehmen	Kostenlos (25 Anfragen/Monat)	Vorlagen, Branding, Prüfpfade, Compliance	Microsoft 365, Google Workspace, Zapier

Überlegungen zum Merkmal

Achten Sie bei der Bewertung von Plattformen für elektronische Signaturen auf diese wichtigen Merkmale:

Automatisierung des Arbeitsablaufs: Die Möglichkeit, mehrstufige Unterzeichnungsworkflows mit bedingter Logik und automatischer Weiterleitung zu erstellen.

Vorlagenverwaltung: Vorgefertigte Dokumentvorlagen, die mit variablen Feldern für verschiedene Unterzeichner wiederverwendet werden können.

Massenversand: Die Möglichkeit, dasselbe Dokument an mehrere Empfänger gleichzeitig zu senden.

Individuelle Gestaltung der Marke: Sie haben die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo, Ihre Farben und Ihre eigenen Botschaften zu den Unterschriftenanfragen hinzuzufügen.

Mobile Zugänglichkeit: Voll funktionsfähige mobile Apps für iOS und Android, die die gleichen Funktionen wie die Desktop-Versionen bieten.

API-Zugang: Entwicklerfreundliche APIs für die Integration von E-Signatur-Funktionen in Ihre eigenen Anwendungen.

Compliance-Zertifizierungen: Nachweis, dass die Plattform branchenspezifische Compliance-Anforderungen (HIPAA, GDPR, SOC 2 usw.) erfüllt.

Fortgeschrittene digitale Signaturtypen

Für Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind oder Transaktionen von hohem Wert durchführen, ist es wichtig, die verschiedenen Stufen digitaler Signaturen zu verstehen.

Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES)

Fortgeschrittene elektronische Signaturen stellen zusätzliche Anforderungen an die Identitätsprüfung, die über die einfachen elektronischen Signaturen hinausgehen. Gemäß der eIDAS-Verordnung muss eine AES sein:

-Einzigartig mit dem Unterzeichner verbunden

-Fähig, den Unterzeichner zu identifizieren

-Erstellt mit elektronischen Signaturerstellungsdaten, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann

-Verknüpfung mit den signierten Daten in einer Weise, dass jede nachträgliche Änderung der Daten erkennbar ist

AES werden in der Regel für Arbeitsverträge, Bankdokumente und Situationen verwendet, die eine gewisse Sicherheit erfordern. Die Beweislast für die Gültigkeit liegt im Streitfall beim Unterzeichner. [2]

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)

Qualifizierte elektronische Signaturen stellen die höchste Stufe der Sicherheit elektronischer Signaturen im Rahmen von eIDAS dar. QES erfordern:

-Persönliche oder Video-Identitätsprüfung durch einen zugelassenen Trust Service Provider (TSP) oder eine Zertifizierungsstelle

-Ein qualifiziertes digitales Zertifikat, ausgestellt von einer akkreditierten Behörde

Eine sichere Signaturerstellungseinheit (oft eine Chipkarte oder ein USB-Token)

Zwei-Faktor-Authentifizierung unter Verwendung eines eindeutigen PIN-Codes

QES haben in allen EU-Mitgliedstaaten das gleiche rechtliche Gewicht wie handschriftliche Unterschriften und werden für wichtige geschäftliche Transaktionen, Handelsverträge, Kaufverträge und Hypothekardokumente verwendet. [2]

Blockchain-basierte Signaturen

Eine aufkommende Technologie im Bereich der digitalen Unterschrift ist die Blockchain-Technologie, die eine solche ermöglicht:

Unveränderliche Aufzeichnungen durch die Distributed-Ledger-Technologie

-Zeitstempel, der nicht rückwirkend geändert werden kann

-Dezentralisierte Überprüfung ohne Abhängigkeit von einer einzigen Zertifizierungsstelle

-Verbesserte Transparenz und Überprüfbarkeit

Blockchain-basierte Signaturen sind zwar noch nicht weit verbreitet, gewinnen aber in Branchen, in denen maximale Transparenz und fälschungssichere Aufzeichnungen erforderlich sind, zunehmend an Bedeutung.

Allgemeine Anwendungsfälle und Branchenanwendungen

Elektronische Signaturen haben die Arbeitsabläufe in praktisch jeder Branche verändert. Ein Verständnis der gängigen Anwendungsfälle kann Ihnen helfen, Möglichkeiten für die Einführung elektronischer Signaturen in Ihren eigenen Arbeitsabläufen zu erkennen.

Wirtschaft und Recht

-Verträge und Vereinbarungen: Kaufverträge, Partnerschaftsverträge, Dienstleistungsverträge

-Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs): Schutz vertraulicher Informationen

-Einstellungsunterlagen: Angebotsschreiben, Arbeitsverträge, Einstellungsunterlagen

-Lieferantenvereinbarungen: Bestellungen, Lieferantenverträge, Beschaffungsdokumente

Liegenschaften

-Pachtverträge: Mietverträge für Wohn- und Gewerbeimmobilien

-Grundstücksverwaltung: Wartungsanfragen, Mieterbewerbungen

-Formulare zur Offenlegung: Angaben zum Zustand der Immobilie, Angaben zu Bleifarben

-Schließende Dokumente: In Rechtsordnungen, in denen elektronische Signaturen zulässig sind

Gesundheitswesen

-Formulare für die Zustimmung des Patienten: Behandlungseinwilligung, HIPAA-Autorisierung

-Freigabe medizinischer Daten: Ermächtigung zum Informationsaustausch

-Rezeptgenehmigungen: Elektronische Verschreibungsworkflows

-Versicherungsunterlagen: Erstattungsformulare, Genehmigungsanträge

Finanzdienstleistungen

-Eröffnung von Konten: Bankkonten, Anlagekonten, Kreditanträge

-Darlehensunterlagen: Privatkredite, Geschäftskredite, Kreditlinien

-Versicherungspolicen: Policenanträge, Schadensbearbeitung

-Investitionsvereinbarungen: Beratungsverträge, Handelsvollmachten

Personalwesen

-Einarbeitung: Papierkram für neue Mitarbeiter, Steuerformulare, Genehmigung für direkte Einzahlungen

-Leistungsmanagement: Leistungsüberprüfungen, Verbesserungspläne

-Anmeldung zu den Leistungen: Krankenversicherung, Wahl der Rentenversicherung

-Beendigungsdokumente: Trennungsvereinbarungen, Ausstiegspapiere

Bildung

-Einschreibeformulare: Anmeldung von Studenten, Kurswahl

-Erlaubnisscheine: Exkursionen, Aktivitäten, Medienmitteilungen

-Dokumente zur finanziellen Unterstützung: FAFSA, Stipendienanträge

-Akademische Vereinbarungen: Praktikumsvereinbarungen, Forschungsbeteiligung

Fehlersuche bei allgemeinen Problemen

Auch bei benutzerfreundlichen Plattformen für elektronische Signaturen können gelegentlich Probleme auftreten. Hier finden Sie Lösungen für häufige Probleme:

Die Unterschrift erscheint verschwommen oder verpixelt

Lösung: Wenn Sie eine gezeichnete Unterschrift erstellen, verwenden Sie ein hochauflösendes Eingabegerät und zeichnen Sie langsam, um die Qualität zu verbessern. Achten Sie beim Hochladen von Bildern darauf, dass Ihre gescannte Unterschrift mindestens 300 DPI hat und im PNG-Format mit transparentem Hintergrund gespeichert ist.

Empfänger können nicht auf das Dokument zugreifen

Lösung: Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist, und bitten Sie die Empfänger, ihre Spam-/Junk-Ordner zu überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass alle Zugangscodes oder Authentifizierungsinformationen separat übermittelt wurden. Vergewissern Sie sich, dass der Link zum Dokument nicht abgelaufen ist.

Signatur wird nicht auf das Dokument angewendet

Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie einen kompatiblen Browser verwenden (Chrome, Firefox, Safari oder Edge werden empfohlen). Löschen Sie Ihren Browser-Cache und Ihre Cookies. Wenn Sie ein mobiles Gerät verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der App installiert haben.

Dokument wird nach Unterzeichnung als ungültig angezeigt

Lösung: Dies tritt in der Regel bei digitalen Signaturen auf, wenn das Dokument nach dem Signieren geändert wurde. Überprüfen Sie, dass keine Änderungen am Dokument vorgenommen wurden. Wenn Sie PKI-basierte Signaturen verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihr digitales Zertifikat nicht abgelaufen ist.

Compliance- oder Rechtsfragen

Lösung: Wenn Sie Zweifel an der Rechtsgültigkeit einer elektronischen Signatur für einen bestimmten Dokumententyp haben, wenden Sie sich an einen Rechtsberater, der mit den Gesetzen in Ihrem Land vertraut ist. Für verschiedene Dokumenttypen und Branchen gelten möglicherweise besondere Anforderungen.

Die Zukunft der digitalen Signaturen

Die Landschaft der elektronischen Signaturen entwickelt sich mit den neuen Technologien und den sich ändernden Erwartungen der Benutzer ständig weiter. Mehrere Trends prägen die Zukunft der digitalen Signatur:

Integration künstlicher Intelligenz

KI wird in E-Signatur-Plattformen integriert, um:

-Automatisches Extrahieren von Signaturfeldern aus Dokumenten

-Aufdeckung von potenziellem Betrug oder Anomalien in Unterschriftsmustern

-Intelligente Weiterleitung von Dokumenten auf der Grundlage von Inhaltsanalysen

-Angebot von vorausschauenden Analysen der Abschlussquoten von Unterschriften

Biometrische Authentifizierung

Moderne biometrische Verfahren werden immer häufiger eingesetzt:

-Verhaltensbiometrische Daten, die das Tippverhalten und die Mausbewegungen analysieren

-Stimmerkennung für mündliche Zustimmung

-Gesichtserkennung in den Unterzeichnungsprozess integriert

-Kontinuierliche Authentifizierung während der gesamten Unterzeichnungssitzung

Verbesserte mobile Funktionen

Mobile-first Design wird zum Standard:

-Optimierte Schnittstellen für die Unterzeichnung von Smartphones

Offline-Signaturfunktionen mit späterer Synchronisierung

-Integration mit Technologien für mobile Geldbörsen

Augmented-Reality-Funktionen für die Überprüfung von Dokumenten

Regulatorische Entwicklung

Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden weiter angepasst:

-Harmonisierung der internationalen Standards für elektronische Signaturen

-Erweiterte Anerkennung elektronischer Signaturen für bisher ausgeschlossene Dokumententypen

-Verbesserter Schutz der Privatsphäre und Anforderungen an die Datenhoheit

-Branchenspezifische Vorschriften für das Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und Behörden

Häufig gestellte Fragen

1. Sind elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Ja, elektronische Signaturen sind in den meisten Ländern rechtsverbindlich, so auch in den Vereinigten Staaten (gemäß ESIGN und UETA), in der Europäischen Union (gemäß eIDAS) und in vielen anderen Rechtsordnungen weltweit. Bestimmte Arten von Dokumenten, wie z. B. Testamente und einige Immobilientransaktionen, können jedoch an manchen Orten immer noch traditionelle Unterschriften erfordern.

2. Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer digitalen Signatur?

Eine elektronische Signatur ist ein weit gefasster Begriff für jede elektronische Unterschriftsmethode, während sich eine digitale Signatur speziell auf Unterschriften bezieht, die unter Verwendung der Public Key Infrastructure (PKI) Technologie mit kryptografischer Verschlüsselung erstellt wurden. Digitale Signaturen bieten eine höhere Sicherheit und Manipulationserkennung als einfache elektronische Signaturen.

3. Kann ich kostenlos eine elektronische Signatur erstellen?

Ja, viele Plattformen bieten kostenlose Optionen für die Erstellung elektronischer Signaturen. Adobe Acrobat Reader enthält die kostenlose Funktion Ausfüllen & Unterschreiben, und Dienste wie SignWell, BoldSign (25 Anfragen/Monat) und Signaturely bieten kostenlose Stufen an. Die meisten Betriebssysteme verfügen außerdem über integrierte Signaturfunktionen.

4. Wie kann ich die Echtheit einer elektronischen Signatur überprüfen?

Authentische elektronische Signaturen sollten einen Prüfpfad enthalten, aus dem hervorgeht, wann und wie das Dokument signiert wurde, sowie die Methode zur Überprüfung der Identität des Unterzeichners, die IP-Adresse und der Zeitstempel. Digitale Signaturen können durch eine Zertifikatsvalidierung überprüft werden, bei der die Signatur mit den Aufzeichnungen der Zertifizierungsstelle abgeglichen wird.

5. Können elektronische Signaturen gefälscht werden?

Zwar ist kein System völlig immun gegen Betrug, aber richtig implementierte elektronische Signaturen mit starker Authentifizierung und Prüfpfaden sind tatsächlich schwieriger zu fälschen als handschriftliche Unterschriften. Funktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, biometrische Überprüfung und Manipulationserkennung verringern das Betrugsrisiko erheblich.

6. Brauche ich eine spezielle Software, um eine digitale Signatur zu erstellen?

Nicht unbedingt. Es gibt viele kostenlose Optionen, darunter Adobe Acrobat Reader, integrierte Funktionen in Microsoft Office und kostenlose Online-Signaturgeneratoren. Für erweiterte Funktionen und bessere Sicherheit bieten spezielle E-Signatur-Plattformen wie DocuSign oder Adobe Sign umfassendere Lösungen.

7. Wie lange dauert es, eine elektronische Signatur zu erstellen?

Die Erstellung Ihrer ersten elektronischen Unterschrift dauert in der Regel weniger als eine Minute. Sie geben einfach Ihren Namen ein, zeichnen Ihre Unterschrift oder laden ein Bild hoch. Nach der Erstellung speichern die meisten Plattformen Ihre Unterschrift zur sofortigen Wiederverwendung auf zukünftigen Dokumenten.

8. Sind elektronische Signaturen sicher?

Bei der Verwendung seriöser Plattformen für elektronische Signaturen mit angemessenen Sicherheitsmaßnahmen (Verschlüsselung, Authentifizierung, Prüfprotokolle) sind elektronische Signaturen sehr sicher - oft sogar sicherer als Unterschriften auf Papier. Achten Sie auf Anbieter, die ISO 27001 und die einschlägigen gesetzlichen Normen einhalten.

9. Kann ich elektronische Signaturen für internationale Verträge verwenden?

Ja, elektronische Signaturen werden in den meisten Ländern weltweit anerkannt. Die spezifischen Anforderungen und Vorschriften variieren jedoch von Land zu Land. Stellen Sie bei internationalen Verträgen sicher, dass Ihre Lösung für elektronische Signaturen mit den Gesetzen aller relevanten Länder übereinstimmt, oder wenden Sie sich an einen Rechtsberater.

10. Was passiert, wenn jemand meine elektronische Unterschrift anfechtet?

An dieser Stelle sind Prüfpfade von entscheidender Bedeutung. Ein umfassender Prüfpfad liefert Beweise für den Unterzeichnungsprozess, einschließlich Identitätsüberprüfung, Zeitstempel, IP-Adressen und verwendete Authentifizierungsmethoden. Diese Dokumentation dient in der Regel als starker Beweis für die Gültigkeit von Unterschriften in Gerichtsverfahren.

Schlussfolgerung

Die Erstellung einer digitalen elektronischen Signatur ist in unserer zunehmend papierlosen Welt zu einer wichtigen Fähigkeit geworden. Ganz gleich, ob Sie eine einfache Vereinbarung unterzeichnen oder einen komplexen Geschäftsvertrag abschließen, die Kenntnis der verschiedenen Methoden, rechtlichen Anforderungen und bewährten Sicherheitspraktiken gewährleistet, dass Ihre elektronischen Signaturen sowohl gültig als auch sicher sind.

Von kostenlosen integrierten Tools bis hin zu unternehmensgerechten Plattformen - die heute verfügbaren Optionen machen es einfacher denn je, professionelle, rechtsverbindliche elektronische Signaturen zu erstellen. Wenn Sie die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse wählen, angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreifen und sich über die rechtlichen Anforderungen informieren, können Sie elektronische Signaturen getrost einsetzen und die Effizienz, Kosteneinsparungen und den Komfort genießen, den sie bieten.

Mit der Weiterentwicklung der Technologie werden elektronische Signaturen immer anspruchsvoller, sicherer und integraler Bestandteil unserer Geschäftsabläufe. Wenn Sie die in diesem Leitfaden behandelten Grundlagen beherrschen, sind Sie gut gerüstet, um die Vorteile dieser transformativen Technologie jetzt und in Zukunft voll auszuschöpfen.

Referenzen

[1] Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, 15 U.S.C. § 7001 et seq. (2000). https://www.law.cornell.edu/uscode/text/15/chapter-96

[2] DocuSign. (2024, Mai 29). Digitale Signatur vs. Elektronische Signatur: When to Use Each. https://www.docusign.com/blog/digital-signature-vs-electronic-signature

[3] Clio. (2025, August 7). Elektronische Signaturen 101: Sind sie legal? https://www.clio.com/blog/are-electronic-signatures-legal/

[4] Acronis. (2024, März 7). Bewährte Verfahren für eSignaturen: Rechtsverbindlich und sicher. https://www.acronis.com/en/blog/posts/best-practices-for-e-signature/

[5] Adobe. (n.d.). Online-Signatur-Generator: Erstellen Sie eine Online-Signatur. Abgerufen am 15. Oktober 2025, von https://www.adobe.com/acrobat/guides/online-signature-generator.html